Cara Menjalankan Rapat Tim: Kiat & Praktik Terbaik

Apa itu Rapat Tim?

Rapat tim adalah acara terjadwal di mana orang-orang yang terlibat dalam suatu proyek akan berkumpul dan berdiskusi tentang topik yang terkait dengan pekerjaan itu. Rapat datang dalam berbagai bentuk, tetapi yang lebih efektif memiliki agenda yang dibuat oleh pemimpin tim yang menguraikan apa yang akan dibahas. Seorang sekretaris mencatat risalah rapat, yang merupakan ringkasan dari diskusi. Ada juga item tindakan, yaitu tugas yang harus diselesaikan sebelum rapat berikutnya.

Setelah pertemuan, pekerjaan sebenarnya dimulai. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan secara real time. Bagan Gantt kami yang kuat mengatur item tindakan Anda ke dalam tugas dengan tanggal mulai dan selesai, menautkan keempat jenis ketergantungan tugas untuk menghindari penundaan dan menetapkan garis dasar sehingga Anda dapat melacak kemajuan secara waktu nyata. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Rapat Tim Informal

Rapat tim informal hanyalah pertemuan santai di mana anggota tim dapat bertukar ide. Meskipun harus tetap ada agenda untuk menghindari keluar jalur, agenda tersebut lebih jarang dan kemungkinan besar tidak ada presentasi atau hal lain yang memerlukan persiapan lebih.

Rapat Tim Formal

Di ujung lain spektrum adalah pertemuan formal. Sekali lagi, agenda direkomendasikan untuk semua pertemuan, tetapi dalam pertemuan formal, itu adalah struktur yang lebih teliti dan tersusun. Pertemuan formal seperti pertemuan proyek biasanya akan ada presentasi dan bahkan pembicara untuk menangani kelompok. Mereka juga dapat memiliki pedoman yang lebih ketat tentang siapa yang dapat berbicara dan kapan bertentangan dengan pertemuan informal yang lebih longgar dalam hal kesopanan.

Mengapa Rapat Tim Penting?

Ada banyak alasan untuk mengadakan rapat tim. Meskipun mereka dapat disalahgunakan dan memiliki reputasi buruk karena membuang-buang waktu, ketika dijalankan dengan agenda dan berfokus pada penyampaian informasi atau menghasilkan umpan balik, mereka dapat sangat membantu.

Rapat tim, pertama dan terutama, adalah saluran komunikasi di mana informasi seperti rencana aksi disebarluaskan ke sekelompok besar orang. Ini cenderung lebih efisien daripada memo, yang mungkin tidak dibaca atau dibaca orang dan menyediakan forum untuk pertanyaan untuk memastikan semua orang jelas tentang apa yang sedang dibahas.

Mereka adalah cara yang bagus untuk menyatukan tim melalui pertanyaan dan aktivitas pemecah kebekuan yang membantu semua orang mengenal satu sama lain dan membangun jenis ikatan yang memupuk kolaborasi dan, pada gilirannya, produktivitas. Rapat tim juga membantu menentukan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim sehingga mereka tahu apa yang harus mereka lakukan dan kepada siapa mereka melapor atau bertanya jika ada pertanyaan.

Tips Menjalankan Rapat Tim

Seperti yang sudah disinggung di atas, rapat bisa menjadi masalah. Mereka menarik orang menjauh dari pekerjaan mereka, dapat membuat tim merasa seolah-olah mereka membuang-buang waktu yang dapat digunakan dengan lebih baik untuk menyelesaikan tugas mereka, dan, seringkali, orang hanya suka mendengar diri mereka sendiri berbicara. Tetapi pertemuan tim terlalu penting untuk diabaikan hanya karena mereka bisa keluar jalur. Ikuti tips ini dan Anda akan mengadakan rapat tim yang cepat dan produktif yang akan bermanfaat bagi semua orang.

Tentukan Tujuan Rapat Tim Anda

Sebelum Anda bertemu, pastikan alasan pertemuan itu jelas. Jika Anda tidak dapat menyimpulkan tujuan pertemuan dalam satu atau dua kalimat, mungkin tidak ada alasan untuk bertemu. Kemungkinan besar, ada alasan untuk pertemuan tersebut, dan sebagai pemimpin tim, tugas Anda adalah menjelaskannya dengan jelas.

Membuat Agenda Rapat

Setelah Anda memiliki tujuan rapat, Anda dapat mulai membuat agenda. Agenda adalah daftar hal-hal yang akan dibahas selama rapat. Seharusnya tidak terlalu lama. Rapat paling berhasil bila berfokus pada satu atau, paling banyak, beberapa poin terkait.

Gunakan Aktivitas Pemecah Es

Agar rapat berhasil, setiap orang harus berpartisipasi. Menggunakan pemecah kebekuan untuk mengajak orang-orang terlibat sejak awal dengan beberapa pertanyaan atau aktivitas yang menyenangkan akan terbayar saat Anda masuk ke inti rapat, plus ini adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi kerja sama tim yang lebih baik.

Tulis Risalah Rapat

Seperti disebutkan di atas, seorang sekretaris bertugas membuat risalah rapat. Ini bisa menjadi posisi yang ditugaskan atau tanggung jawab yang bergilir, tetapi ini adalah bagian penting dari kesuksesan rapat. Risalah rapat menangkap apa yang dibahas selama rapat, tetapi hanya informasi penting. Risalah rapat tidak bertele-tele, tetapi satu atau dua kalimat.

Tentukan Item Tindakan Setelah Rapat Tim Anda

Risalah rapat harus diakhiri dengan item tindakan, yang, seperti yang telah dibahas sebelumnya, adalah tugas yang harus diselesaikan oleh tim sebelum berkumpul untuk rapat berikutnya. Item tindakan ini harus dipahami dengan jelas oleh semua sebelum jeda pertemuan.

Template Gratis untuk Membantu Anda Menjalankan Rapat Tim

Untuk membantu rapat Anda berikutnya, ProjectManager menawarkan beberapa template gratis yang dapat Anda unduh sekarang. Situs kami adalah hub online untuk semua hal manajemen proyek, dengan blog, video tutorial, dan, tentu saja, template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word. Berikut adalah beberapa untuk membantu menjalankan rapat tim Anda berikutnya.

Templat Notulen Rapat

Templat risalah rapat gratis kami untuk Word memudahkan Anda menyiapkan dan menjalankan rapat. Itu mengumpulkan semua data yang Anda butuhkan untuk mengadakan rapat yang sukses, mulai dari siapa yang hadir hingga takeaways dan kapan rapat berikutnya.

Templat Rencana Aksi

Saat Anda meninggalkan rapat, pastikan Anda telah mengisi template rencana tindakan gratis kami untuk Excel terlebih dahulu. Ini mencantumkan semua item tindakan yang diputuskan selama rapat, dengan prioritas, siapa yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan, garis waktu, dan banyak lagi.

Templat Pelacak Tugas

Untuk memastikan Anda menyelesaikan item tindakan tepat waktu, gunakan templat pelacak tugas gratis kami untuk Excel. Ini mencantumkan semua tugas Anda, bahkan tugas yang bergantung, ditambah memungkinkan Anda untuk memprioritaskannya, mengatur durasi dan kemudian melacak status untuk memastikan Anda memenuhi jadwal Anda.

Proyek melibatkan pertemuan di setiap langkah dalam siklus hidup proyek. Dalam video ini dengan pembawa acara kami Jennifer Bridges, PMP, Anda akan mempelajari empat kiat hebat untuk meningkatkan rapat tim proyek Anda.

Video: Praktik Terbaik Rapat Tim

Proyek melibatkan pertemuan di setiap langkah dalam siklus hidup proyek. Dalam video ini dengan pembawa acara kami Jennifer Bridges, PMP, Anda akan mempelajari empat kiat hebat untuk meningkatkan rapat tim proyek Anda.

Kami harap Anda senang mendengar tips ini untuk rapat tim proyek yang lebih efisien. Terima kasih telah menonton!

4 Langkah Menjalankan Rapat Tim yang Hebat

Bagi Anda yang menyukai metodologi, pertimbangkan ini sebagai metode PCFW dalam menjalankan rapat Anda. Apa artinya itu? Persiapkan, Komunikasikan, Fasilitasi, dan dengan segala cara, Selesaikan. Mari kita bicara tentang masing-masing dari empat elemen kunci. Nomor satu, dalam persiapan ada tujuan dan persiapan untuk tujuan pertemuan. Mengapa Anda mengadakan pertemuan ini, siapa yang perlu hadir, mengapa mereka perlu hadir, apa yang perlu mereka persiapkan sebelumnya, apa yang perlu Anda persiapkan sebelumnya sebagai manajer proyek?

1. Persiapkan

Tujuan. Sekali lagi, mengetahui siapa yang seharusnya ada di sana, mengapa mereka ada di sana, apakah mereka pembuat keputusan, apakah mereka ada di sana untuk memberikan masukan, dan mengapa Anda membutuhkan mereka di sana. Dan kemudian alat peraga. Bagaimana Anda akan memfasilitasi dan menjalankan pertemuan Anda? Apakah Anda memerlukan alat peraga, apakah Anda memerlukan laptop, apakah Anda memerlukan proyektor LCD, apakah Anda memerlukan flip chart, apakah Anda memerlukan papan, spidol, apakah Anda memerlukan pulpen dan kertas? Apa yang Anda perlukan untuk digunakan orang dan untuk memfasilitasi pertemuan? Pernahkah Anda muncul di sebuah situs dan Anda tidak memiliki materi yang Anda butuhkan atau pikir seharusnya ada di sana? Anda sebagai manajer proyek dapat mempersiapkan itu.

2. Berkomunikasi

Elemen kunci kedua, Berkomunikasi, adalah berkomunikasi dengan orang sebelumnya. Mengundang mereka ke rapat, agenda, memberi tahu mereka kapan mereka seharusnya hadir, mengapa mereka seharusnya hadir dan lima menit sebelumnya. Beri tahu orang sebelumnya agar mereka tahu dan dapat mempersiapkan jadwal mereka, perhatikan bahwa orang lain juga memiliki jadwal, jadi beri tahu orang sebelumnya sehingga mereka dapat mempersiapkan sebelumnya, mengumpulkan apa yang mereka perlukan untuk hadir, dan mungkin bertanya ada pertanyaan. Mungkin menghubungi Anda atau anggota lain di tim sebelumnya.

Jadi biarkan mereka tahu apa yang ada di agenda. Apa yang akan kita bicarakan? Mereka mungkin ingin mengundang beberapa orang lain juga dan memberi Anda kesempatan untuk berkata, "Ya, itu bagus, tapi kami tidak benar-benar ingin mereka hadir di rapat ini."

3. Fasilitasi

Memfasilitasi pertemuan. Kita semua pernah melihat bahwa di mana hal itu menjadi tidak terkendali, itu seharusnya menjadi pertemuan status selama 20 atau 30 menit atau panggilan singkat atau pertemuan stand-up, yang berubah menjadi perkelahian selama dua jam. Kami tidak menginginkan itu. Kami ingin memastikan semuanya tepat waktu dan sesuai topik.

• Tepat waktu: Pastikan tim Anda mengikuti garis waktu rapat.Jika Anda memiliki item berbeda dalam agenda, mengetahui berapa lama Anda akan menghabiskan waktu untuk itu dan Anda, sebagai manajer proyek, benar-benar memfasilitasi agar Anda tetap dalam waktu itu. Dengan begitu orang akan tetap terlibat dengan Anda, Anda tidak akan kehilangan kredibilitas, dan orang akan tahu kapan harus meninggalkan rapat. barang itu.
• Pada topik: Tetap pada topik itu penting saat menjalankan rapat tim.Ada orang lain yang memiliki agenda lain yang akan mencoba mengambil alih dan membajak rapat Anda untuk kepentingannya sendiri, jadi Anda harus memfasilitasinya dan tetap pada topik. Jika seseorang mengemukakan topik yang tidak ada dalam agenda Anda, itu mungkin penting tetapi mungkin tidak sesuai dengan tujuan pertemuan itu. Penting untuk meletakkannya di tempat parkir dan pada akhirnya memberi tahu orang apa yang akan dilakukan.

4. Bungkus

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, Bungkus. Kita semua telah menghadiri rapat yang berlangsung terlalu lama, jadi semua orang terburu-buru untuk keluar dari sana sehingga mereka tidak tahu persis apa yang harus dilakukan atau apa langkah selanjutnya. Item penting dalam langkah ini adalah untuk menyelesaikan dengan item tindakan dan langkah selanjutnya. Item apa yang harus diselesaikan pada akhirnya, siapa yang seharusnya melakukannya, dan kapan mereka harus menyelesaikannya? Lalu, barulah mengetahui langkah selanjutnya. Memberi tahu orang-orang kapan Anda akan bertemu lagi atau keputusan apa yang harus diambil.

Ini adalah empat elemen kunci dari metode PCFW dan cara menjalankan rapat Anda dengan lebih efektif, jadi mungkin Anda tidak akan pergi dengan sakit kepala dan anggota tim Anda juga tidak.

Saya harap Anda menemukan ini berharga, dan jika Anda memerlukan kiat, alat, atau teknik tambahan dalam menjalankan rapat Anda, datang dan kunjungi kami di ProjectManager.