Cara Membuat Kolaborasi Pemasok Lebih Efisien di Ritel

Industri ritel berada di bawah tekanan terus-menerus untuk meningkatkan efisiensi dan margin, dan satu area yang mendapat sorotan tajam adalah kolaborasi pemasok. Agar sukses, peritel perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang manfaat dan tantangan kolaborasi pemasok, serta cara membuatnya lebih efisien. Oleh karena itu, dalam artikel ini kami ingin melihat cara untuk mewujudkannya.

Pentingnya kolaborasi pemasok di ritel

Pengecer yang bekerja sama dengan pemasok mereka dapat menuai banyak keuntungan. Dengan berkolaborasi, pengecer dan pemasok dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang bisnis masing-masing, yang dapat meningkatkan komunikasi dan koordinasi. Selain itu, kolaborasi dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas.

Kolaborasi pemasok juga dapat mengarah pada peningkatan layanan pelanggan. Ketika pengecer dan pemasok bekerja sama, mereka dapat mengembangkan rantai pasokan yang lebih efisien yang lebih mampu memenuhi permintaan pelanggan. Ini dapat menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia dan peningkatan penjualan untuk pengecer.

Tantangan

Terlepas dari banyaknya manfaat kolaborasi pemasok, ada juga beberapa tantangan yang perlu diatasi. Salah satu tantangan terbesar adalah menyatukan semua pemangku kepentingan dengan ide kolaborasi. Pemasok mungkin ragu untuk berbagi informasi dengan pesaing, dan pengecer mungkin enggan menyerahkan kendali atas proses mereka. Selain itu, kedua belah pihak perlu menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk mengembangkan hubungan.

Tantangan lainnya adalah menjaga komunikasi dan koordinasi seiring berkembangnya hubungan antara pengecer dan pemasok dari waktu ke waktu. Penting bagi kedua belah pihak untuk saling memberi kabar terbaru tentang perubahan bisnis masing-masing sehingga mereka dapat terus bekerja sama secara efektif.

Terakhir, penting untuk diingat bahwa tidak semua kolaborasi akan berhasil; terkadang hubungan tidak berhasil atau tujuan berubah seiring waktu membuat kolaborasi tidak lagi layak atau bermanfaat bagi salah satu pihak yang terlibat.

1. Bagaimana teknologi dapat membantu

Transformasi digital dapat berperan besar dalam membuat kolaborasi pemasok menjadi lebih efisien. Dengan mengotomatiskan komunikasi dan berbagi informasi, ini dapat membantu mengurangi kebutuhan akan proses manual dan memudahkan semua orang untuk tetap berada di halaman yang sama. Ada beberapa cara utama agar teknologi dapat membantu:

Berbagi pesanan secara otomatis

Banyak pengecer berjuang dengan ketidakefisienan karena harus mengirimkan pesanan pembelian secara manual ke pemasok. Proses ini seringkali rawan kesalahan, memakan waktu, dan dapat menyebabkan keterlambatan penerimaan barang. Cara yang lebih efisien untuk mengelola kolaborasi pemasok adalah dengan menggunakan teknologi yang secara otomatis membagikan pesanan pembelian dengan pemasok. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pertukaran data elektronik (EDI) atau dengan mengintegrasikannya dengan sistem pemesanan online pemasok. Dengan berbagi pesanan pembelian secara elektronik, pengecer dapat mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan mengirimkan barang ke toko mereka lebih cepat.

Berbagi informasi produk secara otomatis

Area lain di mana teknologi dapat membantu kolaborasi pemasok menjadi lebih efisien adalah dalam berbagi informasi produk. Untuk ini, solusi Manajemen Informasi Produk akan membantu. Sistem PIM sangat penting untuk mengelola katalog data produk yang besar, dan untuk menyediakan informasi produk yang akurat dan terkini kepada semua pemangku kepentingan dalam rantai pasokan ritel.

Dengan berbagi sistem PIM pusat dengan pemasok, pengecer dapat menghindari proses pertukaran data produk secara manual yang mahal dan rawan kesalahan. Selain itu, sistem PIM pusat dapat memberikan satu sumber kebenaran untuk informasi produk, memastikan bahwa setiap orang dalam rantai pasokan bekerja dari kumpulan data yang sama.

Berbagi data stok dan penjualan secara otomatis

Cara lain untuk membuat kolaborasi pemasok lebih efisien adalah dengan membagikan data stok dan penjualan secara otomatis. Dalam banyak kasus, pengecer harus mengirimkan pembaruan tingkat inventaris atau laporan penjualan secara manual ke pemasok mereka. Berbagi data penjualan secara otomatis dengan pemasok dapat membantu mereka memahami produk mana yang laris manis dan mana yang tidak laku seperti yang diharapkan. Informasi ini dapat digunakan oleh pemasok untuk menyesuaikan rencana produksinya.

Selain itu, data penjualan dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah pada produk sebelum menjadi masalah serius. Misalnya, jika produk tertentu tidak laku di satu wilayah tetapi laku di wilayah lain, ini bisa menjadi indikasi masalah kualitas yang perlu ditangani oleh pemasok.

Ada beberapa cara pengecer dapat berbagi data penjualan dengan pemasok. Misalnya, Retailgear menawarkan portal berbasis Web yang dapat diakses oleh kedua belah pihak. Dengan cara ini data dapat dibandingkan dengan informasi industri melalui AI. Untuk itu, penting untuk memperbarui data secara realtime, sehingga setiap orang memiliki informasi seakurat mungkin.

Melayani konsumen secara bersama-sama

Salah satu tujuan akhir dari kolaborasi pemasok yang efisien adalah bersama-sama melayani konsumen dengan lebih baik. Ketika sistem pengecer dan pemasok terintegrasi, ini menciptakan pengalaman yang mulus bagi konsumen—mulai dari mencari produk di situs web pengecer hingga melihat tingkat stok yang akurat di titik pembelian. Konsumen juga mendapat manfaat dari dapat melacak status pesanan mereka di berbagai saluran (termasuk toko ritel, web, dan seluler), dan menerima pemberitahuan waktu nyata tentang perubahan tingkat stok atau waktu pengiriman. Dengan bersama-sama melayani konsumen dengan lebih baik, peritel dan pemasok dapat menciptakan keunggulan kompetitif dan mendorong lebih banyak penjualan.

2. Peran komunikasi

Selain teknologi, komunikasi adalah bagian penting lainnya untuk membuat kolaborasi pemasok menjadi lebih efisien. Dengan mengomunikasikan ekspektasi, tenggat waktu, dan perubahan secara jelas, pengecer dapat menghindari kesalahpahaman dan penundaan lebih lanjut. Komunikasi yang efektif harus tepat waktu, jelas, ringkas, dan konsisten di semua saluran (email, panggilan telepon, rapat, dll.). Beberapa tips untuk komunikasi yang efektif meliputi:

Menetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal

Sebelum pekerjaan dimulai pada proyek apa pun, penting untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dengan pemasok tentang apa yang diharapkan dari mereka (mis., garis waktu, kiriman). Ini akan membantu menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Tetap teratur dengan tenggat waktu dan pencapaian

Melacak tenggat waktu dan tonggak penting bagi pengecer dan pemasok sehingga semua orang tahu kapan waktunya dan kapan kemajuan dibuat. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana atau Trello yang memungkinkan setiap orang untuk melihat kapan waktunya dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Menjadi tanggap terhadap perubahan

Hal-hal pasti akan berubah selama proyek apa pun (misalnya, pemotongan anggaran, ruang lingkup merayap), jadi penting untuk tanggap terhadap perubahan ini saat terjadi. Ini mungkin berarti pengerjaan ulang garis waktu atau hasil kerja tetapi terbuka untuk perubahan akan membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya secara keseluruhan.

3. Peran proses dalam kolaborasi pemasok

Selain teknologi dan komunikasi, memiliki proses yang solid juga merupakan kunci untuk membuat kolaborasi pemasok menjadi lebih efisien. Proses yang terdefinisi dengan baik akan membantu memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama dan tugas diselesaikan tepat waktu. Beberapa hal yang perlu diingat saat membuat proses kolaborasi pemasok:

Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas

Untuk menghindari kebingungan dan duplikasi pekerjaan, penting untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas dalam proyek. Ini termasuk pengecer dan pemasok.

Buat garis waktu dan tonggak yang jelas

Seperti disebutkan sebelumnya, menetapkan garis waktu dan tonggak yang jelas penting agar semua orang tahu kapan waktunya tiba dan kapan kemajuan dibuat. Ini akan membantu menghindari tenggat waktu yang terlewat dan dapat membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya secara keseluruhan.

Dokumentasikan semuanya

Memiliki tempat sentral di mana semua informasi proyek disimpan (misalnya, catatan rapat, dokumen, file) dapat sangat membantu pengecer dan pemasok. Hal ini memungkinkan setiap orang memiliki akses ke informasi terbaru dan mengurangi kebutuhan akan pembaruan manual.

Kesimpulan

Kesimpulannya, kolaborasi pemasok sangat penting untuk bisnis ritel agar efisien dan sukses. Dengan memanfaatkan otomatisasi, komunikasi, dan proses, pengecer dapat membuat kolaborasi pemasok menjadi lebih efisien dan membantu merampingkan keseluruhan rantai pasokan.