Cara Merencanakan Acara: Langkah-Langkah Perencanaan Acara, Kiat & Daftar Periksa

Perlu tahu bagaimana merencanakan sebuah acara? Jika Anda merencanakan acara besar seperti konferensi, kami dapat membantu Anda berhasil membuat, menyusun, dan menyusun rencana acara Anda. Blog ini akan membahas semua yang perlu Anda pertimbangkan saat merencanakan acara, termasuk langkah-langkah perencanaan acara, kiat, dan daftar periksa yang mudah digunakan.

Apa itu Rencana Acara?

Rencana acara mendefinisikan bagaimana suatu acara akan dieksekusi. Ini membahas semua komponen acara seperti tanggal mulai dan berakhir, anggaran, tempat, pemasaran, peserta, dan banyak lagi.

Cakupan dan kompleksitas rencana acara dapat bervariasi tergantung pada ukuran acara, tetapi tantangan mendasarnya tetap sama. Sebagian besar dari kita memiliki pengalaman merencanakan suatu acara, baik itu di rumah, kantor, atau di komunitas mereka. Untuk artikel ini, mari kita fokus pada acara besar.

Merencanakan Acara

Sebagian besar dari kita memiliki pengalaman merencanakan suatu acara, baik itu di rumah, kantor, atau di komunitas mereka. Untuk artikel ini, mari kita fokus pada acara besar.

Konferensi adalah jenis acara besar yang umum, jadi untuk tujuan manajemen acara kita, mari kita bicara tentang konferensi TEDx yang kita ikuti untuk mengilustrasikan bagaimana merencanakan sebuah acara. Contoh ini adalah skenario yang baik untuk menjelaskan struktur dan tantangan perencanaan acara besar, bersama dengan manfaat perencanaan acara dengan perangkat lunak.

Elemen Kunci Perencanaan Acara

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sebuah acara adalah tanggal. Itu adalah jangkar yang tidak bisa berubah. Anda juga ingin memperkirakan jumlah peserta. Ini akan menjadi dua elemen penting yang akan membantu menginformasikan aspek lain dari perencanaan acara Anda.

Mari kita memecah komponen lain untuk menyiapkan sebuah acara. Mereka diringkas di bawah ini:

• Acara: Pertama, Anda harus memiliki semacam acara untuk direncanakan, tentu saja. Acara itu akan membutuhkan serangkaian tanggung jawab, seputar operasinya, tugas hukum dan akuntansinya.
• Anggaran: Perkirakan semua biaya acara Anda dan buat anggaran. Anggaran Anda yang tersedia akan memengaruhi banyak keputusan manajemen acara seperti tempat Anda, metode pemasaran dan periklanan, dll.
• Tempat: Acara harus berlangsung di suatu tempat, dan itu melibatkan manajemen logistik, makanan dan minuman, serta dekorasi.
• Pemasaran: Setelah Anda memilih tempat, Anda harus mulai menarik orang ke sana melalui program pemasaran yang dapat mencakup situs web, kampanye sosial, email, dan pekerjaan cetak.
• Periklanan: Bergandengan tangan dengan pemasaran adalah periklanan. Itu bisa termasuk iklan radio, TV, surat kabar dan majalah.
• Relawan: Sebuah acara besar membutuhkan kru besar orang untuk memulainya dan berjalan dengan lancar. Itu berarti relawan, yang berarti menulis kontrak, mendefinisikan peran mereka, mengatur pertemuan dan menentukan jadwal.
• Pembicara: Anda harus memiliki pembicara utama atau sekelompok pembicara untuk menarik audiens. Ini akan melibatkan kontrak, kurator untuk memilih bakat, program, bios dan latihan.
• Sponsor: Semua ini membutuhkan uang, dan anggaran acara besar disediakan oleh sponsornya. Ini sekali lagi akan melibatkan kontrak, pemasaran dan logistik.
• Produksi: Produksi akan melibatkan pembuatan kontrak saat Anda bekerja untuk membuat rekaman audio-visual dari proses, serta siaran suara dan video selama acara.
• Panggung: Acara berlangsung di tempat tertentu dan di tempat itu adalah panggung di mana acara yang tepat akan disajikan. Itu biasanya akan menggabungkan proyektor, layar, mikrofon, koneksi internet, baterai, kabel, dan lainnya.
• Peserta: Jangan lupa tentang orang-orang yang datang ke acara tersebut! Anda memerlukan komunikasi untuk memberi tahu mereka tentang informasi acara, proses pembayaran untuk mengumpulkan biaya, email untuk tetap terhubung, petunjuk arah, lencana, dan titik akses.

Terkait: Template Rencana Acara Gratis

Langkah Perencanaan Acara

Yah, kami baru saja melalui banyak hal tentang perencanaan acara, jadi mari kita uraikan tip-tip itu menjadi langkah-langkah nyata. Langkah-langkah perencanaan acara ini akan memandu Anda menuju kesuksesan. Mari kita lanjutkan dengan contoh konferensi kita.

• Langkah 1. Tentukan tujuan dan sasaran acara Anda
• Langkah 2. Kumpulkan tim Anda
• Langkah 3. Tetapkan anggaran acara
• Langkah 4. Pilih tanggal & tempat
• Langkah 5. Pilih speaker
• Langkah 6. Pemasaran & Periklanan Acara
• Langkah 7. Jalankan acara Anda

Ketika Anda memecah rencana acara Anda menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola, seluruh proses tampaknya jauh lebih tidak menakutkan. Namun, ada beberapa hal lagi yang perlu diingat ketika membuat rencana acara Anda.

Tips Perencanaan Acara

Sayangnya, akan selalu ada variabel di luar kendali Anda, seperti cuaca, keterlambatan pengiriman, kesulitan teknis, dan kemungkinan campur aduk lainnya. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, Anda tidak dapat mengubah tanggal acara Anda, jadi Anda harus bersiap sesiap mungkin untuk setiap risiko atau masalah yang mungkin muncul pada hari acara Anda.

Daftar Periksa Perencanaan Acara

Ada banyak hal yang harus dikelola saat merencanakan sebuah acara, jadi penting untuk memiliki daftar semua yang perlu Anda sertakan dalam rencana manajemen acara Anda. Berikut ini adalah daftar periksa perencanaan acara umum untuk membantu Anda memulai. Semakin banyak pertanyaan yang Anda ajukan, semakin baik daftar periksa acara Anda. Jangan ragu untuk menambahkan tanggung jawab dan tugas unik Anda sendiri.

Tujuan dan sasaran

• Apa alasan keberadaan acara Anda?
• Apa tujuan yang ingin dicapai dari acara ini?
• Apa tujuan pendapatan?
• Apa target audiens Anda?
• Berapa banyak orang yang akan hadir?
• Apakah ada biaya yang terkait dengan tiket dan apa itu?
• Dimana acara diadakan?
• Buat jadwal acara.

Anggaran Acara

• Cari tahu berapa biaya yang akan dikeluarkan.
• Jika Anda mengadakan acara serupa, gunakan dan sesuaikan anggaran lama untuk baseline.
• Perangkat lunak tiket dan pendaftaran apa yang akan digunakan?
• Menyelesaikan kontribusi sponsor.
• Tetapkan harga tiket.

Tanggal & Tempat

• Kapan acara akan berlangsung?
• Miliki tanggal cadangan jika masalah muncul.
• Apakah ada lokasi terbaik untuk acara tersebut?
• Apakah tempat tersebut sesuai dengan jumlah peserta yang Anda harapkan?
• Tentukan infrastruktur yang dibutuhkan: wifi, kapasitas, kamar mandi, dekat pusat perbelanjaan & restoran, dll.
• Sewa katering.
• Amankan peralatan apa yang Anda perlukan.
• Apa kebutuhan keamanan Anda?
• Apakah Anda memerlukan izin, lisensi, atau asuransi?
• Buat papan nama acara dan rencana komunikasi untuk peserta.

Pembicara

• Teliti pembicara potensial.
• Buat daftar pembicara yang relevan.
• Buat nada untuk pembicara.
• Pitch speaker.
• Selesaikan pemilihan pembicara, dapatkan bios dan headshots, atur perjalanan dan akomodasi.

Sponsor

• Kembangkan daftar sponsor dan apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka.
• Lihat apakah ada sponsor yang telah bermitra dengan acara serupa.
• Jangkau sponsor potensial.

Situs web

• Penandatanganan desain.
• Perbarui situs atau buat yang unik.
• Pastikan situs dapat menangani lalu lintas yang diharapkan.
• Miliki situs yang ramah seluler.

Pemasaran & Periklanan Acara

• Apa pesan Anda?
• Berkoordinasi dengan alat digital dan platform sosial.
• Tambahkan acara ke kalender online.
• Acara pasar dengan posting blog dan promosi lainnya seperti video dan iklan online.
• Kirim pengingat ke semua pihak satu atau dua bulan sebelum tanggal acara.

Menyelesaikan, Langkah Terakhir

• Jadwal
• Pemborong
• Pembicara dan naskah
• Lokasi
• Peralatan
• Dekorasi
• Kontrak

Pro-Tip: Itu banyak untuk dikoordinasikan dan direncanakan, itulah sebabnya ada kebutuhan nyata untuk perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki fitur yang tepat untuk manajemen acara. Ini menyediakan portal umum, tempat Anda dapat melacak biaya dan tugas dengan peringatan otomatis. Ini juga menawarkan komunikasi dan platform kolaboratif yang mengurangi kebutuhan akan email yang tidak perlu. Perangkat lunak mengumpulkan semua file Anda di satu tempat, dan membuat pelaporan tim menjadi lebih sederhana dengan menambahkan efisiensi dan mengurangi stres.

Bagaimana ProjectManager Membantu Perencanaan Acara

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang cocok untuk perencanaan acara. Kami memiliki alat untuk mengatur semua bagian acara Anda, mulai dari mengelola vendor hingga promosi.

Perangkat lunak perencanaan kami membantu Anda melacak semua elemen yang menyusun rencana acara Anda. Kami telah menunjukkan bagan Gantt online Anda, tetapi kami juga menawarkan daftar tugas dan papan kanban untuk dieksekusi pada rencana acara Anda. Pindahkan tugas dari kolom ke kolom saat Anda berkolaborasi dalam pekerjaan dengan tim Anda. Sangat mudah untuk menemukan kemacetan dan menyelesaikan semuanya tepat waktu untuk acara tersebut.

Plus, timesheets membuat faktur mudah untuk semua acara Anda. Mereka dapat diajukan dan disetujui dengan penekanan tombol. Perangkat lunak kami juga menawarkan berbagai tampilan, dari daftar hingga kalender dan bahkan papan kanban yang membantu Anda memvisualisasikan alur kerja untuk tetap mengerjakan tugas.

Ikuti uji coba ProjectManager gratis selama 30 hari dan lihat bagaimana ProjectManager dapat mengikat semua rangkaian acara Anda menjadi hal yang indah.

Selengkapnya Tentang Merencanakan Acara

Perencanaan acara bisa rumit. Ada banyak bola untuk disimpan di udara. Jika hal di atas terlalu banyak untuk dicerna dengan segera, Anda dapat memulai dengan template rencana acara kami dan menonton salah satu pakar perencanaan kami. Jennifer Bridges, PMP, memiliki pengalaman bertahun-tahun dan menggunakannya untuk mengajari Anda dasar-dasar perencanaan acara dalam video singkat ini.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda.

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi:

Hari ini, kita berbicara tentang bagaimana merencanakan sebuah acara. Yah, kebanyakan dari kita dalam beberapa hal terlibat dalam perencanaan suatu acara apakah itu di rumah, di tempat kerja, atau di komunitas.

Tapi hari ini, saya ingin fokus pada acara yang lebih besar. Jadi pikirkan tentang konferensi. Jadi contoh yang akan saya bagikan hari ini adalah salah satu yang paling menyenangkan yang pernah saya ikuti, konferensi TEDx.

Jadi saya ingin berbicara tentang struktur dan tata letaknya. Saya ingin berbicara tentang beberapa tantangan yang mungkin Anda temukan umum dalam acara, beberapa hal yang kami lakukan untuk menyelesaikannya, dan bagaimana perangkat lunak benar-benar membantu kami.

Jadi pertama-tama dalam menyusun sebuah acara, ada beberapa komponen acara. Jadi saya hanya akan mengambil ini pada tingkat tinggi. Jadi pada tingkat tinggi, kami memiliki acara tersebut. Jadi ini tentang membicarakan tentang apa pertunjukan itu, segala jenis operasi, hukum dan akuntansi.

Kemudian kita berbicara tentang tempat. Jadi kita harus merencanakan segala sesuatu tentang lokasi, logistik dari lokasi itu, makanan dan minuman, dan dekorasi di sana.

Kemudian kita berbicara tentang pemasaran. Jadi kami memiliki situs web dan kami memiliki media sosial, pemasaran email, segala jenis cetakan. Dan kemudian kami juga memiliki iklan. Kami memanfaatkan radio, dan TV, surat kabar, dan majalah.

Dan kemudian kami harus merencanakan relawan yang banyak pekerjaan juga. Jadi kami memiliki kontrak dan kami harus menetapkan peran dan tanggung jawab, dan kami harus merencanakan pertemuan kami dan menjadwalkan pekerjaan dan segala jenis informasi kontak.

Kemudian kami memiliki pembicara untuk acara TEDx. Jadi kami harus membuat kontrak untuk itu. Kami harus melalui kurasi dan mencari pembicara dan memeriksa mereka dan bekerja dengan mereka untuk menyusun program mereka, mendapatkan bio mereka, dan menjalankan latihan.

Kemudian kami memiliki sponsor. Jadi sekali lagi, kami memiliki kontrak dengan mereka, segala jenis jaminan pemasaran yang mereka butuhkan dari kami dan kami butuhkan dari mereka, segala jenis bahan yang mereka butuhkan, merencanakan logistik agar mereka tiba dan siap.

Kemudian kami memiliki produksi. Sekali lagi, lebih banyak kontrak. Dan memikirkan dan merencanakan audio dan video, dan ada banyak komponen di dalamnya.

Kemudian kami harus mengatur panggung. Jadi di TEDx, Anda tahu bahwa panggung sangat penting dan ada berbagai persyaratan untuk itu. Jadi kami harus mengatur panggung sesuai dengan kebutuhan dan proyektor dan layar dan mikrofon dan internet, semua jenis baterai dan cadangan, dan semua jenis kabel.

Dan kemudian ada para peserta. Jadi berkomunikasi dengan peserta, mendapatkan pembayaran mereka, mengirimi mereka email, memberi mereka petunjuk arah, lencana, dan segala jenis akses.

Jadi ada lebih dari ini, tapi ini hanya semacam lingkup tingkat tinggi. Jadi Anda bisa melihatnya menjadi kompleks dengan acara tersebut. Semua orang yang terlibat, relawan, pembicara, sponsor, peserta, pemangku kepentingan, dan vendor, Anda dapat membayangkan betapa rumitnya hal itu.

Jadi dengan itu, kami mengalami beberapa tantangan seperti tanggal acara tidak berubah. Jadi, jika terjadi sesuatu atau tergelincir atau tidak beres, tanggal itu tidak dapat digeser. Dan di sebagian besar acara, jadi jika Anda mengadakan konferensi, tanggal itu benar-benar tidak dapat diubah. Sehingga juga membawa tingkat stres.

Dan hanya jumlah orang yang berurusan dengan Anda. Bahkan jika Anda berurusan dengan acara yang lebih kecil, masih ada tantangan karena jumlah orang. Dan kemudian ada variabel yang berada di luar kendali Anda. Jadi pikirkan tentang cuaca, dari berbagai jenis cuaca buruk apakah itu salju atau hujan atau apa pun yang mungkin memengaruhi peristiwa itu.

Dan kemudian mungkin ada pengiriman peralatan yang berbeda atau makanan atau minuman. Jika itu tidak muncul tepat waktu, maka ada masalah besar. Anda harus memikirkan semua jenis rencana. Dan kemudian memesan mix-up. Jadi pikirkan tentang memesan materi pemasaran yang berbeda atau memesan makanan atau hal yang berbeda dan itu muncul salah.

Dan kemudian ada semua jenis komunikasi. Lihat, sekali lagi, berpikir tentang berkomunikasi dengan semua tipe orang yang berbeda, itu hanya banyak tantangan.

Jadi yang kami lakukan adalah meletakkan struktur dan fondasi, alur proses, dan kemudian kami juga mengimplementasikan perangkat lunak manajemen proyek yang sangat membantu karena manfaatnya adalah membantu menyediakan portal umum untuk semua orang yang terlibat.

Mereka bisa pergi ke sana untuk mendapatkan update real-time tentang apa yang terjadi. Ini juga memungkinkan pelacakan tugas dan biaya. Kemudian Anda dapat mengatur peringatan ketika mungkin tugas selesai atau ketika mereka terlambat, dan kemudian ketika hal-hal tertentu perlu dibayar atau jika mereka terlambat.

Begitu juga, sangat berharga untuk memiliki komunikasi dan kolaborasi. Jadi tidak ada yang lebih buruk daripada harus melalui begitu banyak email untuk menggali dan menemukan informasi. Jadi, jika seseorang mengirimi Anda sesuatu, file, atau semacamnya melalui email, itu hanya membantu dalam berkolaborasi dan berkomunikasi melalui portal umum ini.

Kemudian itu juga menyediakan repositori pusat untuk file Anda. Itu bisa berupa dokumen pemasaran. Bisa jadi kontrak. Itu bisa berupa faktur. Jadi mereka baik-baik saja di sana.

Dan kemudian itu juga memungkinkan untuk pelaporan tim. Jadi apakah itu sukarelawan Anda atau beberapa mitra vendor Anda, maka ini memungkinkan orang untuk melaporkan secara real-time. Itu juga memungkinkan efisiensi untuk seluruh acara dan semua orang yang terlibat, dan sangat mengurangi stres.

Jadi seperti yang Anda lihat dengan strukturnya, bagaimana alat manajemen proyek ini dapat membantu.

Dan jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda merencanakan acara Anda, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.com.

(Posting ini diperbarui Desember 2019)