Cara Mengurutkan Aktivitas dalam Proyek

Setiap orang secara tidak sadar menciptakan urutan aktivitas dalam kehidupan mereka sehari-hari. Kami merencanakan perjalanan mingguan ke toko, membersihkan dan merapikan rumah kami, kami menjalankan tugas — daftarnya terus berlanjut. Dengan cara ini, kita semua akrab dengan keterampilan manajemen proyek dasar.

Ketika kita dapat mengidentifikasi aktivitas berurutan dalam kehidupan kita sehari-hari, jauh lebih mudah untuk menemukannya dalam konteks proyek yang kompleks. Jadi, mari kita definisikan aktivitas berurutan dalam hal sesuatu yang kita semua lakukan dan pelajari bagaimana kita dapat menghubungkannya dengan manajemen proyek.

Apa itu Aktivitas Berurutan?

Kegiatan berurutan adalah tugas atau tugas yang harus diselesaikan, atau setidaknya dimulai, secara berurutan. Misalnya, jika Anda membuat spageti, Anda harus terlebih dahulu mengisi panci dengan air, lalu merebus air, lalu menambahkan pasta. Ketiga aktivitas ini berhubungan langsung dan harus terjadi dalam urutan yang tepat untuk menghasilkan pasta yang matang.

Apa Tujuan dari Kegiatan Sequencing?

Baik Anda membuat makan malam spaghetti hipotetis atau merencanakan pembangunan gedung baru, Anda harus menyelesaikan aktivitas untuk mencapai tujuan.

Pertanyaannya adalah: apakah benar-benar penting dalam urutan apa kegiatan ini berlangsung jika hasil akhirnya sama? Jawabannya adalah ya! Bahkan jika dua aktivitas dapat dimulai pada saat yang sama, satu urutan jauh lebih logis dan efisien daripada yang lain.

Contoh Urutan Kegiatan

Kembali ke analogi spageti. Dalam skenario ini, Anda harus merebus air sebelum mulai memotong bawang putih. Tentu, tidak akan merusak makanan untuk memotong bawang putih sebelum merebus air, tetapi dengan cara ini Anda memanfaatkan waktu dan energi Anda sebaik mungkin.

Mari kita ambil analogi ini lebih jauh dan menerapkannya pada bagaimana seorang koki menjalankan dapur. Dalam hal ini, setiap hidangan adalah tugas yang terdiri dari aktivitas. Ketika seseorang memesan hidangan tertentu, aktivitas harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas.

Bagian yang sulit adalah, ada beberapa tugas berbeda yang diselesaikan sekaligus, yang berarti lebih banyak aktivitas dilakukan pada saat yang bersamaan. Jika Anda tidak hati-hati, aktivitas yang diperlukan untuk satu tugas dapat menghalangi aktivitas lainnya.

Ketika Anda menerapkan konsep ini ke proyek berskala lebih besar dengan lebih banyak sumber daya dan kendala, urutan aktivitas berubah dari menguntungkan menjadi sangat penting. Jadi, bagaimana tepatnya Anda melakukan aktivitas pengurutan?

Cara Mengurutkan Aktivitas untuk Proyek

Untuk mengurutkan aktivitas, Anda harus menentukan hubungan antara aktivitas tersebut. Ada banyak cara berbeda untuk melakukan ini, tetapi hari ini kita akan membahas Metode Pembuatan Diagram Prioritas:

Metode Precedence Diagram menggunakan jenis diagram jaringan untuk menunjukkan kegiatan yang harus diselesaikan, bagaimana mereka terhubung dan urutan pekerjaan apa yang harus diikuti. Metode ini mengilustrasikan hal-hal ini dengan merepresentasikan aktivitas dengan kotak (atau node) dan dependensi dengan panah yang menghubungkannya.

Langkah Pengurutan Aktivitas

Metode Diagram Prioritas dapat terlihat rumit pada pandangan pertama, tetapi sebenarnya dapat dipecah menjadi beberapa langkah sederhana. Mari kita asumsikan Anda sudah memiliki daftar aktivitas dan pergi dari sana.

1. 1. Tentukan Atribut Aktivitas: Saat mengurutkan aktivitas, Anda harus memiliki semua detail tentang setiap aktivitas. Anda harus tetap teratur dan melacak detail ini. Mendefinisikan atribut aktivitas melibatkan penamaan setiap aktivitas, memberinya nomor, menulis deskripsi singkat, dll. Setiap aktivitas harus memiliki semua atribut yang sama yang didefinisikan dan dicatat untuk mengurutkannya secara akurat. Kerja keras ini membuat semua perbedaan.
   2. Tentukan Kendala: Setiap tugas akan datang dengan kendala — hal-hal yang membatasi itu. Hal-hal tersebut dapat berupa uang, tenaga, waktu dan beberapa hal lainnya. Seperti halnya mendefinisikan atribut aktivitas, pengetahuan adalah kekuatan, dan menentukan setiap kendala yang mungkin adalah satu-satunya cara untuk mengurutkan aktivitas sedemikian rupa sehingga tidak melanggar batasan ini.
   3. Identifikasi Dependensi: Untuk mengurutkan aktivitas secara akurat, mengidentifikasi dependensi dengan benar, mungkin, adalah bagian terpenting dari proses. Tanpa mengetahui secara pasti bagaimana tugas-tugas terkait, tidak ada cara untuk mengurutkannya dengan tepat. Faktanya, tanpa pengetahuan tentang dependensi tugas, terlalu mudah untuk menjadwalkan tugas secara tidak benar dan mengatur seluruh proyek agar gagal.

Hubungan ini juga dapat disebut sebagai dependensi, di mana ada empat jenis yang berbeda.

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): Dalam ketergantungan Finish-to-Start, Tugas A harus diselesaikan sebelum Tugas B dapat dimulai.
         • Finish-to-Finish (FF): Dalam ketergantungan Finish-to-Finish, Tugas A harus diselesaikan sebelum Tugas B dapat diselesaikan.
         • Start-to-Finish (SF): Dalam ketergantungan Start-to-Finish, Tugas B tidak dapat diselesaikan sebelum Tugas A dimulai.
         • Start-to-Start (SS): Dalam ketergantungan Start-to-Start, Tugas B tidak dapat dimulai sebelum Tugas B dimulai.

Praktik Terbaik Saat Mengurutkan Aktivitas

Meskipun membuat urutan aktivitas tampak agak intuitif, ada praktik terbaik tertentu yang harus diikuti:

Buat Daftar Tugas Lengkap Sebelum Anda Mengurutkan Aktivitas

Saat Anda mengerjakan sebuah proyek, tugas baru yang tidak terduga akan muncul secara alami di sepanjang jalan. Namun, cara terbaik untuk memulai aktivitas pengurutan adalah bekerja dengan semua informasi yang Anda miliki saat itu. Bahkan jika Anda tahu suatu tugas mungkin akan menghasilkan lebih banyak tugas di kemudian hari, jangan ragu untuk memasukkannya ke dalam daftar tugas Anda. Kegiatan pengurutan dimulai sebagai rancangan kasar terbaik dan dibersihkan di sepanjang jalan.

Pertimbangkan Beban Kerja Tim Anda

Anda harus mengidentifikasi kendala saat mengurutkan aktivitas. Salah satu kendala yang sering diabaikan adalah beban kerja dan waktu individu anggota tim. Hanya ada begitu banyak jam dalam sehari dan hanya begitu banyak yang dapat dimiliki seseorang di piring mereka pada satu waktu. Mengabaikan untuk mengingat hal ini dapat menyebabkan kemunduran, kelelahan, dan aktivitas yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

Ketahui Perbedaan Antara Batasan Wajib vs

Untuk mengurutkan aktivitas secara akurat, Anda harus ingat bahwa tidak hanya ada satu jenis. Kendala wajib dan kendala diskresioner sangat berbeda, dan keduanya harus diidentifikasi. Kendala wajib bersifat konkret dan tidak dapat diatasi. Kendala diskresi, di sisi lain, fleksibel dan anggota tim dapat memutuskannya saat menjadwalkan proyek.

Jangan Abaikan Batasan Tugas

Seperti yang dapat Anda bayangkan, mengabaikan batasan tugas adalah salah satu kesalahan paling merugikan yang dapat Anda lakukan saat mengurutkan aktivitas. Namun, sama pentingnya untuk mempertimbangkan segitiga manajemen proyek. Segitiga ini terdiri dari tiga kendala yang paling berdampak: ruang lingkup, waktu dan biaya.

Kegiatan pengurutan adalah proses yang sangat terlibat, dan tidak sulit untuk melupakan kendala yang lebih luas dari keseluruhan proyek. Menjaga hal-hal ini di atas pikiran dapat membuat semua perbedaan antara keberhasilan proyek dan kegagalan proyek.

Bagaimana ProjectManager Membantu Urutan Aktivitas

Untuk memastikan bahwa semua tugas Anda diurutkan dengan benar dengan dependensi yang sesuai, kami sarankan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda membuat, merinci, dan mengurutkan aktivitas serta melihat aktivitas ini dengan cara yang paling sesuai dengan proyek Anda.

Dengan bagan Gantt online kami, Anda dapat memanfaatkan sepenuhnya fitur pengurutan proyek yang canggih. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunggah tugas Anda, lalu menjadwalkan tugas dalam urutan yang sesuai dengan bagan dan garis waktu Gantt. Lihat dependensi tugas, detail penerima tugas, status tugas, dan lainnya, semuanya dari satu hub. Dan, jika Anda perlu mengubah urutan aktivitas, cukup seret dan lepas.

Pelaporan proyek Anda untuk pemangku kepentingan juga disederhanakan dengan alat pelaporan satu klik yang kuat yang dapat menghasilkan laporan proyek yang mendalam dalam hitungan detik. Plus, jika Anda membutuhkan pandangan sekilas, Anda dapat menggunakan dasbor untuk melihat data proyek dalam bentuk bagan yang jelas dan berwarna.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi manajer proyek alat untuk mengontrol tugas berurutan, menautkan dependensi tugas, dan melacak kemajuan dengan pelaporan terintegrasi. Anggota tim mendapatkan platform kolaboratif untuk bekerja lebih produktif. Lihat bagaimana kami dapat membantu Anda mengelola proyek berikutnya dengan memanfaatkan uji coba gratis kami selama 30 hari.