Cara Menjaga Kontinuitas Bisnis Selama Kolaborasi Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh telah menciptakan banyak tantangan, baik bagi pengusaha maupun karyawan. Setiap orang harus menyesuaikan gaya hidup mereka dengan realitas baru.

Sementara bagi karyawan, sebagian besar berarti tinggal di rumah sepanjang waktu dan mendirikan kantor di rumah, pemilik bisnis harus memikirkan cara agar perusahaan dapat bekerja dengan baik. Bagi sebagian orang, itu terus menjadi perjuangan.

Dalam artikel ini, Anda dapat menemukan informasi tentang menjaga kelangsungan bisnis selama kolaborasi jarak jauh, termasuk mengimplementasikan perangkat lunak kelangsungan bisnis, mengidentifikasi prioritas dan proses penting, menggunakan teknologi aman, dan banyak lagi.

Menerapkan Perangkat Lunak Kelangsungan Bisnis

Perangkat lunak kelangsungan bisnis dirancang untuk memberi Anda lapisan keamanan dan perlindungan tambahan untuk data Anda. Bahkan jika seluruh jaringan macet atau rusak, perangkat lunak ini akan memastikan bahwa data perusahaan Anda aman dan tersedia.

Apa yang dilakukannya adalah mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mengganggu operasi bisnis Anda dan menyarankan prosedur apa yang harus Anda ikuti untuk menguranginya. Selain itu, dapat memperkirakan faktor risiko mana yang mungkin lebih mengganggu bisnis Anda, sehingga lebih mudah untuk mengevaluasi ancaman terbesar bagi perusahaan Anda.

Pilih solusi yang sesuai dengan semua alat kolaborasi Anda dan memiliki dasbor yang dirancang dengan baik sehingga Anda dapat memantau pekerjaan Anda kapan saja. Juga, pastikan ia menawarkan keamanan berlapis dan mendukung zona keamanan tingkat bisnis.

Identifikasi Prioritas

Perangkat lunak kelangsungan bisnis dapat sangat membantu ketika Anda menghadapi krisis. Namun demikian, dalam hal kelangsungan bisnis, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua. Setiap perusahaan itu unik, jadi tidak mungkin menciptakan solusi tunggal yang akan menyelesaikan semua masalah. Itulah mengapa Anda harus mengidentifikasi prioritas Anda ketika harus pulih dari insiden kritis.

(https://unsplash.com/photos/mcSDtbWXUZU)

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Data apa yang perlu kita pulihkan?
• Apakah mungkin kehilangan beberapa data tanpa mengganggu klien kami?
• Apa proses yang paling kritis?
• Berapa lama kita dapat mempertahankan kelangsungan bisnis dalam lingkungan terdistribusi?

Semua pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan apa yang perlu Anda lakukan dan bagaimana mencapainya. Setelah Anda menjawabnya, Anda akan lebih mudah menemukan strategi efektif untuk memerangi ancaman yang perlu diprioritaskan.

Gunakan Teknologi Aman

Salah satu tantangan utama bekerja dari jarak jauh adalah memastikan keamanan. Teknologi yang tidak aman dapat menyebabkan kebocoran data sensitif perusahaan atau menyebabkan masalah lain. Dan jika terjadi bencana atau insiden kritis lainnya, Anda mungkin tidak punya waktu untuk menanganinya. Itu sebabnya Anda harus menggunakan alat komunikasi yang aman yang aman dan dapat diandalkan.

Gunakan layanan berbagi file yang aman yang mengenkripsi dan melindungi file Anda tanpa memperlambat proses berbagi. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak desktop jarak jauh atau jaringan pribadi virtual untuk memastikan koneksi yang aman antara sistem dan pengguna Anda.

Dengan cara ini, Anda akan melindungi bisnis Anda dari ancaman dunia maya, seperti virus komputer, pembobolan data, atau serangan phishing.

Latih Karyawan tentang Kontinuitas Bisnis

Bagian dari rencana kelangsungan bisnis harus melatih karyawan tentang cara bertindak jika terjadi berbagai keadaan darurat seperti bencana alam atau serangan siber. Ini adalah tugas penting, karena staf Anda bertanggung jawab atas bagian terbesar dari operasi sehari-hari.

Pastikan bahwa semua karyawan mengetahui tanggung jawab mereka dan bagaimana mereka dapat membantu pulih dari krisis. Untuk melakukannya, Anda dapat meminta bantuan seorang profesional atau, jika Anda mengetahui subjeknya dengan baik, Anda dapat memberikan beberapa kuliah sendiri.

Pekerja Anda adalah garis pertahanan pertama, jadi pastikan mereka tahu bagaimana merespons ketika sesuatu yang buruk terjadi.

Buat Rencana Cadangan

Dalam hal kelangsungan bisnis, rencana pencadangan sangat penting karena memastikan bahwa bisnis Anda pulih dari gangguan atau bencana apa pun. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat peta terkini dari infrastruktur TI Anda saat ini, termasuk aset perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan informasi lain yang diperlukan. Kemudian Anda perlu mencari tahu di mana semua cadangan disimpan dan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk mengaksesnya jika terjadi keadaan darurat.

Ingatlah bahwa selama krisis, setiap menit berarti. Jadi, pastikan bahwa rencana Anda mencakup pemindahan salinan cadangan ke lokasi di luar lokasi sesegera mungkin setelah dibuat agar tetap aman dari pencurian atau insiden lainnya.

Membangun Saluran Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu elemen terpenting dalam perencanaan kelangsungan bisnis. Anda harus memiliki beberapa saluran komunikasi yang tersedia setiap saat sehingga karyawan dapat menghubungi Anda jika terjadi keadaan darurat. Misalnya, jika jaringan lokal Anda sedang tidak aktif, mereka seharusnya dapat menghubungi Anda dengan menelepon ponsel Anda.

Selain itu, situs web perusahaan Anda perlu memiliki pusat dukungan 24/7 dengan nomor telepon dan email yang terdaftar sehingga semua orang dapat menghubungi dukungan teknis kapan pun mereka membutuhkannya.

Melakukan perbaikan kecil ini akan membuat perbedaan besar dalam menangani krisis. Dalam situasi tegang seperti ini, Anda tidak punya waktu dan sumber daya untuk membangun saluran komunikasi yang tepat, jadi lakukanlah sebelum terlambat.

Pertahankan Keandalan Sistem dan Peralatan

Salah satu bagian penting dari rencana kelangsungan bisnis adalah menjaga semua sistem dan peralatan dapat diandalkan setiap saat. Ini mencakup langkah-langkah keamanan fisik seperti alarm dan kunci, tetapi juga langkah-langkah teknis seperti pembaruan perangkat lunak dan pemeriksaan pemeliharaan rutin yang dilakukan oleh para profesional yang tahu cara memperbaiki masalah apa pun sebelum menjadi masalah besar.

Ide yang baik adalah memasukkan biaya pemeliharaan peralatan ke dalam anggaran untuk redundansi dan cadangan. Dalam keadaan darurat, uang ini akan menyelamatkan bisnis Anda dari kehancuran total. Hanya jika Anda yakin bahwa semua peralatan Anda berfungsi dengan baik, Anda dapat mengalihkan perhatian ke aspek lain dalam menjalankan bisnis Anda.

Uji Rencana Anda Secara Teratur

Setelah Anda menyelesaikan rencana kesinambungan bisnis Anda, ujilah secara teratur sehingga Anda dapat melihat seberapa bagus tindakannya! Lagi pula, Anda tidak ingin menghabiskan waktu dan sumber daya Anda untuk sesuatu yang tidak berhasil.

Satu hal yang dapat Anda lakukan adalah melakukan tes secara teratur. Namun, Anda juga harus melakukan beberapa tes secara acak. Ini adalah cara terbaik untuk menangkap masalah apa pun sebelum menyebabkan masalah parah pada sistem atau proses bisnis Anda.

Sertakan beberapa tes dalam agenda bulanan Anda sehingga Anda dapat melacaknya dan memastikan bahwa perusahaan Anda siap untuk setiap insiden kritis!

Garis bawah

Meskipun tidak dapat disangkal bahwa pekerjaan jarak jauh memberi kita banyak manfaat, hal itu juga menciptakan tantangan yang belum pernah terpikirkan oleh banyak bisnis sebelumnya — salah satunya adalah bagaimana mempertahankan kelangsungan bisnis selama kolaborasi jarak jauh.

Meskipun demikian, Anda dapat mengatasi masalah ini dengan pendekatan yang tepat. Semuanya bermuara pada mengidentifikasi prioritas dan proses kritis, menggunakan teknologi yang aman, dan menyiapkan peta jalan untuk masa depan. Selain itu, ingatlah bahwa Anda perlu melatih karyawan tentang cara bertindak jika terjadi berbagai keadaan darurat dan menguji rencana Anda secara teratur agar siap ketika sesuatu yang salah terjadi.

Percayalah pada kami — jauh lebih mudah untuk bersiap menghadapi krisis sekarang daripada menghadapinya selama keadaan darurat. Jika Anda melakukan hal itu, Anda akan meningkatkan peluang menjaga bisnis Anda tetap berjalan selama bertahun-tahun yang akan datang.

Bio

Przemyslaw adalah penulis konten yang fokus utamanya adalah memberikan artikel berkualitas tinggi tentang teknologi baru. Bidang minat utama lainnya adalah filsafat dan filologi.