Cara Menyewa Asisten Virtual untuk Bisnis Anda

Saat memulai bisnis, Anda melakukan semuanya: memenuhi pesanan, menanggapi pelanggan, mengelola media sosial, dan banyak lagi.

Tapi sementara kita mengejar kewirausahaan karena berbagai alasan, memiliki lebih sedikit waktu dalam hidup kita bukanlah salah satunya.

Itulah mengapa "karyawan" pertama yang dipekerjakan oleh banyak pengusaha e-niaga adalah asisten virtual : seseorang yang dapat melakukan tugas dan proses sehari-hari yang penting untuk menjalankan bisnis Anda, tetapi tidak harus berfokus pada pengembangannya.

Seorang asisten virtual seperti memiliki sepasang tangan ekstra tanpa mempekerjakan karyawan yang sebenarnya. Jika Anda mengalami stres dan "masalah baik" lain yang menyertai kesuksesan, mungkin sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan asisten virtual Anda sendiri dan mendapatkan kembali sebagian dari waktu tersebut di hari Anda.

Apa itu asisten virtual (VA)?

Asisten virtual (VA) adalah segala bentuk bantuan jarak jauh yang Anda kontrak untuk mengalihkan beban kerja Anda. Mereka dapat beroperasi di mana saja di dunia, memiliki banyak klien, dan dapat disewa untuk melakukan berbagai tugas sehari-hari Anda.

Asisten virtual adalah "karyawan pertama" yang umum bagi banyak pengusaha, terutama di antara bisnis online, yang tidak memiliki anggaran untuk karyawan penuh waktu atau waktu untuk terus melakukan semuanya sendiri.

Perbedaan antara VA dan pekerja lepas atau karyawan tradisional adalah bahwa VA adalah generalis yang banyak akal (terkadang kompeten di bidang seperti komunikasi pemasaran atau desain) yang melakukan tugas atau rutinitas daripada memiliki seluruh fungsi bisnis Anda.

Dan meskipun mereka bukan karyawan tetap, mereka menawarkan cara yang terjangkau untuk mendapatkan bantuan berkelanjutan dalam menjalankan bisnis Anda tanpa biaya tambahan untuk mempekerjakan orang penuh waktu (ditambah layanan mereka sebagai kontraktor sering kali dapat dikurangkan dari pajak).

Asisten virtual tidak akan membangun seluruh situs web Anda, tetapi mereka mungkin membantu Anda mengelola bagian dari toko Anda. Mereka mungkin tidak akan menulis dan mengelola semua konten Anda, tetapi mereka mungkin membantu Anda dalam penelitian. Mereka seharusnya tidak mengambil seluruh fungsi bisnis Anda, melainkan memiliki proses tertentu atau bagian dari keseluruhan mesin.

Menyerahkan kendali bisa jadi sulit bagi wirausahawan, sehingga mengambil VA adalah cara sempurna untuk melatih keterampilan lunak mengelola, mendelegasikan, dan mempekerjakan dalam skala yang lebih kecil—semuanya penting untuk menjadi pemimpin yang baik.

Apa yang dapat Anda alihkan ke asisten virtual?

Meskipun asisten virtual sering melakukan banyak tugas administratif, Anda juga dapat mempekerjakan mereka untuk melakukan peran mulai dari penjualan hingga manajemen media sosial (jika Anda memberi mereka pedoman dan instruksi yang jelas).

Jika itu adalah rutinitas yang berulang, Anda mungkin bisa menyerahkannya ke VA. Jika Anda dapat menuliskan proses yang membosankan di atas kertas, Anda mungkin dapat mengajari VA Anda cara melakukannya untuk Anda.

Selama tugas atau proses adalah sesuatu yang dapat diselesaikan oleh orang yang cukup cerdas dan banyak akal ketika diberi instruksi yang jelas, Anda mungkin bisa meminta asisten virtual untuk mengerjakannya.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menyewa asisten virtual untuk Anda:

• Layanan Pelanggan : Menjawab email dan panggilan telepon dari pelanggan.
• Manajemen Media Sosial : Mengkurasi konten, membalas komentar, dan tugas manajemen komunitas lainnya.
• Penelitian : Mencari daftar blogger/influencer untuk dihubungi atau membuat statistik atau contoh yang dapat Anda gunakan dalam sebuah konten.
• Manajemen Toko : Pemenuhan pesanan, manajemen inventaris, menjalankan penjualan untuk Anda (Anda dapat menemukan VA yang memiliki pengalaman dengan Shopify, khususnya).
• Data-entry : Pembukuan atau memasukkan data dari sumber yang berbeda ke dalam spreadsheet.
• Panggilan Dingin : Melakukan panggilan dingin (biasanya dilengkapi dengan skrip dan tanggapan kalengan untuk pertanyaan umum), dan menjadwalkan pertemuan antara Anda dan prospek.
• Tugas Pribadi : Mendapatkan bunga yang dibeli dan dikirimkan ke ibumu untuk Hari Ibu.

Dari kasus penggunaan di atas, Anda sudah dapat melihat berapa banyak waktu yang dapat dihemat oleh VA jika Anda memasukkannya ke dalam hari Anda.

Kapan sebaiknya Anda menyewa asisten virtual?

Umumnya, Anda ingin mengotori tangan Anda terlebih dahulu sebelum menyerahkan sesuatu kepada asisten virtual. Dengan cara ini, Anda akan tahu bagaimana mengajari mereka prosesnya, pedoman apa yang perlu Anda tetapkan, dan seperti apa pekerjaan yang baik itu.

Yang mengatakan, berikut adalah beberapa kondisi di mana menyewa VA akan ideal, bahkan untuk bisnis yang relatif muda:

• Anda sangat akrab dengan proses dalam bisnis Anda dan merasa Anda dapat dengan mudah mengajarkannya kepada orang lain.
• Anda mendapati diri Anda berpikir, "Saya bisa melakukan hal-hal yang lebih besar dan lebih penting jika saja saya punya waktu".
• Anda memiliki pendapatan atau pendapatan yang dapat dibelanjakan untuk membeli kembali waktu Anda.
• Ada tugas yang menurut Anda sangat menguras tenaga, seperti layanan pelanggan, yang tidak datang secara alami kepada orang seperti Anda (misalnya, Anda seorang introvert dan merasa lelah setelah menjawab beberapa email).
• Anda mungkin tidak memerlukan bantuan penuh waktu, tetapi hanya beberapa jam setiap hari.
• Anda telah menjelajahi IFTTT, Zapier, Kit (chatbot pemasaran gratis Shopify), dan App Store untuk mengetahui cara merampingkan proses, dan ternyata akan lebih mudah jika orang lain memilikinya.
• Anda merasa kewalahan dengan kesuksesan baru yang Anda alami dengan bisnis Anda, atau Anda bekerja 9-ke-5 dan sedang membangun bisnis sampingan Anda.

Sebagai pemilik toko e-niaga, layanan pelanggan kemungkinan merupakan hal pertama yang Anda ingin alihkan saat Anda mulai melakukan penjualan dengan kecepatan tetap. Berurusan dengan pelanggan adalah salah satu tantangan yang paling menegangkan dan memakan waktu bagi banyak orang. Dan semakin banyak Anda menjual, semakin banyak waktu yang akan dihabiskan.

Pikirkan tentang biaya peluang untuk terus melakukan tugas secara teratur . Berapa nilai waktu Anda? Jika Anda menghabiskan satu jam sehari menjawab pertanyaan pelanggan, apa yang dapat Anda lakukan dengan waktu, energi, dan perhatian itu?

Anda dapat melepaskan tugas-tugas ini dan menggunakan jam kerja baru Anda untuk mengejar keuntungan yang lebih besar dan pengejaran lainnya—dengan harga yang terjangkau.

Berapa biaya asisten virtual?

Harga untuk asisten virtual bervariasi, dan biasanya, asisten virtual yang berbasis di Amerika lebih mahal daripada yang di luar negeri. Banyak biaya per jam. Beberapa biaya per tugas atau proyek. Dan beberapa akan menerima tarif tetap untuk jangka waktu tertentu.

Setiap jam biasanya merupakan rute terbaik dalam banyak kasus, terutama untuk tugas sehari-hari, dan Anda dapat memantau faktur untuk memastikan ada keluaran yang konsisten per jam.

Jika Anda rajin dan ingin melihat secara internasional, Anda bisa mendapatkan asisten virtual yang hebat hanya dengan $3 hingga $10 per jam untuk peran seperti layanan pelanggan. Itu juga tergantung pada pekerjaan yang ingin Anda alihkan kepada mereka. Ingatlah bahwa Anda biasanya mendapatkan apa yang Anda bayar dan harus selalu memeriksa calon karyawan dengan benar.

Jika Anda seorang pengusaha sibuk yang bersedia membayar tarif yang lebih tinggi, Anda juga dapat menyewa "asisten eksekutif" jarak jauh, yang dapat bertindak sebagai tangan kanan Anda dan melakukan berbagai tugas bisnis dan pribadi atas nama Anda.

Platform yang Anda gunakan untuk mempekerjakan asisten virtual Anda juga akan memengaruhi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengelola hubungan itu, yang juga harus dipertimbangkan di samping harganya.

Cara mempekerjakan asisten virtual pertama Anda

Tidak semua VA sama. Seperti karyawan lainnya, Anda harus memeriksanya dengan hati-hati dan itu dimulai dengan menetapkan kebutuhan dan kondisi Anda dalam deskripsi pekerjaan .

Tetapi sebelum Anda menulis itu, pastikan Anda merekam proses yang ingin Anda serahkan.

1. Dokumentasikan proses Anda sebelum Anda mengalihdayakannya

Bekerja dengan VA tidak sesederhana menjelaskan apa yang Anda inginkan melalui telepon dan berharap mereka melakukannya dengan benar. Anda dapat memastikan lebih sedikit kesalahan, dan pekerjaan diselesaikan seperti yang Anda inginkan, jika Anda mendokumentasikan seluruh proses terlebih dahulu dan membuat pedoman untuk diikuti.

Jika melibatkan rutinitas dasar, seperti mengelola aspek toko, Anda dapat merekam layar dan setiap klik yang Anda lakukan saat melakukannya sendiri menggunakan Quick Time atau aplikasi perekaman layar apa pun.

Rekaman ini tidak hanya memudahkan orang lain untuk bergabung dalam proses ini, tetapi juga membuat Anda secara sadar menjalani setiap langkah kecil yang pada akhirnya harus Anda komunikasikan dengan asisten virtual Anda.

Untuk layanan pelanggan, manajemen media sosial, dan tugas lain di mana VA Anda akan berhubungan langsung dengan pelanggan, mitra, atau vendor, lihat tanggapan Anda sebelumnya dan buat skrip atau "balasan kalengan" untuk setiap skenario umum, seperti ketika pelanggan bertanya tentang status pesanan mereka atau menginginkan pengembalian dana.

Salah satu kunci pendelegasian yang efektif adalah mengantisipasi hambatan umum dan menawarkan saran tentang tindakan terbaik yang harus diambil. Tulis ini sebagai aturan bersyarat: "JIKA X terjadi, MAKA lakukan Y".

Juga pertimbangkan alat dan platform yang Anda gunakan selama proses, karena jauh lebih mudah untuk menemukan VA dengan pengalaman menggunakan aplikasi tertentu (misalnya Zendesk, Hootsuite, Facebook) daripada mengajar seseorang dari awal.

Ingat: Tujuan Anda dengan outsourcing apapun adalah untuk menciptakan lebih sedikit pekerjaan untuk diri sendiri, tidak lebih.

2. Tulis deskripsi pekerjaan untuk menarik asisten virtual yang tepat

Untuk menemukan VA yang tepat, Anda harus menulis deskripsi pekerjaan yang dapat menarik seseorang dengan keterampilan dan kualitas yang Anda butuhkan. Ini akan menjadi filter pertama Anda untuk menemukan orang yang tepat.

Pastikan untuk menyertakan:

• Skala bisnis Anda (misalnya berapa banyak tiket penjualan/dukungan yang biasanya Anda dapatkan dalam sehari).
• Aplikasi/alat yang akan mereka gunakan.
• Pengalaman masa lalu yang akan membuat mereka sukses.
• Persyaratan bahasa (mis. "Bahasa Inggris lisan/tulisan yang sangat baik" jika mereka akan berkomunikasi dengan pelanggan di AS).
• Daftar spesifik tugas yang akan mereka lakukan untuk Anda.
• Kata kunci yang mungkin dicari oleh calon karyawan, seperti "manajemen media sosial".

Jangan ragu untuk menyesuaikan contoh deskripsi pekerjaan di bawah ini untuk VA layanan pelanggan agar sesuai dengan tujuan Anda.

3. Pekerjakan asisten virtual Anda

Meskipun Anda dapat memposting peran asisten virtual Anda di papan pekerjaan, forum, atau jejaring sosial tradisional, biasanya tidak ada gunanya jika Anda mempertimbangkan kurangnya kontrol kualitas atau keuntungan yang Anda dapatkan dari menggunakan platform yang dibuat khusus untuk tujuan ini.

Jika ini pertama kalinya Anda mempekerjakan asisten virtual, terutama untuk toko Shopify Anda, kami sarankan Anda menggunakan Upwork untuk menemukan bantuan yang terjangkau dan berpengalaman.

Upwork juga memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk mempermudah pengelolaan asisten virtual Anda, termasuk:

• Sistem peninjauan yang memastikan kualitas di seluruh pasar.
• Fitur pelacakan waktu yang mengambil tangkapan layar reguler layar VA Anda agar tetap akuntabel.
• Fitur obrolan untuk berbagi file dan umpan balik.
• Faktur mudah dan pembayaran global.
• Perjanjian Non-Pengungkapan yang dibangun ke dalam Persyaratan Layanan mereka
• Pembayaran melalui layanan escrow, jadi Anda hanya membayar untuk pekerjaan yang diselesaikan.

Setelah Anda memposting deskripsi pekerjaan Anda, Anda dapat menjangkau prospek atau mengundang asisten virtual untuk melamar posting pekerjaan Anda, dan menunggu sampai Anda mulai mendapatkan beberapa balasan. Pastikan Anda mewawancarai calon karyawan melalui Skype atau Google Hangouts untuk memastikan mereka cocok sebelum Anda mempekerjakan mereka, mencari referensi dari klien sebelumnya dan tanda-tanda lain yang membuktikan kinerja masa lalu mereka sebagai asisten virtual.

Mengelola asisten virtual Anda

Setelah Anda mempekerjakan asisten virtual Anda dan mempercepatnya menggunakan dokumentasi yang Anda buat, dan telah membuat saluran komunikasi pilihan (Skype, Hangouts, Slack, atau email), Anda harus memastikan bahwa Anda hanya memberikan akses terbatas ke toko Anda, akun sosial, atau apa pun yang akan mereka gunakan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Kepercayaan adalah bagian besar dari hubungan antara Anda dan asisten virtual Anda, dan Anda harus membiarkan mereka mendapatkannya melalui kinerja mereka. Jadi, hindari memberi mereka kredensial masuk untuk akun Anda, dan pilih izin pengguna terbatas jika memungkinkan.

4. Lindungi informasi dan akun Anda

Di toko Shopify Anda, Anda dapat menambahkan asisten virtual Anda sebagai Akun Staf dengan izin khusus berdasarkan tugas yang harus mereka jalankan.

Sebagian besar alat yang mungkin Anda gunakan menawarkan beberapa bentuk akses terbatas untuk pengguna lain.

Di Pengelola Halaman Facebook, Anda dapat menetapkan mereka peran tertentu sehingga mereka dapat mengkurasi dan memposting konten. Di Zendesk atau perangkat lunak layanan pelanggan apa pun yang Anda gunakan, Anda dapat menambahkan mereka sebagai pengguna baru dengan kemampuan untuk menanggapi tiket dukungan. Dengan akun bisnis Paypal, Anda dapat memberi mereka izin pengguna tertentu sehingga mereka dapat melakukan pembayaran tanpa memberi mereka info kartu kredit Anda. Dan di Gmail, Anda dapat mengatur delegasi email sehingga mereka dapat melihat dan menanggapi email atas nama Anda.

Jika Anda dropshipping melalui Oberlo dan AliExpress, Anda dapat memberi mereka akses ke akun AliExpress Anda dengan opsi pembayaran yang disimpan dan siap digunakan, memantau riwayat transaksi Anda untuk perilaku apa pun yang perlu Anda tangani.

Karena asisten virtual bekerja dengan banyak klien, terkadang dengan pesaing di ceruk yang sama, sebaiknya minta mereka untuk menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Informasi . Bagaimanapun, Anda tidak ingin mereka mengungkapkan rahasia Anda. Beberapa platform seperti Upwork memiliki ini tercakup dalam Persyaratan Layanan mereka, tetapi pastikan untuk memeriksa ulang sebelum Anda menyerahkan VA Anda informasi apa pun yang dapat digunakan untuk melawan Anda atau oleh pesaing.

5. Siapkan sistem untuk menjaga mereka tetap akuntabel

Sulit untuk mengukur kecepatan kerja VA Anda, atau berapa banyak pekerjaan yang harus mereka selesaikan per jam. Itulah mengapa penting untuk menegakkan pelacakan waktu.

Meskipun ada alat gratis seperti Toggl, dan beberapa VA memiliki perangkat lunak yang membantu mereka melacak waktu mereka sendiri, Upwork memiliki fitur pelacakan waktu yang kuat yang juga mengambil tangkapan layar layar VA Anda secara berkala.

Meskipun Anda idealnya ingin VA Anda berfungsi secara independen tanpa banyak pengawasan, tanyakan kepada mereka sesekali untuk melihat apakah ada cara Anda dapat merampingkan proses atau meningkatkan pekerjaan mereka.

Anda bahkan mungkin menemukan bahwa asisten virtual Anda menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan tugas daripada cara yang Anda tentukan, atau bahwa mereka telah menjadi begitu akrab dengan bisnis Anda sehingga mereka mulai menawarkan saran baru seperti yang mungkin dilakukan oleh karyawan penuh waktu.

Setelah VA Anda merasa nyaman dengan tugas mereka, Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk memperluas peran mereka dan mengalihdayakan lebih banyak proses, atau menyewa VA tambahan untuk mengelola aspek lain dari bisnis Anda.

Tempat lain untuk menyewa asisten virtual

Sementara Upwork adalah pilihan tepat untuk menyewa VA yang dapat menangani aspek bisnis e-niaga Anda, ada banyak cara lain yang dapat Anda lakukan untuk menyewa VA yang datang dengan pro dan kontra mereka sendiri.

Untuk asisten virtual on-demand terjangkau yang hanya Anda perlukan sesekali, Anda dapat menggunakan Fancy Hands untuk mengakses kumpulan VA yang dapat menyelesaikan tugas satu kali. Lebih baik untuk melakukan outsourcing tugas pribadi (mengatur rapat atau menegosiasikan tagihan telepon Anda untuk Anda), atau bagian dari proyek, daripada keseluruhan proses karena Anda tidak akan mendapatkan VA yang sama setiap saat.

Zirtual adalah pilihan populer lainnya untuk asisten eksekutif virtual berbasis di AS yang berpengalaman dan terampil dalam satu atau banyak aspek dalam menjalankan bisnis. Mereka akan lebih mahal (mulai dari $398 per bulan), tetapi dapat menangani campuran tugas bisnis dan pribadi untuk Anda sepanjang setiap bulan.

Ada juga agensi dan VA independen yang dapat Anda sewa di luar semua platform ini, tetapi Anda mungkin harus menangani banyak detail seperti menemukan alat pelacak waktu yang baik dan menegakkan kerahasiaan sendiri.

Belajar melepaskan

Lucunya, tujuan berwirausaha bukan hanya untuk memiliki bisnis, tetapi menyerahkan sebanyak mungkin, menyerahkan bagian-bagian di tangan yang cakap, sehingga bisnis Anda dapat tetap bertahan tanpa perhatian penuh Anda.

Outsourcing bisa menjadi praktik yang tidak wajar bagi banyak pengusaha yang menikmati kontrol. Tapi itu adalah pertimbangan utama untuk mencapai keseimbangan kerja/kehidupan yang sulit dipahami yang bahkan lebih sulit ketika Anda melakukan semuanya sendiri.

Mempekerjakan asisten virtual memungkinkan Anda fokus pada hal-hal yang paling penting—menumbuhkan bisnis, menghabiskan waktu bersama keluarga, atau memberi diri Anda beberapa saat lagi untuk mengatur napas.

Terima kasih khusus kepada Corey Ferreira karena telah membagikan kiat dan prosesnya dalam mempekerjakan asisten virtual untuk membantu menjalankan toko e-niaga 6 digit miliknya.