Cara Menulis Laporan: Proses Langkah-demi-Langkah Sederhana

Mengetahui cara menulis laporan adalah keterampilan penting yang harus dipelajari oleh setiap pemasar yang ingin tetap kompetitif dan bekerja. Bahkan jika strategi yang Anda terapkan baru-baru ini jelas membuahkan hasil, kemungkinan bos Anda tidak akan puas hanya dengan mengetahui upaya pemasaran Anda berhasil. Mereka masih perlu melihat laporan yang menunjukkan dengan tepat apa yang Anda lakukan, eksperimen mana yang membuahkan hasil, dan ide mana yang gagal. Jadi bagaimana Anda menulis laporan ini? Di mana Anda mulai? Apa yang harus Anda sertakan di dalamnya? Bagaimana Anda menyusun setiap bagian? Dalam artikel ini, saya akan berbagi dengan Anda pendekatan langkah demi langkah untuk menulis laporan yang efektif dan dipikirkan dengan matang yang akan membuat pembaca terkesan setiap saat.

Apa Itu Laporan?

Laporan adalah dokumen formal yang memberikan analisis mendalam tentang penelitian, inisiatif, proyek, atau kampanye yang sedang berlangsung atau selesai yang berkaitan dengan pekerjaan Anda. Inti dari sebuah laporan adalah untuk mengevaluasi kemajuan yang telah Anda buat, mencatat masalah atau hambatan yang memengaruhi hasil Anda, dan menarik kesimpulan untuk menginformasikan keputusan di masa mendatang. Ada berbagai jenis laporan yang mungkin harus Anda buat tergantung pada aspek pemasaran yang menjadi spesialisasi Anda. Mereka termasuk:

• Laporan pemasaran media sosial
• Laporan pemasaran email
• Laporan pemasaran konten
• Laporan pemasaran PPC
• Laporan pemasaran umum

Terlepas dari jenis apa yang Anda tulis, semua laporan pemasaran mengalir dengan cara yang sama—menunjukkan aktivitas yang terjadi, bagaimana aktivitas tersebut dilakukan, dan hasil yang dihasilkan atau kemungkinan akan dihasilkan.

Mengapa Anda Perlu Menulis Laporan

Apa gunanya menghabiskan waktu memikirkan cara menulis laporan ketika Anda dapat mengarahkan energi itu untuk mencoba menarik, melibatkan, mengubah, dan menyenangkan pelanggan? Ini adalah pertanyaan yang ditanyakan hampir setiap pemasar yang harus menulis laporan pada satu titik. Jadi saat Anda (dengan enggan) bersiap untuk membuat laporan pertama atau berikutnya, mari pertimbangkan beberapa manfaat terpenting yang dapat Anda dan tim Anda peroleh dari pelaporan rutin:

• Pelacakan kemajuan - Jika Anda tidak tahu cara menulis laporan, Anda tidak akan tahu apakah upaya pemasaran Anda membawa Anda lebih dekat ke sasaran atau tidak. Laporan memberi tahu Anda strategi mana yang bekerja dengan baik dan mana yang berkinerja buruk sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian atau pivot dengan cepat.
• Bukti keberhasilan - Tidak semua orang percaya bahwa pemasaran adalah investasi yang berharga. Laporan yang Anda buat dapat berfungsi sebagai senjata untuk melawan aliran pemikiran rabun ini dan membuktikan bahwa pekerjaan yang Anda lakukan memberikan nilai tambah bagi bisnis.
• Penyelarasan yang lebih baik di seluruh tim - Pelaporan membantu mengedukasi dan menginformasikan pemangku kepentingan yang relevan tentang apa yang terjadi di bagian depan pemasaran dan apa yang dapat mereka harapkan di masa mendatang. Ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang bagaimana kinerja perusahaan, ke mana arahnya, dan apa yang dapat mereka lakukan untuk membantu mencapainya.
• Transparansi yang lebih besar - Ketika bos atau klien Anda dapat melihat dengan tepat untuk apa anggaran pemasaran dibelanjakan dan mengaitkannya dengan hasil yang dihasilkan, mereka akan merasa lebih santai mengetahui bahwa investasi mereka menghasilkan pengembalian yang positif.
• Pengambilan keputusan berdasarkan data - Pelaporan membantu Anda menentukan seberapa baik kinerja kampanye dan strategi Anda dan bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran bisnis seperti perolehan prospek, retensi pelanggan, dan pertumbuhan pendapatan. Data ini akan memungkinkan Anda melihat tren, membangun ide-ide sukses, dan membuat keputusan pemasaran yang terinformasi, daripada mengandalkan tebakan dan intuisi.

Yang benar adalah menulis laporan yang bagus membutuhkan latihan. Semakin banyak Anda menulis, semakin baik Anda berkomunikasi dan menyajikan pesan Anda secara ringkas. Apakah Anda sedang membuat laporan pertama Anda atau sedang mencari kiat untuk membantu Anda ‌merampingkan proses dan meningkatkan kualitas laporan Anda, ikuti panduan ini yang selalu saya gunakan saat menulis laporan. Cara Menulis Laporan Dalam 6 Langkah:

1. Pertimbangkan tujuan laporan
2. Cari tahu apa yang perlu dilihat audiens Anda
3. Putuskan informasi apa yang akan Anda sertakan
4. Kumpulkan data dan visual Anda
5. Draf isi laporan Anda
6. Tinjau dan edit laporan Anda

1. Pertimbangkan Tujuan Laporan

Hal pertama yang saya lakukan adalah memikirkan alasan saya membuat laporan dan apa yang harus dicapai. Jika Anda tidak memulai dengan gagasan yang jelas tentang mengapa Anda menulis laporan, Anda mungkin akan menyertakan data yang tidak relevan dan membuat laporan yang menimbulkan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Jadi tanyakan pada diri Anda: Apa gunanya laporan ini? Informasi apa yang ingin saya bagikan? Apa yang saya ingin pembaca pelajari darinya? Mungkin tujuannya adalah untuk membenarkan pembelanjaan pemasaran Anda, menunjukkan seberapa sukses sebuah kampanye, untuk menjelaskan bahwa Anda memerlukan lebih banyak pengalaman untuk mengelola upaya pertumbuhan. Memiliki tujuan akan membantu Anda memfokuskan cakupan laporan Anda pada data yang paling penting.

2. Cari Tahu Apa yang Perlu Dilihat Audiens Anda

Hal berikutnya yang saya pertimbangkan adalah untuk siapa laporan itu dimaksudkan. Jika saya membuat laporan khusus untuk tim pemasaran, saya dapat memasukkan jargon, bersikap lebih informal, dan membagikan pemikiran saya yang tidak tersaring tentang tren atau keberhasilan dan kegagalan strategi kami. Saya tidak dapat melakukannya dengan laporan yang dimaksudkan untuk CEO, anggota dewan, atau investor eksternal. Mereka akan kurang tertarik untuk melihat perincian metrik dan angka dan lebih peduli dengan bagaimana angka tersebut diterjemahkan menjadi ROI dan pendapatan untuk bisnis. Sebagai orang yang bertanggung jawab untuk menulis postingan blog dan aspek pemasaran digital lainnya, semua data yang Anda hasilkan mungkin penting. Tetapi apakah tim eksekutif akan menemukan tes AB yang Anda jalankan saat membuat buletin, atau apakah jumlah pembukaan dan klik-tayang yang dihasilkannya relevan? Jadi sebelum Anda mulai menulis laporan, tanyakan pada diri sendiri: Siapa audiens saya, dan apa yang ingin mereka ketahui? Misalnya, direktur keuangan ingin mengetahui bagaimana pengeluaran pemasaran Anda berkontribusi terhadap penjualan dan memengaruhi keuntungan. Di sisi lain, kepala pemasaran ingin disajikan dengan ikhtisar berbagai kampanye pemasaran dan pengaruhnya terhadap konversi, perolehan prospek, dan metrik profitabilitas lainnya. Memahami kepada siapa Anda melapor akan membantu Anda merencanakan cara menulis laporan dan menyesuaikan nada, bahasa, dan konten agar lebih selaras dengan harapan mereka.

3. Putuskan Informasi Apa yang Akan Anda Sertakan

Ini adalah titik di mana saya membuat garis besar untuk laporan saya dan mencari tahu poin data yang akan saya sertakan untuk memastikan laporan tersebut relevan dan dapat ditindaklanjuti. Biasanya, ruang lingkup laporan akan bergantung pada materi pelajaran—media sosial, iklan berbayar, SEO, email, dll.—dan jumlah platform tempat Anda akan mengambil data. Namun, saya telah menemukan bahwa membuat garis besar membantu saya mengetahui bagaimana menyusun alur informasi dan mengidentifikasi ke mana saya harus pergi untuk menemukan data, hasil, dan sumber daya yang saya perlukan untuk menyempurnakan laporan. Garis besar tidak harus menggali terlalu banyak detail. Itu harus berupa kerangka kerangka dari bagian dan subbagian utama yang ingin Anda sertakan dalam laporan Anda berdasarkan tujuan laporan. Misalnya, garis besar Anda dapat terlihat seperti ini:

4. Kumpulkan Data & Visual Anda

Sekarang setelah saya mengetahui tujuan laporan saya, audiens yang saya tuju, dan apa yang akan dibahas, langkah selanjutnya adalah mulai mengumpulkan data yang saya perlukan untuk laporan tersebut. Saya biasanya memulai dengan membuat daftar metrik relevan yang harus ditampilkan dalam laporan saya berdasarkan tujuan dan garis besar yang saya buat sebelumnya. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat catatan tentang platform tempat saya akan mencari setiap metrik dan data tersebut. Kemudian saya menambahkan semua informasi ini ke garis besar saya sesuai dengan judul dan subjudul di mana mereka berada. Saya merekomendasikan untuk membuat visual untuk melengkapi data Anda sehingga laporan Anda tidak hanya diisi dengan angka dan teks yang membosankan. Anda dapat menggunakan bagan, gambar, grafik, ikon, infografis, dan lainnya untuk memvisualisasikan konten Anda dan menyampaikan poin yang dibuat oleh data Anda. Setelah semua selesai, saatnya untuk mulai menulis.

5. Draf Isi Laporan Anda

Jika, seperti saya, Anda adalah tipe orang yang ingin ide Anda sempurna bahkan sebelum Anda meletakkannya di halaman, Anda harus belajar melepaskan kesempurnaan dan mulai menulis. Draf pertama laporan Anda mungkin akan terlihat sedikit kasar, tetapi Anda akan memiliki banyak waktu untuk menyelesaikannya setelah itu. Yang paling penting saat ini adalah menyempurnakan semua poin utama dan mengatur data Anda di halaman. Cara Anda menyusun draf akan bervariasi bergantung pada tujuan dan konten laporan, tetapi mengikuti struktur di bawah ini biasanya merupakan titik awal yang baik.

Ringkas Temuan Kunci Anda

Halaman pertama laporan Anda harus menampilkan ringkasan laporan. Sorot metrik penting, serta keberhasilan dan kegagalan upaya pemasaran Anda untuk periode yang sedang dipertimbangkan. Jelaskan mengapa hal-hal menjadi seperti itu, masalah yang Anda temui selama menjalankan kampanye, dan hal-hal penting yang dapat diambil dari kinerja yang dicatat. Kemudian diskusikan strategi yang akan Anda terapkan di masa depan berdasarkan temuan Anda. Ringkasan adalah hal pertama yang akan ditemui pembaca dalam laporan Anda dan ini akan menentukan apakah mereka akan membaca sisa laporan atau membuangnya, jadi buatlah sebaik mungkin. Namun, saya sarankan menunggu untuk menulis ringkasannya, setelah Anda menulis bagian lain dari laporan tersebut. Dengan cara ini Anda dapat meringkas konten dokumen secara akurat.

2. Buat Pengenalan

Bagian ini opsional. Saya tidak memasukkannya ke dalam sebagian besar laporan, terutama yang dimaksudkan untuk penggunaan departemen atau internal perusahaan karena pembaca yang dituju mungkin sudah mengetahui tentang apa laporan tersebut. Namun jika laporan Anda dimaksudkan untuk dibaca oleh investor eksternal atau dewan direksi, Anda dapat menggunakan bagian pendahuluan untuk menjelaskan isi laporan Anda, apa yang dicakupnya, dan menambahkan konteks tambahan lainnya yang mungkin mereka perlukan.

3. Selami Isi Laporan

Tubuh laporan Anda adalah tempat Anda dapat melenturkan otot menulis Anda karena ini adalah bagian terpanjang. Semua data yang Anda kumpulkan sebelumnya akan dimasukkan bersama dengan penjelasan rinci, analisis, dan tolok ukur untuk menambahkan konteks pada angka-angka tersebut. Tidaklah cukup untuk mengatakan bahwa Anda menghasilkan 20% lebih banyak prospek dari membuat kertas putih pada bulan lalu dan membiarkannya seperti itu. Anda harus berbicara tentang bagaimana itu terjadi, buku putih mana yang mendorong sebagian besar petunjuk, dan apa yang istimewa tentangnya. Menjelaskan metrik, kesuksesan, dan bahkan hasil buruk Anda akan memberikan pemahaman yang lebih baik kepada pembaca tentang apa yang sedang terjadi. Ini akan membantu membangun kesan akurat tentang strategi yang mendasari aktivitas pemasaran Anda. Jangan sembunyikan atau salah mengartikan data negatif. Jujur saja tentang apa yang menyebabkannya dan katakan bagaimana Anda berencana untuk memperbaikinya. Ambil laporan ini sebagai contoh bagaimana Anda mendalami isi laporan. Jelaskan setiap metrik, data, dan bahkan kemungkinan alasan yang mengarah ke hasil.

4. Merekomendasikan Rencana Tindakan

Ini adalah bagian penutup dari laporan Anda di mana Anda dapat meringkas temuan Anda dan mendiskusikan apa artinya bagi perusahaan Anda. Saya ingin melangkah lebih jauh dengan merekomendasikan langkah selanjutnya yang harus diambil untuk meningkatkan kinerja dan membantu bisnis memperoleh keunggulan kompetitif. Jadi, jika setelah mengevaluasi data dan hasil menurut Anda perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari peningkatan anggaran untuk iklan berbayar atau dari mengejar taktik tertentu seperti pemasaran influencer atau menerbitkan siaran pers, jangan ragu untuk menyarankannya. Selama laporan Anda menarik dan Anda telah menunjukkan pengetahuan dan keahlian Anda, ‌petinggi cenderung menerima dan mempercayai rekomendasi Anda. Kiat: Anda dapat menggunakan templat laporan pemasaran untuk merender data dan memanfaatkan waktu Anda dengan lebih bijak.

6. Tinjau & Edit Laporan Anda

Mengedit adalah tahap terakhir dalam menulis laporan, dan ini adalah favorit saya karena merupakan kesempatan bagi saya untuk membuat dokumen saya bersinar. Setelah menyelesaikan draf saya, saya suka menyisihkannya selama beberapa jam atau hari, sehingga saya dapat kembali ke sana dan mulai mengedit dengan mata segar. Melakukan hal ini memungkinkan saya untuk menangkap kesalahan yang mungkin tidak saya sadari saat menulis. Baca apa yang telah Anda tulis dan hapus bagian yang tampaknya tidak perlu atau tidak relevan agar laporan Anda tetap ringkas dan efektif. Perhatikan kesalahan ketik dan tata bahasa dan periksa kembali data Anda untuk memastikan keakuratannya. Hancurkan blok teks yang panjang dan pastikan laporan memiliki narasi kohesif yang menyatukan semua informasi. Laporan Anda harus menampilkan kemajuan yang telah Anda buat, mengatasi masalah yang Anda alami, dan membagikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang memengaruhi bisnis. Ini adalah salah satu alat komunikasi paling kuat yang Anda miliki di gudang senjata Anda dan Anda dapat mempelajari cara menggunakannya menggunakan pedoman yang telah saya paparkan di artikel ini. Selamat melaporkan!