Cara Membuat Bagan RACI untuk Proyek (dengan Contoh)

Semakin baik anggota tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka, semakin baik proyek akan berjalan. Oleh karena itu, mengkomunikasikan perbedaan peran sejak awal dalam proyek sangat penting. Tetapi bagaimana manajer proyek dapat membuat definisi tersebut jelas dan jelas bagi tim?

Untuk melakukan itu, manajer proyek menggunakan matriks tugas tanggung jawab. Alat manajemen proyek ini dikenal dengan beberapa nama, seperti RACI chart, RACI matrix atau RACI template. Ini adalah cara yang efisien untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan memahami apa yang harus mereka lakukan. Hal terakhir yang Anda inginkan saat menjalankan proyek adalah kebingungan.

Tetapi sebelum kita menyelami apa itu matriks RACI dan bagaimana membuatnya, mari kita lihat apa arti dari akronim RACI.

Apa Kepanjangan dari RACI?

RACI singkatan bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi dan informasi. Setiap huruf adalah kategori yang digunakan pada matriks RACI untuk menentukan peran anggota tim dalam sebuah proyek.

Apa itu Bagan RACI?

Seperti dijelaskan di atas, bagan RACI adalah bagan manajemen proyek yang digunakan untuk menetapkan beragam tingkat tanggung jawab dan peran kepada anggota tim yang mengerjakan tugas individu dan terlibat dalam menciptakan hasil dalam suatu proyek.

Matriks RACI adalah alat visual sederhana yang mengambil setiap tugas dalam sebuah proyek dan menetapkan peran dan tanggung jawab yang melekat padanya. Ini memperjelas siapa yang melakukan apa dalam proyek dan menghindari kebingungan, yang dapat memperlambat produksi dan memakan biaya.

Terkait: Template Matriks RACI Gratis untuk Excel

Mari kita lihat lebih dekat apa RACI singkatan dari signifikansi masing-masing kategori dalam matriks penugasan tanggung jawab.

Bertanggung jawab

Setiap tugas harus memiliki setidaknya satu anggota tim yang bertanggung jawab yang melakukan pekerjaan untuk menyelesaikan tugas. Namun, mungkin ada lebih dari satu pihak yang bertanggung jawab yang ditugaskan pada matriks RACI.

Akuntabel

Anggota tim ini bertugas mendelegasikan pekerjaan dan merupakan orang yang menyetujui kiriman sebelum dianggap selesai. Terkadang anggota tim yang bertanggung jawab juga yang bertanggung jawab di bagan RACI. Tetapi setiap tugas harus memiliki satu orang yang bertanggung jawab yang melekat padanya, dan tidak selalu manajer proyek.

Dikonsultasikan

Anggota tim ini akan meninjau kiriman, memberikan umpan balik yang menempatkan kiriman dalam konteks keseluruhan proyek atau hanya dalam harapannya sendiri.

Diberitahukan

Ini adalah anggota tim yang harus tahu apa yang terjadi dengan pelaksanaan tugas, tetapi tidak terikat dengan mereka dengan tingkat tanggung jawab yang sama seperti yang tercantum di atas. Mereka dapat diberi laporan umum tentang kemajuan, daripada harus ikut campur dengan mereka.

Perangkat lunak manajemen proyek dengan alat pelaporan memudahkan untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan. ProjectManager, misalnya, memiliki dasbor waktu nyata yang memberi Anda tampilan tingkat tinggi pada proyek dan kemajuan tugas Anda. Ini sempurna untuk pelaporan yang cepat dan akurat. Cobalah gratis hari ini.

Contoh Bagan RACI

Sekarang kita telah belajar tentang peran yang bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan dan diinformasikan serta tanggung jawab mereka, mari kita lihat contoh matriks RACI.

Template RACI di bawah ini dibuat untuk proyek konstruksi renovasi rumah. Ini menunjukkan tugas proyek di kolom kiri, sedangkan anggota tim ditampilkan di baris atas. Kita dapat melihat bahwa model RACI memungkinkan untuk menetapkan setiap orang peran yang berbeda untuk setiap tugas.

Mari kita fokus pada peran dan tanggung jawab pemilik rumah. Kita dapat melihat bahwa dia bertanggung jawab untuk meninjau rencana dan melakukan tinjauan akhir, bertanggung jawab untuk memperkirakan anggaran, dan menginformasikan tentang izin, persiapan lokasi, dan pekerjaan eksterior dan interior.

Sekarang kita siap untuk mempelajari cara membuat matriks RACI.

Cara Membuat Bagan RACI

Semua proyek bisa mendapatkan keuntungan dari harapan yang jelas yang diberikan dengan menggunakan grafik RACI. Tetapi ini sangat membantu ketika mengelola banyak sumber daya atau memiliki dependensi tugas.

Untuk menyempurnakan proses pembuatan bagan RACI, mari buat proyek. Kami akan menggunakan skenario proyek yang sama yang kami gunakan untuk contoh matriks RACI kami. Katakanlah Anda sedang membangun tambahan untuk rumah Anda, tiga langkah ini akan menjelaskan bagaimana Anda membuat matriks RACI.

Langkah Satu: Identifikasi Peran

Di bagian atas templat bagan RACI Anda, daftar semua orang yang terlibat dalam proyek. Ini termasuk klien atau pemilik rumah yang sedang menyelesaikan konstruksi. Lalu ada arsitek, yang bertanggung jawab untuk menyusun rencana. Manajer proyek mengawasi seluruh proyek dari awal sampai akhir. Ada kontraktor, yang, dengan tim mereka, bertanggung jawab atas pembangunan yang sebenarnya. Kemungkinan ada lebih banyak subkontraktor, seperti tukang listrik, tukang atap, dkk., tetapi kami akan menjaga model RACI kami tetap sederhana.

Langkah Kedua: Buat Daftar Tugas dan Tonggak Sejarah

Selanjutnya, Anda ingin memiliki daftar lengkap semua tugas, termasuk pencapaian, dan proses pengambilan keputusan apa pun yang diperlukan untuk dicantumkan di kolom paling kiri. Ini termasuk tugas-tugas seperti meninjau rencana oleh arsitek, memperkirakan anggaran, mendapatkan izin, menyiapkan situs dan melakukan penggalian yang mungkin diperlukan. Anda mungkin harus meletakkan fondasi, menambahkan balok dan pelat alas, pasangan bata, lantai atau atap, pintu dan jendela, listrik dan pipa ledeng, perlengkapan, dll.

Langkah Tiga: Tetapkan Setiap Tugas ke Peran dan Tanggung Jawab

Di bawah setiap orang di tim proyek tambahkan R (Bertanggung jawab), A (Akuntabilitas), C (Berkonsultasi) atau I (Diinformasikan), tergantung pada hubungannya dengan tugas di kolom kiri. Misalnya, arsitek akan menjadi anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyampaikan rencana proyek yang telah selesai, sementara manajer proyek akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rencana tersebut sesuai dengan masalah peraturan apa pun. Klien atau pemilik rumah akan dikonsultasikan, untuk memastikan rencana memenuhi spesifikasi mereka, tetapi untuk sebagian besar pembangunan yang sebenarnya hanya akan diberitahu tentang kemajuannya.

Template Matriks RACI

Sekarang setelah Anda memahami cara kerja bagan RACI, dan proses pembuatannya, Anda dapat menggunakan templat bagan RACI kami untuk membantu Anda memulai.

Kapan Menggunakan Matriks RACI

Semakin banyak struktur, arah, dan definisi yang jelas yang dapat Anda berikan kepada tim proyek Anda, semakin cocok mereka untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan tanpa membuang sumber daya yang berharga. Bagan RACI menetapkan ekspektasi, jadi semua orang menyadari apa yang mereka dan anggota tim lainnya lakukan.

Matriks penugasan tanggung jawab menghindari redundansi atau membuat anggota tim bekerja melawan satu sama lain. Tugas, peran dan tanggung jawab dibuat jelas, sehingga tidak ada kesalahpahaman tentang siapa melakukan apa. Ini juga akan mengilhami tim Anda dengan rasa tanggung jawab atas pekerjaan mereka dan tahu kapan itu adalah pekerjaan mereka atau kapan mereka perlu mencari bimbingan orang lain.

Bonus tambahan, adalah definisi ini menghilangkan banyak masalah kepribadian dan politik kantor yang menghalangi produktivitas. Anda telah memberi tim Anda kerangka kerja RACI, sehingga mereka tahu di mana mereka berdiri dan di mana posisi anggota tim lainnya. Tim lebih bahagia dengan cara ini, dan ini merampingkan komunikasi. Anggota tim dapat melihat kembali bagan RACI kapan saja selama proyek dan mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa, daripada harus menarik semua orang menjauh dari apa yang mereka lakukan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Akuntabilitas

Pada dasarnya, bagan RACI adalah alat untuk menentukan akuntabilitas tim proyek. Ini adalah langkah kunci dalam manajemen proyek. Tetapi begitu peran dan tanggung jawab telah ditentukan, Anda ingin memiliki cara untuk memfasilitasi peran dan tanggung jawab tersebut sepanjang siklus hidup proyek.

ProjectManager adalah alat manajemen proyek yang Anda perlukan untuk membuat anggota tim Anda bertanggung jawab. Untuk satu hal, kami memudahkan untuk mengunggah daftar tugas Anda dan membuat proyek. Dari sana, manajer proyek dapat menetapkan setiap tugas pada templat bagan RACI Anda ke anggota tim. Setiap tugas memiliki kotak komentar di mana arah dapat ditambahkan. ProjectManager memiliki penyimpanan file tak terbatas, jadi tambahkan sebanyak mungkin dokumen dan gambar yang relevan sesuai kebutuhan.

Anggota tim juga dapat menggunakan tugas untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan orang lain yang ditugaskan untuk tugas tersebut atau @ manajer proyek, yang kemudian diberi tahu melalui email dan dibawa ke dalam percakapan.

Melampaui Grafik RACI

Dengan ProjectManager Anda dapat mencapai lebih dari sekadar menggunakan bagan RACI dan dokumen statis lainnya. Semua orang di tim dapat melacak tugas mereka sendiri di bagian "pekerjaan saya". Tugas mereka terdaftar dan dapat dicentang sebagai selesai. Proyek dan tanggal jatuh tempo juga terdaftar. Cukup klik pada tugas individu dan dapatkan lebih banyak detail. Anggota tim dapat menambahkan daftar tugas mereka sendiri ke tugas untuk mengelola pekerjaan mereka dan menjaganya tetap pada jalurnya.

Manajer proyek dapat mengikuti kemajuan tim dengan dasbor waktu nyata, yang mengikuti enam metrik proyek yang diperbarui secara instan ketika anggota tim memperbarui pekerjaan mereka. Untuk analisis yang lebih mendalam, ProjectManager memiliki pelaporan sekali klik yang menyediakan data mendetail tentang kemajuan tugas, biaya, dan beban kerja, antara lain.

Ada halaman beban kerja yang memungkinkan manajer proyek memastikan bahwa tidak ada anggota tim yang kekurangan atau kelebihan alokasi. ProjectManager melampaui matriks penugasan tanggung jawab dan membantu Anda mengelola tim dengan lebih baik, membuat keputusan berdasarkan data, dan mengoptimalkan sumber daya proyek Anda secara real-time.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengambil peran dan tanggung jawab yang ditentukan pada bagan RACI Anda dan mengubahnya menjadi alat dinamis untuk mengelola tim dan beban kerja. Manajer proyek mendapatkan transparansi ke dalam proyek untuk memantau kemajuan dan mengalokasikan kembali sumber daya agar anggota tim tidak terhalang. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membuat anggota tim Anda tetap akuntabel dan produktif dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.