Cara Membuat Kalender Proyek untuk Manajemen Proyek

Apa itu Kalender Proyek?

Kalender manajemen proyek adalah salah satu dari banyak format untuk menampilkan jadwal proyek. Dalam hal ini, formatnya adalah salah satu yang sangat kita kenal—terlepas dari keahlian kita dengan manajemen proyek, kita semua pernah melihat kalender. Untuk alasan ini, kalender proyek adalah cara terbaik untuk berbagi informasi tentang garis waktu proyek dengan semua orang di tim.

Dengan mengingat hal itu, kalender perencanaan proyek sedikit lebih kompleks daripada yang Anda gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Meskipun formatnya sudah familiar, mereka menyertakan informasi yang lebih luas.

Mengapa Kalender Manajemen Proyek Penting?

Ada alasan mengapa kami masih mengandalkan kalender tradisional. Mereka adalah alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan berlalunya waktu dan membuat jadwal. Manajer proyek mengandalkan tampilan kalender untuk mengilustrasikan jadwal dengan gaya yang mudah dicerna, sering kali bersamaan dengan bagan Gantt, untuk menampilkan informasi selengkap mungkin. Yang mengatakan, kalender perencanaan proyek adalah langkah pertama yang sangat baik untuk dilakukan sebelum memetakan garis waktu.

Kalender proyek menempatkan semua informasi yang dibutuhkan tim tentang garis waktu rencana proyek dalam format yang mudah dipahami. Dibutuhkan mata yang terlatih untuk membedakan semua yang ditampilkan bagan Gantt, dan, bagi banyak orang, format seperti ini agak berlebihan. Kalender proyek, di sisi lain, sangat mudah. Setiap orang dalam tim berbeda, dan memiliki kalender proyek membantu mengakomodasi berbagai preferensi mereka.

Apa yang Ada di Kalender Proyek?

Kalender proyek harus menunjukkan lebih dari tanggal jatuh tempo yang penting. Ini hanya satu bagian dari teka-teki. Jika kalender proyek hanya menunjukkan elemen jadwal proyek ini, anggota tim akan dipaksa untuk merujuk dokumen lain, yang dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan.

Sebagai gantinya, buat kalender proyek yang menempatkan semua informasi penjadwalan proyek di satu tempat. Informasi ini mencakup tugas, sumber daya, garis dasar, tanggal jatuh tempo, dan lainnya.

Cara Membuat Kalender Proyek di ProjectManager

Aturan untuk membuat kalender proyek tidak kaku. Cara Anda mendekati kalender tergantung pada proyek, tim, dan preferensi pribadi. Dengan mengingat hal itu, ada beberapa langkah yang harus Anda ikuti untuk kalender manajemen proyek apa pun.

1. Buat Tugas: Membuat tugas adalah bagian penting dalam membuat jadwal proyek apa pun, dan jika Anda membuat kalender proyek, kemungkinan besar Anda sudah memiliki daftar tugas. Sekarang saatnya untuk mentransfer tugas-tugas ini dari daftar ke kalender manajemen proyek. Ketika Anda melakukannya, penting untuk "menyelesaikan" tugas dan memberikan sedetail mungkin. Ini termasuk semua penerima tugas, tautan, gambar, pesan, dll. Kalender proyek terbaik menyimpan semua informasi ini di satu tempat.
2. Tetapkan Prioritas: Bersiap untuk mengacak tugas adalah elemen yang sangat penting dalam membuat kalender proyek. Bahkan dengan perencanaan proyek terbaik, hal-hal tidak selalu berjalan seperti yang kita pikirkan. Ini tidak selalu merupakan hal yang buruk, itu hanya berarti kita harus siap untuk hasil yang berbeda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menetapkan prioritas untuk setiap tugas. Dalam menetapkan prioritas tinggi, sedang, atau rendah, Anda dapat memindahkan tugas tanpa mengorbankan hasil penting.
3. Tinjau dengan Filter Berbeda: Sebelum mengunci kalender perencanaan proyek Anda, Anda akan ingin meninjaunya dari sudut yang berbeda. Ini dilakukan dengan menggunakan filter untuk melihat hanya aspek tertentu dari kalender. Misalnya, coba filter kalender Anda menurut anggota tim untuk meninjau beban kerja. Kemudian, filter berdasarkan prioritas tugas untuk melihat item prioritas tinggi mana yang paling dekat satu sama lain. Semua informasi ini menginformasikan keputusan tentang membuat penyesuaian pada kalender untuk hasil yang lebih baik.

Cara Melacak Proyek dengan Kalender Proyek

Salah satu cara untuk melacak proyek dengan kalender proyek adalah dengan membandingkan tanggal jatuh tempo tugas dengan kemajuan dan memperkirakan apakah tugas berada di jalur yang akan diselesaikan tepat waktu atau tidak. Cara lain untuk melakukannya adalah dengan menggunakan kalender untuk menampilkan sumber daya, serta tanggal-tanggal penting.

Menggunakan kalender sumber daya seperti ini memudahkan untuk membandingkan rencana dengan kenyataan. Cukup bandingkan di mana sumber daya direncanakan dengan status sumber daya saat ini.

Praktik Terbaik untuk Membuat Kalender Manajemen Proyek

Kalender proyek c unik untuk setiap tim. Faktanya, bagian dari keindahan kalender perencanaan proyek adalah potensi penyesuaian. Yang mengatakan, ada beberapa aturan penting yang harus diikuti untuk menghindari jatuh ke dalam perangkap kalender proyek:

Kode warna

Karena kalender proyek telah digunakan selama mereka memilikinya, orang-orang telah mengambil beberapa trik untuk memanfaatkannya sebaik mungkin. Salah satunya adalah kode warna. Pengodean warna bukan hanya tentang estetika. Ini tentang membuat kalender proyek mudah dipahami, dengan cepat.

Jika Anda sudah terbiasa dengan warna yang mewakili apa yang ada di kalender manajemen proyek Anda , Anda tidak perlu membaca detailnya setiap kali Anda membutuhkan informasi. Ini sangat meningkatkan efisiensi. Dan, untuk pelajar dan pekerja visual, pengkodean warna berarti kalender lebih masuk akal.

Pertimbangkan Beban Kerja

Kalender proyek menawarkan cara terbaik untuk memeriksa beban kerja individu dan melakukan penyesuaian, dengan memberi Anda opsi untuk memfilter kalender menurut penerima tugas sebelum menugaskan pekerjaan baru. Ini memungkinkan Anda untuk melihat seberapa sibuk atau terbukanya jadwal seseorang. Tentu saja, Anda juga dapat memeriksa beban kerja dengan cara lain, tetapi memasukkannya ke kalender proyek akan menyederhanakan prosesnya. Beberapa manajer proyek bahkan memilih untuk memberi kode warna pada kalender mereka oleh anggota tim.

Terlepas dari bagaimana Anda memilih untuk mewakili beban kerja, Anda tidak ingin ada anggota tim yang mengambil "terlalu banyak ruang" di kalender. Ini menunjukkan bahwa seseorang kemungkinan besar tenggelam dalam tugas, dan ini dapat memengaruhi kualitas pekerjaan atau bahkan timeline proyek . Untungnya, kalender adalah cara terbaik untuk memeriksa detail ini dalam hitungan detik.

Buat Kontinjensi

Sangat membantu untuk menetapkan prioritas tugas. Selain melindungi Anda dari melewati tanggal jatuh tempo yang kritis, prioritas ini juga membuat peta jalan untuk rencana darurat. Kemungkinan besar, hal-hal tidak akan berjalan persis seperti yang ditandai pada garis waktu rencana proyek . Itulah sebabnya manajer proyek terbaik memiliki rencana untuk menyesuaikan seluruh kalender proyek dengan setiap potensi kemunduran.

Tidak cukup hanya siap untuk satu skenario. Sebaliknya, manajer proyek harus "bermain-main" dengan kalender untuk memetakan rute yang berbeda ke tujuan yang sama (tujuan itu adalah proyek yang telah selesai). Kabar baiknya adalah, kalender manajemen proyek online membuat proses eksperimen ini mudah dan memungkinkan pengguna untuk mencoba sebanyak mungkin rencana darurat yang dapat mereka pikirkan tanpa kehilangan karya asli mereka.

ProjectManager memiliki Kalender Proyek Terbaik

Tampilan Kalender ProjectManager memberi pengguna akses ke kalender proyek online terbaik dalam game, dan kekuatan untuk menjadikannya 100% unik untuk Anda. Memulai itu sederhana. Cukup buat tugas dengan cara apa pun yang Anda suka, baik melalui bagan Gantt, kartu kanban, daftar tugas, atau dalam tampilan kalender itu sendiri.

Perlu mengajukan pertanyaan kepada anggota tim tentang tugas tertentu? Tidak perlu melompat ke email Anda. Cukup buka tugas dan beri tag individu dalam komentar.

Gantt Chart

Selain tampilan kalender proyek, ProjectManager menawarkan bagan Gantt, papan Kanban, dan daftar tugas untuk memberi Anda alat manajemen proyek terbaik untuk merencanakan dan melaksanakan proyek Anda. Bagan Gantt memungkinkan Anda mengontrol jadwal proyek, menetapkan tugas kepada anggota tim, menentukan pencapaian, dan berkolaborasi dengan tim secara waktu nyata.

Tampilan kalender ProjectManager memungkinkan Anda meletakkan pekerjaan Anda di kalender tradisional, memberi seluruh tim Anda titik akses untuk melihat jadwal kerja. Mulai ProjectManager gratis selama 30 hari, dan lihat bagaimana akses ke alat manajemen kerja kami akan membantu membawa kesuksesan ke proyek Anda berikutnya.