Cara Membalas Email untuk Wawancara

Proses wawancara bisa menjadi waktu yang menyenangkan sekaligus menegangkan bagi kandidat. Untungnya, Anda berada dalam posisi untuk meredakan kecemasan. Pengusaha yang tahu cara menulis email bisnis tampak penuh kasih dan membantu saat memperkenalkan perusahaan dengan cara yang menonjol dari pesaing.

Panduan ini akan menjelaskan cara membalas email untuk wawancara, apakah kandidat ingin datang pada waktu tertentu, meminta Anda untuk menyiapkan sesuatu, meminta panggilan, atau mengajukan pertanyaan lanjutan.

Bagaimana menanggapi email yang meminta wawancara

Kandidat sibuk yang memiliki pekerjaan sebelumnya atau komitmen keluarga dapat menentukan waktu yang ideal untuk wawancara. Apakah Anda dapat mengakomodasi permintaan ini atau tidak akan menentukan bagaimana email dibuka.

Jika Anda dapat mengakomodasi permintaan tersebut, coba templat ini:

Baris subjek: [PERUSAHAAN] Konfirmasi Wawancara

Yang terhormat [NAMA PERTAMA],

Terima kasih atas minat Anda dalam wawancara untuk posisi [PERAN] di [PERUSAHAAN]. Saya tersedia pada [TANGGAL] pukul [WAKTU] dan berharap dapat bertemu dengan Anda untuk membahas posisi ini secara lebih rinci.

Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi tambahan sebelum pertemuan kita.

Sungguh-sungguh,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Anda juga dapat mempertimbangkan template yang lebih panjang yang memberikan detail tambahan untuk membuat kandidat lebih nyaman:

Baris subjek: [PERUSAHAAN] Detail Wawancara

Yang terhormat [NAMA PERTAMA],

Kami berharap dapat bertemu Anda secara langsung pada [TIME] pada [TANGGAL] untuk membahas posisi [PERAN] di [PERUSAHAAN] dan ingin Anda merasa nyaman dan siap ketika Anda tiba. Di bawah ini, Anda akan menemukan beberapa informasi tentang kami untuk membantu Anda merencanakan wawancara Anda.

Anda akan bertemu dengan [PEWAWANCARA #1], [PEWAWANCARA #1 JOB JOB], dan [PEWAWANCARA #2], [PEWAWANCARA #2 JOB JOB]. Wawancara akan berlangsung tidak lebih dari [LENGTH OF TIME].

Selama wawancara, Anda akan diminta untuk menyelesaikan penilaian keterampilan singkat dan menjawab beberapa pertanyaan tentang riwayat pekerjaan Anda baru-baru ini. Harap membawa [SAMPEL, RESUME, ATAU DOKUMEN LAIN], serta tanda pengenal untuk masuk ke dalam gedung.

Kantor kami terletak di [ALAMAT], dekat [LANDMARK]. Kami dekat dengan [OPSI TRANSPORTASI UMUM] dan memiliki tempat parkir yang luas di tempat yang berdekatan dengan gedung kami.

Anda akan menemukan kode pakaian kantor kami adalah [KODE DRESS], tetapi kami mendorong Anda untuk mengenakan apa pun yang membuat Anda paling nyaman. Demi keselamatan Anda dan kami, kami meminta Anda untuk mengenakan masker, terlepas dari status vaksinasi Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya di [NOMOR TELEPON].

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Jika Anda tidak dapat mengakomodasi permintaan tersebut, berikut adalah templat formal yang menawarkan tanggal dan waktu alternatif:

Baris subjek: Undangan Wawancara di [NAMA PERUSAHAAN]

Yang terhormat [NAMA PERTAMA]:

Terima kasih telah mempertimbangkan posisi [PERAN] di [PERUSAHAAN]. Tanggal dan waktu terbaik bagi saya untuk berpartisipasi dalam wawancara adalah [OPSI TANGGAL & WAKTU]. Jika rentang ini tidak sesuai dengan jadwal Anda, harap berikan daftar tanggal dan waktu alternatif, dan saya akan melakukan yang terbaik untuk mengakomodasi permintaan Anda.

Saya berharap dapat bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan kualifikasi Anda untuk posisi ini secara lebih mendalam.

Sungguh-sungguh,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Atau, jika Anda mau, Anda dapat menggunakan templat kasual ini untuk menawarkan alternatif:

Baris subjek: Wawancara Mendatang di [PERUSAHAAN]

Yang terhormat [NAMA PERTAMA]:

Terima kasih atas tanggapan Anda yang tepat waktu. [PEWAWANCARA], [JUDUL PEWAWANCARA PEWAWANCARA], sangat terkesan dengan lamaran Anda untuk posisi [JOB JOB], dan kami sangat senang mengundang Anda untuk wawancara di kantor kami.

Karena komitmen sebelumnya, kami tidak tersedia pada [WAKTU YANG DISARANKAN] pada [HARI, BULAN & TANGGAL YANG DISARANKAN]. Bisakah Anda masuk pada [WAKTU BARU] pada [HARI, BULAN & TANGGAL BARU]? Jika tidak, berikan beberapa pilihan, dan saya akan melakukan yang terbaik untuk mengakomodasi jadwal Anda.

Saya berharap untuk mendengar lebih banyak tentang Anda!

Terbaik,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Template ini memberikan praktik email terbaik dan memandu Anda tentang cara membalas email untuk wawancara. Perhatikan bagaimana semua contoh memperkuat tanggal dan waktu. Plus, pastikan untuk menyertakan lokasi wawancara di bagian bawah dalam tanda tangan perusahaan Anda, bersama dengan detail kontak Anda. Di atas segalanya, tanggapan harus singkat, positif, dan bermanfaat.

Bagaimana menanggapi email untuk menjadwalkan wawancara

Kandidat dapat menanggapi minat Anda dengan secara terbuka menyebutkan bahwa mereka “tersedia untuk wawancara sesegera mungkin.” Ini menempatkan bola di pengadilan Anda untuk penjadwalan. Dalam memutuskan bagaimana membalas email wawancara semacam ini, Anda mungkin ingin menawarkan beberapa waktu berbeda untuk menghindari bolak-balik yang tidak perlu. Pertimbangkan bagaimana Anda ingin merek perusahaan Anda, apakah formal atau kasual.

Berikut adalah contoh email penjadwalan wawancara formal:

Baris subjek: Undangan Wawancara di [NAMA PERUSAHAAN]

Yang terhormat [NAMA PERTAMA],

Terima kasih atas minat Anda pada peran [JOB JUDUL] di [NAMA PERUSAHAAN].

Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara dengan [PEWAWANCARA], [JUDUL PEWAWANCARA PEWAWANCARA], di kantor kami yang beralamat di [ALAMAT]. Wawancara tidak boleh lebih lama dari [LENGTH OF TIME].

Kami menjadwalkan wawancara untuk:

• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]

Harap balas langsung email ini untuk memberi tahu kami ketersediaan Anda.

Kami berharap dapat berbicara dengan Anda.

Sungguh-sungguh,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Jika Anda lebih suka respons yang lebih santai, pertimbangkan templat berikut:

Baris subjek: [NAMA PERUSAHAAN]: Ketersediaan Wawancara

Hai [NAMA PERTAMA],

Terima kasih telah melamar posisi [JOB JUDUL] di [PERUSAHAAN]. Kami telah meninjau materi aplikasi Anda dengan cermat dan dengan senang hati mengundang Anda untuk wawancara!

Anda akan bertemu dengan [PEWAWANCARA], [JUDUL PEWAWANCARA PEWAWANCARA] kami di sini di [NAMA PERUSAHAAN], terletak di [ALAMAT]. Wawancara harus berlangsung tidak lebih dari [LENGTH OF TIME].

Harap tinjau opsi tanggal dan waktu yang disediakan di bawah ini dan beri tahu saya mana yang paling cocok untuk Anda:

• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]

Sekali lagi terima kasih atas minat Anda untuk bergabung dengan tim [PERUSAHAAN]! Setelah saya menerima tanggapan Anda, saya akan mengirimkan email konfirmasi dengan rincian tambahan. Kami berharap dapat menjelajahi apa yang dapat Anda tambahkan ke tim kami.

Terbaik,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Ada juga kemungkinan kandidat yang tidak Anda pertimbangkan akan menyatakan minatnya untuk menjadwalkan wawancara. Dalam hal ini, Anda harus membuat balasan email yang sopan untuk mengecewakan kandidat dengan lembut.

Pertimbangkan templat ini:

Yang terhormat [NAMA PERTAMA]:

Terima kasih telah menyatakan minatnya pada posisi [JOB JUDUL] di [PERUSAHAAN]. Sangat menyenangkan untuk belajar lebih banyak tentang keterampilan dan kualifikasi Anda. Namun, pada saat ini, kami telah memilih untuk mengejar kandidat lain untuk peran tersebut.

Kami menghargai waktu Anda dan berharap Anda beruntung dalam usaha karir Anda.

Sungguh-sungguh,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Tidak pernah mudah mengecewakan seseorang, tetapi jika email Anda sopan dan profesional, Anda akan menjaga hubungan baik dan berpotensi membuka pintu bagi kandidat yang melimpah yang mungkin sangat berkualitas dan luar biasa. Jika Anda melakukan banyak perekrutan, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan baris ke template ini yang mengatakan, “Kami akan memposting posisi [JOB JUDUL] selama beberapa minggu ke depan. Kami menyambut Anda untuk melamar kembali, karena kami yakin Anda akan sangat cocok di organisasi kami.”

Bagaimana menanggapi email yang meminta panggilan untuk menjadwalkan wawancara

Seringkali, wawancara telepon adalah langkah selanjutnya dalam proses perekrutan. Jika Anda terdesak waktu, mengirim email untuk mengatur tanggal dan waktu wawancara telepon bisa menjadi solusi ideal.

Berikut ini cara menanggapi email untuk wawancara melalui telepon:

Baris subjek: [NAMA PERUSAHAAN]: Ketersediaan Wawancara Telepon

Hai [NAMA PERTAMA],

Terima kasih telah melamar posisi [JOB JUDUL] di [PERUSAHAAN].

Setelah meninjau aplikasi Anda, dengan senang hati kami menawarkan wawancara telepon dengan [JUDUL PEWAWANCARA PEWAWANCARA], [PEWAWANCARA] kami. Kami akan membahas apa yang dibutuhkan oleh posisi tersebut dan menanyakan beberapa pertanyaan lanjutan terkait pengalaman Anda.

Kami memiliki slot wawancara berikut yang tersedia:

• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]
• [HARI, TANGGAL, & WAKTU]

Harap balas langsung email ini untuk memberi tahu kami jika Anda tersedia pada salah satu waktu di atas. Dari sana, saya akan berkoordinasi dengan [PEWAWANCARA] dan mengirimkan email konfirmasi kepada Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat menghubungi saya di [NOMOR TELEPON].

Terbaik,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Pembukaan dengan ucapan terima kasih membuat nada ramah. Anda akan ingin mengonfirmasi nama perusahaan dan posisi yang dilamar, karena kandidat kemungkinan melamar ke beberapa lowongan pekerjaan. Juga, perhatikan bahwa template ini menawarkan fleksibilitas dalam hari dan waktu untuk mengurangi potensi konflik penjadwalan sambil mempersempit pilihan untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Pastikan untuk menyertakan nomor telepon di mana mereka dapat menghubungi Anda.

Bagaimana menanggapi email dengan pertanyaan lanjutan

Jika Anda memiliki beberapa kandidat yang menjanjikan dan ingin sedikit mempersempit lapangan permainan, Anda dapat mengirim email yang berisi pertanyaan lanjutan. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang digunakan pemberi kerja untuk menilai pelamar, bersama dengan templat untuk jenis email pendahuluan ini untuk wawancara.

Apa persyaratan atau harapan gaji Anda?

Tidak ada gunanya memanggil kandidat untuk wawancara jika tawaran Anda jauh di bawah harapan mereka. Beberapa kandidat akan menjawab dengan jumlah minimum atau kisaran yang akan mereka terima, sementara yang lain mungkin secara samar-samar menyebutkan bahwa mereka “mencari penawaran kompetitif dengan keuntungan” dan mungkin ingin mengetahui lebih banyak tentang posisi tersebut sebelum mengambil keputusan.

Bisakah Anda memberi tahu kami lebih banyak tentang [TOPIC MEMBUTUHKAN KLARIFIKASI]?

Anda mungkin ingin mengklarifikasi sesuatu dalam resume kandidat untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat. Mungkin Anda bertanya-tanya mengapa ada kesenjangan dua tahun dalam pekerjaan, keterampilan dan keahlian apa yang dimiliki kandidat, mengapa kandidat meninggalkan perusahaan terakhir, atau pengalaman apa yang mereka peroleh dalam peran tertentu.

Mengapa Anda menginginkan posisi [JOB JUDUL] di [PERUSAHAAN]?

Majikan dapat mengajukan pertanyaan berbasis kepribadian yang menyenangkan untuk mengenal kandidat dan memecahkan kebekuan sebelum wawancara. Atau, mereka mungkin menyelidiki lebih dalam untuk mengetahui alasan mengapa seorang kandidat tertarik pada posisi dan/atau perusahaan tersebut. Kandidat yang dipelajari dengan baik dengan antusiasme paling tinggi akan sering bersinar.

Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan untuk mengajukan pertanyaan lanjutan:

Yang terhormat [NAMA PERTAMA]:

Terima kasih atas minat Anda pada posisi [JOB JUDUL] di [PERUSAHAAN]. Sebelum kami mulai menjadwalkan wawancara, kami memiliki beberapa pertanyaan untuk Anda.

• [PERTANYAAN 1]
• [PERTANYAAN #2]
• [PERTANYAAN #3]

Kami menghargai kesempatan ini untuk mengenal Anda lebih baik. Silakan kirim tanggapan Anda selambat-lambatnya [HARI, TANGGAL & WAKTU], dan saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin untuk membahas langkah selanjutnya.

Sungguh-sungguh,

[NAMA & TANDA TANGAN PERUSAHAAN ANDA]

Sekali lagi, selalu mulai dengan ucapan terima kasih yang sopan dan ingatkan kandidat dengan jelas mengapa Anda menghubunginya. Dalam email ini, Anda menjelaskan pertanyaan sebagai bagian dari proses awal sebelum wawancara dijadwalkan dan memberi tahu kandidat bahwa Anda akan menghubungi setelah menerima tanggapan.

Dapatkan lebih banyak tips untuk mewawancarai kandidat dengan Twilio SendGrid

Jadi sekarang Anda tahu cara membalas email untuk wawancara. Seperti yang Anda lihat, menulis email adalah ilmu dan seni. Mengumpulkan tip dan template akan memastikan perusahaan Anda tampil profesional setiap saat sambil menjaga semua pintu terbuka untuk mendapatkan talenta terbaik.

Kami memiliki lebih banyak artikel tentang menguasai etiket email dan proses perekrutan di situs web Twilio SendGrid, termasuk blog tepat waktu tentang Memerangi Bias Tidak Sadar Saat Wawancara . Terima kasih telah berkunjung, dan semoga sukses dengan calon karyawan Anda!