Cara Memformat Email: Praktik Terbaik dan Contoh

Baik Anda mengirim email ke seseorang di organisasi Anda, manajer perekrutan, agen pemasaran, atau sebagai bagian dari kampanye email dingin, pemformatan penting. Tidak hanya penting untuk tampil sebagai profesional, tetapi email juga harus mudah dibaca dan menyampaikan maksudnya dengan cara yang jelas dan ringkas. Jika Anda pernah menemukan diri Anda bertanya, "Bagaimana Anda memformat email?" kami membantu Anda.

Cara memformat email profesional

Anda harus memformat email profesional apa pun yang mirip dengan surat bisnis biasa—sisakan ruang kosong di antara setiap paragraf dan hati-hati terhadap kesalahan ketik dan tata bahasa. Sebelum kita menyelami setiap aspek pesan, berikut adalah beberapa tip singkat tentang cara memformat email:

• Lebih lama tidak lebih baik—tetap singkat dan to the point.
• Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit dan kalimat yang panjang.
• Pastikan penerima dapat dengan mudah memindai teks untuk mendapatkan poin utama pesan.
• Selalu mengoreksi sebelum menekan kirim.
• Jika Anda cenderung membuat kesalahan ketik, mencetak salinan fisik email dapat mempermudah untuk menangkap kesalahan daripada meninjaunya di layar Anda.

Jadi, apa format yang tepat untuk email? Semuanya dimulai dengan baris subjek.

Baris subjek

Pastikan untuk menyertakan baris subjek di setiap email yang Anda kirim. Jika Anda mengabaikannya, kemungkinan seseorang membuka email Anda hampir tidak ada. Baris subjek adalah tempat yang tepat untuk merangkum alasan email Anda. Tetap singkat, sederhana, dan informatif.

Berikut adalah beberapa contoh baris subjek yang bagus untuk email profesional:

• Aplikasi untuk [Jabatan] – [Nama Anda]
• Mengenai pertemuan pada [Tanggal]
• Terima kasih – wawancara [Jabatan] – [Nama Anda]
• Dirujuk oleh [Nama] untuk membahas [Subjek]

salam

Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan saat menulis email profesional adalah tidak ditujukan kepada orang tertentu. Pikirkanlah—jika Anda membuka email dan itu dimulai dengan "Tim Penjualan yang Terhormat" atau "Agen Pemasaran yang Terhormat," apakah Anda akan repot-repot membaca sisanya? Mungkin tidak. Jika Anda tidak memiliki nama orang tersebut, Anda mungkin dapat menemukannya dengan memeriksa halaman LinkedIn bisnis atau menelepon meja depan perusahaan.

Juga, saat menyapa seseorang dalam email profesional, hindari "Hai", "Halo", dan "Hai". Berpegang teguh pada "Sayang" yang lebih formal selalu merupakan taruhan yang aman.

Tubuh

Sebagian besar waktu, Anda hanya perlu tiga paragraf pendek dalam email profesional. Terkadang, Anda mungkin perlu lebih banyak untuk menyampaikan seluruh pesan Anda, tetapi semakin pendek, semakin baik. Tiga paragraf yang harus Anda sertakan adalah:

1. Pendahuluan: Jelaskan secara singkat siapa Anda.
2. Alasan mengapa Anda menulis: Tetap pada intinya. Jika Anda perlu menambahkan detail tambahan dan membuat lebih banyak paragraf, bagi menjadi beberapa kalimat masing-masing untuk meningkatkan keterbacaan.
3. Terima kasih: Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan dorong mereka untuk menanggapi.

Penutup & tanda tangan

Ada banyak cara yang tepat untuk menutup email formal. Yang terpenting adalah hindari bersikap terlalu santai. Beberapa cara hebat untuk menutup email profesional meliputi:

• Sungguh-sungguh
• dengan hormat
• Terbaik
• Terima kasih
• Dengan penghargaan

Berhati-hatilah menggunakan frasa biasa seperti:

• Cinta
• Nanti
• Selalu
• Bersulang
• Ciao

Setelah penutupan, Anda harus menyertakan tanda tangan email Anda. Itu harus terdiri dari, minimal, nama dan alamat email Anda. Jika sesuai, Anda juga harus menyertakan nomor telepon Anda sehingga penerima dapat menghubungi Anda secara langsung. Selain itu, Anda dapat menyertakan tautan ke profil LinkedIn Anda sehingga informasi tentang Anda atau perusahaan Anda mudah diakses.

Email profesional: Template untuk format email yang benar

Inilah format email terbaik dan paling sederhana untuk mengirim pesan profesional:

Baris subjek: Singkat, sederhana, dan to the point. Ringkas email Anda dalam beberapa kata.

Salam: “Yang Terhormat [Nama Depan & Belakang]” atau “Yang Terhormat [Bapak/Ibu. Nama keluarga]"

Paragraf pertama: Jelas dan langsung. Dalam paragraf ini, Anda harus memperkenalkan diri dan menyebutkan alasan email Anda. Baik Anda melamar pekerjaan, mengajukan pertanyaan tentang rapat, atau menawarkan produk atau layanan, sebutkan dalam beberapa kalimat pertama.

Paragraf kedua: Bagian ini harus menjelaskan lebih detail tentang alasan pesan Anda. Jika Anda melamar pekerjaan, sebutkan manfaat apa yang dapat Anda bawa ke perusahaan. Ketika Anda memiliki pertanyaan, tanyakan pada mereka—jangan mengoceh. Dan jika Anda menjual sesuatu, terus terang dan jelaskan bagaimana produk atau layanan Anda dapat memecahkan masalah penerima.

Paragraf ketiga: Akhiri email profesional Anda dengan berterima kasih kepada penerima atas waktu dan pertimbangannya. Bersikaplah sopan dan hormat, tetapi jangan bertindak seolah-olah mereka adalah sahabat Anda atau seolah-olah Anda sangat membantu mereka dengan menghubungi mereka.

Penutup: “Hormat/Hormat/Terbaik/dll. [Nama Depan & Belakang Anda]”

Tanda tangan: [Nama Depan & Belakang Anda]/ [Alamat email Anda]/ [Nomor telepon Anda] (opsional) / [URL Profil LinkedIn Anda] (opsional)

Memformat email dingin profesional: Praktik terbaik dan contoh

Memformat dan menulis email dingin profesional mengikuti banyak pedoman yang sama seperti surat bisnis biasa, tetapi ada beberapa nuansa.

Mari kita lihat dua format email dingin yang paling umum dan praktik terbaik yang harus diikuti:

Format email dingin AIDA

AIDA (perhatian, minat, keinginan, dan tindakan) adalah salah satu format yang paling kuat untuk email dingin. Berikut tampilannya:

Salam: “Hai [Nama Depan]” (Salam yang lebih santai biasa digunakan dalam email dingin, tetapi “Yang Terhormat” hampir selalu digunakan untuk kasus formal seperti email bisnis pada umumnya.)

Paragraf pertama: Daripada memperkenalkan diri seperti yang Anda lakukan dalam email bisnis biasa, Anda ingin memulai dengan mengenali masalah yang mungkin dihadapi perusahaan atau orang yang dipecahkan oleh produk atau layanan Anda.

Paragraf kedua: Perkenalkan produk Anda secara singkat dan nyatakan bagaimana produk tersebut dapat memecahkan masalah mereka dan manfaat spesifik apa yang dapat diberikannya bagi mereka/bisnis mereka.

Paragraf ketiga: Di sinilah untuk menyertakan ajakan bertindak yang singkat dan spesifik. Misalnya, “Ingin melihat bagaimana [Produk] dapat meningkatkan [ROI/prospek/penjualan/dll.] Anda? Beri tahu saya waktu yang tepat untuk menjadwalkan demo yang dipersonalisasi.”

Format email dingin BAB

BAB (sebelum, sesudah, menjembatani) adalah format ampuh lainnya yang menggunakan kekuatan motivasi untuk memicu respons. Berikut tampilannya:

Salam: “Hai [Nama Depan]”

Paragraf pertama: Mulailah dengan pertanyaan yang menarik. Misalnya, “Apa yang akan dilakukan perusahaan Anda dengan prospek 200% lebih banyak?” Tindak lanjuti dengan statistik dari satu (atau lebih) pelanggan Anda yang menunjukkan produk Anda memberi mereka manfaat itu.

Paragraf kedua: Tunjukkan kepada mereka bahwa pelanggan yang Anda sebutkan di atas memiliki ukuran dan industri yang serupa dengan perusahaan yang Anda jangkau.

Paragraf ketiga: Nyatakan dengan percaya diri bahwa Anda dapat membantu mereka mencapai hasil yang sama. Sertakan ajakan bertindak untuk menjadwalkan panggilan atau demo.

Mencari lebih? Lihat 17 template email yang efektif ini !

Jangan lupa untuk menindaklanjuti!

Setelah Anda menguasai cara memformat email, area penting berikutnya yang harus difokuskan adalah email tindak lanjut Anda. Mengapa menindaklanjuti email dingin Anda begitu penting? Lihat saja dua statistik tindak lanjut penjualan ini:

• 60% pelanggan akan mengatakan tidak empat kali sebelum melakukan pembelian. Namun, 48% tenaga penjualan tidak melakukan satu pun upaya tindak lanjut.
• 70% tenaga penjualan berhenti menjangkau setelah satu email, tetapi Anda memiliki peluang 25% untuk mendapatkan tanggapan jika Anda mengirim tindak lanjut.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana dengan email tindak lanjut Anda, kami telah mengumpulkan 14 template ini untuk membantu Anda melakukan penjualan.

Siap untuk meningkatkan permainan email Anda? Mendaftar untuk Kelas Master Email Dingin gratis: Pelajari cara memformat, menulis, dan mengoptimalkan email profesional terbaik, termasuk email dingin dan tindak lanjut.