Cara Memaksimalkan Adopsi Pengguna Perangkat Lunak di Perusahaan Anda

Perangkat lunak adalah alat untuk membantu Anda memecahkan masalah, bukan solusi itu sendiri. Jadi, ketika Anda akhirnya membeli alat perangkat lunak baru, Anda sebenarnya baru saja memulai perjalanan perangkat lunak Anda.
Mencari tahu alat mana yang harus digunakan saat Anda berada dalam fase pengambilan keputusan bisa terasa seperti bagian paling penting dari perjalanan ini. Tentu saja, mendapatkan produk yang tepat itu penting, tetapi jika Anda tidak dapat mendorong adopsi pengguna secara luas di antara karyawan Anda, tidak masalah seberapa cocok perangkat lunak yang Anda beli.
Berkali-kali, Anda akan mendengar cerita tentang orang-orang yang menyesali keputusan perangkat lunak karena tidak benar-benar melakukan apa yang mereka inginkan. Kadang-kadang, itu benar-benar terjadi, tetapi lebih sering daripada tidak, ketika orang tidak puas dengan keputusan perangkat lunak mereka, itu karena mereka tidak mengimplementasikan alat dengan benar dan akibatnya memiliki tingkat adopsi pengguna yang rendah di antara karyawan mereka.
Saat tenaga kerja tidak mengadopsi perangkat lunak yang baru dibeli, seperti inilah siklus hidup perangkat lunak:

1. Beli perangkat lunak baru
2. Menerapkan perangkat lunak baru dengan tidak benar
3. Tidak melihat hasil atau perubahan dalam proses
4. Lihat jam dan hitung detik sampai kontrak berakhir
5. Mengulang

Jika Anda tidak menyingkirkan alat baru ketika kontrak penjualan berakhir, Anda biasanya akan menyimpan alat itu, menggunakannya dengan hemat, dan mengatakan pada diri sendiri bahwa alat itu menyelesaikan pekerjaan sambil menghindari segala upaya untuk menghitung pengembalian Anda. pada investasi.

Apa itu adopsi pengguna?

Ketika kita berbicara tentang adopsi pengguna untuk sebuah perangkat lunak, yang kami maksud adalah menerapkan alat tersebut ke dalam proses bisnis Anda, sehingga semua karyawan yang memiliki alasan untuk menggunakannya menggunakannya.
Adopsi pengguna biasanya disebut sebagai tingkat atau persentase. Anda tidak selalu bisa mendapatkan 100% adopsi pengguna, tetapi jika Anda hanya memiliki 30% adopsi pengguna untuk suatu produk, Anda punya masalah.
Tarif tersebut hanya berlaku bagi karyawan yang memiliki alasan untuk menggunakan alat tersebut. Seseorang di bagian sumber daya manusia mungkin tidak memiliki alasan untuk menggunakan alat analisis penjualan Anda, jadi fakta bahwa mereka tidak menggunakannya seharusnya tidak mengurangi adopsi pengguna Anda.

Mengapa adopsi pengguna begitu penting?

Untuk mengulangi poin: sebagian besar waktu perangkat lunak baru gagal, itu karena kurangnya adopsi pengguna, bukan fungsi alat.
Kemungkinannya adalah, ketika Anda memilih suatu produk, Anda mendemonstrasikan beberapa, memahami fitur yang Anda butuhkan, dan berdiskusi dengan tenaga penjualan yang berbeda bagaimana Anda dapat menerapkan alat mereka ke bisnis Anda. Produk yang Anda gunakan mungkin mampu menyelesaikan apa yang Anda butuhkan.
Jadi jika alatnya bukan masalahnya, implementasinya mungkin. Alasan mengapa adopsi pengguna sangat penting untuk keberhasilan sebuah alat adalah karena lebih sering daripada tidak, itu adalah proposisi semua atau tidak sama sekali.
Jika separuh tim Anda menggunakan alat dengan benar, tetapi separuh lainnya tidak menggunakannya atau tidak menggunakannya dengan benar, Anda mungkin mengalami bencana di tangan Anda.
Beberapa tahun yang lalu, saya bekerja di departemen konten untuk sebuah perusahaan yang membuat video animasi. Saya akan mengerjakan skrip untuk video dan setiap skrip akan menjalani beberapa iterasi, sehingga penting bagi kami untuk melacak setiap versi skrip, sehingga kami dapat memastikan bahwa animator bekerja dengan benar.
Setelah beberapa waktu kami memutuskan untuk berinvestasi dalam sistem manajemen aset digital (DAM) untuk menyimpan semua skrip di satu tempat. Karena terkadang ada sepuluh versi skrip yang sama, sangat penting bagi kami untuk memiliki taksonomi yang konsisten untuk semua skrip sehingga kami dapat dengan mudah menemukan yang terbaru.
Setelah membeli DAM, kepala konten kami mengirimkan email yang menguraikan proses baru yang menyertai perangkat lunak. Email itu terperinci dan memiliki semua informasi yang Anda perlukan untuk menggunakan DAM dengan benar.
Tapi ada satu masalah. Email tersebut mengharuskan setiap orang dalam organisasi untuk membaca email yang panjang dari awal hingga akhir. Tebak apa? Itu tidak terjadi.
Segera DAM penuh dengan skrip dengan tiga konvensi penamaan yang berbeda. Ini menyebabkan sedikit kebingungan, terutama karena seseorang yang mengerjakan skrip versi tiga, mungkin tidak bekerja pada versi empat. Jadi ketika orang baru mulai menggunakan versi empat, mereka mungkin mengidentifikasi versi dua sebagai yang terbaru karena konvensi penamaan yang tidak konsisten.
Pada akhirnya ini menyebabkan beberapa contoh pekerjaan berulang dan beberapa klien yang marah tidak yakin mengapa kami mengirimi mereka draf dari sesuatu yang telah mereka lihat.
Hanya butuh beberapa bulan bagi kami untuk menghapus alat itu dan beralih ke yang baru. Dan bukan karena alat tersebut tidak mampu mencapai apa yang kami inginkan, melainkan karena kami tidak memiliki adopsi pengguna yang konsisten—sehingga semua fitur yang berguna menjadi tidak berguna.

Bagaimana menghindari adopsi pengguna yang rendah

"Oke, bagus untuk diketahui, adopsi pengguna yang rendah itu buruk, tapi apa yang bisa saya lakukan?" Kamu bilang. Saya punya kabar baik untuk Anda. Anda telah datang ke tempat yang tepat.
Meskipun tidak ada peluru ajaib untuk memastikan implementasi perangkat lunak yang mulus, tentu saja ada hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan peluang agar semuanya berjalan dengan lancar.

1. Kenali Organisasi Anda

Tidak ada yang namanya alat satu ukuran untuk semua. Produk mana yang tepat untuk Anda akan berbeda tergantung pada kebutuhan dan kompetensi karyawan yang akan menggunakan perangkat lunak tersebut.
Misalnya, jika tenaga kerja Anda adalah salah satu yang berjuang dengan sesuatu seperti Gmail, Anda akan membutuhkan solusi yang sangat mudah digunakan dan memiliki antarmuka pengguna yang intuitif. Sebaliknya, jika Anda memiliki tenaga kerja yang paham teknologi, Anda akan memiliki lebih banyak kebebasan dalam memilih perangkat lunak.
Tentu saja, kemampuan teknologi bukan satu-satunya hal yang perlu Anda ketahui tentang karyawan Anda. Faktor utama apakah tenaga kerja mengadopsi suatu alat adalah disiplin. Tidak peduli seberapa paham teknologi Anda, mempelajari perangkat lunak baru bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan dalam sekejap.
Beberapa kelompok mungkin dapat dipercaya untuk belajar dan mengadopsi alat baru tanpa pengawasan yang ketat. Namun, jika organisasi Anda memiliki sejarah implementasi perangkat lunak yang setengah hati, jadwal dan rencana implementasi yang ketat mungkin diperlukan.

2. Lihat Lebih dari Fitur

Orang cenderung berfokus pada fitur selama tahap penelitian dan pembelian dari perjalanan perangkat lunak mereka. Masuk akal juga. Lagi pula, fitur adalah apa yang akan digunakan tim Anda.
Tahan intuisi bahwa fitur adalah satu-satunya hal yang perlu Anda fokuskan.
Lakukan riset tentang kualitas dukungan pelanggan yang disediakan oleh produk yang Anda minati. Hampir dijamin Anda akan membutuhkannya, dan Anda ingin memastikan bahwa Anda berada di tangan yang tepat ketika saatnya tiba.
Untuk mengilustrasikan mengapa dukungan pelanggan sangat penting, izinkan saya menceritakan kisah singkat tentang alat intelijen bisnis yang saya gunakan di perusahaan terakhir tempat saya bekerja.
Kami adalah perusahaan data. Kami memiliki banyak, dan itulah yang membuat kami berharga bagi pelanggan kami. Faktanya, kami memiliki begitu banyak sehingga kami berjuang untuk memanfaatkan semuanya. Akhirnya kami memutuskan bahwa kami membutuhkan alat untuk membantu kami mendapatkan hasil maksimal dari data kami.
Setelah melakukan penelitian, alat yang kami gunakan tampaknya sangat masuk akal. Itu melakukan semua yang kami butuhkan untuk dilakukan, dan itu akan memungkinkan kami untuk menggunakan data kami dengan cara yang sebelumnya tidak bisa kami lakukan.
Implementasinya tidak cepat, tapi itu yang diharapkan. Setelah beberapa bulan, teknisi data kami memperkenalkan alat tersebut kepada kami para peneliti, dan pada awalnya, itu menjanjikan.
Namun, semakin kami menggunakannya, semakin banyak pertanyaan dan permintaan yang kami miliki. Ini akan sering perlu disampaikan melalui insinyur data ke penyedia perangkat lunak. Kami ingin alat ini melakukan hal-hal yang tampaknya dapat dilakukan dengan bantuan penyedia.
Ini adalah di mana hal-hal pergi menurun. Insinyur data kami terus-menerus frustrasi karena penyedia perangkat lunak tidak responsif atau membantu. Hal-hal yang kami butuhkan untuk mendapatkan hasil maksimal (atau benar-benar apa saja) dari alat tidak selesai.
Kami di tim peneliti secara bertahap berhenti menggunakan alat tersebut, dan barang tersebut kurang lebih telah menjadi peninggalan 8 bulan setelah pembelian. Anda mungkin tidak terkejut mendengar bahwa kami tidak memperbarui kontrak kami dengan alat tersebut dan segera berinvestasi di alat lain.
Ini bukan contoh tenaga kerja apatis atau kurangnya pemahaman tentang masalah bisnis. Ini sama sekali tidak mempertimbangkan semua faktor yang berkontribusi pada implementasi yang sukses.
Adopsi pengguna adalah hal yang sulit untuk dicapai, dan jika Anda berharap untuk mencapainya, Anda harus melihat lebih dari sekadar fitur ketika Anda mempertimbangkan produk.

3. Miliki Rencana Pelatihan

Lebih sering daripada tidak, saat Anda membeli perangkat lunak baru, sebagian besar orang di organisasi Anda tidak akan pernah menggunakan produk tersebut sebelumnya. Jadi, untuk mendorong tingkat adopsi pengguna yang tinggi, Anda akan memerlukan program pelatihan yang memberikan kesempatan kepada semua orang di tim Anda untuk mempelajari cara menggunakan alat tersebut.
Untuk memastikan pelatihan produk Anda dioptimalkan, sebaiknya satu orang memimpin pelatihan. Ini kemungkinan akan menjadi admin utama untuk produk dan salah satu dari sedikit orang yang paling banyak menghabiskan waktu berbicara dengan penyedia perangkat lunak selama proses pembelian. Karena orang ini telah mengikuti seluruh perjalanan, mereka sudah memiliki pengetahuan produk yang lebih baik dan, idealnya, hubungan yang baik dengan penyedia.
Setelah sesi pelatihan dimulai, akuntabilitas adalah kuncinya. Tidak seorang pun ingin menghabiskan satu jam untuk mempelajari cara menggunakan suatu produk. Mereka semua memiliki pekerjaan yang perlu diselesaikan, dan nilai produk baru mungkin tidak langsung jelas.
Tidak masalah. Jika Anda ingin adopsi pengguna yang tinggi, Anda akan membutuhkan semua orang di dalamnya. Jadikan pelatihan ini sebagai kebutuhan, bukan pilihan.

Implementasi adalah Siklus Tanpa Akhir

Anda membeli produk Anda, Anda telah melatih tenaga kerja Anda, dan sekarang Anda memiliki seluruh tim Anda menggunakan alat ini. Pekerjaan dilakukan dengan baik ... Yah, semacam. Sebagian besar pekerjaan telah selesai, tetapi beberapa bagian dari penerapan alat baru tidak pernah berakhir.
Bisnis Anda terus berkembang, sehingga penggunaan perangkat lunak Anda perlu berkembang bersamanya. Ketika proses internal berubah, begitu juga penggunaan Anda untuk alat perangkat lunak tertentu. Terus evaluasi penggunaan alat oleh tim Anda dan apakah itu masih efektif dan perlu.
Jika Anda dapat berhasil melakukan semua hal di atas dengan sukses, Anda akan memiliki tingkat adopsi pengguna yang tinggi di tumpukan perangkat lunak Anda, dan mungkin pengembalian investasi Anda yang bagus.