Cara Tetap Produktif: 6 Tips Bekerja Secara Efisien

Terlepas dari apakah Anda bekerja dari rumah atau kembali ke kantor, tetap produktif dapat menjadi tantangan.

Dan itu bukan hanya karena banyaknya gangguan yang kita temui setiap hari atau rentang perhatian orang modern yang semakin pendek. Bekerja secara efisien membutuhkan keterampilan organisasi, disiplin, dan motivasi yang tepat.

Selain itu, setiap orang adalah unik. Beberapa dari kita lebih aktif di pagi hari, yang lain adalah burung hantu malam; beberapa membutuhkan inspirasi, yang lain hanya turun ke bisnis dan mengerjakan; beberapa proaktif dan motivasi diri, dan yang lain membutuhkan bantuan dari luar untuk mengatur proses mereka.

Sederhananya, tidak ada satu resep universal yang cocok untuk semua pekerjaan produktif.

Namun, ada berbagai teknik yang dapat Anda coba untuk meningkatkan produktivitas dan menemukan keseimbangan Anda sendiri.

Dalam artikel ini, kami memberikan 6 tips efisiensi kerja yang telah dicoba dan diuji untuk diterapkan dalam rutinitas harian Anda. Anda dapat mencampur dan mencocokkan ini untuk menemukan apa yang memberikan hasil terbaik untuk Anda sehingga Anda menemukan persamaan produktivitas tempat kerja terbaik.

1. Jangan Berlebihan dengan Perubahan

Pertama-tama, jangan terburu-buru mencoba semua ide baru sekaligus. Terkadang bahkan perubahan kecil bisa berdampak besar. Jika tidak, Anda dapat membuat diri Anda kewalahan dan berisiko menjadi kurang produktif dari sebelumnya.

Ambil perlahan.

Cobalah teknik yang tampaknya paling dekat dengan proses kerja, organisasi, dan/atau kepribadian Anda saat ini.

Misalnya, mungkin Anda bisa menghilangkan kebiasaan kecil tapi terus-menerus yang mengalihkan perhatian Anda dan membuat Anda tidak bisa menyelesaikan hari kerja Anda.

Juga, beri waktu untuk perubahan apa pun sebelum Anda memutuskan apakah itu efisien atau tidak. Sekitar dua-tiga bulan biasanya cukup untuk mengatasi stres awal dan melihat apakah pendekatan baru memberikan hasil. Ini mungkin terdengar seperti waktu yang lama, tetapi ingat – kebiasaan sulit dibentuk, dan dihancurkan.

Terlepas dari apakah perubahan itu berhasil untuk Anda atau tidak, setelah periode pengujian berlalu, Anda dapat, jika mau, mencoba pendekatan yang berbeda.

Namun, perlu diingat bahwa dalam hal efisiensi kerja, bahkan perubahan sekecil apa pun dapat berpotensi mengganggu rutinitas Anda. Sampai Anda terbiasa dan melihat apakah itu benar-benar memberikan hasil, produktivitas Anda mungkin akan menurun.

Untuk menghindari masalah dan kesalahpahaman, sebaiknya beri tahu manajer langsung Anda tentang niat Anda. Sangat penting untuk menyelaraskan tindakan Anda dengan proses kerja secara keseluruhan.

2. Tetapkan Tujuan Realistis

Meskipun yang satu ini tampak agak jelas, kadang-kadang, kita semua cenderung mendorong diri kita terlalu jauh dengan harapan bahwa kita dapat bekerja di luar batas kita dan mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai.

Tentu saja, tidak ada yang salah dengan menetapkan standar sedikit lebih tinggi dari zona nyaman Anda dan memberi diri Anda tantangan. Ini memang dapat menginspirasi Anda untuk mencapai lebih banyak dan menunjukkan kepada Anda bahwa Anda mampu melakukan lebih dari yang Anda kira.

Namun, secara teratur menetapkan tujuan yang tidak realistis dapat sangat merusak produktivitas Anda.

Jika Anda gagal menyelesaikan daftar tugas harian, mingguan, dan/atau bulanan, pada titik tertentu, Anda mungkin akan mulai merasa kurang berprestasi.

Akibatnya, alih-alih bekerja lebih efisien dan lebih produktif, Anda dapat merusak kepercayaan diri, meredupkan semangat, dan menguras motivasi Anda. Anda bahkan mungkin berakhir dengan sindrom penipu dan menderita kelelahan.

Untuk menghindarinya, saat merencanakan aktivitas Anda, pertimbangkan untuk menggunakan kerangka tujuan SMART.
SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Attainable, Realistic, and Time-bound.

Ini adalah alat sederhana yang memungkinkan Anda menetapkan prioritas dan mempertimbangkan sumber daya Anda dan memetakan tindakan yang produktif.

Hal terbaik tentang pendekatan ini adalah bahwa hal itu dapat sama efektifnya tidak hanya dalam organisasi tugas skala kecil. Anda juga dapat menerapkannya dalam perencanaan jangka panjang, dan strategi bisnis, terlepas dari tingkat tanggung jawab dan peran Anda di perusahaan.

3. Pertimbangkan kembali Multitasking

Beberapa dekade terakhir telah memuliakan multitasking dan membuatnya tampak seperti tujuan hidup bagi para profesional yang sibuk.

Namun, kenyataannya adalah sangat sedikit – jika ada – orang yang benar-benar dapat melakukan banyak tugas secara efisien.

Namun, sebagian besar dari kita mencoba untuk mendorong dan menyulap beberapa tugas sampai kita gagal semuanya atau mencapai hasil yang biasa-biasa saja. Ujung-ujungnya kita bisa kelelahan, stres, dan kecewa. Kami tidak ingin produktivitas kami menjadi lebih baik daripada jika kami melakukan setiap tugas secara individual, bukan?

Dengan mengerjakan tugas satu per satu, Anda dapat berkonsentrasi lebih baik, memperhatikannya, dan memastikan Anda mencapai hasil terbaik, semuanya tanpa membuat diri Anda stres.

Akibatnya, pada akhir setiap tugas, Anda memiliki cukup energi tersisa untuk berkonsentrasi pada tugas berikutnya.

Selain itu, kita semua tahu perasaan yang luar biasa ketika Anda akhirnya dapat menandai item dari daftar tugas Anda, bukan? Perlakukan diri Anda!

4. Prioritaskan Daftar Tugas Anda

Alih-alih mencoba melakukan banyak tugas, pertimbangkan untuk memprioritaskan tanggung jawab harian Anda setiap pagi, dan mulailah dengan yang paling penting. Tugas ini seringkali bisa menjadi tujuan yang paling sulit, menantang, memakan waktu, dan/atau mendesak untuk hari itu.

Setelah Anda berhasil mengatasinya, Anda tidak hanya menerima perasaan pencapaian dan kepuasan instan. Kamu juga bisa melanjutkan harimu dengan hati yang lebih ringan karena yang terburuk ada di belakangmu.

Selain itu, ketika Anda tahu bahwa Anda telah menandai hal terpenting dalam daftar tugas Anda, segala sesuatu yang lain tampak sedikit lebih mudah.

Tentu saja, ini tidak berarti bahwa ketika Anda telah menyelesaikan tugas ini, Anda dapat menepuk punggung Anda sendiri dan berhenti sejenak.

Lanjutkan dengan sisa tugas, mungkin tinggalkan yang paling mudah untuk yang terakhir, saat Anda mengerjakan semua item yang telah Anda rencanakan. Jika Anda menemui hambatan dan/atau macet, pertimbangkan untuk meninggalkan tugas untuk sementara dan kembali lagi nanti.

Pendekatan ini dapat bekerja dengan baik tidak hanya dalam jadwal harian Anda tetapi juga dalam perencanaan mingguan dan bahkan bulanan.

5. Biarkan Diri Anda Beristirahat

Istirahat memungkinkan Anda untuk menghidupkan kembali otak Anda, mendapatkan kembali motivasi Anda, dan mendistribusikan kembali waktu Anda.

Ketika Anda fokus pada tugas terlalu keras terlalu lama, Anda menjadi kewalahan. Akibatnya, alih-alih maju, lebih sering daripada tidak, Anda menemukan diri Anda terjebak.

Jika Anda tidak mengatur waktu istirahat untuk diri sendiri, cepat atau lambat otak Anda akan mulai melakukannya untuk Anda. Akibatnya, produktivitas Anda akan semakin menderita, karena Anda akan terus berusaha untuk maju hanya untuk tetap terjebak di tengah penderitaan Anda sendiri.

Hal ini biasanya menyebabkan frustrasi, keraguan diri, dan/atau bahkan keputusasaan.

Cara yang bagus untuk menerapkan istirahat ke dalam rutinitas harian Anda adalah dengan mencoba teknik Pomodoro. Di dalamnya, Anda menggunakan pengatur waktu untuk mengganti pekerjaan dan istirahat pada interval yang telah ditentukan. Misalnya, Anda dapat mengatur 20 hingga 45 menit kerja, diikuti dengan istirahat 5 atau 10 menit.

Bahkan jika tugas yang ada membutuhkan waktu lebih lama untuk dilaksanakan, Anda harus mempertimbangkan untuk tetap berpegang pada jadwal istirahat kerja Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk melanjutkan dengan energi segar dan pikiran yang jernih setelah istirahat.

Juga, tergantung pada jenis pekerjaan Anda, pertimbangkan untuk mengisi waktu istirahat Anda dengan aktivitas yang membuat Anda jauh dari tempat kerja Anda.

Misalnya, jika Anda bekerja di meja, regangkan kaki Anda dan lakukan olahraga ringan. Pekerjaan Anda melibatkan aktivitas fisik? Pastikan Anda duduk atau berbaring sesekali. Jika Anda menghabiskan hari Anda dalam rapat, nikmati waktu saya yang tenang. Jika Anda bekerja sendiri-sendiri, teleponlah seorang teman untuk mengobrol.

Intinya adalah untuk memecah rutinitas Anda dengan aktivitas berbeda yang mengalihkan pikiran Anda dari pekerjaan. Akibatnya, ketika Anda kembali ke sana, Anda memiliki perspektif baru dan kekuatan baru.

Kedengarannya sederhana, namun, ini dapat menghasilkan keajaiban pada produktivitas dan efisiensi kerja Anda.

6. Jangan Hilangkan Gangguan – Atur Mereka

Menghilangkan gangguan dan kebiasaan buruk lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Terkadang, membunuh mereka dapat menciptakan terlalu banyak frustrasi, dan merusak produktivitas alih-alih meningkatkannya.

Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan menempatkannya dalam batasan Anda dan menetapkan batasan untuk diri Anda sendiri.

Pertimbangkan untuk memilih kerangka waktu – sebaiknya, di bagian hari ketika Anda biasanya paling tidak produktif. Selanjutnya, dedikasikan hanya untuk kegiatan yang paling sering mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan.

Sebagai contoh, katakanlah Anda adalah seorang pecandu media sosial (ya, bukan begitu?)

Jika Anda kurang disiplin dan tidak menahan diri, Anda dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk memeriksa ponsel Anda. Hal ini dapat mengganggu proses kerja Anda dan mengurangi efisiensi karena sangat sulit untuk berkonsentrasi.

Namun, tergantung pada apa yang Anda gunakan untuk media sosial, memotongnya sepenuhnya dapat membuat Anda merasa kesepian, salah informasi, dan ketinggalan pembaruan dan topik yang Anda pedulikan.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat menetapkan jeda media sosial sepanjang hari dan secara ketat membatasi waktu yang Anda habiskan untuk itu di tempat kerja. Dengan cara ini, Anda akan tahu bahwa perbaikan akan datang dan tidak akan terganggu dari pekerjaan Anda bahkan jika Anda mendengar notifikasi berbunyi ping. Namun, tentu saja, yang terbaik adalah membatasinya sebanyak mungkin, Anda tidak ingin menguji diri sendiri terlalu keras.

Selain itu, Anda dapat menggunakan aplikasi Digital Balance untuk melacak kebiasaan penggunaan perangkat Anda dan mengatur penggunaan waktu layar.

Bahkan jika gangguan Anda tidak bersifat digital, Anda dapat menggunakan metode ini untuk menahannya. Dengan cara ini Anda dapat secara signifikan meningkatkan kebiasaan kerja dan konsentrasi Anda.

Intinya

Tetap produktif dan bekerja secara efisien tidak hanya penting untuk pertumbuhan dan perkembangan profesional Anda, tetapi juga untuk kesehatan mental Anda.

Di satu sisi, jika Anda terus-menerus terganggu, menunda-nunda, atau hanya keluar dari permainan Anda, Anda cenderung kehilangan kepercayaan diri dan motivasi Anda. Ini dapat memengaruhi perasaan Anda tentang pekerjaan Anda dan bagaimana perasaan Anda tentang diri Anda sendiri. Belum lagi, pada akhirnya bahkan bisa menyebabkan Anda kehilangan pekerjaan.

Di sisi lain, jika efisiensi yang buruk adalah akibat dari terlalu memaksakan diri, hal itu dapat menyebabkan stres, kecemasan, dan bahkan kelelahan.

Dengan mengoptimalkan budaya kerja, rutinitas, dan proses Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda memanfaatkan hari kerja Anda sebaik-baiknya tanpa memengaruhi kesejahteraan Anda secara negatif.

Yang perlu Anda lakukan adalah menemukan teknik yang tepat yang memberikan hasil terbaik untuk Anda, dan biasakan.