Cara Menulis Ringkasan Proyek (Termasuk Template Gratis)

Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mendapatkan persetujuan proyek. Anda perlu meyakinkan pemangku kepentingan atau klien bahwa proyek tersebut bermanfaat. Ini harus dilakukan di muka dan biasanya dicapai melalui ringkasan proyek.

Itu banyak tanggung jawab untuk ringkasan proyek, yang menurut definisi adalah ikhtisar singkat proyek. Karena itu, tidak ada yang bisa disia-siakan. Setiap kata harus diperhitungkan untuk membuktikan bahwa proyek tersebut layak dan akan memberikan pengembalian investasi.

Apa itu Ringkasan Proyek?

Untuk memulai, mari kita definisikan istilahnya. Ringkasan proyek adalah dokumen atau bagian dari dokumen yang lebih besar yang komprehensif namun ringkas dalam memberikan gambaran tentang proyek yang diusulkan, termasuk rincian utama. Itu juga menguraikan tujuan proyek, informasi latar belakang untuk menempatkannya dalam konteks, persyaratan, masalah, analisis dan diakhiri dengan kesimpulan.

Meskipun ringkasan proyek dapat berupa dokumen yang berdiri sendiri atau kata pengantar untuk jenis dokumentasi proyek lainnya, ini paling sering digunakan sebagai pengantar proposal proyek. Seperti disebutkan, ringkasan proyek harus memikat pembaca. Seperti kalimat pembuka dalam buku yang membuat Anda terus membaca, ringkasan proyek harus menarik perhatian Anda dan menarik Anda melalui proposal proyek.

Jika dilakukan dengan benar, ringkasan proyek akan mengarahkan klien melalui proposal proyek dan setelah selesai, mereka akan menyetujui pekerjaan tersebut. Ada baiknya memiliki semua dokumentasi itu dalam perangkat lunak manajemen proyek sehingga Anda dapat dengan mudah mengubah ringkasan proyek menjadi rencana proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan penyimpanan file tak terbatas untuk bertindak sebagai hub untuk dokumentasi proyek Anda. Jika Anda mengumpulkan proposal proyek dalam tampilan daftar kami, mudah untuk beralih ke bagan Gantt tempat Anda dapat membuat jadwal visual pada garis waktu. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Kapan Sebaiknya Anda Menggunakan Ringkasan Proyek?

Ringkasan proyek dibuat selama pitch proyek. Ini memberikan gambaran besar tentang proyek, termasuk deskripsi singkat dan bagian-bagian penting. Di sinilah Anda akan mulai menentukan tujuan proyek, jadwal tugas yang harus dijalankan untuk menyelesaikan proyek, perkiraan anggarannya, dll. untuk memastikan semua orang memahami rencana dasarnya.

Ringkasan proyek mungkin merupakan bagian terpenting dari proposal proyek Anda karena ini adalah pertama kalinya pembaca akan melihat proyek tersebut dan mengapa Anda yakin itu layak dijalankan. Pastikan untuk melakukan penelitian menyeluruh untuk membuat ringkasan proyek yang menyeluruh. Ini dapat membantu meyakinkan klien atau pemangku kepentingan tentang nilai proyek.

Meskipun proposal proyek dibuka dengan ringkasan proyek, tidak jarang ini menjadi bagian terakhir yang ditulis. Jika Anda benar-benar meneliti topik tersebut, Anda akan membahas masalah yang muncul di bagian lain dari proposal proyek. Oleh karena itu, saat Anda menyelesaikan proposal, Anda akan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membuat ringkasan eksekutif dengan benar.

Apa yang Harus Dimasukkan Dalam Ringkasan Proyek?

Ringkasan proyek harus singkat, tetapi Anda tidak ingin meremehkan proyek dan tidak memberikan ruang yang cukup untuk menjual proyek kepada pemangku kepentingan atau klien. Anda akan ingin menghindari jargon dan hak milik atau informasi rahasia, seperti rahasia dagang. Tulislah dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami. Ringkasan proyek seharusnya tidak sulit untuk dipahami.

Informasi Proyek

Anda akan mulai dengan menguraikan informasi tingkat tinggi tentang proyek, termasuk:

• Nama Proyek
• Manajer proyek
• Sponsor proyek
• Tanggal

Anda dapat menambahkan tim proyek jika sudah berkumpul pada saat ini. Ini juga merupakan ide bagus untuk memberikan gambaran singkat tentang proyek, tujuan dan sasaran, manfaat, dll. Catat apa yang akan Anda capai dan bagaimana caranya. Selain itu, saat menangani proyek di luar organisasi Anda, latar belakang disarankan.

Jadwal proyek

Jadwal proyek adalah garis waktu kronologis yang memetakan proyek dari awal hingga akhir. Pada timeline itu adalah kegiatan dan tugas yang harus dilakukan untuk mencapai pengiriman proyek akhir. Ini termasuk tanggal, durasi, pencapaian, dan semua kiriman. Anda tidak harus selengkap ketika merencanakan rencana proyek Anda, tetapi garis besar singkat diperlukan.

Anggaran Proyek

Anggaran sering dimasukkan dalam jadwal proyek dan bukan perkiraan biaya yang terperinci, tetapi tetap merupakan komponen penting dan harus disertakan. Anda pasti ingin memiliki beberapa proyeksi keuangan untuk menunjukkan berapa biaya proyek dan pengembalian seperti apa yang diharapkan. Garis dasar anggaran juga membantu.

Rencana Sumber Daya

Untuk lebih membantu pemangku kepentingan memahami proyek yang ingin Anda sertakan daftar sumber daya. Sumber daya adalah segala sesuatu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek. Ini termasuk tim proyek, material, peralatan, dll.

Tinjauan Manajemen Risiko

Setiap proyek memiliki risiko yang melekat. Pemangku kepentingan ingin mengetahui risiko apa yang Anda identifikasi berpotensi terjadi dalam proyek, dampaknya, dan bagaimana Anda akan memitigasinya. Ini termasuk hambatan dan tantangan—apa pun yang akan berdampak pada ruang lingkup, biaya, dan waktu proyek. Jelaskan secara singkat rencana manajemen risiko Anda. Anda dapat masuk ke detail jika proyek disetujui.

Cara Menulis Ringkasan Proyek

Kami telah membahas komponen dasar ringkasan proyek. Sekarang mari kita lihat cara menulisnya. Sementara ringkasan proyek singkat menurut definisi, penelitiannya luas. Ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan Anda melakukan pekerjaan secara menyeluruh.

1. Bicaralah dengan Tim Anda

Tidak ada satu orang pun yang diperlengkapi untuk mengatasi tantangan ringkasan proyek. Anda perlu menyatukan tim proyek Anda. Merekalah yang akan melaksanakan proyek di garis depan. Mereka memiliki keahlian dan pengetahuan. Gunakan mereka sebagai sumber saat Anda meneliti proyek.

2. Kenali Audiens Anda

Riset adalah salah satu bagian untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang nilai proyek. Cara Anda menyajikannya adalah yang lain. Anda perlu berbicara bahasa para pemangku kepentingan. Nada, pilihan kata, dan banyak lagi semuanya akan berubah baik saat Anda berbicara dengan klien atau pemangku kepentingan. Ini terutama benar dalam hal industri. Anda akan membahas konstruksi secara berbeda dari manufaktur atau TI.

3. Tentukan Tujuan Anda

Anda pasti ingin memperjelas apa tujuan proyek dan apa yang menunjukkan bahwa proyek telah berhasil diselesaikan. Itu membutuhkan berbagi metrik yang akan Anda gunakan untuk mengukur proyek. Anda juga perlu mengetahui maksud proyek, mirip dengan pernyataan misinya.

4. Tulis Ringkasan Proyek Anda

Bekerja dengan tim Anda untuk menulis ringkasan proyek yang jelas dan ringkas. Pastikan Anda telah memasukkan semua komponen yang telah kami sebutkan di atas. Jangan lupa untuk mengoreksi ringkasan proyek karena tidak ada yang terlihat lebih tidak profesional selain tata bahasa yang buruk atau salah eja.

Templat Ringkasan Proyek

Menulis ringkasan proyek membutuhkan banyak persiapan. Satu hal yang tidak perlu Anda khawatirkan adalah formatnya. Gunakan templat ringkasan proyek gratis kami untuk Word dan Anda hanya perlu mengisi bidang yang kosong. Semua yang Anda butuhkan ada di sana dan templat ringkasan proyek dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menambahkan logo dan mengedit dokumen agar sesuai dengan kebutuhan khusus proyek yang Anda usulkan.

Templat Manajemen Proyek Lainnya untuk Membantu Membuat Ringkasan Proyek

Ringkasan proyek adalah salah satu dari lusinan templat manajemen proyek gratis yang kami miliki untuk Excel dan Word. Ada template untuk setiap fase proyek. Berikut adalah beberapa yang berhubungan dengan ringkasan proyek.

Templat Proposal Anggaran

Anda dapat memperkirakan biaya proyek dengan templat proposal anggaran gratis kami untuk Excel. Ini menunjukkan kepada pemangku kepentingan potensial berapa biaya proyek, dari gaji hingga bahan dan peralatan. Ada juga ruang untuk menambahkan biaya perjalanan, komunikasi, dan biaya langsung dan tidak langsung lainnya.

Templat Garis Waktu Proyek

Ringkasan proyek perlu menyertakan garis waktu proyek singkat. Templat garis waktu proyek gratis untuk Excel dapat membantu. Ini memiliki kolom di sisi kiri tempat Anda dapat menambahkan tugas, tanggal mulai dan berakhir, serta durasi, yang kemudian secara otomatis mengisi garis waktu visual di sebelah kanan.

Templat Proposal Proyek

Ringkasan proyek adalah bagian dari proposal proyek yang lebih besar. Anda harus memilikinya agar proyek disetujui dan didanai. Templat proposal proyek gratis kami untuk Word mencakup semuanya mulai dari ringkasan hingga solusi, implementasi hingga hasil kerja.

ProjectManager Ideal untuk Melacak Proyek Anda

Templat dapat membantu Anda mengatur ide dan memberikan ringkasan dan proposal proyek yang bagus, tetapi setelah disetujui, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien sambil memberikan alat kepada manajer untuk memantau pekerjaan mereka secara real time.

Lacak Kemajuan Dengan Dasbor Waktu Nyata

Setelah Anda memiliki jadwal proyek Anda pada bagan Gantt kami yang kuat, Anda dapat menetapkan garis dasar, yang memungkinkan Anda untuk melacak upaya yang direncanakan terhadap upaya yang sebenarnya secara real time. Data ini juga masuk ke dasbor waktu nyata kami dan ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Anda mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari kemajuan dan kinerja proyek Anda kapan pun Anda mau. Tidak seperti produk perangkat lunak pesaing, tidak ada konfigurasi yang memakan waktu. Sudah siap saat Anda siap.

Pahami Data Lebih Dalam Dengan Laporan yang Dapat Disesuaikan

Saat Anda ingin mendapatkan lebih banyak detail daripada yang dapat diberikan dasbor, buat laporan. Anda dapat melakukannya dengan beberapa penekanan tombol lalu menyesuaikan masing-masing untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat. Dapatkan laporan status dan portofolio serta varian, beban kerja, dan lainnya. Semua laporan dapat dengan mudah dibagikan dalam berbagai format dengan para pemangku kepentingan untuk terus memperbaruinya.

Tentu saja, Anda perlu melakukan lebih dari sekadar memantau dan melacak proyek Anda secara waktu nyata untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Itulah mengapa kami memiliki fitur untuk membantu Anda mengelola risiko, tugas, dan sumber daya. Alat kami mempercepat dan memudahkan untuk bergabung dengan tim Anda dan membantu mereka berkolaborasi, menambahkan komentar ke tugas, dan berbagi file. Kami membantu Anda mengubah ringkasan proyek menjadi keberhasilan proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberi Anda alat untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek Anda. Dapatkan data real-time untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih mendalam dan memberi tim Anda platform kolaboratif yang memungkinkan mereka bekerja sama dengan lebih baik. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.