Cara Membuat Pengumpulan Umpan Balik Kampanye Kurang Menyakitkan

“Bisakah Anda meninjau email ini untuk saya? Mengirimkanmu tes cepat!”

“Hei, bisakah kamu meninjau email yang aku kirimkan padamu tempo hari? Terima kasih!"

"Tunggu, mana komentar Tom?"

Jika Anda telah menggunakan salah satu dari frase ini dalam sebulan terakhir, Anda mungkin memiliki email review blues. Gejalanya termasuk umpan balik yang tersebar, komentar yang bertentangan, berjam-jam memantul antara komentar dan pengeditan, dan peningkatan sakit kepala.

Sayangnya, ini adalah tren yang semakin banyak dialami komunitas kita. Selama beberapa tahun terakhir, laporan Alur Kerja Email Keadaan kami telah menemukan persentase yang menyusut dari pemasar yang merasa proses peninjauan email mereka tepat.

Bagi sebagian orang, proses persetujuan email terlalu memberatkan. Rata-rata, pemasar menghabiskan 4,2 jam mengumpulkan ulasan dan persetujuan untuk satu email, yang biasanya lebih lama daripada yang dibutuhkan untuk mengkodekannya. Orang lain mungkin berjuang dengan alur kerja ulasan email yang terlalu longgar, yang menyebabkan kesalahan menyelinap melalui celah-celah.

Apakah memang harus seperti ini? Mari kita jelajahi.

Apa yang dapat merusak ulasan dan persetujuan email?

Secara teori, Anda seharusnya bisa menyambut proses peninjauan email dengan tangan terbuka. Siapa pun yang pernah memiliki anggota tim menunjukkan kelemahan nyata yang Anda abaikan, memahami betapa menyenangkannya mendapatkan perhatian baru pada pekerjaan Anda.

Jadi apa penyebab epidemi ulasan yang mengerikan ini? Ada tiga pelaku utama.

Masalah #1: Umpan Balik Tersebar

Bayangkan Anda ingin membuat sandwich sendiri untuk makan siang, tetapi roti ada di kamar mandi, sayuran ada di garasi, dan keju ada di lemari mantel Anda. Berjalan-jalan untuk mengumpulkan bahan-bahan dan bertemu kembali di dapur akan memakan waktu dan menjengkelkan.

Kedengarannya seperti skenario yang konyol, tetapi itulah yang harus dihadapi pemasar email ketika mereka perlu mendapatkan umpan balik dari pemegang saham yang berbeda. Kami bertanya kepada komunitas kami bagaimana mereka menerima umpan balik email, dan banyak pemasar menunjukkan bahwa mereka menggunakan beberapa saluran untuk mengumpulkan umpan balik pada satu email .

Cara paling umum untuk menerima umpan balik adalah melalui email, dengan 75% orang mengatakan mereka menggunakan metode ini. Oh bagus. Lebih banyak barang di kotak masuk Anda! Dapat dimengerti, ini terasa seperti tempat yang wajar untuk mengirim komentar sebagai balasan untuk menguji email, tetapi info penting dapat hilang di utas. 25% orang yang menggunakan Slack untuk umpan balik mungkin menghadapi masalah serupa dalam berburu melalui percakapan untuk menemukan komentar tertentu.

Metode populer lainnya untuk mengumpulkan ulasan email adalah secara lisan, dengan 28% mengelola ulasan dengan cara ini. Sementara berbicara tatap muka dengan seseorang meminimalkan kemungkinan Anda akan memiliki kesalahpahaman maksud, itu juga tidak meninggalkan "jejak kertas." Dengan segala sesuatu yang lain di piring Anda, Anda dapat dengan mudah melupakan detail percakapan.

21% pemasar berkolaborasi melalui Google Documents atau dokumen bersama lainnya. Kabar baiknya adalah metode ini mengkonsolidasikan catatan sedikit lebih baik daripada utas percakapan di email. Namun, ada langkah tambahan untuk menerjemahkan komentar pada satu dokumen ke email sebenarnya di program lain.

Daftar metode yang digunakan untuk mengumpulkan persetujuan email terus bertambah. Masalahnya bukan tentang saluran mana yang Anda gunakan. Sakit kepala benar-benar mulai muncul ketika anggota tim yang berbeda mengirimkan komentar melalui berbagai metode. Kemudian pimpinan proyek dibiarkan merekonsiliasi semua informasi dan menerjemahkannya ke dalam suntingan yang sebenarnya.

Masalah #2: Tidak Ada Alur Kerja yang Ditetapkan

Masalah lain yang menyebabkan ulasan email berlarut-larut adalah kurangnya alur kerja yang mapan. Sederhananya, jika tidak ada harapan, tidak ada yang bisa memenuhinya. Sangat membantu untuk mengerjakan detail seperti:

• Seberapa cepat orang diharapkan untuk membagikan komentar?
• Jenis umpan balik apa yang Anda cari?
• Siapa yang memiliki keputusan akhir tentang keputusan individu?
• Bagaimana Anda menangani pendapat yang bertentangan?

Tanpa prosedur operasi standar, Anda menciptakan kembali proses persetujuan email setiap saat.

Masalah #3: Terlalu Banyak Pendapat

Akhirnya, ulasan email menjadi berlebihan jika ada terlalu banyak juru masak di dapur. Bahkan satu saluran umpan balik akan terasa berlebihan jika ada terlalu banyak orang yang ikut campur. Mungkin tergoda untuk berpikir bahwa lebih banyak umpan balik sama dengan kesempurnaan email, tetapi ada batasan seberapa bermanfaat lebih banyak komentar.

Memiliki banyak anggota tim yang terlibat dalam peninjauan email tidak hanya buruk bagi pemasar email. Setiap departemen atau manajer tambahan yang Anda bawa harus meluangkan waktu dari hari mereka untuk menambahkan komentar. Sementara beberapa umpan balik ini penting, yang lain mungkin lebih baik melayani perusahaan dengan mempertahankan bakat mereka di tempat lain.

Cara membuat alur kerja ulasan email impian Anda

Ulasan email adalah hambatan bagi banyak tim email, yang berarti ini adalah area utama untuk perbaikan. Ada dua tuas yang dapat Anda gunakan untuk merombak alur kerja persetujuan email Anda : siapa dan bagaimana.

Batasi jumlah pengulas email hingga 2 atau tiga anggota tim

Meningkatkan proses peninjauan email Anda dimulai dengan memperhatikan dengan baik siapa yang terlibat dalam alur kerja Anda.

Titik manis dari kolaborasi adalah memiliki 2-3 orang yang berkontribusi pada ulasan email. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan beberapa pendapat tanpa harus memenuhi preferensi semua orang. Beberapa orang ini mungkin berada dalam tim email Anda atau bergabung dengan departemen seperti hukum. Jika Anda tidak yakin siapa yang harus dihilangkan dari tinjauan email sehari-hari, mulailah dari atas. Artinya, tim eksekutif.

27% pemasar mendapatkan umpan balik dari eksekutif atau tim operasi—dan tim tersebut cenderung menilai proses persetujuan mereka terlalu membebani. Jika ini masih merupakan proses peninjauan yang berharga bagi Anda, maka dengan segala cara, pertahankan. Namun, bagi sebagian besar organisasi, kepemimpinan eksekutif akan lebih baik melayani konsultasi tentang strategi tingkat tinggi, dibandingkan dengan email tunggal.

Menyetujui jadwal dan struktur untuk proses peninjauan

Setelah Anda memutuskan siapa yang penting untuk dimiliki dalam proses peninjauan Anda, pikirkan tentang bagaimana seharusnya terstruktur. Apa kerangka waktu yang realistis untuk mengumpulkan dan menerapkan umpan balik? Apakah setiap orang diminta untuk meninjau email sekaligus, atau apakah email tersebut melewati tingkat peninjauan "filter" yang berbeda? Komunikasi berjalan jauh dalam memastikan semua orang setuju dengan harapan yang sama.

Pilih satu alat untuk memusatkan semua umpan balik

Setelah memilah-milah tim peninjau email dan garis waktu Anda, saatnya untuk mengatur alat Anda. Bagian terpenting dari "bagaimana" proses peninjauan email Anda adalah bahwa setiap orang menggunakan satu metode untuk berbagi komentar. Bahkan satu utas email yang sangat panjang lebih baik daripada email, Slack, komentar Google Drive, dan Post-It dari bos Anda.

Potong waktu ulasan email menjadi dua dengan Litmus Proof

Jika Anda ingin membuat hidup Anda lebih mudah, pertimbangkan untuk menggunakan Litmus Proof . Fitur kolaborasi ini menggabungkan umpan balik semua orang bersama kode email dan pengujian Anda. Anda dapat mengundang tim inti Anda untuk meninjau, dan mereka dapat meninggalkan komentar di tempat tertentu dalam email.

Anda tidak perlu mengejar komentar, dan tim Anda akan dapat melihat catatan orang lain, menghindari duplikat. Selain membagikan bukti dalam akun Litmus Anda, Anda juga dapat membagikan tautan ke bukti email melalui tautan publik untuk dilampirkan ke alat manajemen proyek.

Penasaran? Pelajari lebih lanjut tentang Bukti Lakmus .