Cara Mengetahui apakah Karyawan Jarak Jauh Anda Bekerja

Apakah karyawan jarak jauh Anda menonton Netflix alih-alih menjawab email mereka? Apakah mereka kehilangan peluang penjualan penting karena mereka tidur terlalu larut?

Apakah mereka berpura-pura bahwa pekerjaan mereka memakan waktu sehari penuh padahal sebenarnya mereka bisa menyelesaikannya dalam satu jam?

Dalam artikel ini, saya akan memberi tahu Anda cara mengetahui apakah karyawan jarak jauh Anda bekerja – dan apa yang harus dilakukan jika tidak.

Mari kita mulai!

Manfaat Kerja Jarak Jauh

Sulit untuk membantah manfaat bekerja dari jarak jauh.

Karyawan jarak jauh cenderung lebih produktif, lebih efisien, dan lebih bahagia – dengan penjualan dan tingkat retensi karyawan yang lebih tinggi untuk organisasi yang mempekerjakan mereka.

Plus, ada uang yang Anda hemat dengan tidak membayar pemeliharaan kantor tradisional.

Namun, karyawan Anda tidak dijamin produktif hanya karena mereka bekerja dari rumah.

Faktanya, dari menjalankan operasi jarak jauh sepenuhnya selama dekade terakhir, saya dapat memberi tahu Anda bahwa banyak orang tidak terikat untuk menjadi pekerja jarak jauh. Tanpa akuntabilitas, mereka akan mengendur.

Itu terjadi pada saya lebih sering daripada yang ingin saya akui – dan itulah alasan saya membuat EmailAnalytics.

Intinya: terserah Anda untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan jarak jauh Anda.

Mendefinisikan Ulang Produktivitas di Lingkungan Kerja Jarak Jauh

Produktivitas di lingkungan kerja jarak jauh dapat dan harus diukur secara berbeda dari produktivitas di lingkungan kantor tradisional.

Di kantor tradisional, kita dapat secara longgar mengukur produktivitas dengan berapa jam yang dihabiskan seseorang di meja mereka dan seberapa sibuk mereka terlihat.

Dalam retrospeksi, pendekatan ini agak bodoh; hanya berada di kantor tidak membuat Anda produktif dan pekerja dapat dengan mudah berpura-pura sibuk dengan mengklik dan mengetik secara acak. Ada juga pendekatan George Costanza untuk mensimulasikan produktivitas, bertindak stres dan kesal agar tampak terlalu banyak bekerja padahal sebenarnya hanya sedikit yang harus dilakukan. Ada juga pembual yang sibuk.

Jadi mari kita bayangkan skenario hipotetis. Kembali di kantor, seorang karyawan melakukan 10 tugas dalam periode 8 jam. Di rumah, mereka melakukan 11 tugas dalam 2 jam – kemudian mengambil cuti 6 jam berikutnya. Apakah karyawan ini lebih atau kurang produktif dari sebelumnya?

Itu semua tergantung pada bagaimana Anda mendefinisikan "produktivitas."

Apakah ini tentang jam kerja? Atau tugas selesai?

Jelas, produktivitas tidak selalu mudah diukur. Namun penting untuk mempertimbangkan bagaimana Anda ingin mengukurnya – dan bagaimana Anda ingin mendefinisikan pekerjaan untuk tenaga kerja Anda – sebelum Anda mulai memutuskan siapa yang “mengundurkan diri” saat bekerja dari jarak jauh.

5 Cara Mengukur Produktivitas Karyawan Jarak Jauh (+ Alat Terbaik untuk Digunakan)

Ada beberapa cara yang baik untuk mengukur produktivitas karyawan jarak jauh, seperti:

1. Jam kerja.

Berapa jam karyawan Anda bekerja? Ini dulunya merupakan cara yang bagus untuk mengukur produktivitas, tetapi hari ini, ini biasanya kalah. Untuk mengukur jam kerja, gunakan salah satu aplikasi pelacakan waktu peringkat teratas kami.

2. Tugas selesai.

Berapa banyak tugas yang diselesaikan karyawan Anda? Jika Anda sangat bergantung pada platform manajemen proyek berbasis tugas, ini sangat nyaman dan mudah diukur – tetapi tidak semua tugas memiliki kesulitan yang sama. Lihat daftar alat manajemen tim peringkat teratas kami ini.

3. Email yang dikirim dan diterima.

Salah satu cara yang paling dapat diandalkan untuk mengukur produktivitas adalah dengan mengukur email yang dikirim dan diterima. Karena banyak aspek pekerjaan terkait dengan email dalam satu atau lain cara, ini adalah cara mudah untuk menentukan beban kerja setiap karyawan – dan apakah beberapa orang melakukan lebih sedikit daripada yang lain.

Dan berkat EmailAnalytics (hei, itu kami!), mudah untuk mengukur statistik ini.

4. Waktu aktif.

Anda juga dapat mengamati waktu seorang karyawan "aktif", menggunakan berbagai alat. Misalnya, Anda mungkin melihat durasi mereka "online" di aplikasi pesan instan atau platform manajemen proyek. Lihat daftar perangkat lunak pelacakan produktivitas karyawan peringkat teratas kami di sini.

5. Pemantauan jarak jauh.

Jika Anda ingin membawa hal-hal ke tingkat berikutnya, Anda juga dapat berinvestasi dalam alat pemantauan karyawan yang lengkap. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk mengukur statistik produktivitas terperinci, mengamati aktivitas penjelajahan web, dan bahkan melacak hal-hal seperti input mouse dan keyboard.

6 Tanda Karyawan Jarak Jauh Anda Sebenarnya Tidak Bekerja

Haruskah Anda memecat seorang karyawan yang bekerja 39 jam, bukan 40? Atau memberikan teguran karena melewatkan satu tenggat waktu?

Mungkin tidak. Tapi bagaimana Anda tahu di mana harus menarik garis?

Kita semua bersalah karena mengendur, dalam satu atau lain cara, setidaknya dalam beberapa waktu. Tetapi inilah situasi di mana Anda benar-benar perlu menunjukkan perhatian:

1. Pekerjaan berkualitas rendah atau tidak lengkap.

Apakah karyawan Anda tiba-tiba menyerahkan pekerjaan berkualitas rendah atau tidak lengkap? Misalnya, apakah mereka menutup tugas tanpa benar-benar melakukannya?

Atau apakah mereka mengirim dokumen dengan ejaan dan kesalahan ketik yang buruk?

Di luar statistik tingkat permukaan seperti waktu aktif atau jam kerja, jika karyawan Anda mengambil jalan pintas dan melakukan pekerjaan yang tidak memuaskan, Anda harus turun tangan.

2. Penurunan kinerja atau produktivitas yang signifikan.

Anda juga harus khawatir jika ada penurunan tiba-tiba dalam kinerja atau produktivitas, namun Anda memilih untuk mengukurnya – terutama jika tidak ada penyebab yang dapat dijelaskan.

Misalnya, jika karyawan Anda biasanya mengirim 100 email per hari, tetapi jumlah itu turun menjadi 40, itu mungkin pertanda bahwa ada sesuatu yang menghambat produktivitas mereka.

Jika jumlah email yang diterima tetap sama, itu bisa menjadi tanda kemalasan (dan jika jumlah email yang diterima turun secara proporsional, itu mungkin bisa dibenarkan).

3. Pembelajaran, pertumbuhan, atau peningkatan yang stagnan.

Ini lebih merupakan faktor subjektif, dan salah satu yang harus Anda amati selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Apakah karyawan ini mengalami stagnasi dalam hal pembelajaran, pertumbuhan, atau peningkatan?

Saat Anda merekrut karyawan baru, Anda biasanya siap untuk membuat kesalahan dan berjuang dengan konsep tertentu. Tetapi Anda mengharapkan mereka secara bertahap menjadi lebih baik dan lebih konsisten dengan pengalaman.

Jika mereka belum membuat banyak peningkatan setelah beberapa bulan bekerja, itu bisa menjadi tanda bahwa mereka tidak secara aktif berusaha untuk maju.

4. Masalah sikap atau kepribadian.

Apakah Anda mendapatkan banyak komentar balik, keluhan, atau hal negatif dari seorang karyawan? Atau apakah rekan kerja mereka menggambarkan mereka sebagai orang yang sulit untuk diajak bekerja sama?

Ini tidak selalu merupakan tanda malas, tetapi ini jelas merupakan masalah produktivitas. Tidak hanya mereka kemungkinan besar gagal memenuhi tujuan produktivitas pribadi mereka, mereka mungkin menyeret seluruh tim.

Jika Anda melihat masalah sikap atau kepribadian, mungkin ini saat yang tepat untuk turun tangan – terutama jika Anda juga melihat penurunan kinerja atau produktivitas.

5. Mereka sepertinya tidak pernah tersedia saat Anda membutuhkannya.

Kita semua istirahat (sebagaimana seharusnya).

Tidak apa-apa untuk menjauh dari komputer untuk menggunakan kamar mandi, mencari udara segar, atau menyiapkan makanan ringan.

Tetapi jika bos Anda menelepon Anda 6 kali dalam sehari, dan Anda tidak mengangkat telepon pada waktu itu, itu masalah. Karyawan yang secara kronis dan konsisten tidak tersedia mungkin tidak melakukan apa yang diharapkan dari mereka.

Bahkan jika sisa produktivitas mereka tepat sasaran, ada baiknya membicarakannya.

6. Pelanggaran tanggung jawab dan tugas.

Tanggung jawab dan tugas karyawan bervariasi pada tingkat individu dan organisasi, jadi sulit untuk membuat penilaian yang objektif dan terukur di sini.

Tetapi jika ada karyawan Anda yang gagal memenuhi harapan, atau jika mereka melalaikan tanggung jawab mereka secara signifikan, penting untuk mengambil tindakan dan mendorong perbaikan.

Apa yang harus dilakukan jika Karyawan Jarak Jauh Anda Tidak Bekerja

Jadi, katakanlah Anda memiliki satu atau dua karyawan yang malas-malasan.

Mereka tidak melakukan sebanyak dulu, atau tidak menarik beban mereka untuk organisasi – dengan cara apa pun Anda mendefinisikan hal-hal ini.

Bagaimana kamu menanganinya?

1. Lakukan percakapan.

Saya sarankan memulai dengan percakapan sederhana. Mungkin ada lebih banyak cerita daripada yang Anda sadari. Misalnya, karyawan tersebut mungkin melakukan pekerjaan tambahan yang tidak terlacak, atau mungkin ada masalah pribadi sementara yang menghalangi mereka untuk melakukan yang terbaik.

Bagaimanapun, Anda akan mengatasi masalah secara langsung dan bekerja sama untuk memperbaiki situasi.

2. Tetapkan harapan yang jelas.

Selanjutnya, tetapkan harapan yang jelas. Identifikasi dengan tepat bagaimana dan mengapa karyawan ini tidak memenuhi persyaratan Anda – dan jelaskan bagaimana mereka dapat berkembang. Cobalah untuk seobjektif mungkin di sini.

Alih-alih mengatakan "Anda harus menjadi lebih baik," cobalah untuk mengukurnya dengan sesuatu seperti, "Anda harus menyelesaikan 12 tugas sehari" atau "Saya ingin Anda tersedia sampai jam 5 sore setiap hari."

3. Ambil tindakan korektif.

Dengan metrik baru yang ditetapkan, mulailah mengevaluasi kinerja karyawan Anda. Jika mereka terus mengendur, atau jika mereka tidak memenuhi harapan baru Anda, inilah saatnya untuk mengambil tindakan.

Menyiapkan sistem pemogokan, menurunkan pangkat karyawan, atau memecat mereka semua bisa menjadi pilihan, tergantung pada situasinya.

5 Tips untuk Melakukan “Percakapan” dengan Karyawan Jarak Jauh Anda

Kiat-kiat ini dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik – dan mendapatkan lebih banyak rasa hormat dari karyawan Anda yang malas.

1. Fokus pada apa yang Anda ketahui.

Jangan biarkan kecurigaan atau firasat Anda mendominasi percakapan. Sebaliknya, fokuslah hanya pada apa yang Anda ketahui dengan pasti.

Alih-alih mengatakan, "Sepertinya Anda sedang menonton film alih-alih bekerja," katakan, "Tingkat penyelesaian tugas Anda turun 20 persen."

Alih-alih mengatakan, "Anda tidak memaksakan diri," katakan, "waktu respons email Anda 40 persen lebih lama dari rata-rata tim." Bersiaplah untuk membuktikan pernyataan Anda.

2. Tunjukkan solusi, bukan masalah.

Sebisa mungkin, fokuslah pada solusi, daripada masalah itu sendiri. Tidak apa-apa untuk memperkenalkan masalah seperti waktu respons email yang lambat, tetapi kemudian mengalihkan fokus untuk menyelesaikan masalah.

Alih-alih mengoceh tentang seberapa lambat waktu respons email atau konsekuensi dari penundaan itu, sarankan kemungkinan untuk perbaikan.

Misalnya, "Saya pikir menjaga platform email Anda tetap terbuka sepanjang hari dapat membantu Anda merespons lebih baik," atau bahkan, "apa yang Anda rencanakan untuk merespons lebih cepat?"

3. Tetap singkat.

Anda tidak perlu menjadwalkan satu jam untuk menghukum karyawan Anda karena tidak bekerja. Sebagian besar waktu, Anda dapat membuat percakapan dan arahan Anda singkat.

Selama Anda membuat poin Anda jelas dan menempa jalan menuju resolusi, Anda berdua dapat melanjutkan sisa hari Anda. Tak satu pun dari Anda ingin melakukan percakapan ini, jadi tetap singkat.

4. Jadilah jelas.

Terlalu banyak manajer dan supervisor menggunakan ambiguitas sebagai alat untuk menghindari konfrontasi dan mempertahankan hubungan.

Meskipun hal ini dapat berguna dalam hubungan pribadi, hal ini menyebabkan kesalahpahaman dan konflik tambahan dalam hubungan profesional.

Alih-alih mengatakan sesuatu seperti, "Saya pikir kita semua akan lebih nyaman jika Anda lebih siap", katakan "kami berharap Anda siap mengobrol dari jam 12 hingga 3."

5. Jangan mengancam.

Karyawan harus memahami bahwa ada konsekuensi untuk mengendur, atau tidak memenuhi harapan produktivitas. Tetapi jika Anda secara terang-terangan mengancam mereka, mereka akan menjadi defensif – dan mungkin bermusuhan.

Frasa seperti, "jika Anda tidak membaik, saya harus memecat Anda," hanya boleh digunakan sebagai upaya terakhir.

Sebaliknya, jaga nada bicara Anda tetap positif dan mendukung. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Anda harus memenuhi tenggat waktu Anda lebih konsisten jika Anda ingin berhasil dalam posisi ini," dan menyediakan alat dan sumber daya yang dapat membantu mereka melakukannya.

Ini menyiratkan perlunya perbaikan tanpa membuat tuduhan bermusuhan atau ancaman terbuka.

Jadi, sekarang Anda tahu cara mengetahui apakah karyawan jarak jauh Anda bekerja atau tidak.

Apakah mereka benar atau tidak, atasi masalah dengan memvisualisasikan aktivitas email tim Anda. Sebagai manajer, Anda harus tahu berapa banyak email yang mereka kirim dan terima. Berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk thread. Seberapa cepat mereka cenderung merespons prospek, klien, vendor, dan pelanggan baru.

Anda dapat menemukan metrik ini dan banyak lagi dengan satu alat sederhana: EmailAnalytics.

Ini adalah platform analitik lengkap untuk membantu Anda mencapai transparansi yang lebih besar di organisasi Anda dan meningkatkan produktivitas pada saat yang bersamaan. Daftar untuk uji coba gratis hari ini untuk melihat cara kerjanya!