Cara Menulis Deskripsi Proyek: Panduan Cepat

Deskripsi proyek tampaknya sudah cukup jelas, tetapi jangan meremehkan deskripsi proyek yang ditulis dengan baik karena akan membuat proyek Anda sukses. Ini bertindak sebagai alat komunikasi bagi pemangku kepentingan dan berbagi visi proyek dengan cara yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

Mari kita lihat apa deskripsi proyek itu, mengapa itu sangat penting dan bagaimana menulis yang berdampak. Kemudian kami akan memberikan beberapa template manajemen proyek gratis yang dapat membantu Anda memulai dan menunjukkan bagaimana alat manajemen proyek membantu mengubah deskripsi proyek menjadi kenyataan.

Apa itu Deskripsi Proyek?

Deskripsi proyek menguraikan rincian satu proyek, termasuk semua fase dan proses yang terlibat, dalam satu dokumen. Ini membahas masalah yang memprakarsai proyek dan tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Tapi itu tidak harus berhenti di situ. Deskripsi proyek juga dapat masuk ke dalam perencanaan, termasuk aktivitas yang akan dilakukan tim, garis waktu, dan bahkan lokasi proyek. Manfaat proyek juga diuraikan dalam deskripsi proyek.

Ini dilakukan pada fase inisiasi proyek dan akan dirujuk di seluruh proyek sebagai penyegaran. Manajer proyek bertanggung jawab untuk menulis deskripsi proyek dan membantu memandu manajer proyek dan timnya sepanjang siklus hidup proyek.

Dalam arti tertentu, deskripsi proyek adalah penyiapan dan pelaksanaan proyek adalah pengirimannya. Tetapi deskripsi proyek, meskipun sangat membantu, tidak akan mengelola dan melacak proyek Anda untuk membantunya tetap sesuai jadwal. Yang Anda butuhkan adalah perangkat lunak manajemen proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak proyek Anda secara real time untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan. Ubah deskripsi proyek Anda menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti dengan bagan Gantt kami yang tangguh. Atur tugas pada garis waktu visual, tautkan keempat dependensi, dan filter untuk jalur kritis. Kemudian tetapkan garis dasar dan lacak variasi proyek untuk mengelola biaya dan waktu dengan lebih baik. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Deskripsi Proyek vs. Proposal Proyek

Deskripsi proyek adalah bagian dari proposal proyek yang lebih besar. Meskipun deskripsi proyek mencakup banyak hal, ini sebenarnya lebih merupakan pandangan tingkat tinggi dari proyek tersebut. Sementara beberapa memperluas deskripsi untuk memasukkan lebih banyak perencanaan dengan tujuan, itu masih terlihat sepintas.

Proposal proyek adalah dokumen yang lebih luas. Dalam konteks ini, deskripsi proyek hanyalah ringkasan dari apa yang akan datang dalam proposal proyek yang lebih besar, yang akan menyempurnakan garis besarnya. Proposal proyek terkadang mengacu pada deskripsi proyek sebagai ringkasan eksekutif. Apa pun namanya, itu mengarah ke gambaran yang lebih besar.

Secara alami, proposal proyek berjalan lebih mendalam. Ada bagian tentang latar belakang atau sejarah proyek sebelumnya, persyaratan proyek, pendekatan, seperti teknik dan keterampilan dalam melaksanakan proyek dan, terakhir, siapa pembuat keputusan dalam proyek tersebut.

Deskripsi Proyek vs. Ringkasan Proyek

Deskripsi proyek bukanlah ringkasan proyek, meskipun mungkin terdengar sama. Seperti yang telah kita diskusikan, deskripsi proyek lebih merupakan ikhtisar tingkat tinggi dari proyek yang diusulkan. Ini biasanya pembukaan proposal proyek ketika sebuah proyek sedang diajukan.

Tujuan proyek dijelaskan dalam deskripsi proyek. Ini juga menjelaskan secara singkat bagaimana proyek akan berjalan dan apa yang direncanakan untuk dicapai. Ringkasan proyek jauh lebih rinci. Ini sangat mirip dengan proposal proyek yang didefinisikan di atas karena masuk ke latar belakang, proses, dan lainnya.

Namun, istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan hal yang berbeda. Ringkasan proyek lebih umum digunakan sebagai deskripsi proyek sebagai pengantar proposal proyek. Apa pun sebutannya, dalam konteks ini, mereka berbagi definisi yang sama sebagai gambaran singkat proyek.

Cara Menulis Deskripsi Proyek: 6 Langkah Kunci

Menulis deskripsi proyek lebih sulit daripada yang terlihat. Ya, singkat, tapi itu artinya setiap kata harus diperhitungkan. Untuk mencapai ini, Anda perlu memahami proyek di dalam dan luar, dari tujuannya hingga ruang lingkupnya. Tetapi proyek tersebut dijelaskan dengan sederhana tanpa meninggalkan detail utama apa pun.

Yang mengatakan, semua yang penting untuk rencana proyek harus dimasukkan. Anda tidak ingin meninggalkan sesuatu yang relevan atau meninggalkan sesuatu yang ketinggalan zaman. Segala sesuatu dalam deskripsi proyek harus terhubung dengan tujuan proyek. Sekarang Anda siap untuk menulis deskripsi proyek, yang harus mengikuti enam langkah ini.

1. Ringkas

Mulailah dengan garis besar yang panjangnya hanya beberapa baris, tetapi jawab siapa, apa, di mana, bagaimana dan mengapa proyek tersebut.

2. Tentukan

Jelaskan alasan proyek tersebut, seperti masalah yang dipecahkannya atau ceruk yang diisinya. Ini akan menentukan tujuan proyek.

3. Membenarkan

Tunjukkan kepada pemangku kepentingan proyek Anda mengapa proyek ini layak untuk diinvestasikan. Buktikan bahwa mereka akan mendapatkan pengembalian yang baik dan jelaskan metrik Anda jika perlu.

4. Evaluasi

Buat analisis biaya-manfaat dan tunjukkan bagaimana Anda merencanakan untuk mengukur keuntungan tersebut terhadap biaya proyek.

5. Jelaskan Pendekatan Proyek

Di sini Anda ingin menjelaskan secara singkat bagaimana Anda akan memenuhi tujuan dan sasaran proyek. Jelaskan metodologi manajemen proyek dan sumber daya yang akan digunakan.

6. Perkirakan Timeline

Perkirakan durasi proyek, termasuk jam kerja dan sumber daya untuk setiap fase siklus hidup proyek.

Kapan Anda Harus Menulis Deskripsi Proyek?

Sekarang setelah Anda mengetahui mengapa dan bagaimana deskripsi proyek, saatnya untuk mengeksplorasi kapan. Jelas, deskripsi proyek adalah salah satu hal pertama yang akan Anda tulis karena sering mengarah pada proposal proyek.

Menulis deskripsi proyek adalah bagian dari tahap inisiasi dari siklus hidup proyek. Ini adalah titik di mana sebuah proyek didefinisikan, dievaluasi, dan, mungkin, disahkan oleh sponsor proyek.

Sebaiknya jangan menulis ringkasan sampai Anda menyelesaikan pekerjaan dasar untuk menentukan hasil utama, risiko, perkiraan biaya dan sumber daya. Jumlah pekerjaan yang diperlukan tergantung pada seberapa besar atau kompleksnya proyek tersebut.

Mengapa Penting untuk Menulis Deskripsi Proyek?

Deskripsi proyek adalah pembukaan dalam upaya Anda untuk membuktikan validitas proyek dan laba atas investasi (ROI). Itu harus membuat pembaca, apakah mereka pelanggan, sponsor atau pemangku kepentingan, memahami proyek dan mengapa itu tepat untuk mereka.

Ini juga bertindak hampir sebagai cetak biru atau peta jalan untuk proyek tersebut. Deskripsi proyek berisi informasi penting tentang proyek. Ini termasuk tinjauan singkat tentang biaya dan durasi, yang semuanya akan memperjelas apa yang diperlukan untuk mengimplementasikan proyek.

Apa yang Anda lakukan tidak hanya menjual proyek tetapi juga menetapkan ekspektasi proyek yang realistis. Penting bagi pemangku kepentingan untuk mengetahui tujuan utama dan waktu serta biaya yang terkait dengan pencapaiannya. Dengan begitu, jika proyek disetujui, akan lebih mudah mengelola ekspektasi pemangku kepentingan karena Anda telah membuat garis dasar.

Template Manajemen Proyek Gratis

Untuk membantu Anda menulis deskripsi proyek yang menyeluruh, ProjectManager memiliki template gratis untuk memberi Anda awal. Situs kami menampilkan lusinan templat manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word yang mencakup semua fase proyek. Berikut ini adalah beberapa yang berhubungan dengan topik kita.

Templat Ringkasan Eksekutif

Ringkasan eksekutif sangat dekat dengan deskripsi produk. Ini mencakup bidang yang sama dan bahkan dapat dipertukarkan dengan deskripsi proyek. Menggunakan templat ringkasan eksekutif gratis kami untuk Word akan menampilkan semua yang perlu Anda isi untuk deskripsi proyek yang menyeluruh.

Templat Proposal Proyek

Deskripsi proyek atau ringkasan eksekutif adalah bagian pertama dari setiap proposal proyek. Karena Anda harus menulis deskripsi dan proposal, template proposal proyek gratis kami untuk Word menyertakan intro dan semua informasi penting lainnya yang harus Anda sertakan untuk mendapatkan persetujuan.

Templat Anggaran Proyek

Anda harus memperkirakan biaya proyek dalam deskripsi proyek Anda. Templat anggaran proyek kami untuk Excel lebih detail daripada yang Anda perlukan, tetapi semua pekerjaan itu akan berguna jika proyek disetujui dan Anda harus membuat anggaran.

Bagaimana ProjectManager Mengubah Deskripsi Proyek Menjadi Rencana Proyek

Deskripsi proyek idealnya mengarah ke proyek yang disetujui. Sekarang Anda harus mengubah elemen yang Anda sentuh menjadi rencana proyek yang bisa diterapkan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memiliki alat waktu nyata untuk membantu Anda mencapai tujuan tanpa melebihi jadwal atau anggaran.

Gunakan Alat Yang Anda Inginkan

Sementara bagan Gantt bagus untuk manajer proyek untuk merencanakan jadwal mereka secara visual, itu bukan yang terbaik untuk tim ketika tugas yang ditugaskan untuk dieksekusi. Itu sebabnya kami menawarkan beberapa tampilan proyek, yang semuanya diperbarui secara bersamaan dalam waktu nyata. Sekarang tim dapat memilih alat yang mereka sukai untuk digunakan, apakah itu daftar tugas kami yang kuat atau alur kerja visual papan kanban.

Pantau Kemajuan dan Kinerja secara Real Time

Memberikan kebebasan kepada tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka bukan berarti Anda tidak dapat mengelolanya. Dasbor waktu nyata kami secara otomatis mengumpulkan data tentang waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya. Kemudian menghitung dan menampilkan metrik ini dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Yang terbaik dari semuanya, tidak diperlukan penyiapan seperti pada pesaing yang ringan. Ini plug-and-play.

Tentu saja, pemangku kepentingan Anda juga ingin terus mengikuti perkembangan. Mereka tidak memerlukan tampilan dasbor tingkat tinggi, itulah sebabnya kami juga memiliki laporan yang dapat disesuaikan yang dapat memberikan detail yang lebih lengkap. Hanya perlu beberapa penekanan tombol untuk menghasilkan laporan status, laporan varians proyek, dan lainnya. Kemudian dengan mudah membaginya dengan pemangku kepentingan.

Konten Deskripsi Proyek Terkait

Kami telah menyentuh ringkasan eksekutif, proposal proyek, dan lainnya. Jika Anda ingin melihatnya lebih mendalam, di bawah ini adalah beberapa konten terkait. Ingat, ProjectManager lebih dari memberdayakan perangkat lunak. Kami juga pusat online untuk semua hal manajemen proyek, menerbitkan blog setiap minggu dan menawarkan panduan dan template gratis.

1. Cara Menulis Ringkasan Eksekutif: Panduan Cepat
2. Cara Menulis Proposal Proyek (Termasuk Langkah & Template)
3. Panduan Perencanaan Proyek
4. Panduan Penjadwalan Proyek
5. 7 Langkah untuk Anggaran Proyek yang Sukses

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak proyek Anda secara real time. Fitur manajemen risiko, manajemen tugas, dan manajemen sumber daya kami membuat Anda tetap pada jadwal dan anggaran. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.