Cara Membuat Rencana Manajemen Perubahan (Termasuk Template)

Sebuah rencana manajemen perubahan adalah bagian penting dari setiap rencana proyek dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan proyek. Mari kita uraikan cara membuatnya sehingga Anda dapat mengelola perubahan proyek dengan lebih baik, di mana pun itu muncul dalam siklus hidup proyek Anda.

Apa itu Rencana Manajemen Perubahan?

Rencana manajemen perubahan adalah proses yang mengimplementasikan perubahan atau perubahan dalam proyek atau di seluruh organisasi. Anda dapat menganggap rencana manajemen perubahan sebagai peta jalan yang menunjukkan semua langkah yang perlu Anda ambil mulai dari mengidentifikasi perubahan hingga mewujudkannya. Rencana ini tidak hanya menetapkan arah di mana Anda dapat menjalankan perubahan, tetapi menanyakan bagaimana hal itu akan berdampak pada proyek atau organisasi, bagaimana alur kerja akan terpengaruh dan apakah itu akan mengubah hubungan Anda dengan pelanggan atau tim Anda.

Kelola Perubahan, Raih Manfaatnya

Dengan menggunakan rencana manajemen perubahan yang efektif, Anda dapat mengelola proses dan dengan demikian menjadi lebih produktif dalam pelaksanaannya. Ini membantu Anda mengontrol anggaran, jadwal, ruang lingkup, dan sumber daya. Bahkan berdampak pada proses komunikasi Anda. Bahkan, rencana manajemen perubahan bersifat sistemik, menyentuh semua aspek manajemen proyek. Ketika dilakukan dengan benar, itu akan meminimalkan dampak pada proyek atau organisasi Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda menjalankan rencana Anda. ProjectManager memiliki bagan Gantt pemenang penghargaan yang dapat digunakan untuk membuat rencana manajemen perubahan Anda: mengatur tugas, menautkan dependensi, menetapkan pencapaian, dan bahkan memfilter jalur kritis. Rencana tersebut dapat dibagikan dengan tim Anda, yang dapat menggunakan beberapa tampilan proyek kami untuk berkolaborasi dengan lebih baik. Anda tidak akan menemukan perangkat lunak manajemen perubahan yang lebih mudah digunakan atau lebih kuat. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis!

Elemen Rencana Manajemen Perubahan

Tentukan elemen berikut di bawah ini untuk membuat rencana manajemen perubahan yang efektif untuk proyek Anda.

• Peran Manajemen Perubahan: Pertama, siapa yang akan melakukan apa dalam rencana manajemen perubahan Anda? Siapa yang memiliki wewenang untuk mengajukan permintaan perubahan, siapa yang meninjaunya, dan siapa yang mengizinkannya? Anda harus menentukan peran dan tanggung jawab untuk kontrol perubahan yang efektif
• Change Control Board: Atur papan kontrol perubahan Anda dengan orang-orang yang akan menerima permintaan perubahan dan memiliki wewenang untuk menyetujui atau memveto mereka.
• Kembangkan Proses: Anda memerlukan proses untuk mengirimkan, mengevaluasi, mengotorisasi, dan mengelola serta mengontrol permintaan perubahan secara efektif. Tanpa proses, manajemen perubahan tidak dapat dikelola.
• Ubah Formulir Permintaan: Anda tidak dapat memiliki proses, namun, jika Anda tidak terlebih dahulu membuat formulir permintaan perubahan untuk mengambil data. Informasi yang Anda kumpulkan harus konsisten di seluruh proyek.
• Change Log: Pada dasarnya, ini adalah tempat untuk mengumpulkan, dan kemudian melacak semua perintah perubahan. Tanpa lokasi pusat di mana perubahan dapat diidentifikasi, permintaan disetujui dan tugas didokumentasikan, tidak ada cara untuk mengetahui apakah ada kemajuan.
• Gunakan Alat: Perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu Anda melacak perubahan melalui setiap fase proyek hingga akhirnya diselesaikan.

Cara Membuat Rencana Manajemen Perubahan

Jennifer Bridges, PMP, menguraikan cara membuat rencana manajemen perubahan dalam video berikut. Dia menjelaskan bagaimana perubahan diukur terhadap baseline proyek, yang merupakan deskripsi rinci tentang waktu, biaya, ruang lingkup dan kualitas proyek yang telah Anda tentukan saat merencanakan. Oleh karena itu, rencana manajemen perubahan akan mengambil dasar itu dan menanyakan bagaimana, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana mencari tahu perubahan dan bagaimana mengelolanya.

Setelah Anda menonton video, pastikan untuk mencoba beberapa template gratis kami di bawah ini untuk membantu Anda mengelola perubahan dan proyek Anda.

Pro-Tip: Ada berbagai jenis manajemen perubahan, dan cara terbaik untuk mendapatkan pemahaman holistik adalah melalui tiga kendala. Ada proses yang ditetapkan untuk membantu proses manajemen perubahan, dan sangat penting untuk mengetahuinya. Juga, perlu diingat bahwa prosedur manajemen perubahan bervariasi tergantung pada industri tempat Anda berada. Misalnya, formulir pesanan perubahan digunakan terutama dalam konstruksi untuk mengubah ruang lingkup proyek.

Ambil Lebih Jauh: Terkadang, ketika perubahan sulit terjadi di tengah eksekusi, utang teknis dapat bertambah. Pelajari semua tentangnya dan cara meminimalkannya.

Template Rencana Manajemen Perubahan Gratis

Manajemen perubahan dapat direncanakan, dijalankan, dan dipantau paling baik dengan perangkat lunak manajemen proyek, tetapi jika Anda tidak menggunakan alat itu, Anda masih dapat bertahan dengan templat. ProjectManager memiliki lusinan templat gratis di situsnya, yang menyentuh setiap aspek proyek, termasuk rencana manajemen perubahan. Di bawah ini adalah tiga template gratis untuk Anda mulai.

Ubah Templat Formulir Pemesanan

Rencana manajemen perubahan dimulai dengan menangkap revisi apa pun yang akan memengaruhi ruang lingkup pekerjaan pada proyek Anda. Templat formulir pesanan perubahan gratis kami untuk Excel hanyalah alat untuk membantu Anda memulai dengan langkah yang benar. Ini membantu Anda memahami perubahan, mulai dari peluang yang ditawarkan dan alasan perubahan hingga berapa lama waktu yang dibutuhkan, siapa yang memintanya, dan siapa yang akan mengizinkan atau menolaknya.

Ubah Template Log

Template log perubahan gratis kami untuk Excel adalah bagian dari rencana manajemen perubahan menyeluruh. Ini adalah langkah berikutnya setelah perubahan telah diusulkan dan disahkan oleh manajer proyek. Template gratis ini memiliki ruang untuk menulis jenis permintaan perubahan, tanggal identifikasi, deskripsi singkat, prioritas dan statusnya.

Template Rencana Aksi

Dapatkan rencana manajemen perubahan yang dijalankan dengan benar dengan templat rencana tindakan gratis kami untuk Excel. Di sinilah Anda dapat mengatur semua tugas yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan. Anda dapat mencatat langkah-langkah tindakan mana yang terjadi selama fase mana dalam proyek dan kemudian menetapkannya ke tim Anda. Mereka akan melihat tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo serta jam yang direncanakan yang Anda harapkan untuk durasi setiap tugas. Bahkan ada ruang untuk sumber daya dan biaya yang terkait dengan pekerjaan.

Melampaui Template Perencanaan dengan ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang menghubungkan tim hibrida untuk membantu menerapkan perubahan di seluruh organisasi atau proyek. Data real-time membuatnya kolaboratif dengan inti dan beberapa tampilan proyek berarti siapa pun di departemen mana pun, tidak peduli bagaimana, kapan, atau di mana mereka bekerja dapat menggunakannya sesuai keinginan, baik dalam daftar tugas, Gantt, atau papan kanban.

Anda telah melihat bagaimana bagan Gantt dapat mengatur rencana manajemen perubahan tetapi ketika rencana tersebut ditetapkan ke tim yang mungkin bekerja di lingkungan yang lebih gesit, maka mereka memerlukan alat yang berbeda. Papan Kanban memvisualisasikan alur kerja dan alur kerja dapat disesuaikan untuk mengotomatisasi persetujuan tugas, misalnya. Manajer memiliki kontrol dan transparansi, sementara anggota tim dapat mengelola backlog mereka dan berkolaborasi saat merencanakan sprint.

Lacak Perubahan di Dasbor

Memantau perubahan adalah bagaimana Anda memastikan kemajuan aktual Anda selaras dengan rencana manajemen perubahan Anda. Dasbor real-time kami mendapatkan data langsung dan mengolah angka untuk menampilkan metrik tepat waktu, biaya, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Ini adalah laporan status kapan pun Anda membutuhkannya sehingga Anda dapat menangkap masalah dan menyelesaikannya sebelum menimbulkan masalah.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hybrid untuk produktivitas yang lebih besar. Kelola perubahan tanpa memengaruhi jadwal atau anggaran Anda. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini!