Cara Menulis Surat Profesional & Membuat Kesan Abadi
Diterbitkan: 2023-02-14
Akan tiba saatnya dalam karier Anda ketika Anda harus menulis surat profesional—apakah untuk melamar pekerjaan, meminta bantuan, atau bahkan mengundurkan diri dengan sopan. Menulis surat profesional bisa tampak seperti tugas yang menakutkan pada awalnya. Anda mungkin bertanya pada diri sendiri:- Informasi apa yang perlu saya sertakan?
- Bagaimana seharusnya nada suara saya?
- Bagaimana saya bisa menyampaikan maksud saya tanpa terdengar terlalu menuntut?
Cara Menulis Surat Profesional
Menulis surat profesional adalah keterampilan tersendiri. Namun, jika Anda tahu cara menulis postingan blog atau pernah menulis buletin untuk daftar email perusahaan Anda di masa lalu, Anda mungkin sudah mengetahui satu atau dua hal tentang penulisan formal.Ada empat komponen kunci untuk menulis surat yang dibuat dengan baik:
- Tentukan tujuan surat Anda
- Kumpulkan informasi dan penelitian yang diperlukan
- Buat draf surat
- Mengedit dan mengoreksi surat
1. Tentukan Tujuan Surat Anda
Jika Anda meneliti cara menulis surat profesional, Anda mungkin memiliki tujuan khusus. Dalam pengalaman saya, tujuan surat Anda biasanya termasuk dalam salah satu dari tiga kelompok:- Anda meminta sesuatu
- Anda memberikan informasi
- Anda menanggapi permintaan
Tujuan #1: Meminta Sesuatu
Jika Anda meminta sesuatu dalam surat, Anda harus menyusun surat tersebut sebagai berikut: Pendahuluan: Nyatakan tujuan surat tersebut, jelaskan mengapa Anda menulis, dan tawarkan imbalan kepada penerima. Isi: Berikan detail tentang permintaan Anda dan informasi latar belakang yang relevan. Kesimpulan: Nyatakan ulang permintaan Anda dan berikan ajakan bertindak yang jelas.Tujuan #2: Memberikan Informasi
Jika Anda memberikan informasi dalam sebuah surat, Anda harus menyusun surat tersebut sebagai berikut: Pendahuluan: Nyatakan tujuan surat tersebut dan bagikan tentang apa informasi tersebut. Isi: Berikan informasi yang Anda bagikan. Kesimpulan: Terima kasih atas waktu dan perhatian pembaca, dan berikan informasi kontak yang diperlukan.Tujuan #3: Menanggapi Permintaan
Jika Anda menanggapi permintaan dalam surat, Anda harus menyusun surat sebagai berikut: Pendahuluan: Akui permintaan tersebut dan berterima kasih kepada pembaca atas pertanyaan mereka. Isi: Menanggapi permintaan. Kesimpulan: Nyatakan kembali tanggapan Anda dan mohon minta pembaca untuk menghubungi Anda jika mereka membutuhkan klarifikasi lebih lanjut.2. Kumpulkan Informasi & Riset yang Diperlukan
Langkah ini, menurut saya, adalah bagian terpenting dari keseluruhan proses penulisan surat. Itu karena fase penelitian memungkinkan Anda mengambil informasi tentang orang yang Anda tuju untuk membantu membangun hubungan baik. Misalnya, Anda menulis buku putih dengan konversi tinggi untuk bisnis dan ingin menjangkau prospek dingin karena menurut Anda mereka cocok. Surat umum yang meminta 15 menit waktu mereka kemungkinan besar tidak akan menghasilkan tanggapan. Namun, jika Anda dapat meneliti prospek dengan menemukan beberapa pekerjaan mereka sebelumnya dan mencari tahu apa yang mereka suka/tidak suka, Anda dapat membangun "kepribadian online" mereka. Beberapa tempat bagus untuk mulai mengumpulkan informasi adalah di LinkedIn atau jika perusahaan telah menulis halaman tentang kami yang berwawasan luas. Menggunakan profil LinkedIn saya sendiri sebagai contoh, Anda dapat menggulir ke bawah ke bagian publikasi untuk melihat apakah prospek Anda baru saja menerbitkan artikel apa pun.
Sumber Anda kemudian dapat membaca artikel ini dan memberikan pujian, mengajukan pertanyaan, atau memberikan data wawasan langsung di surat Anda. Cobalah untuk sespesifik mungkin di sini, dan jangan hanya menulis sesuatu seperti: "Saya membaca salah satu artikel Anda dan sangat menikmatinya!". Itu terlalu umum dan memberi kesan bahwa Anda tidak membaca artikel sama sekali. Alih-alih, cobalah untuk menulis sesuatu yang memberi mereka nilai seperti ini: “Saya membaca artikel Anda [nama artikel] dan menganggap tip #7 tentang [topik] adalah poin yang bagus. Saya memiliki beberapa data saya sendiri yang ingin saya bagikan dengan Anda untuk membantu memperkuat argumen Anda jika Anda tertarik?”. Langsung saja, Anda memberikan nilai kepada penerima surat Anda, sehingga meningkatkan peluang Anda bahwa mereka akan membaca sisa surat Anda dan menindaklanjuti permintaan Anda. Anda juga dapat menggunakan halaman Tentang Kami perusahaan untuk mengumpulkan lebih banyak informasi tentang orang yang Anda hubungi. Ambil halaman Tentang Kami Canny, misalnya: 
Sumber Halaman ini menampilkan beberapa detail pribadi tentang setiap orang di tim. Hal-hal seperti hobi mereka, pengalaman kerja sebelumnya, dan anekdot lucu. Ini adalah metode hebat lainnya untuk membangun "kepribadian online" orang yang Anda tuju.3. Draf Surat
Sekarang setelah Anda menentukan tujuan surat Anda dan mengumpulkan informasi awal, mari kita masuk ke cara menulis surat profesional, bagian demi bagian.Bagian 1: Tajuk
Bagian pertama dari surat profesional harus menyertakan informasi kontak pengirim dan penerima. Informasi ini memberi tahu pembaca dengan tepat dari siapa surat itu berasal dan siapa penerima yang dituju. Bagian ini harus mencakup hal-hal berikut:- Namamu
- Judul pekerjaan Anda
- Nama perusahaan Anda (jika ada)
- Alamat lengkap Anda
- Informasi kontak Anda (telepon dan email)
- Tanggal
- Nama Penerima
- Jabatan penerima
- Nama perusahaan penerima
- Alamat perusahaan penerima
Bagian 2: Salam
Dalam sebagian besar surat profesional, salam dimulai dengan "Yang Terhormat" diikuti dengan:- Tn.
- Nyonya.
- Merindukan.
- MS.
- dr.
- atau Judul (misalnya, Profesor)
Bagian 3: Isi Surat
Ini adalah bagian utama dari surat itu, di mana Anda mengkomunikasikan pesan Anda. Tubuh harus mencakup empat paragraf berikut:- Paragraf pertama harus memperkenalkan diri Anda dengan cepat, diikuti dengan kalimat yang memberikan nilai bagi penerimanya. * Anda tidak perlu melakukan ini jika Anda menanggapi permintaan atau memberikan informasi. Namun, jika Anda meminta sesuatu, memberikan nilai akan meningkatkan kemungkinan Anda mendapatkan tanggapan.*
- Paragraf kedua harus menjelaskan mengapa Anda menghubungi penerima.
- Paragraf ketiga harus mencakup satu atau dua kalimat tentang Anda atau perusahaan Anda untuk memberikan beberapa informasi latar belakang kepada penerima.
- Paragraf keempat harus mengulangi permintaan Anda dan menjelaskan manfaatnya bagi mereka, diikuti dengan CTA singkat.
Bagian 4: Penutup
Sebagai penutup, Anda harus berterima kasih kepada penerima atas waktunya dan mengakhiri surat dengan "Hormat" atau "Hormat kami" yang sederhana.Bagian 5: Tanda Tangan
Sertakan tanda tangan tulisan tangan Anda diikuti dengan nama cetak Anda.Bagian 6: Penutup (opsional)
Jika Anda menyertakan dokumen atau materi apa pun dengan surat itu, Anda harus mencantumkannya di sini. Ini dapat mencakup resume, referensi, brosur penjualan, atau dokumen lainnya.Bagian 7: Postscript (opsional)
Catatan tambahan adalah pesan singkat yang ditambahkan di akhir surat. Ini biasanya menambahkan informasi tambahan atau menyoroti poin tertentu. Bagian ini bersifat opsional tetapi membantu menonjolkan surat Anda.4. Edit & Koreksi Surat
Setelah Anda menulis draf akhir, saatnya mengedit dan mengoreksi surat Anda. Langkah ini penting terlepas dari apa yang Anda tulis, apakah itu siaran pers, kampanye email, atau referensi untuk rekan kerja sebelumnya. Mengedit melibatkan merevisi isi surat untuk memastikannya jelas, ringkas, dan ditulis dengan baik. Untuk membantu proses pengeditan, saya suka menempelkan konten surat saya ke Aplikasi Hemingway. Aplikasi ini memberi Anda tingkat keterbacaan untuk memberi tahu Anda betapa mudahnya membaca. Itu juga menyoroti suara pasif, penggunaan kata keterangan, dan alternatif kata.
Sumber Setelah saya mencapai skor keterbacaan yang saya sukai, saya akan menempelkan isinya ke Grammarly untuk pengoreksian. Aplikasi ini bagus untuk menangkap kesalahan tata bahasa atau ejaan yang mungkin Anda buat selama ini. Ada baiknya juga meminta teman, atau anggota keluarga membaca surat Anda juga. Pandangan yang segar sering kali dapat menangkap kesalahan yang mungkin Anda lewatkan. Luangkan waktu untuk meninjau dan mengoreksi surat dengan hati-hati sebelum mengirimnya untuk memastikan surat itu dipoles dan bebas dari kesalahan. Langkah ini akan membantu memberikan kesan positif dan meningkatkan kemungkinan surat tersebut mencapai hasil yang diinginkan.Contoh Templat
Tanpa contoh, akan sulit untuk memvisualisasikan dengan tepat bagaimana menulis surat profesional. Saya telah membuat contoh template di bawah ini yang menguraikan bagaimana seharusnya tampilan surat profesional standar. Tergantung pada tujuan surat Anda, bagian tubuh mungkin perlu dimodifikasi. Templat ini akan memberi Anda titik awal.
Tajuk Nama Anda Jabatan Anda Nama perusahaan Anda (jika ada) Alamat lengkap Anda (atau alamat perusahaan) Nomor telepon Anda Alamat email Anda Tanggal lengkap (misalnya 3 Januari 2023) Nama penerima Jabatan kerja penerima Nama perusahaan penerima (jika ada) Nama penerima atau alamat perusahaan Salam [Nama Penerima] yang Terhormat, Badan Surat Nama saya [Nama Anda], dan saya pikir Anda membuat beberapa poin bagus dalam [video, artikel, podcast] terbaru Anda tentang [Topik]. [Berikan satu kalimat berharga yang terkait dengan topik untuk membantu membangun hubungan baik dan bujuk mereka untuk menghubungi Anda kembali]. Saya menulis kepada Anda hari ini untuk meminta [permintaan Anda dalam satu atau dua kalimat]. Saya [jelaskan diri Anda atau bisnis Anda dalam satu kalimat]. Saya percaya bahwa [jelaskan mengapa menurut Anda permintaan Anda sesuai atau bagaimana hal itu akan menguntungkan mereka]. Saya akan dengan senang hati mendiskusikan hal ini lebih lanjut dengan Anda dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki. Penutup Terima kasih atas waktu Anda, dan saya berharap dapat segera mendengar kabar dari Anda. Hormat kami, Tanda Tangan [Tanda Tangan] [Nama Anda] Lampiran yang telah saya sertakan [berikan daftar dokumen tambahan yang Anda sertakan dengan surat Anda] Postscript PS [Sertakan postscript singkat untuk menonjolkan pesan Anda. Cobalah untuk memasukkan sesuatu yang Anda temukan melalui fase penelitian].Cetak & Kirim Surat
Kecuali tulisan tangan Anda adalah yang terbaik, kemungkinan besar Anda akan mengetik surat Anda di komputer dan kemudian mencetak versi final untuk menambahkan tanda tangan Anda. Tapi tentu saja, jika Anda bisa menulis surat lengkap dengan tulisan tangan yang bagus, maka lakukanlah! Ini tentu akan menambah sentuhan pribadi pada korespondensi Anda.Fon
Sebelum bergegas ke printer dan mengumpulkan surat profesional Anda yang baru dicetak, Anda harus memastikan bahwa keseluruhan estetika surat Anda sudah sesuai standar. Karena kemungkinan besar Anda tidak akan menambahkan gambar atau warna apa pun, semuanya tergantung pada font yang Anda pilih. Beberapa font umum yang digunakan dalam surat profesional adalah:- zaman Romawi Baru
- Arial
- beranda
- Kalibri
Kertas
Saat memilih kertas, penting untuk menggunakan sesuatu yang berkualitas tinggi yang menyampaikan profesionalisme. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:- Ini harus menjadi stok yang berat, lebih disukai dengan tanda air.
- Warnanya harus netral, seperti putih atau gading.
- Ukuran umumnya harus 8,5x11 inci.