Bagaimana Mengelola Lingkungan Proyek dari Inisiasi hingga Penutupan

Mengelola proyek itu sulit. Anda memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi dan anggaran yang harus dijaga. Dan dalam jalur sempit itu, Anda harus memberikan produk atau layanan yang berkualitas.

Dan itu hanya proyek! Bagaimana dengan semua hal yang dapat mempengaruhi proyek? Ada kekuatan di luar kendali Anda yang dapat mengalihkan pekerjaan Anda. Bahkan ada masalah yang bisa muncul dari tim atau pemangku kepentingan Anda.

Semua hal ini membentuk lingkungan proyek. Sama seperti Anda hidup di lingkungan yang memengaruhi hidup Anda, begitu pula proyek Anda. Anda perlu menyadari lingkungan proyek dan mempersiapkan pengaruhnya terhadap proyek Anda sepanjang siklus hidup manajemen proyek.

Apa itu Lingkungan Proyek?

Lingkungan proyek adalah semua kekuatan internal dan eksternal yang bekerja pada manajemen proyek Anda. Ini adalah hal-hal dari dalam dan luar proyek yang dapat memengaruhi jadwal, anggaran, moral tim, dan banyak lagi.

Manajer proyek harus memahami lingkungan proyek dan secara proaktif merencanakan untuk mengelola faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi proyek. Ini seperti mengelola risiko dengan cara itu.

Pikirkan lingkungan proyek sebagai konteks proyek itu ada. Ada ungkapan lama yang mengatakan, "Konteks adalah segalanya." Manajer proyek mana pun yang berpikir bahwa mereka tidak membutuhkan lebih banyak data adalah manajer proyek yang akan mendapatkan pelajaran yang sulit.

Mengapa Lingkungan Proyek Penting?

Saat mengelola sebuah proyek, sudah menjadi kebiasaan untuk menentukan tujuan, ruang lingkup, anggaran, dan jadwalnya—tetapi seringkali Anda mengabaikan lingkungan manajemen proyek. Lakukan ini dengan risiko Anda sendiri. Ada faktor-faktor yang berperan yang harus Anda identifikasi dan kelola untuk memastikan Anda memberikan proyek dengan sukses.

Misalnya, di mana proyek berlangsung, dan apakah ruang tersebut memiliki potensi risiko? Mungkin ada gempa bumi, angin topan atau bahkan sesuatu yang sederhana seperti infrastruktur yang buruk yang mempersulit Anda untuk mendapatkan sumber daya Anda ke lokasi kerja.

Faktor lainnya adalah lingkungan sosial. Apa pendapat masyarakat setempat tentang proyek tersebut? Apakah mereka akan marah dan berpotensi menghalangi kemajuan Anda? Bisa juga kurang dramatis, seperti demografi daerah yang mungkin mempengaruhi rencana manajemen proyek dalam beberapa cara.

Lingkungan proyek sangat penting. Mengumpulkan informasi ini adalah tempat perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengunggah dokumen dan gambar tanpa batas ke alat tersebut. Atur mereka di tampilan daftar kami dan mereka selalu ada di ujung jari Anda, baik saat Anda berada di lokasi, di kantor, atau bahkan di rumah. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Elemen Kunci dari Lingkungan Proyek

Dua elemen utama dari lingkungan proyek adalah faktor internal dan eksternal:

Struktur Organisasi dan Budaya Organisasi

Struktur organisasi memengaruhi cara Anda mengelola proyek. Ini adalah berbagai sistem yang menguraikan bagaimana proses dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi, dan pada gilirannya, cara kerja proyek. Selain itu, budaya organisasi juga membentuk cara Anda menjalankan proyek.

Lingkungan fisik

Faktor kunci lainnya adalah lingkungan fisik. Ini mencakup ekologi lokal hingga geografi fisik—cuaca, kendala akses lokasi, utilitas, ketersediaan layanan lokal, dan ketersediaan sumber daya manusia dan material. Ini adalah faktor eksternal, karena berada di luar kendali organisasi Anda.

Lingkungan Politik

Lingkungan politik proyek berlangsung dapat memengaruhi cara tim proyek berinteraksi dengan pemangku kepentingan. Mungkin ada kegiatan ilegal yang berperan, seperti korupsi, perbedaan kebijakan lokal dan nasional, perubahan kekuatan atau pengaruh politik, dan banyak lagi.

Ada juga masalah budaya dan agama yang perlu dipertimbangkan. Ini dapat menyebabkan rencana proyek Anda berubah karena akomodasi personel di fasilitas kerja, hari libur, jam kerja yang dapat diterima, dan pertimbangan keamanan.

Faktor Lingkungan Proyek Internal Lainnya

Faktor internal lainnya termasuk alat, keterampilan, dan pengalaman tim Anda. Apa ketersediaan mereka? Apakah mereka membutuhkan pelatihan? Apakah Anda memiliki alat yang Anda butuhkan? Hal ini dapat berdampak pada kecepatan dan efisiensi proyek, serta ruang lingkup dan standar.

Kekuatan luar juga termasuk kondisi pasar, yang selalu berubah. Tergantung pada lingkungan ekonomi, Anda mungkin tidak memiliki kemampuan untuk membiayai proyek tersebut. Mungkin ada kekurangan sumber daya manusia dan material.

Jangan lupakan pemangku kepentingan proyek. Memahami mereka mungkin menjadi salah satu aspek terpenting dalam mengelola lingkungan proyek. Ketahui pengalaman mereka, budaya tempat mereka berasal, struktur tempat mereka bekerja, selera mereka terhadap risiko, prioritas, dll.

Lingkungan Proyek dan Siklus Hidup Manajemen Proyek

Salah satu cara terbaik untuk mengelola lingkungan proyek adalah dengan mengikuti fase proyek. Sebuah proyek memiliki lima fase: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian dan penutupan. Selama setiap fase manajemen proyek ini, Anda perlu mempertimbangkan lingkungan proyek.

• Inisiasi proyek: Fase ini adalah di mana Anda menentukan apakah proyek itu layak. Pertimbangan untuk lingkungan proyek Anda termasuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan Anda, melakukan studi kelayakan dan menyelaraskan perencanaan proyek dengan tujuan organisasi.
• Perencanaan proyek: Perencanaan proyek melibatkan Anda membuat anggaran, jadwal dan menganalisis risiko (yang merupakan komponen utama dari setiap lingkungan proyek). Ini adalah Anda memutuskan apa yang akan dilakukan oleh tim proyek internal, dan apa yang akan dikontrakkan.
• Eksekusi proyek: Saat Anda menjalankan proyek, lingkungan proyek mencakup sumber daya dan peralatan yang diperlukan untuk melakukan tugas. Tim akan mengawasi setiap risiko, dan mengidentifikasi masalah yang muncul. Setiap pengujian dan verifikasi kinerja akan terjadi juga.
• Pemantauan dan pengendalian: Kedua kegiatan ini berlangsung pada saat yang sama dengan pelaksanaan proyek. Pada titik ini, lingkungan proyek diperluas untuk mencakup proses dan alat yang melacak kemajuan dan kinerja. Setiap perbedaan dari rencana manajemen proyek akan dilaporkan dan penyesuaian akan dilakukan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.
• Penutupan proyek: Penutupan terjadi setelah penyerahan akhir telah selesai. Sekarang ujung yang longgar perlu diikat. Lingkungan proyek pada titik ini mencakup pengelolaan proses peninjauan dan penerimaan, penyelesaian semua akun terbuka dan kontrak penutupan. Ini diikuti dengan review proyek, mendokumentasikan semua pelajaran dan menutup semua catatan proyek.

Contoh Lingkungan Proyek

Mari luangkan waktu sejenak untuk memikirkan lingkungan proyek untuk perpanjangan jalan raya.

1. Pertama, proyek sedang dijalankan di luar. Anda perlu memikirkan lingkungan fisik dan menentukan musim apa yang terbaik untuk melaksanakan proyek—sebaiknya ketika tanah tidak basah kuyup karena hujan atau beku di musim dingin.
2. Kemudian, ada lingkungan politik yang perlu dipertimbangkan. Apakah negara bagian atau kabupaten setuju dengan proyek tersebut, dan apakah mereka memiliki dana yang cukup untuk melaksanakannya? Apakah ada kebijakan atau peraturan yang mungkin berdampak pada proyek? Apakah ada niat baik politik untuk menyelesaikannya?
3. Apa dampak lingkungan dari proyek tersebut, dan apakah proyek tersebut mendapat dukungan dari masyarakat? Jika Anda tidak memiliki penduduk setempat di belakang proyek, mungkin ada jalan buntu. Mungkin juga ada masalah keamanan untuk lokasi—atau mungkin jalan raya diusulkan untuk melewati tanah yang dilindungi dalam kapasitas tertentu.
4. Lingkungan proyek internal dapat mencakup kompleksitas desain, dan sumber daya manusia yang tersedia untuk melaksanakan rencana itu. Hal ini dapat mempengaruhi kecepatan dan efisiensi pekerjaan Anda. Lingkungan eksternal yang perlu dipertimbangkan adalah apakah kondisi pasar mendukung proyek tersebut. Ini dapat mengubah ruang lingkup proyek.

Lingkungan proyek menyentuh setiap aspek proyek. Isu yang paling jelas dan penting seringkali paling sulit dilihat. Itu sebabnya mengelola lingkungan proyek tidak boleh dianggap remeh.

Bagaimana ProjectManager Membantu Anda Mengelola Lingkungan Proyek

ProjectManager dapat memantau dan mengelola lingkungan proyek melalui kelima fase proyek Anda. Itu dapat mengumpulkan dokumen proyek dan berfungsi sebagai hub pusat untuk semua catatan proyek, menghubungkan tim di platform kolaboratifnya untuk membantu mereka merencanakan, melacak, dan melaporkan lingkungan proyek agar tetap berada di jalur.

Rencanakan Dari Awal hingga Selesai di Gantt Charts

Rencana proyek harus memperhitungkan lingkungan proyek. Bagan Gantt ProjectManager cukup kuat untuk mengatur semua aktivitas di proyek Anda, menautkan dependensi yang dapat menunda kemajuan Anda, dan bahkan menetapkan garis dasar setelah Anda membuat jadwal proyek. Dengan baseline, Anda dapat dengan cepat melihat varians proyek dan secara real time karena perangkat lunak kami diperbarui secara instan saat status proyek diajukan.

Dapatkan Status Waktu Nyata dengan Dasbor Langsung

Mendapatkan tampilan proyek tingkat tinggi memungkinkan Anda melihat lingkungan proyek secara penuh dan menangkap masalah dengan cepat sehingga dapat diselesaikan dengan cepat sebelum berdampak negatif pada proyek. Dasbor langsung ProjectManager tidak harus dikonfigurasi seperti pada alat ringan tetapi siap digunakan kapan pun Anda mau. Ini mengumpulkan data secara real time dan secara otomatis menghitung metrik proyek yang kemudian ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca.

Laporan Sekali Klik Memberikan Data dengan Cepat

Jika Anda perlu melihat data lebih dekat, gunakan laporan sekali klik ProjectManager. Hasilkan laporan tentang varian proyek, tugas, biaya, dan banyak lagi. Semua laporan kami dapat difilter untuk memungkinkan Anda membidik hanya pada informasi yang ingin Anda lihat. Anda juga dapat memfilter laporan untuk menunjukkan apa yang ingin diperbarui oleh pemangku kepentingan, lalu membagikannya dengan mudah kepada mereka.

Dari perencanaan hingga penutupan, perangkat lunak kami memiliki semua fitur yang Anda butuhkan untuk mengelola lingkungan proyek Anda dan mengurangi risiko apa pun yang terkait dengannya. Dapatkan pemberitahuan, alat manajemen sumber daya, dan papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja tim Anda sehingga Anda dapat mengatasi kemacetan dan mengalokasikan kembali sumber daya dengan cepat agar tim tetap bekerja sesuai kapasitas. Plus, Anda mendapatkan beberapa tampilan proyek sehingga semua orang di tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka dan tetap mendapatkan informasi terbaru.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan Anda dan membuat Anda tetap produktif. Data real-time membantu Anda memantau lingkungan proyek dan membuat keputusan yang lebih baik untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Coba ProjectManager gratis hari ini.