Bagaimana Menulis Tujuan Proyek yang Efektif Setiap Saat

Sebuah proyek memiliki awal dan akhir, tetapi tanpa tujuan, itu adalah kapal tanpa kemudi. Untuk mengarahkan proyek Anda dengan sukses dan mendarat di pelabuhan yang aman, Anda harus menentukan tujuan proyek Anda.

Apa Tujuan Proyek?

Tujuan proyek menentukan langkah-langkah penting yang harus diambil untuk berhasil melaksanakan rencana proyek. Tujuan proyek dapat berupa hasil nyata atau tonggak tidak berwujud, tetapi mereka harus selalu SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu) dan terkait dengan tujuan proyek Anda yang lebih luas.

Tujuan proyek memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan tim Anda dan menguraikan individu mana yang bertanggung jawab atas tujuan apa untuk memenuhi harapan kualitas pemangku kepentingan dengan lebih baik. Tujuan Anda harus berisi metrik KPI seperti anggaran, kualitas, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Untuk melacak tujuan proyek, Anda memerlukan alat manajemen proyek yang tangguh seperti ProjectManager. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan alat pelacak proyek profesional seperti bagan Gantt, daftar tugas, kalender, dan dasbor waktu nyata. ProjectManager memungkinkan Anda melacak, mengelola, dan mengontrol tujuan proyek dengan mudah. Mulai gratis.

Sebelum kita belajar bagaimana menulis tujuan proyek, kita perlu mendefinisikan istilah. Banyak yang bingung konsep tujuan proyek dengan konsep manajemen proyek terkait seperti tujuan proyek, kiriman dan tonggak.

Tujuan Proyek vs. Tujuan Proyek

Tujuan proyek adalah pernyataan tingkat tinggi yang bisa agak kabur. Namun, mereka memberikan konteks keseluruhan untuk apa yang ingin dicapai oleh proyek dan bagaimana hal itu selaras dengan tujuan bisnis.

Ada berbagai jenis sasaran proyek seperti sasaran kinerja, sasaran waktu (mengacu pada tanggal mulai dan berakhir) dan sasaran sumber daya. Ketiga jenis tujuan proyek ini bersaing satu sama lain sehingga variabel yang satu akan mempengaruhi yang lain.

Tujuan jauh lebih spesifik dan langsung karena mempengaruhi setiap keputusan dalam proyek. Tujuan proyek juga dapat didefinisikan sebagai langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai pandangan tingkat tinggi dari tujuan proyek.

Tujuan Proyek vs. Pencapaian Proyek

Tonggak proyek menandai titik waktu penting dalam proyek Anda, sering kali menandai awal dari fase proyek baru. Mungkin ada banyak tonggak dalam rencana proyek Anda sesuai keinginan Anda. Mereka bermanfaat karena mereka memecah rencana proyek Anda menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dicerna.

Tujuan Proyek vs. Hasil Proyek

Hasil proyek adalah keluaran dari aktivitas proyek Anda. Mungkin ada kiriman proyek sebanyak yang Anda butuhkan dalam proyek Anda. Hasil proyek memiliki banyak bentuk, seperti produk, layanan, atau bahkan proyek infrastruktur yang sudah jadi.

Mengapa Tujuan Proyek Penting?

Tidak diragukan lagi, tujuan yang efektif adalah penting. Semakin jelas tujuan proyek Anda, semakin besar kemungkinannya untuk dicapai. Plus, proyek Anda akan jauh lebih mudah untuk dikelola.

Tujuan sangat penting karena menawarkan cara untuk menyusun proyek dan memvalidasi keberhasilannya. Pikirkan tujuan ini sebagai pedoman yang harus diikuti oleh proyek Anda. Mereka mengarahkan Anda melalui setiap aspek proyek dan fase-fasenya. Mereka menawarkan target terukur kepada manajer proyek untuk dicapai dan membuat tim memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Bagaimana Menulis Tujuan Proyek SMART

Setiap tujuan proyek harus memenuhi kriteria SMART. Akronim ini akan memandu Anda ke tujuan yang efektif.

Bagaimana? Dengan memastikan setiap tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.

Itu berarti mendefinisikan tujuan dan memastikan bahwa ada metrik untuk mengukur kemajuannya sehingga Anda dapat mengetahui apakah itu memenuhi harapan dasar Anda.

Tujuan proyek Anda harus dapat dicapai atau tidak mungkin dicapai, yang mengakibatkan pemborosan waktu dan sumber daya. Pastikan untuk realistis dengan tujuan Anda dan pastikan mereka relevan dengan proyek dan strategi organisasi bisnis.

Terakhir, tujuan Anda harus memiliki tenggat waktu melalui batasan waktu; itu tidak bisa terbuka. Ini bisa terikat waktu oleh bulan, minggu atau hari tergantung pada spesifikasi proyek Anda.

Contoh Tujuan Proyek

1. Kepuasan Pelanggan

Sasaran Proyek: Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan secara keseluruhan dengan mengirimkan tiket dukungan melalui situs web.
Tujuan Proyek: Menerapkan sistem tiket online baru pada tanggal tertentu untuk mencapai waktu respons tiket tidak lebih dari satu jam

Sekarang, jalankan melalui SMART: apakah spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu? Jika memenuhi kriteria ini, maka itu adalah tujuan proyek SMART.

Dalam hal tujuan, bagaimana hal itu akan tercermin dalam kinerja, waktu dan sumber daya? Anda juga ingin mempertimbangkan apakah tujuan ini sejalan dengan strategi perusahaan.

2. Produk Baru

Tujuan Proyek: Membuat produk baru yang akan diluncurkan pada awal kuartal berikutnya seperti sepasang sepatu.
Tujuan Proyek: Dalam hal ini, ada beberapa tujuan proyek yang terkait dengan tujuan tersebut. Berikut adalah beberapa contoh tujuan proyek.

• Lakukan riset pasar tentang preferensi target pasar Anda
• Kembangkan visi produk
• Buat prototipe produk akhir
• Uji kinerjanya dengan kelompok fokus atlet
• Buat versi final produk

3. Penjualan

Sasaran Proyek: Meningkatkan penjualan sebesar 30 persen di kuartal berikutnya.
Tujuan Proyek: Dalam hal ini, ada beberapa tujuan proyek yang terkait dengan tujuan. Berikut adalah beberapa contoh tujuan proyek.

• Gunakan strategi baru untuk meningkatkan prospek dari tim pemasaran sebesar 10 persen
• Pekerjakan dua perwakilan penjualan baru
• Luncurkan program hadiah loyalitas
• Buka satu saluran distribusi baru pada awal kuartal berikutnya

ProjectManager untuk Tujuan Proyek yang Lebih Baik

Jika Anda ingin menentukan dan mencapai tujuan proyek Anda, Anda memerlukan alat manajemen proyek yang dinamis. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang melacak tujuan dan sasaran Anda dengan metrik waktu nyata di dasbor kami. Dengan perangkat lunak kami, tujuan SMART mudah ditetapkan, dilacak, dan dicapai.

Filter laporan untuk menampilkan data yang Anda inginkan dan buat laporan yang dapat dibagikan untuk pemangku kepentingan hanya dengan satu klik. Manfaatkan alat manajemen sumber daya kami untuk menyeimbangkan beban kerja Anda dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. Bagan Gantt online kami dijadwalkan melalui garis waktu dan dapat dengan mudah diedit dengan menyeret dan melepaskan tanggal mulai dan jatuh tempo.

Lebih Lanjut Tentang Tujuan Proyek

Tentang apa proyek Anda? Tujuan proyek menyatakan hal ini sebelum dimulainya proyek. Ini akan menjadi dokumen yang Anda kembalikan berulang kali dalam proyek agar tetap berada di jalur. Ini benar apakah Anda sedang bekerja dengan air terjun atau dalam kerangka kerja yang gesit.

Tujuan proyek sangat penting karena dirancang untuk membantu tim Anda, pemangku kepentingan (terutama saat mereka meminta perubahan) dan manajer proyek. Jika Anda ingin tujuan proyek itu seefektif mungkin, tonton video singkat ini oleh pakar manajemen proyek tetap kami, Jennifer Bridges, PMP.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda.

Kiat Pro: Jangan abaikan tujuan bisnis. Jika tujuan proyek tidak selaras dengan strategi perusahaan, maka itu tidak akan efektif.

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi:

Hari ini, kita berbicara tentang bagaimana menulis tujuan proyek yang efektif setiap saat. Yah, saya menemukan kadang-kadang orang berjuang dengan tujuan menulis karena mereka bingung dengan tujuan dan bahkan visi. Jadi saya ingin memulai dengan mengklarifikasi apa arti masing-masing istilah ini.

Jadi pernyataan visi adalah pernyataan tingkat tertinggi. Apa yang dilakukannya, itu menunjukkan arah dan aspirasi. Mungkin atau mungkin tidak tercapai, tetapi tujuannya, mereka lebih kabur, tetapi masih tingkat tinggi, mereka memberikan konteks keseluruhan untuk apa yang ingin dicapai proyek dan selaras dengan tujuan bisnis.

Tujuannya adalah pernyataan tingkat yang lebih rendah, mereka menggambarkan hasil yang diinginkan dari proyek dan mereka menggambarkan produk nyata dan kiriman tertentu yang akan diberikan proyek. Jadi tujuannya lebih kabur dan tujuannya sedikit lebih spesifik.

Jadi mengapa kita peduli dengan tujuan yang efektif?

Nah, mengelola sebuah proyek membutuhkan tujuan yang jelas. Semakin jelas Anda bisa mendapatkan tujuan Anda, maka semakin besar kemungkinan Anda untuk mencapainya. Jadi mereka digunakan untuk menyusun proyek dan memvalidasi kesuksesan Anda. Jadi bagaimana kita membuat tujuan tersebut lebih efektif?

Nah, kami menggunakan teknik SMART. Jadi SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound. Jadi ketika kita berbicara tentang proyek dan kita berbicara tentang tujuan dan sasaran, Berikut adalah sebuah contoh.

Jadi, jika tujuan suatu proyek adalah untuk meningkatkan kepuasan keseluruhan pelanggan yang mengirimkan tiket dukungan melalui situs web, itu akan menjadi tujuan keseluruhan proyek.

Jadi satu tujuan khusus adalah untuk menerapkan sistem tiket online baru pada tanggal 1 Agustus untuk mencapai waktu respons tiket tidak lebih dari satu jam. Jadi mari kita periksa. Jadi itu SMART?

Jadi ini sangat spesifik, ini memberi tahu Anda dengan tepat apa yang akan terjadi, pada jam berapa, dan hasil apa yang akan Anda peroleh. Itu juga terukur. Anda dapat mengukur waktu respons tiket, dan memastikannya tidak melebihi satu jam.

Mereka juga dapat dicapai dengan menggunakan sistem tiket ini, mereka dapat dicapai dan realistis untuk tim Anda. Dan juga terikat waktu, Anda tahu Anda akan menerapkan ini pada 1 Agustus. Jadi sekarang Anda dapat melihat perbedaan antara tujuan dan bagaimana tujuan membantu mendukung tujuan tersebut.

Jika Anda memerlukan alat perencanaan proyek yang dapat membantu Anda mendokumentasikan tujuan Anda, menyusun proyek Anda, dan memvalidasi kesuksesan Anda, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.