Tinggikan Game Email Anda: Cara Menulis Email yang Mendapat Hasil

Apakah Anda ingin tahu cara menulis email yang mudah dipengaruhi yang membangun hubungan dan mendapatkan hasil? Anda berada di tempat yang tepat. Menulis email yang mengagumkan mirip dengan menulis buletin—Anda harus menyusun pesan Anda, menggunakan bahasa yang efektif, dan mengoreksi untuk kesempurnaan. Namun ada beberapa nuansa eksklusif pada email yang membedakan antara pesan ceroboh dan tidak profesional yang berakhir di tempat sampah dan email yang ditulis dengan baik dan efektif yang menonjol di kotak masuk yang padat. Dalam panduan ini, kami akan membagikan ikhtisar langkah demi langkah untuk membantu meningkatkan permainan email Anda dengan menangani petunjuk ini dan praktik terbaik lainnya. Mari kita mulai.

Langkah 1: Buat Garis Besar Email

Email Anda mungkin satu-satunya kesempatan Anda untuk terhubung dengan penerima, jadi penting untuk:

• Ketahui apa yang ingin Anda komunikasikan melalui email
• Sejajarkan salinan email dengan pesan inti—optimalkan setiap kata agar penerima dapat mengambil tindakan yang diinginkan

Cara termudah untuk menerapkan petunjuk ini adalah dengan menentukan tujuan email dan membuat garis besar tampilannya.

Kenali Penerimanya

Kepada siapa Anda menulis email? Apakah karena alasan bisnis? Pernahkah Anda menghubungi orang ini sebelumnya? Jika Anda menulis email dingin, gunakan bahasa dan nada formal yang masuk akal, karena ini pertama kalinya Anda menghubungi penerima. Demikian juga, nada santai atau ramah sesuai saat mengirim email ke teman atau seseorang yang sudah lama berbisnis dengan Anda. Kemudian pikirkan tentang tindakan yang Anda ingin penerima lakukan. Apakah Anda ingin berbagi informasi, mengundang mereka ke acara, mengatur rapat, atau melakukan hal lain? Menentukan maksud di balik email Anda akan membantu Anda mengatur nada dan frase email yang tepat dengan benar.

Tentukan Topik Email Anda

Agar email Anda dapat memotong semua kekacauan di kotak masuk penerima, Anda perlu menguasai seni penyalinan yang ringkas dan menarik. Dan untuk melakukannya, pertama-tama Anda harus menentukan maksud dan tujuan email Anda—dan menaatinya. Anda mungkin tergoda untuk memasukkan semua hal hebat tentang perusahaan Anda. Pikirkan: kisah merek Anda, kesaksian dari pelanggan, dan pakar yang bekerja di perusahaan Anda. Tetapi email Anda bukanlah tempat untuk semua informasi ini. Mungkin saat Anda menulis blog atau halaman 'Tentang Kami' perusahaan Anda, tetapi jelas bukan email. Misalnya, jika Anda ingin penerima mengatur pertemuan, jangan berikan biodata Anda, perkenalan tentang perusahaan Anda, dan semua yang telah dicapai. Alih-alih, perkenalkan diri Anda secara singkat dan beri tahu mereka tentang masalah yang dapat diselesaikan oleh produk Anda untuk mereka. Anda ingin memberikan nilai tanpa mengganggu penerima.

Buat Garis Besar Email Mental

Setelah Anda menentukan audiens dan tujuan email Anda, pertimbangkan pertanyaan berikut untuk membuat gambaran mental seperti apa email Anda seharusnya:

• Apakah Anda memiliki alamat email penerima yang benar?
• Bahasa atau poin pemicu apa yang dapat membuat penerima bertindak sesuai dengan tujuan email yang dimaksud (misalnya, mendaftar ke webinar atau menjadwalkan rapat)?
• Apakah perlu menyertakan lampiran, seperti studi kasus, Google Docs, atau laporan bisnis?
• Haruskah Anda menambahkan ajakan bertindak (CTA) atau tautan? Jika ya, berapa banyak?
• Apa poin terpenting yang harus dicakup oleh email Anda?
• Akankah tangkapan layar atau gambar membantu memperjelas poin-poin ini lebih lanjut?

Anda harus memiliki garis besar singkat untuk memandu proses penulisan Anda pada tahap ini. Anda juga dapat mengonversi kerangka menjadi template atau menggunakannya sebagai daftar periksa, sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal setiap kali menulis email.

Langkah 2: Tulis Baris Subjek Email yang Menarik Perhatian

Menjadi hal pertama yang dilihat penerima Anda, baris subjek email Anda menentukan apakah mereka akan membuka email Anda. Penelitian menunjukkan bahwa 47% penerima email membuka email, dan 69% melaporkan email sebagai spam—semua hanya berdasarkan baris subjek. Baris ini harus cukup menarik bagi penerima untuk membuka email. Tapi, pada saat yang sama, itu harus mempratinjau pesan yang ingin Anda komunikasikan. Jika baris subjek Anda gagal menarik, email Anda akan berakhir di tempat sampah. Tidak masalah seberapa baik salinan aslinya ditulis. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat:

Praktik Terbaik Baris Subjek Email

• Singkat, dalam sembilan kata dan 60 karakter. Jika tidak, baris subjek Anda mungkin terpotong di kotak masuk.

Contoh: Berhenti membuang waktu di {Prospect Pain Point}

• Sorot tujuan email Anda dalam satu kalimat. Tawarkan pengait khusus yang mengomunikasikan manfaat produk Anda atau menarik perhatian mereka ke penawaran khusus.

Contoh: Meminta kehadiran Anda di {Event}

• Jadilah spesifik. Hindari bahasa yang tidak jelas atau omong kosong.

Contoh: Kesempatan Terakhir! {Penawaran atau Diskon} pada {Product Name} musim panas ini

• Tambahkan sentuhan pribadi. Pertimbangkan untuk menggunakan nama penerima untuk menarik perhatian mereka.

Contoh: {Mutual Contact Name} disarankan saya menghubungi Anda, {Recipient Name}

• Gunakan kata-kata yang kuat untuk memicu tindakan. Lebih baik lagi jika Anda memulai dengan kata kerja tindakan.

Contoh: Pelajari cara yang lebih baik untuk {Nama Tugas} Tip Pro: Cobalah Penguji Baris Subjek CoSchedule secara gratis untuk membantu membuat baris subjek yang menarik.

Langkah 3: Sapa Penerima Email

Email Anda harus dimulai dengan salam yang sesuai, yang mencakup salam dan kalimat pembuka. Mari kita bahas dengan cepat cara mendapatkan setiap elemen dengan benar.

Atur Nada yang Tepat Dengan Salam

Pilihan sapaan Anda harus bergantung pada situasi. Misalnya, jika Anda menulis email formal, “{Recipient Name}” yang terhormat” adalah cara yang lebih baik untuk memulai pesan Anda. Namun jika Anda mengirim email ke seseorang yang Anda kenal, lebih baik menggunakan "Halo {Nama Penerima}" atau "Halo {Nama Penerima}". Jangan salah mengeja nama seseorang atau memanggilnya dengan sapaan yang salah. Ini sangat penting saat mengirim email dingin, karena menentukan kemungkinan Anda mendapat tanggapan. Pelatih bisnis Barbara Pachter merekomendasikan untuk menghapus ekspresi informal seperti 'Hei' dan 'Yo' dalam bukunya, The Essentials of Business Etiquette . Berikut beberapa salam “jangan” yang harus dihindari:

• Salam yang terlalu formal, seperti 'Tuan' dan 'Nyonya'
• Menggunakan pembuka yang umum dan tidak menyenangkan seperti 'Kepada Yang Berkepentingan'
• Salam khusus waktu seperti 'Selamat Pagi' atau 'Selamat Malam' (jika Anda tidak mengetahui zona waktu penerima)
• Menunjukkan jabatan penerima (Dear job_title)
• Diakhiri dengan tanda seru ('Hi Nathan!!!')

Hadir Dengan Pembuka yang Menarik Perhatian

Pada titik ini, Anda hanya memiliki tujuh detik untuk menarik perhatian penerima dan memaksa mereka untuk terus membaca sisa email Anda. Kalimat pembuka yang kuat adalah tiket Anda untuk menarik perhatian pembaca, seperti ini: Jika Anda memperkenalkan diri, buka dengan sesuatu yang akan menarik minat penerima. Berikut adalah template email yang menyebutkan bagaimana peluang kemitraan dapat bermanfaat bagi penerimanya: Berikut adalah beberapa praktik terbaik standar untuk diterapkan saat menulis perkenalan email:

• Batasi pengantar Anda menjadi 1-2 kalimat.
• Hindari menambahkan informasi yang tidak relevan atau detail yang tidak perlu.
• Pertimbangkan untuk membuat hyperlink profil LinkedIn atau situs web Anda untuk memberikan lebih banyak konteks tentang diri Anda.
• Jika Anda pernah bertemu atau berbicara dengan penerima sebelumnya, sebutkan secara singkat contoh tersebut untuk menemukan poin kontak yang umum.

Hindari mengirimkan pengantar umum yang membuat pembaca merasa mereka adalah salah satu dari banyak penerima. Alih-alih, lakukan sedikit riset (pikirkan: mencari profil media sosial atau mereferensikan kolega bersama) untuk menambahkan sentuhan yang dipersonalisasi. Lewati bagian ini jika Anda mengirim email kepada seseorang yang sudah mengenal Anda. Dalam hal ini, mulailah dengan basa-basi (misalnya, “Semoga harimu menyenangkan!) dan langsung ke tubuh.

Langkah 4: Tulis Badan Email Anda

Ini adalah bagian menarik dari email Anda di mana Anda akan membagikan pesan lengkapnya. Pembaca Anda mungkin tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang. Jika Anda tidak ingin mereka membaca sekilas pesan Anda—atau melewatkannya sama sekali—buatlah singkat dan to the point. Gunakan strategi BLUF untuk membantu mereka memahami maksud email Anda, yang melibatkan penulisan Garis Bawah Anda di Depan untuk menjawab 5W penerima dengan cepat: Siapa, Apa, Di Mana, Kapan, dan Mengapa. Inilah contoh yang bagus: Sumber Anda juga harus mengoptimalkan email Anda agar mudah dibaca dan dapat dipindai. Berikut adalah beberapa tip untuk menulis badan email yang bagus:

• Pertahankan kalimat dan paragraf Anda tetap pendek
• Tambahkan poin-poin jika memungkinkan
• Hindari jargon teknis dan fluff
• Gunakan pemformatan standar; gunakan huruf tebal, miring, dan garis bawah untuk menyoroti poin-poin penting
• Jangan menganggap pengetahuan pembaca; selalu uraikan teks Anda dan berikan informasi yang diperlukan

Memang, bagian badan email Anda bisa jadi rumit. Cara terbaik untuk menulis ini adalah dengan:

1. Pertimbangkan takeaway utama dari email Anda
2. Pikirkan tentang CTA tertentu yang Anda ingin penerima ambil
3. Tulis email, pastikan setiap baris yang Anda tambahkan membantu Anda dengan dua petunjuk di atas

Langkah 5: Akhiri Dengan CTA & Penutupan yang Berdampak

Bagaimana Anda mengakhiri email Anda sama pentingnya dengan bagaimana Anda memulai. Jangan biarkan penerima menggantung setelah mengkomunikasikan pesan Anda. Ringkas semuanya dalam satu hingga dua kalimat, dan tambahkan CTA, beri mereka langkah selanjutnya. Contohnya termasuk:

• Apakah mungkin untuk menjadwalkan pertemuan sambil minum kopi untuk membahas hal ini lebih lanjut?
• Harap balas email ini dengan informasi yang diminta.
• Silakan pesan slot di Calendly saya untuk menjadwalkan panggilan terkait hal ini.

Pastikan CTA Anda persuasif dan menyoroti pentingnya tindakan. Lakukan ini dengan benar, dan Anda akan memiliki peluang besar untuk mendapatkan respons positif. Kemudian tambahkan komentar penutup (misalnya, 'Menantikan untuk bekerja sama dengan Anda' atau 'Menunggu tanggapan positif Anda, untuk melangkah lebih jauh') dan penutup tergantung pada tujuan dan hubungan email Anda dengan penerima. Memikirkan:

• Salam
• Salam hangat
• Salam
• Sungguh-sungguh
• Terbaik
• Salam
• Terima kasih
• Bersulang
• Dengan hormat
• Segera berbicara

Jangan mengabaikan pernyataan penutup Anda. Sign-off yang salah dapat membuat kesan buruk, membuat Anda terlihat tidak profesional atau terlalu familiar.

Langkah 6: Koreksi & Edit Email Anda

Bayangkan menghabiskan berjam-jam menyusun email yang sempurna, hanya untuk diabaikan karena penuh dengan kesalahan tata bahasa. Itulah mengapa sangat penting untuk mengoreksi email Anda. Tetapi hanya mengoreksi saja tidak cukup; Anda juga harus memastikan salinan email Anda terdengar manusiawi. Berikut adalah beberapa kiat copywriting email untuk membuat salinan email Anda menarik dan dapat ditindaklanjuti:

Hindari Pengulangan

Baca kalimat Anda dengan lantang. Apakah Anda mengulangi kata-kata dalam paragraf yang sama, bahkan mungkin dalam satu kalimat? Meskipun ini bukan pelanggaran penulisan yang paling buruk, ini dapat membuat salinan Anda terdengar berulang-ulang dan membuat pembaca mengabaikannya. Perhatikan kata-kata yang paling sering diulang berikut ini:

• Hanya
• Informasi
• Juga
• Hanya
• Barang
• Memesan
• Bahkan
• Meminta
• Laporan
• Selalu

Anda juga dapat menjalankan salinan Anda dengan rekan kerja sebelum menekan 'Kirim'. Sepasang mata kedua akan membantu Anda menghilangkan kata-kata yang terlalu sering digunakan atau berulang yang mungkin Anda lewatkan.

Gunakan Koma Oxford

Saat berpikir tentang cara menulis email, orang biasanya memuji atau menghindari koma Oxford. Anda mungkin juga memiliki pendapat yang kuat tentang hal itu, tetapi biasanya ada baiknya menggunakannya dalam email untuk menghindari kebingungan atau miskomunikasi.

Potong Kalimat yang Terlalu Panjang

Kami sering mendapatkan email yang berupa blok teks yang sangat besar ini. Tetapi seberapa sering Anda hanya membaca sepintas lalu daripada membaca semuanya? Tukar kalimat yang sulit diikuti atau tidak jelas dengan kalimat ringkas yang berfokus pada masalah yang sedang dihadapi untuk mendapatkan tanggapan yang memuaskan—atau tanggapan apa pun. Akhiri dengan CTA sehingga pembaca tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan perjelas bahwa Anda terbuka untuk pertanyaan dan tindak lanjut jika diperlukan.

Periksa Pemformatan & Font

Bagaimana reaksi Anda jika Anda mendapatkan email berikut: Mungkin menghapusnya dan menganggap itu scam, kan? Tidak ada salahnya menambahkan gambar atau GIF ke email Anda, tetapi ada cara untuk melakukannya, sehingga tidak terlihat mengganggu atau menggelegar. Misalnya, menggunakan beberapa ukuran dan warna font yang berbeda dapat terasa berlebihan. Pesan Anda kemungkinan besar akan hilang dengan sejumlah elemen yang memperebutkan perhatian pembaca Anda. Sebagai aturan, berpegang pada satu gaya font, ukuran, dan warna lebih baik.

Suara Manusia

Penerima Anda adalah orang yang sebenarnya, jadi gunakan bahasa yang terdengar seperti sesuatu yang akan Anda ucapkan. Menulis kalimat yang terdengar seperti robot yang mengetiknya atau langsung dari era Victoria tidak akan membantu Anda mendapatkan tanggapan yang baik dari pembaca. Sebaliknya, berikan email Anda efek yang lebih natural. Tulislah seolah-olah orang yang Anda ajak bicara sedang duduk di samping Anda di kedai kopi. Misalnya, alih-alih mengatakan, “Halo, semoga cuaca di tempat Anda tinggal cerah,” katakan sesuatu seperti, “Halo, semoga semuanya baik-baik saja.”

Langkah 7: Gunakan Tanda Tangan Email Profesional

Meskipun tidak diperlukan, tanda tangan email profesional membantu memastikan keaslian Anda. Ini juga memberi penerima lebih banyak konteks tentang peran dan perusahaan Anda. Ambil yang ini, misalnya: Ini termasuk individu:

• Pasfoto
• Nama lengkap
• Peran
• Perusahaan
• Situs web
• Kontak informasi
• Tautan ke profil media sosial

Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk berhubungan, semuanya di satu tempat. Cerdas, bukan? Selain itu, sebagian besar layanan dan platform email seperti Gmail dan Outlook memungkinkan Anda melampirkan tanda tangan email otomatis ke setiap email, jadi Anda tidak perlu menambahkannya untuk setiap email secara manual. Tentu saja, Anda selalu dapat melakukan perubahan berdasarkan tujuan email Anda untuk tanggapan yang lebih baik dan menyertakan informasi tambahan yang disesuaikan dengan tujuan Anda.

Giliran Anda Untuk Mengirim Email Luar Biasa

Menulis email yang baik adalah seni yang membutuhkan waktu, tetapi jika Anda mengikuti proses kami dengan rajin, Anda akan melihat peningkatan drastis dalam rasio buka dan klik-tayang. Ini untuk Anda mendapatkan tanggapan yang lebih baik!