Cara menggunakan Slack agar tim jarak jauh Anda tetap produktif dan terlibat

Mencoba mencari cara menggunakan Slack?

Bagus. Ini sangat berharga.

Menawarkan 10+ juta pengguna aktif harian , popularitas Slack berbicara sendiri. Faktanya, platform sekarang menjadi pokok pekerjaan jarak jauh karena semakin banyak tim mengandalkan Slack sebagai pusat komunikasi all-in-one mereka.

Dan sementara Slack mungkin tampak seperti aplikasi obrolan di permukaan, platform ini menawarkan banyak fitur hemat waktu untuk membuat tim tetap produktif dan terlibat.

Dalam panduan ini, kami akan merinci cara menggunakan Slack untuk bisnis.

Apa itu Slack?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.

Slack adalah kolaborasi tim dan alat manajemen proyek. Platform ini dapat digunakan dalam browser atau sebagai aplikasi asli sendiri di desktop dan seluler.

Pengguna berkomunikasi dalam saluran yang ditandai dengan tagar tertentu. Misalnya, tim pemasaran mungkin memiliki saluran terpisah untuk #penulis konten, #SEO, dan #desain.

Dalam setiap saluran, pengguna dapat menandai satu sama lain berdasarkan @handles mereka. Kemudian kesenangan dimulai.

Dalam hal cara menggunakan Slack untuk berkomunikasi, pilihan Anda tidak terbatas. Misalnya, Slack adalah alternatif yang bagus untuk email atau tiket proyek. Memiliki pesan yang menghadap ke depan menciptakan rasa akuntabilitas dan transparansi karena tim dapat melacak komunikasi mereka dari Titik A ke Titik B hingga masalah terselesaikan.

Slack juga dapat digunakan untuk komunikasi informal. Merayakan kontrak baru atau ulang tahun? Ingin memberikan beberapa meme atau .GIF? Pergi untuk itu.

Pengguna dapat mengubah status ketersediaan mereka sepanjang hari untuk memberi sinyal kepada rekan kerja ketika mereka sedang berbicara versus ketika mereka sedang melakukan pekerjaan berat.

Singkatnya, Slack berfungsi sebagai tempat bagi rekan kerja untuk selalu “on”. Ini memberikan alternatif yang lebih tepat waktu untuk berkomunikasi secara eksklusif melalui email, sementara juga menciptakan pendingin air kantor jadul.

Mengapa Slack begitu populer di tim jarak jauh?

Slack mungkin tidak tampak begitu istimewa secara sekilas.

Lagi pula, ada banyak aplikasi obrolan di luar sana (pikirkan: Tim, Google Meet) yang memiliki tujuan serupa.

Popularitas Slack dapat diringkas menjadi penggunaannya yang meluas di kalangan startup dan masuknya jutaan pengguna baru selama COVID-19. Di awal pandemi, bisnis secara default menggunakan beberapa aplikasi untuk beradaptasi dengan pekerjaan jarak jauh "normal" yang baru ditemukan.

Dan untuk obrolan tim, Slack adalah pemenangnya. Aplikasi ini mengalami lonjakan pengguna baru di tengah COVID-19 dan banyak yang memutuskan untuk tetap menggunakan platform untuk jangka panjang.

Mungkin nilai jual terbesar Slack adalah integrasi pihak ketiganya. Jika ada aplikasi atau alat bisnis yang Anda andalkan, kemungkinan besar aplikasi itu memiliki integrasi Slack.

Trello. Google Drive. Pandangan. Sebut saja, Slack terintegrasi dengannya.

Perbedaan utama lainnya dari Slack versus aplikasi obrolan lainnya adalah berbagai bot platform, banyak di antaranya berfokus pada produktivitas dan meningkatkan budaya perusahaan. Misalnya, bot Donat yang populer dirancang untuk mengoptimalkan orientasi karyawan baru dan membantu karyawan membangun hubungan dalam pengaturan jarak jauh.

Tujuan gambaran besar menggunakan platform seperti Slack adalah mengganti email secara langsung (atau setidaknya mengurangi ketergantungan tim pada email).

Mengapa menggunakan Slack alih-alih email? Waktu.

Sudah didokumentasikan dengan baik bahwa banyak pekerja membuang waktu berjam-jam per hari di kotak masuk mereka. Platform ini mengurangi bolak-balik yang tidak perlu, menggabungkan pemberitahuan email ke dalam kotak masuk waktu nyata di samping obrolan tim Anda. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan dan membagikan ID rapat Zoom secara langsung di dalam Slack tanpa terpental antara tautan kotak masuk dan undangan.

Bagaimana sebagian besar perusahaan jarak jauh menggunakan Slack?

Tidak ada dua tim yang menggunakan Slack secara sama, tetapi tujuan akhirnya sama: memberi tim tempat untuk tetap terhubung tanpa membuang waktu di kotak masuk mereka atau menyulap banyak aplikasi.

Di bawah ini adalah tiga tujuan khusus untuk perusahaan jarak jauh yang mencoba mencari cara menggunakan Slack:

1. Merampingkan tugas dan mendokumentasikan komunikasi internal antar pekerja
2. Mendorong komunikasi yang terbuka dan tepat waktu serta budaya perusahaan yang kolaboratif
3. Buat karyawan tetap produktif melalui aplikasi dan integrasi

Platform ini adalah tempat utama bagi tim untuk bertukar pikiran tentang ide dan memantau status proyek apa pun. Misalnya, tim kreatif jarak jauh mungkin meminta umpan balik atau menyelesaikan suatu konten. Berikut adalah contoh cara menggunakan Slack untuk manajemen proyek (dengan Trello) untuk melakukan hal itu:

Sementara itu, meningkatkan keterlibatan karyawan adalah salah satu tantangan terbesar dalam mengelola tim jarak jauh. Slack dapat membantu di departemen itu berkat berbagai bot keterlibatan dan alat survei untuk memilih otak pekerja.

Berikut adalah contoh penggunaan Polly, yang menyediakan tempat anonim bagi pekerja untuk memberikan umpan balik dan menjawab pertanyaan dari manajer.

Dan sekali lagi, tujuan Slack adalah memastikan bahwa karyawan tetap produktif. Ini adalah tantangan lain dari tim jarak jauh di mana pekerja mandiri dan melacak tugas individu bisa merepotkan.

Berikut adalah contoh bagaimana alat pelacak waktu seperti Timebot.chat, yang memberi pekerja suatu tempat untuk melacak tugas sehari-hari mereka, memblokir waktu dan menyoroti apa yang telah mereka kerjakan.

Ini hanyalah cuplikan tentang cara menggunakan Slack sebagai tim jarak jauh. Aplikasi dan alur kerja pilihan Anda mungkin berbeda, tetapi Anda dapat menggunakan platform dengan cara yang sama.

Cara menggunakan Slack: tips dan praktik terbaik

Meskipun Slack sendiri cukup intuitif, menggunakan platform secara maksimal berarti memahami praktik terbaiknya. Berikut adalah beberapa tip cepat untuk memastikan bahwa tim Anda menggunakan Slack dengan cara yang berarti.

Pilih saluran Anda

Slack perusahaan Anda seharusnya tidak menjadi saluran acak gratis untuk semua. Sebaliknya, diskusi harus dibatasi pada saluran berdasarkan tujuan perusahaan Anda untuk platform.

Misalnya, apakah setiap tim memiliki tempat untuk bolak-balik? Apakah ada tempat untuk mengungkapkan keprihatinan di seluruh perusahaan? Apakah Anda ingin membatasi meme dan bisnis lucu ke satu saluran?

Tidak ada cara yang "benar" untuk mengatur saluran Slack Anda. Tentu saja, kebebasan ini bisa sedikit menakutkan. Untuk memulai, berikut adalah beberapa contoh saluran yang direkomendasikan yang disorot oleh Slack sendiri.

• #Pengumuman
• #Acak
• #AMA (tanyakan apa saja)
• #Budaya perusahaan
• #Kotak saran

Garis besar harapan

Tidak berbeda dengan media sosial, beberapa kritikus menganggap Slack sebagai potensi pemborosan waktu bagi karyawan yang sebenarnya dapat menghasilkan produktivitas yang lebih rendah .

Selain itu, fenomena “kelelahan kendur” dan stres dari pengguna yang memaksa pada platform dapat berkontribusi pada kelelahan di tempat kerja.

Penting untuk menyoroti harapan tentang cara menggunakan Slack di antara tim Anda. Ini dapat menghindari pemborosan waktu dan juga memastikan bahwa diskusi bermakna dan produktif.

Singkatnya, tim seharusnya tidak hanya melihatnya sebagai tempat untuk mengobrol. Kami merekomendasikan panduan Slack sendiri untuk orientasi perusahaan Anda untuk memastikan bahwa tim Anda berada di jalur yang benar dari kata "pergi."

Manfaatkan sepenuhnya integrasi

Jika Anda menggunakan Slack untuk bisnis , Anda dimanjakan dengan pilihan dalam hal integrasi yang dapat Anda gunakan. Ini termasuk:

• Alat manajemen proyek (Trello, Asana, Jira)
• Alat rapat video (Zoom, RingCentral)
• Aplikasi kalender (Google Kalender, Outlook)
• Perangkat lunak kolaborasi (Google Drive, Box)
• Alat keterlibatan karyawan (OfficeVibe, TINYpulse)

Misalnya, lihat Slack G-Suite untuk Slack. Dengan satu integrasi, Anda dapat mengelola rapat…

…dan unggah file untuk dibagikan dengan seluruh tim Anda.

Tetapi sekali lagi: tujuan Slack adalah menghemat waktu. Mungkin tergoda untuk menjejalkan sebanyak mungkin aplikasi dan integrasi ke dalam platform, tetapi cobalah untuk tetap menggunakan yang paling sering digunakan terlebih dahulu.

Promosikan kepositifan

Ini mungkin terdengar klise, tapi itu pasti layak disebut.

Rekan Anda tidak perlu takut membuka saluran Slack apa pun. Baik itu umpan balik atau permintaan, tekankan pentingnya menjaga komunikasi tetap positif dan konstruktif.

Tidak diragukan lagi bahwa terhubung sepanjang waktu dengan tim Anda dapat berpotensi menimbulkan stres. Untuk mengatasi hal ini, dorong anggota tim Anda untuk memperhatikan nada bicara mereka dan juga jangan takut membiarkan kepribadian mereka bersinar. Slack adalah alat pembangunan tim dan kolaborasi yang brilian, yang membuat tim memahami cara mendekatinya.

Dan dengan itu, kami menyelesaikan panduan kami tentang cara menggunakan Slack!

Siap untuk memulai dengan Slack?

Meskipun konsep mempelajari platform baru mungkin memusingkan, memulai dengan Slack lebih mudah dari yang Anda kira.

Apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan, Slack dapat mendekatkan tim Anda sekaligus mendukung tujuan bisnis Anda yang lebih besar. Kami merekomendasikannya kepada siapa saja yang ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, terutama pemasar sosial.

Dan seperti mencari tahu bagaimana menggunakan Slack secara efektif memberdayakan tim Anda untuk menjadi produktif, ingatlah bahwa Sprout Social dapat membantu Anda melakukan hal yang sama.