Cara Menulis Email Profesional

Saat Anda mengirim email ke teman atau rekan kerja tepercaya, Anda mungkin mengetik pesan dan menekan tombol kirim tanpa berpikir dua kali.

Tetapi bagaimana jika Anda mencoba membuat bos baru terkesan atau berbicara manis dengan calon klien? Mengetahui cara menulis email profesional yang baik tiba-tiba menjadi sangat penting.

Membuat draf email yang bagus bukanlah ilmu roket. Namun, ada beberapa prinsip penting yang perlu diketahui jika Anda ingin memaksimalkan percakapan online Anda.

Dalam postingan ini, kita akan melihat teknik-teknik utama ini secara mendetail — dan memberikan beberapa tips penting dalam mengirim email untuk tindakan yang baik.

Mengapa Penulisan Email Profesional Sangat Penting

Email telah ada selama lebih dari 40 tahun, namun masih menjadi saluran pilihan untuk komunikasi bisnis. Kuasai seni menulis email yang baik, dan Anda dapat membuka peluang yang tampaknya di luar jangkauan.

Faktanya, beberapa kesepakatan terbesar dalam sejarah bisnis dimulai dengan email yang ditulis dengan baik. Dan banyak startup mengumpulkan jutaan dolar dengan menghubungi VC melalui email.

Tentu saja, mengakses hasil pada level ini membutuhkan keahlian. Bahkan jika Anda seorang komunikator yang hebat, menulis email profesional yang efektif ternyata sangat sulit.

Alasannya adalah kata-kata tertulis dapat dengan mudah disalahartikan. Lelucon yang bekerja dengan sangat baik jika disertai dengan seringai kurang ajar dapat dianggap sebagai penghinaan dalam email.

Ini tidak sering terjadi ketika Anda mengetahui karakter orang lain. Tetapi jika Anda berbicara dengan seorang kenalan atau kontak bisnis yang sama sekali baru, kemungkinan disalahpahami cukup tinggi.

Meningkatkan keterampilan menulis email Anda dapat membantu Anda menghindari jebakan ini, dan menikmati potensi manfaatnya.

Cara Menulis Email Profesional yang Hebat

Cukup dengan teorinya. Mari kita mulai bisnis.

Email yang efektif dapat mengambil banyak bentuk. Namun jika Anda membandingkan dua pesan yang berhasil, Anda mungkin akan mulai melihat beberapa kesamaan.

Berikut adalah bahan-bahan penting untuk membuat email profesional yang hebat:

1) Mulailah Dengan Baris Subjek Email Ringkas

Salah satu bagian terpenting dari email Anda sebenarnya tidak ada di dalam pesan itu sendiri. Ini adalah baris subjek.

Penelitian menunjukkan bahwa 33% orang membuka email berdasarkan baris subjek. Jika Anda mencoba menghubungi seseorang yang menerima ratusan email setiap hari, Anda harus menggunakan baris subjek untuk menarik perhatian mereka.

Sebuah studi terhadap lebih dari 260 juta email menemukan bahwa baris subjek yang terdiri dari 10 kata atau kurang cenderung berkinerja terbaik. Mengikuti aturan ini berarti Anda mungkin langsung ke intinya, yang penting saat Anda mencoba menghubungi eksekutif atau pemilik bisnis yang sibuk.

Jika Anda menghubungi seseorang untuk pertama kalinya, mempersonalisasi baris subjek Anda juga merupakan ide yang bagus. Untuk jenis email profesional ini, pertimbangkan untuk memanggil penerima dengan namanya. Ini benar-benar dapat menggandakan tarif terbuka Anda. 2) Gunakan Jenis Sapaan yang Tepat

Dalam beberapa konteks, "Halo" atau "Hai" informal adalah cara yang sangat baik untuk membuka percakapan. Namun dalam email profesional, merupakan ide bagus untuk sedikit lebih formal dengan sapaan Anda.

Kami merekomendasikan menggunakan format "Dear [Kontak]" yang telah dicoba dan diuji. Ini mungkin tampak sedikit ketinggalan zaman, terutama dalam budaya AS — tetapi bersikap hormat tidak pernah menyakiti siapa pun.

Jika Anda memiliki hubungan dengan orang yang Anda hubungi, boleh saja menggunakan nama depan mereka : “Dear Andrew.”

Untuk kontak pertama kali atau seseorang di ruang rapat, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan nama belakang mereka sebagai gantinya: “Dear Mr. Smith.”

Bagaimana jika Anda tidak mengetahui gelar orang tersebut? Taruhan yang aman adalah dengan menggunakan nama lengkap mereka : “Dear Andrew Smith.”

Namun, gunakan pendekatan ini hanya saat Anda membutuhkannya. Dalam beberapa tahun terakhir, sapaan nama lengkap telah digunakan oleh spammer dan scammer untuk mempersonalisasi pesan mereka. Anda tidak ingin dikaitkan dengan grup itu!

Grup lain yang Anda mungkin tidak ingin dikaitkan dengannya adalah pembuat kata-kata kuno — jadi, "Kepada siapa pun yang berkepentingan" dapat ditinggalkan di buku sejarah.

Jika Anda akan memilih sapaan yang lebih tradisional, “Dear Sir/Madam” bisa digunakan, terutama untuk lamaran pekerjaan dan email bergaya surat pengantar. Ingatlah bahwa ini bisa tampak sangat impersonal.

3) Mulailah Dengan Kesopanan

Meskipun email profesional adalah tentang bisnis, Anda tetap mengirim email ke manusia. Sebaiknya perlakukan mereka sebagai satu kesatuan.

Setelah Anda menyelesaikan sapaan Anda, berikan sedikit kesopanan. Beberapa orang akan mengabaikannya, tetapi yang lain akan menghargai kenyataan bahwa Anda memperlakukan mereka dengan hormat, bukan sebagai penjualan berjalan.

Berikut adalah beberapa contoh etiket email yang baik:

• Terima kasih atas minat Anda
• Sangat menyenangkan bertemu denganmu
• Terima kasih telah bertemu dengan kami lebih awal hari ini

Jika Anda sudah mengetahui penerimanya, Anda dapat membuatnya sedikit lebih pribadi:

• Saya harap Anda memiliki akhir pekan yang baik
• Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik

Hanya saja, jangan berlebihan dengan kebaikan. Ingatlah bahwa Anda masih menulis email resmi di sini, bukan menghubungi seorang teman.

4) Sampai ke Titik

Kita semua mengenal seseorang yang menulis selusin paragraf ketika beberapa kalimat sudah cukup. Jangan menjadi orang itu.

Setelah Anda menyelesaikan sapaan Anda, langsung ke intinya. Lebih khusus lagi, jelaskan mengapa Anda mengirim email. Cobalah untuk memperjelas tujuan Anda hanya dalam satu kalimat:

• Saya menulis untuk mengungkapkan minat saya pada posisi manajerial yang kosong.
• Kami sedang mencari konsultan untuk membantu memandu kami melewati tahun yang akan datang, dan seorang kontak memberi tahu saya bahwa Anda memiliki pengetahuan mendalam tentang industri kami.
• Saya menulis untuk meminta informasi lebih lanjut tentang layanan kebersihan Anda.

Anda mungkin dapat menggabungkan penjelasan satu kalimat dan kata-kata sopan Anda dalam sebuah paragraf pendek:

• Terima kasih telah bertemu dengan kami tempo hari. Saya menulis hari ini untuk melihat apakah Anda ingin melanjutkan proposal seperti yang telah dibahas.
• Senang bertemu dengan Anda selama akhir pekan. Karena perusahaan kami tampaknya memiliki banyak kesamaan, saya bertanya-tanya apakah Anda akan tertarik dengan layanan kami.

Mungkin tergoda untuk membahas lebih detail di sini. Tapi tahan keinginan itu. Jika seseorang membaca dua kalimat pertama Anda dan meninggalkan email, Anda mungkin tidak akan meyakinkan mereka.

Di sisi lain, pengantar singkat yang tajam lebih cenderung menarik perhatian seseorang yang ingin terlibat.

5) Taburkan dalam Beberapa Konteks

Bersikap ringkas penting dalam penulisan profesional. Tetapi jika Anda meminta sesuatu, Anda harus meluangkan waktu untuk menjelaskan alasannya.

Di bagian kedua email Anda, berikan beberapa konteks tambahan tentang apa yang ingin Anda capai. Anda juga dapat menyebutkan mengapa ini dapat membantu penerima:

• Perusahaan kami bertujuan untuk mencapai pertumbuhan tiga digit selama 18 bulan ke depan, dan kami akan senang jika Anda dapat membantu kami dalam tujuan tersebut.
• Jika kami dapat menyetujui proposal minggu ini, itu akan memberi kami waktu untuk bekerja membangun strategi sebelum acara Anda.
• Saya tertarik dengan posisi ini karena saya memiliki hasrat terhadap industri ini, dan ingin bekerja dari jarak jauh.

Hanya satu atau dua kalimat yang dibuat dengan hati-hati sudah cukup di sini.

6) Sertakan Ajakan Bertindak yang Jelas

Apa pun tanggapan yang ingin Anda terima dari email, ada baiknya menyertakan ajakan bertindak — idealnya, sesuatu yang dapat dilakukan dengan cepat.

Banyak dari kita memiliki kebiasaan membaca email bisnis di pagi hari dan berpikir, "Saya bisa menangani yang ini nanti." Masalahnya, tugas seperti itu mudah dilupakan.

Dengan menambahkan prompt di tahap selanjutnya dari email Anda, kemungkinan besar Anda akan memperoleh tindakan instan. Misalnya, Anda dapat mengusulkan waktu dan tanggal rapat dan menyertakan tautan ke undangan kalender. Atau cukup minta penerima untuk membagikan pemikiran mereka.

7) Keluar dengan Gaya

Banyak yang percaya bahwa bagian penutup dari pesan email formal sulit untuk ditulis. Haruskah Anda menempatkan "Hormat" atau "Salam"? Mungkin, "Banyak Terima Kasih" adalah penutup email yang lebih baik?

Yang benar adalah bahwa semua ini mungkin akan diterima dengan baik. Kuncinya adalah mencocokkan sign-off dengan email yang sesuai. Berikut panduan singkatnya:

• Aplikasi / kontak formal: Salam Hormat, Terima Kasih Banyak, Hormat kami (yang ini agak kuno)
• Seseorang yang Anda kenal: Salam Hangat, Terbaik, Terima kasih banyak

Hiasan terakhir pada pesan apa pun adalah tanda tangan email. Sesuatu yang sederhana yang menyertakan nama Anda, jabatan Anda (jika relevan), dan nama perusahaan Anda baik-baik saja.

Namun, jangan abaikan kekuatan tanda tangan email yang baik. Di bawah nama Anda, Anda memiliki area tempat Anda dapat:

• Tambahkan informasi kontak Anda
• Sertakan headshot profesional
• Pamerkan penghargaan Anda
• Tampilkan posting media sosial terbaru Anda
• Dan banyak lagi

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang topik ini, lihat panduan kami untuk membuat tanda tangan email, yang menyertakan banyak template bagus untuk inspirasi.

Tips Penting untuk Menulis Email yang Lebih Baik

Anda dapat menganggap langkah-langkah di atas sebagai cetak biru untuk menulis email profesional. Ikuti rumusnya, dan Anda akan berada di jalur yang tepat untuk mengesankan seseorang yang penting.

Namun jika Anda benar-benar ingin meningkatkan keterampilan menulis email, kami sangat menyarankan untuk menerapkan beberapa teknik di bawah ini:

Pikirkan Tentang Pemformatan Email

Meskipun konten email Anda jelas merupakan titik fokus, ada baiknya juga memikirkan tentang pemformatan.

Ini dimulai dengan pilihan font Anda. Papyrus dan Comic Sans akan mengubah email Anda menjadi rasa ingin tahu yang lucu. Arial baik-baik saja, tapi cukup hambar. Font Sans-serif seperti Verdana dan Helvetica lebih menarik, tetapi tetap mudah dibaca dan profesional. Jika Anda ingin memilih font serif, Georgia adalah pilihan yang tepat.

Mengesampingkan font, sebaiknya gunakan banyak jeda baris di email Anda. Membagi paragraf yang lebih panjang menjadi beberapa bagian membuatnya lebih mudah dibaca, terutama di aplikasi email seluler tertentu.

Kenali Orang yang Anda tuju

Sebelum Anda menulis email profesional kepada siapa pun, Anda benar-benar perlu tahu kepada siapa Anda mengirimnya.

Ini dimulai dengan nama penerima, dan nama perusahaan tempat mereka bekerja. Anda juga harus mencari tahu posisi apa yang mereka pegang, dan berita besar apa pun yang muncul dari kehidupan profesional atau organisasi mereka.

Informasi tambahan ini dapat membantu Anda menyusun pesan yang lebih dipersonalisasi, yang memberi Anda peluang sukses yang lebih baik.

Selalu Koreksi Email Anda

Baik itu meminta promosi kepada atasan atau mencoba menjalin hubungan dengan prospek bernilai tinggi, Anda mungkin ingin terlihat kompeten dan profesional.

Email yang ditulis dengan baik bisa sangat membantu membangun citra ini, tetapi yang diperlukan hanyalah beberapa kesalahan ketik yang konyol agar reputasi Anda runtuh.

Jadi, selalu periksa ulang badan email Anda dan baris subjeknya sebelum Anda menekan kirim.

Jika Anda khawatir akan melewatkan kesalahan, Anda juga dapat menyetel penundaan pengiriman di Gmail, Outlook, dan platform email lainnya. Selama beberapa detik setelah Anda menekan kirim, ini memberi Anda opsi untuk membatalkan dan membuat perubahan di menit-menit terakhir.

Menindaklanjuti

Saat Anda menghubungi CEO atau eksekutif lain dan tidak mendengar kabar, sangat mungkin mereka melewatkan pesan Anda.

Setelah beberapa hari, jangan takut untuk mengirimkan email tindak lanjut. Skenario kasus terburuk adalah mereka hanya akan mengabaikan tindak lanjut — tetapi itu bisa menyelamatkan lamaran pekerjaan Anda.

Pastikan Anda Memiliki Alamat Email yang Benar

Menulis email yang bagus tidak ada gunanya jika pesannya tidak pernah sampai ke penerima yang dituju. Ini mungkin tampak jelas, tetapi penelitian menunjukkan bahwa lebih dari setengah dari kita mengirim pesan ke orang atau alamat email yang salah.

Sebelum Anda mengirim draf, pastikan untuk memeriksa alamatnya. Cara tercepat untuk melakukannya adalah menggunakan alat seperti NeverBounce. Platform kami memungkinkan Anda memeriksa keakuratan seluruh daftar email Anda, jadi Anda tidak perlu memikirkannya lagi.

Daftar gratis untuk mencoba NeverBounce sendiri dan temukan mengapa 125.000 pengguna mengandalkan platform kami setiap hari.