Bagaimana Mengelola Ekspektasi Pemangku Kepentingan

Stakeholder adalah orang-orang yang memiliki kepentingan dalam proyek. Mereka ingin tahu bagaimana kemajuan proyek dan apakah dijadwalkan untuk selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Manajer proyek perlu mengelola harapan pemangku kepentingan mereka.

Apa Harapan Pemangku Kepentingan?

Harapan pemangku kepentingan adalah kriteria dimana pemangku kepentingan akan mempertimbangkan keberhasilan proyek. Ini biasanya merupakan kombinasi dari hal-hal, mulai dari pengiriman produk atau layanan akhir yang memenuhi ekspektasi kualitas yang ditetapkan pemangku kepentingan hingga menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Pemangku kepentingan akan menginginkan pembaruan rutin dan manajer proyek dapat menggunakan presentasi pemangku kepentingan ini untuk mengelola ekspektasi mereka. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memiliki fitur pelaporan yang dapat disesuaikan yang dapat dengan mudah dibagikan dalam berbagai format untuk terus memperbarui pemangku kepentingan. Sangat mudah untuk menghasilkan laporan status dan portofolio, serta laporan varians yang dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang menarik bagi pemangku kepentingan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Penting untuk Mengelola Ekspektasi Pemangku Kepentingan?

Hal terakhir yang diinginkan manajer proyek adalah membuat pemangku kepentingan menyela operasi sehari-hari mereka mengelola proyek dengan pertanyaan tentang kemajuan dan pengeluaran. Ini adalah pertanyaan yang sah, tetapi jika seorang manajer proyek tidak memiliki percakapan itu, itu akan menarik mereka menjauh dari pekerjaan proyek yang penting dan bahkan dapat membahayakan rencana proyek.

Tentu saja, tidak semua pemangku kepentingan adalah klien. Siapa pun yang memiliki kepentingan dalam proyek adalah pemangku kepentingan. Anggota tim adalah pemangku kepentingan. Mengelola ekspektasi mereka akan membangun kepercayaan dan mengembangkan hubungan yang lebih baik dengan tim. Ini meningkatkan moral dan produktivitas. Mengelola harapan pemangku kepentingan sangat penting karena mengarah pada kelancaran proyek.

Bagaimana Mengelola Ekspektasi Pemangku Kepentingan Dalam 6 Langkah

Ini bisa menjadi tantangan untuk mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, tetapi ini merupakan bagian penting dari manajemen proyek. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk menangani proses itu.

1. Identifikasi Pemangku Kepentingan Anda

Sebelum Anda dapat mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, Anda harus tahu siapa mereka. Identifikasi semua pemangku kepentingan proyek dan minat mereka dalam proyek sehingga Anda dapat memahami bagaimana mereka berhubungan dengan proyek.

2. Petakan Pemangku Kepentingan Anda

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda, gunakan peta untuk memvisualisasikan hubungan mereka dengan proyek. Peta pemangku kepentingan memiliki empat kuadran, tetap puas, kelola dengan cermat, pantau, dan tetap terinformasi. Anda akan menempatkan setiap pemangku kepentingan di kuadran yang sesuai untuk lebih memahami cara menangani mereka.

3. Kumpulkan Harapan dari Pemangku Kepentingan Anda

Memahami ekspektasi dengan mewawancarai mereka dan mendapatkan sudut pandang mereka, seperti kriteria apa yang akan mereka pertimbangkan untuk proyek yang sukses. Informasi ini akan membantu Anda mengelola ekspektasi mereka selama siklus hidup proyek.

4. Buat Dokumen Ruang Lingkup Proyek dan Disetujui oleh Pemangku Kepentingan

Sebuah dokumen ruang lingkup menjelaskan batas-batas proyek. Ini akan menetapkan tanggung jawab tim dan menetapkan prosedur bagaimana pekerjaan yang diselesaikan diverifikasi dan disetujui. Biarkan pemangku kepentingan Anda meninjau dokumen ini dan menyetujuinya sebelum mengimplementasikannya sehingga mereka memahami bagaimana proyek akan bergerak maju.

5. Buat Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Rencana manajemen pemangku kepentingan digunakan untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan pendekatan dan tindakan untuk meningkatkan dukungan pemangku kepentingan dan mengurangi dampak negatif yang mungkin mereka timbulkan pada proyek. Ini melibatkan identifikasi pemangku kepentingan dan menentukan tingkat kekuatan dan pengaruh yang mereka miliki pada proyek.

6. Berkomunikasi dengan Stakeholder Sepanjang Pelaksanaan Proyek

Setelah Anda memiliki rencana, Anda perlu memberi informasi kepada pemangku kepentingan. Cari tahu bagaimana setiap pemangku kepentingan ingin mendapatkan pembaruan dan frekuensi pembaruan tersebut. Kemudian Anda akan dapat memberikan presentasi kepada setiap pemangku kepentingan sesuai kebutuhan agar mereka tetap up to date, baik secara langsung, melalui email, dll.

Video: Tips Mengelola Harapan Pemangku Kepentingan

Manajer proyek terkadang harus memenuhi harapan yang berbeda dari berbagai pemangku kepentingan. Dalam video ini dengan Jennifer Bridges, PMP, pelajari cara mengelola harapan pemangku kepentingan dan memastikannya selaras dengan proyek Anda.

Berikut adalah beberapa tip yang harus diikuti oleh setiap manajer proyek saat mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.

• Dokumentasikan pemangku kepentingan: Tidak semua orang adalah pemangku kepentingan.Sering kali ketika sebuah proyek dimulai, ada orang yang berbeda di dalam organisasi, anggota klien, anggota tim, dan mitra vendor yang mencoba memberikan dampak dan umpan balik serta meminta perubahan pada rencana proyek dan perlu kita ingat bahwa itu belum tentu pemangku kepentingan. Biasanya semua organisasi yang terkena dampak proyek memiliki pemangku kepentingan yang terwakili dalam proyek dan anggota dewan kontrol perubahan. Tetapi mereka memiliki perwakilan yang mereka tuju yang mereka jawab untuk organisasi, jadi tidak semua orang adalah pemangku kepentingan.
• Terapkan Proses: Penting sebagai manajer proyek untuk menjaga proses tetap selaras sehingga ketika orang lain dalam organisasi, mungkin manajer proyek atau anggota tim Anda, beri tahu mereka bahwa ada proses, proses manajemen perubahan.Jadi, jika umpan balik harus datang melalui proyek atau keputusan perlu dibuat, perlu melalui proses manajemen perubahan formal. Sekali lagi, mengetahui bahwa meskipun Anda menerapkan suatu proses terkadang Anda harus mengubah proses Anda, jadi tetap perbarui itu dan pertahankan semua orang di dalam proyek dan di luar proyek di jalurnya.
• Berikan laporan status yang sering dan teratur: Pemangku kepentingan biasanya memiliki banyak proyek yang sedang berlangsung sehingga mereka menghadiri sejuta pertemuan, mereka memiliki sejuta tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, dan mereka melihat banyak laporan proyek yang mencoba membuat keputusan.Jadi mereka mengandalkan Anda, manajer proyek untuk menjaga agar segala sesuatunya didokumentasikan, dikelola, dan dikirim. Itulah mengapa penting untuk memberikan laporan status secara sering, teratur, terkini, dan dalam format yang sesuai untuk pemangku kepentingan Anda. Ingat bahwa eksekutif memerlukan tingkat status yang berbeda dari anggota tim. Anggota tim mungkin memerlukan lebih banyak perincian tentang tugas mereka, para eksekutif mungkin memerlukan lebih banyak perincian tentang status proyek secara keseluruhan dan kesehatan proyek.
• Ajukan pertanyaan: Kemudian sentuh basis secara teratur dan ajukan pertanyaan kepada pemangku kepentingan Anda.Hubungi mereka lagi, teruslah berhubungan dan sentuh basis dan katakan, "Bagaimana kabarmu, apa pendapatmu tentang proyek ini?" “Apakah itu memenuhi harapanmu?” Jadi dengan mengajukan pertanyaan, Anda dapat melihat kekhawatiran apa yang mereka miliki alih-alih menghadiri rapat eksekutif dan Anda menjadi orang terakhir yang tahu bahwa Anda akan dihadapkan pada sesuatu yang terlewatkan oleh tim Anda atau Anda sebagai manajer proyek.
• Hilangkan Mitos: Karena pemangku kepentingan memiliki banyak proyek, begitu banyak hal yang terjadi, sulit bagi mereka untuk melacak, ada orang yang berbeda di dalam proyek, di luar proyek yang memberikan informasi dan di situlah mitos muncul.Di mana orang membuat asumsi dan pernyataan yang salah tentang berbagai hal, jadi penting untuk terus menghilangkan mitos tersebut di sepanjang jalan dan membuat orang mengatakan kebenaran tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam proyek.

Jadi kami merasa ini adalah satu ons pencegahan yang akan menghemat satu pon obat untuk menjaga agar ekspektasi pemangku kepentingan Anda tetap selaras dan sesuai jalur. Ikuti saran sederhana ini dan Anda akan mengelola harapan pemangku kepentingan Anda. Lebih baik lagi, Anda akan menyematkan ekspektasi tersebut ke jadwal yang selaras dengan proyek Anda. Terima kasih telah menonton!

Template Manajemen Stakeholder Gratis

Untuk membantu manajemen pemangku kepentingan, ProjectManager memiliki template manajemen pemangku kepentingan gratis. ProjectManager adalah hub online untuk semua hal tentang manajemen proyek, termasuk blog mingguan, video tutorial, dan template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word. Berikut adalah pasangan yang dapat membantu manajemen pemangku kepentingan.

Templat Analisis Pemangku Kepentingan

Gunakan templat analisis pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel guna mengidentifikasi dan mengelola pemangku kepentingan Anda. Template gratis menangkap nama, judul, dan detail kontak serta tingkat pengaruhnya dan banyak lagi.

Templat Peta Pemangku Kepentingan

Peta pemangku kepentingan memvisualisasikan bagaimana Anda akan mengelola setiap pemangku kepentingan. Dengan menempatkan pemangku kepentingan Anda di templat peta pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel, Anda dapat memetakan tingkat minat dan pengaruh masing-masing.

Jika Anda sedang mencari alat yang dapat membantu Anda menjaga ekspektasi pemangku kepentingan tetap pada jalur dan keselarasan, maka daftarkan perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.