Cara Membuat & Memelihara Daftar Proyek

Daftar proyek adalah titik awal untuk setiap proses manajemen proyek. Mereka adalah cara yang bagus untuk mengambil tugas yang tampaknya tidak dapat diatasi dan mengaturnya. Daftar proyek bisa sesederhana daftar tugas atau kandang untuk banyak proyek.

Menggunakan daftar proyek sangat penting sehingga perlu meluangkan waktu sejenak untuk menjelajahi apa itu, bagaimana membuatnya dan bagaimana itu cocok untuk mengelola proyek Anda dengan alat perangkat lunak manajemen proyek.

Apa itu Daftar Proyek?

Jawaban paling mudah adalah bahwa daftar proyek adalah daftar tugas untuk suatu proyek. Anda dapat menggunakan daftar proyek seperti halnya daftar tugas, membuat daftar tugas yang perlu Anda lakukan hari ini, minggu ini atau selama sebulan.

Tapi itu bisa lebih dari sekadar daftar yang harus dilakukan. Anda dapat menggunakannya untuk mengumpulkan fase proyek Anda, tim, kontraktor, dan vendor yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya, peralatan, peralatan, dan lainnya. Daftar proyek dapat membantu Anda membingkai setiap bagian dari pekerjaan proyek sehingga lebih mudah untuk dikelola.

Fleksibilitas daftar proyek tidak dapat dilebih-lebihkan. Jika Anda mengelola portofolio atau program dan memiliki banyak proyek untuk dilacak, daftar proyek dapat berfungsi sebagai struktur yang menjaga portofolio Anda agar tidak berubah menjadi kacau balau. Ini dapat mengingatkan Anda tentang tanggal dan tenggat waktu penting, sumber daya bersama, dan elemen kunci lainnya.

(Perlu ditunjukkan bahwa terkadang istilah "daftar proyek" juga digunakan untuk menggambarkan lampiran yang ditambahkan oleh manajer proyek ke resume mereka saat mencari pekerjaan. Artinya, daftar literal dari semua proyek yang telah mereka kerjakan. Mirip dengan jenis daftar tugas dari daftar proyek, umumnya mengikuti aturan yang sama untuk garis besar, meskipun itu menggambarkan proyek yang lengkap.)

Mengapa Membuat Daftar Proyek?

Daftar proyek dapat berfungsi sebagai daftar periksa yang memastikan Anda memiliki semua informasi proyek penting yang dicatat dan dapat diakses. Anda ingin teliti. Lebih baik memiliki terlalu banyak item daripada terlalu sedikit—Anda selalu dapat mengeditnya nanti.

Alasan lain untuk teliti adalah bahwa daftar proyek membuat Anda tetap teratur. Khususnya dalam proyek tradisional, setiap aktivitas diberi proses dan tingkat urgensi. Anda dapat menggunakan daftar proyek untuk merinci langkah-langkah tersebut, termasuk prioritas, tanggal jatuh tempo, siapa yang ditugaskan, sumber daya apa yang dibutuhkan, dan banyak lagi. Setelah Anda memiliki informasi ini, Anda pasti ingin memangkas lemak. Anda ingin daftarnya pendek, tetapi substansial.

Daftar proyek adalah dokumen hidup: harus selalu terbuka untuk pembaruan. Informasi proyek berubah saat Anda mengembangkan rencana dan jadwal proyek Anda. Bahkan setelah proyek dijalankan, kemungkinan ada kekuatan internal dan eksternal yang akan memaksa Anda untuk menyesuaikan atau menghapus beberapa bagian dari daftar proyek.

Bagaimana Saya Membuat Daftar Proyek?

Sekarang setelah Anda siap membuat daftar proyek, dari mana Anda harus memulai? Kebanyakan orang memulai dengan pena dan kertas, atau aplikasi catatan di ponsel mereka, dan hanya menuliskan semuanya. Tidak ada yang salah dengan pendekatan statis ini, tetapi itu tidak cocok untuk kolaborasi, dan Anda sering membutuhkan orang lain yang terlibat untuk mendapatkan gambaran lengkapnya.

Masalah lain dengan hanya membuat daftar adalah bahwa semua pekerjaan yang Anda lakukan di sana harus dipindahkan ke alat apa pun yang Anda gunakan untuk mengelola proyek. Selembar kertas sangat bagus untuk berbelanja di toko, tetapi tidak terlalu membantu jika Anda mengelola arsitek, insinyur, dan kontraktor saat membangun jembatan.

Membangun Daftar Proyek dengan Alat Manajemen Proyek

Jika Anda memulai dengan alat manajemen proyek, maka Anda sudah berada di depan permainan. Sebagian besar akan memungkinkan Anda untuk mengimpor spreadsheet jika Anda mengumpulkan pemikiran awal Anda di sana, dan kemudian Anda memiliki kemampuan untuk menetapkan, melacak dan melaporkan kemajuan untuk memastikan Anda tetap sesuai jadwal.

Lebih baik lagi jika Anda menggunakan alat manajemen proyek online untuk daftar proyek Anda. Ini berarti Anda akan dapat berkolaborasi dengan tim Anda dalam perencanaan, menjaga agar pemangku kepentingan tetap terhubung, dan mengakses rencana Anda di mana saja dan kapan saja.

Cara Memelihara dan Memprioritaskan Daftar Proyek

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membangun daftar proyek Anda memberi Anda alat untuk mempertahankannya selama setiap fase proyek. Pertama, Anda dapat mengumpulkan item di daftar Anda. Jika itu tugas, tambahkan durasi dan deskripsi, sehingga tim Anda tahu apa yang harus dilakukan.

Prioritas Tag

Menandai prioritas setiap item dari daftar proyek Anda adalah langkah lain dalam mengatur pekerjaan Anda. Ini membantu Anda melihat aktivitas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu, aktivitas yang tidak begitu penting bagi proyek, dan aktivitas mana yang dapat dilewati jika waktu atau uang menjadi langka.

Gunakan Tampilan Garis Waktu

Memindahkan daftar proyek ke dalam garis waktu memungkinkan Anda melihat semua item di satu tempat pada bagan kronologis. Ini memberi Anda gambaran umum dan dapat membantu Anda melihat di mana Anda dapat memperketat atau perlu menambahkan lebih banyak aktivitas ke daftar Anda.

Gunakan Fitur Gantt Chart

Jika Anda menggunakan bagan Gantt, yang merupakan spreadsheet dan garis waktu, maka Anda mendapatkan kontrol lebih besar atas daftar proyek Anda. Beberapa item mungkin bergantung pada orang lain untuk memulai atau menyelesaikannya sebelum mereka dapat memulai atau menyelesaikannya. Menautkan dependensi ini akan menyelamatkan Anda dari kemacetan di kemudian hari.

Lacak Sumber Daya

Setelah Anda menjalankan daftar proyek Anda, ada alat manajemen proyek lain yang akan membantu Anda tetap di jalur. Misalnya, memiliki fitur manajemen sumber daya dapat membantu Anda melihat ketersediaan tim Anda dan menyeimbangkan beban kerja mereka agar lebih produktif.

Cara Membuat Daftar Proyek di ProjectManager

ProjectManager adalah alat manajemen proyek berbasis cloud yang membantu Anda mengatur proyek dan tim, sehingga semua orang dapat berkolaborasi dalam rencana dan tugas. Memindahkan rencana proyek Anda ke dalam bagan Gantt interaktifnya membantu Anda menjadwalkan, menautkan dependensi, menetapkan pencapaian, dan garis dasar untuk mengukur varians proyek setelah Anda menjalankannya dengan lebih baik.

Coba perangkat lunak gratis selama 30 hari dan kemudian lihat apa yang dapat dilakukan dalam memberi Anda kontrol lebih besar atas daftar proyek Anda dan banyak lagi. Setelah Anda masuk, inilah cara untuk memulai.

Buat Daftar Proyek Anda

Tambahkan tugas ke bagan Gantt untuk memulai. Anda juga dapat mengimpor daftar tugas atau menggunakan salah satu templat khusus industri kami untuk membantu Anda memulai.

Tambahkan Durasi

Tetapkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas di daftar proyek Anda. Ini disebut durasi dan akan mengisi garis waktu, dengan bilah durasi yang menghubungkan kedua tanggal.

Tetapkan Prioritas & Tag

Tandai prioritas setiap item pada daftar proyek Anda untuk menentukan urutan pelaksanaannya. Anda juga dapat menambahkan tag yang dapat disesuaikan, yang memudahkan untuk menemukan tugas tertentu. Ini mungkin lebih mudah dilakukan dalam tampilan daftar, daripada tampilan Gantt.

Tautan Ketergantungan

Seret dan lepas satu tugas ke tugas berikutnya di garis waktu Anda dan tugas-tugas tersebut dihubungkan oleh garis putus-putus untuk mengingatkan Anda bahwa tugas-tugas ini bergantung satu sama lain.

Langkah Bonus: Lihat Semua Proyek Anda di Satu Tempat

Gunakan halaman Proyek Ikhtisar untuk melihat semua proyek Anda dalam daftar master proyek. Dari halaman ini Anda bisa mendapatkan metrik tingkat tinggi tentang kemajuan dan banyak lagi.

ProjectManager adalah alat manajemen proyek pemenang penghargaan untuk membangun, mengatur, dan melacak kemajuan pada daftar proyek Anda. Tapi itu hanya dasar-dasarnya. Daftar proyek Anda terintegrasi ke dalam rangkaian fitur lengkap yang membantu Anda merencanakan, mengelola sumber daya, melacak kemajuan, dan melaporkan kinerja, baik Anda mengerjakan satu proyek atau portofolio. Klik di sini untuk memulai uji coba gratis 30 hari Anda!