Cara Menulis Email Tindak Lanjut yang Mendapat Tanggapan (+ Praktik Terbaik)

Email awal merupakan pengantar yang sopan saat Anda mencoba menyelesaikan sesuatu, baik itu menutup transaksi atau mengumpulkan informasi. Dan meskipun penting, ini bukanlah keseluruhan cerita. Di situlah email tindak lanjut masuk ke dalam gambar. Anda dapat mengirimkannya ke:

• • Ingatkan orang yang berkomunikasi dengan Anda tentang permintaan Anda

• Dengan sopan mendorong mereka untuk bertindak
• Tunjukkan pada mereka bahwa Anda berinvestasi pada hasilnya

Mengirim email tindak lanjut adalah perbedaan antara secara santai menyebutkan bahwa Anda ingin minum kopi kapan-kapan dan menunjukkan kepada seseorang bahwa Anda ingin mengajak mereka berkencan. Email tindak lanjut pertama saja dapat meningkatkan tingkat balasan Anda sebesar 40%! Untuk berhasil dalam pemasaran, Anda perlu mengetahui cara menulis email tindak lanjut yang menghubungkan peluang awal dengan hasil aktual—dan kami akan menunjukkan caranya. Namun kami tidak hanya akan membagikan praktik dan template terbaik pemasaran email tindak lanjut; kami juga akan mengajari Anda langkah-langkah penting untuk menulis email tindak lanjut yang sukses dari awal. Mari kita mulai.

Langkah 1: Tentukan Tujuan Email Tindak Lanjut Anda

Tentukan apa yang ingin Anda capai dengan email tindak lanjut. Apa tujuan akhir/tujuan dari pesan Anda? Tindakan apa yang Anda ingin penerima lakukan? Beberapa ide termasuk:

• Mengingatkan mereka untuk menjadwalkan pertemuan
• Pemesanan demo
• Mendaftar untuk uji coba
• Menutup penjualan
• Membangun hubungan klien yang kuat
• Bercengkerama dengan klien

Mengklarifikasi tujuan akan membantu Anda menulis pesan dengan tujuan yang jelas dan menyertakan ajakan bertindak (CTA) yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan beberapa nilai langsung tergantung pada tujuan spesifik Anda, membuat penerima lebih mungkin merespons.

Langkah 2: Tulis Baris Subjek yang Menarik

Tidak— "Tindak lanjut" atau "Saya menunggu balasan Anda..." bukanlah baris subjek email yang baik. Mereka cenderung diabaikan dan menyebabkan pembaca merasa Anda menyalahkan karena mereka tidak menjawab, yang dapat menurunkan minat mereka untuk membaca email Anda. Baris subjek email terbaik membuat penerima membuka dan membaca pesan. Tulis baris subjek yang relevan dengan maksud atau tujuan email Anda. Pikirkan tentang email Anda dan tindakan yang Anda ingin penerima lakukan. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis baris subjek tindak lanjut yang kuat:

• Gunakan bahasa yang berorientasi pada tindakan. Tambahkan kata-kata yang kuat dan angka-angka konkret untuk menginspirasi tindakan. Misalnya, “Permintaan Rapat: [Tanggal & Waktu].” Perhatikan bahwa kata-kata tertentu seperti "Gratis" dan "Uang" memicu filter spam, jadi sebaiknya hindari.
• Hindari clickbait. Bahkan jika clickbait membuat penerima membuka email Anda, mereka mungkin akan mengabaikannya atau, lebih buruk lagi, menghapusnya. Gunakan bahasa langsung dan lugas yang memberi tahu penerima apa yang diharapkan setelah membuka email Anda. Misalnya, “[Nama Penerima], mari jadwalkan [Rapat/Panggilan] untuk membahas [Topik].”
• Tetap singkat. Dengan 56% email dibaca di ponsel, lebih baik menulis baris subjek dengan panjang sekitar lima kata. Misalnya, “Langkah Berikutnya: [Proyek/Peluang].
• Ciptakan rasa urgensi. Gunakan bahasa yang menyiratkan rasa urgensi tanpa terlihat memaksa atau agresif. Misalnya, “[Nama Penerima], Sensitif Waktu: [Topik]”.
• Jadilah pribadi. Jika Anda mengetahui nama penerima atau kontak timbal balik, gunakan untuk membuat email lebih personal dan relevan. Misalnya, “Jangan Lewatkan Ini, [Nama Penerima].”
• Sorot manfaatnya. Sebutkan bagaimana pesan Anda akan bermanfaat bagi penerima untuk menarik perhatian mereka. Misalnya, “Memaksimalkan ROI: Proposal untuk 3x Pendapatan Anda.”

Contoh Templat

Langkah 3: Sediakan Konteks Di Awal

Beri penerima penyegaran tentang email awal Anda. Pastikan untuk memberikan konteks yang cukup sehingga mereka tahu siapa Anda dan apa yang Anda tindak lanjuti tanpa harus mencari email pertama. Mengapa ini penting? Saat ini, kotak masuk seseorang dibanjiri terlalu banyak email. Untuk menonjolkan email tindak lanjut Anda, sangat penting untuk menyertakan pengenal yang mengingatkan penerima bahwa Anda pernah menghubungi mereka sebelumnya. Ini memudahkan penerima untuk menemukan email Anda di antara banyak email yang mereka terima dan menunjukkan kegigihan dan tekad Anda. Berikut ini adalah beberapa pembuka yang kuat yang dapat Anda coba:

• "Ingat ketika kita berbicara tentang [Topik], saya punya berita bagus, dan saya tidak sabar untuk membaginya dengan Anda. Bisakah kita menetapkan tanggal untuk menelepon?"
• "Saya sedang mengerjakan proyek menarik yang saya yakini akan cocok untuk Anda. Saya ingin menjadwalkan pertemuan untuk berbagi lebih banyak detail tentangnya."
• "Senang sekali bisa terhubung dengan Anda di [Acara/Tempat]. Saya ingin menindaklanjuti percakapan kita tentang [Topik]."
• "Saya menghubungi untuk check-in dan melihat apakah ada pembaruan tentang [Topik]."
• "Saya ingin mengingatkan Anda tentang [topik] dan melihat apakah ada tindakan yang dapat kami ambil selanjutnya."
• Teman bersama kita, [Nama Teman], menyarankan agar saya menghubungi Anda tentang [Topik].

Contoh Templat

Langkah 4: Tulis Badan Email Tindak Lanjut Anda

Anda mungkin telah menerima atau mengirim (jangan khawatir, kami tidak akan menilai) email tindak lanjut satu baris seperti ini: Seperti yang Anda lihat, dibandingkan dengan email tindak lanjut sebelumnya yang kami bagikan, email ini tidak memberikan informasi tambahan apa pun untuk memicu minat penerima dan membuat mereka membalas. Itu malas. Coba pikirkan: apakah Anda akan menjawab jika Anda memiliki ratusan hal lain yang harus dilakukan dalam daftar tugas Anda? Tepat. Itulah mengapa Anda harus menindaklanjuti pembuka yang menarik dengan badan email yang sama menakjubkannya dan penuh nilai. Jadilah spesifik dan terus terang tentang niat Anda sehingga pembaca tidak merasa Anda membuang-buang waktu. Kemudian gunakan gagasan berikut untuk menambahkan nilai pada pesan Anda:

• Bagikan testimoni pelanggan dari klien lain di industri/bisnis yang sama dengan penerima
• Studi kasus
• Posting blog
• Bukti sosial
• Webinar
• Solusi untuk titik nyeri
• Diskon dan penawaran eksklusif
• E-book
• Video cara
• Uji coba gratis yang diperpanjang

Pastikan ide yang Anda pilih relevan dengan penerima, di mana mereka melihatnya sebagai aset. Anda juga dapat meminta penerima untuk membagikan pendapat dan pandangan mereka. Misalnya, pertanyaan seperti "Apakah harga cocok untuk Anda?" dan “Fitur mana yang paling penting bagi Anda di [Jenis Produk]“ membuka jalur komunikasi dan memberi Anda lebih banyak wawasan ke dalam pikiran pembaca.

Contoh Templat

Langkah 5: Sampaikan Langkah Selanjutnya Dengan Ajakan Bertindak

Ingat tujuan yang Anda tentukan di Langkah 1? Tulis CTA persuasif di sekitarnya, dan tambahkan di akhir email tindak lanjut Anda. Penerima harus tahu apa yang harus dilakukan setelah membaca pesan Anda. Jika Anda tidak membimbing mereka, sangat kecil kemungkinan mereka akan menghubungi Anda kembali. Ambil email tindak lanjut ini, misalnya. Pengirim memudahkan pembaca untuk merespons dan membiarkan jalur komunikasi terbuka, yang membantu Anda tetap terhubung dan membangun hubungan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk menulis CTA yang sama kuatnya:

• Tetap sederhana: Pastikan CTA Anda mudah diikuti, idealnya hanya dengan satu klik atau instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Gunakan bahasa yang memaksa mereka untuk bertindak, seperti "Daftar sekarang" atau "Pesan rapat Anda".
• Tambahkan beberapa urgensi tetapi terus terang: Beri tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan, seperti "Jadwalkan panggilan telepon untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan kami", bukan hanya "Pelajari lebih lanjut". Namun, buat mereka merasa perlu bertindak cepat dengan menggunakan frasa seperti "Tempat terbatas tersedia" atau "Jangan lewatkan".
• Buat itu terlihat dan bereksperimen. Gunakan warna yang kontras untuk tombol CTA Anda agar menonjol dari email lainnya. Kami merekomendasikan penggunaan pengujian A/B untuk mencoba berbagai frasa dan format CTA guna melihat mana yang paling cocok untuk audiens target Anda.
• Tunjukkan nilainya: Jelaskan bagaimana penerima Anda akan mendapat manfaat dari tindakan yang Anda sarankan, apakah itu penghematan waktu, uang yang diperoleh, atau masalah terselesaikan.

Contoh Templat

Langkah 6: Tutup & Kirim Email Tindak Lanjut

Tutup email Anda dengan sopan, sebaiknya dengan cara yang mencerminkan interaksi Anda sebelumnya dengan penerima. Ingat, pendekatan yang sopan sangat membantu. Jadi hindari menggunakan frasa pasif-agresif atau putus asa seperti berikut:

• Saya tahu Anda sibuk; Saya juga sibuk, jadi mari kita selesaikan ini dengan cepat
• Harap dibalas sesegera mungkin
• Maaf karena terlalu gigih
• Saya minta maaf sebelumnya karena mengganggu Anda
• Kembalilah padaku, maukah kamu?

Berikut adalah beberapa contoh bagus yang dapat Anda gunakan sebagai gantinya:

• Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.
• Saya berharap mendengar kabar dari kamu.
• Bicara segera?
• Senang mendengar dari Anda segera!
• Beri tahu saya apa yang paling cocok untuk Anda.

Kemudian akhiri dengan "Salam" tradisional atau "Terbaik" dan tekan 'Kirim.'

Contoh Templat

Mantra Kedua Kalinya

Meskipun email tindak lanjut pertama efektif, bersiaplah untuk mengirim lebih dari satu email tindak lanjut sebagai bagian dari kampanye penjangkauan email Anda. Studi mengungkapkan angka optimal adalah antara dua dan tiga, dan fakta bahwa 44% perwakilan menyerah setelah hanya satu tindak lanjut dapat memberi Anda keunggulan kompetitif yang serius. Inilah irama email yang berhasil bagi kami di CoSchedule:

• Hari 1: Kirim email pertama.
• Hari 3: Kirim email tindak lanjut #1.
• Hari 7: Kirim email tindak lanjut #2.
• Hari 14: Kirim email tindak lanjut #3.
• Hari 21: Kirim email tindak lanjut #4.

Kami biasanya menyarankan untuk berhenti setelah email keempat, tetapi bergantung pada prospek atau prospek, kami mungkin menyarankan tindak lanjut setelah dua minggu atau sebulan. Itu semua yang Anda butuhkan untuk menavigasi melalui puncak kotak masuk yang berbahaya dan lembah pesan tak terjawab yang menakutkan untuk mencapai kehebatan email tindak lanjut. Silakan, mulai tindak lanjuti, dan ubah prospek tersebut!