Apa Itu Rencana Implementasi & Bagaimana Cara Membuatnya? (Contoh Termasuk)

Sebuah rencana manajemen proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek apapun. Demikian pula, rencana implementasi, juga disebut rencana strategis atau rencana implementasi strategis, menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk pelaksanaan strategi, taktik atau perubahan dalam suatu organisasi, atau proyek.

Tanpa rencana implementasi, organisasi Anda dapat meluncurkan perubahan besar hanya dengan panduan referensi online dan pengembang stres yang mencoba mewujudkan semuanya. Selain rencana implementasi yang bagus, Anda juga harus menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu Anda melalui proses implementasi.

Jadi apa itu rencana implementasi, bagaimana Anda membuatnya, dan bagaimana Anda menjalankannya dengan sukses? Mari lihat.

Apa Itu Rencana Implementasi?

Rencana implementasi adalah alat manajemen proyek yang memfasilitasi pelaksanaan rencana strategis untuk perusahaan atau proyek dengan memecah proses implementasi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil sambil menentukan garis waktu, tim, dan sumber daya yang akan dibutuhkan.

Terkait: Template Rencana Implementasi Gratis

Perencanaan strategis dilakukan pada tingkat organisasi, mendikte arah strategi perusahaan dan mengalokasikan sumber daya untuk membuat strategi itu menjadi hidup. Dengan demikian, rencana implementasi menelusuri ujung-ujungnya, memetakan cara terbaik untuk mengimplementasikan rencana strategis sejak awal, dan bagaimana mengelolanya secara efektif saat diterapkan.

Perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager sangat menyederhanakan proses perencanaan implementasi. Jadwalkan dan jalankan rencana implementasi Anda dengan bagan Gantt online kami yang tangguh. Tetapkan pekerjaan, tautkan dependensi, dan lacak kemajuan secara real time dengan satu bagan. Plus, jika tim Anda ingin bekerja dengan sesuatu selain bagan Gantt, perangkat lunak kami menawarkan empat tampilan proyek lain untuk mengelola pekerjaan: daftar tugas, papan kanban, kalender, dan lembar. Cobalah gratis hari ini.

Komponen Rencana Implementasi

Sebenarnya tidak ada solusi standar satu ukuran untuk semua dalam hal membuat rencana implementasi Anda. Namun, kami telah membuat garis besar rencana implementasi untuk proyek Anda. Berikut adalah komponen-komponennya.

• Sasaran & Sasaran Proyek: Sasaran proyek adalah tujuan akhir proyek Anda, sedangkan sasaran adalah tonggak penting atau pencapaian yang harus diselesaikan untuk mencapainya.
• Kriteria Sukses: Manajer proyek harus mencapai kesepakatan dengan pemangku kepentingan untuk menentukan kriteria keberhasilan proyek.
• Pernyataan Lingkup: Pernyataan lingkup secara singkat menjelaskan ruang lingkup proyek Anda, yang secara sederhana dapat didefinisikan sebagai pekerjaan proyek yang akan dilakukan.
• Rencana Sumber Daya: Buat rencana sumber daya sederhana yang menguraikan sumber daya manusia, peralatan, dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek Anda.
• Analisis Risiko: Gunakan alat penilaian risiko seperti analisis SWOT atau daftar risiko. Ada alat yang berbeda dengan tingkat detail yang berbeda untuk analisis risiko Anda.
• Jadwal Implementasi: Setiap rencana implementasi membutuhkan jadwal proyek yang jelas agar dapat dieksekusi dengan benar. Anda harus menggunakan alat canggih seperti bagan Gantt untuk membuatnya.
• Tonggak Pencapaian Rencana Implementasi: Anda perlu mengidentifikasi tonggak penting dari rencana implementasi Anda sehingga Anda dapat dengan mudah melacak kemajuannya.
• Peran & Tanggung Jawab Tim: Rencana implementasi tidak akan berjalan dengan sendirinya. Anda harus menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim Anda.
• Metrik Rencana Implementasi: Anda memerlukan KPI, OKR, atau metrik performa lainnya yang dapat Anda gunakan untuk mengontrol kemajuan rencana implementasi Anda.

Cara Menulis Rencana Implementasi

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat rencana implementasi untuk proyek atau bisnis Anda. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager untuk membantu Anda dalam proses implementasi.

1. Penelitian dan Penemuan

Mulailah dengan mengidentifikasi apa yang Anda perlukan untuk pelaksanaan rencana implementasi Anda:

• Tim apa yang perlu dilibatkan untuk mencapai tujuan strategis?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan strategis?
• Apa yang harus dialokasikan dari sudut pandang anggaran dan sumber daya?

Dengan mewawancarai pemangku kepentingan, mitra utama, pelanggan, dan anggota tim, Anda dapat menentukan tugas paling penting yang diperlukan dan memprioritaskannya sesuai dengan itu. Pada tahap ini juga Anda harus membuat daftar semua tujuan yang ingin Anda capai untuk menyatukan rencana strategis dengan rencana implementasi. Semuanya harus dikaitkan kembali dengan rencana strategis itu agar rencana implementasi Anda berhasil.

2. Memetakan Asumsi dan Risiko

Ini bertindak sebagai perpanjangan dari fase penelitian dan penemuan, tetapi penting juga untuk menunjukkan asumsi dan risiko dalam rencana implementasi Anda. Ini dapat mencakup apa pun yang dapat memengaruhi pelaksanaan rencana implementasi, seperti cuti berbayar atau hari libur yang tidak Anda perhitungkan dalam timeline Anda, kendala anggaran, kehilangan personel, ketidakstabilan pasar, atau bahkan alat yang memerlukan perbaikan sebelum implementasi Anda dapat dimulai.

3. Tetapkan Tanggung Jawab

Setiap aktivitas dalam rencana implementasi Anda harus menyertakan juara utama untuk menjadi pemiliknya. Agar tugas dapat diberikan dengan benar, juara ini perlu melakukan pendelegasian. Ini berarti bahwa mereka memastikan bahwa semua sistem bekerja seperti biasa, melacak produktivitas tim mereka, dan banyak lagi. Perangkat lunak perencanaan proyek praktis penting untuk aspek ini.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu Anda memetakan setiap langkah dari rencana implementasi proyek Anda, termasuk penunjukan tugas, tonton video singkat di bawah ini. Dengan bantuan perangkat lunak, mudah untuk membuat rencana terperinci yang dapat dirujuk semua orang, sehingga semua orang menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.

4. Tentukan Kegiatan

Selanjutnya Anda perlu menyelesaikan semua aktivitas kecil untuk melengkapi rencana Anda. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa langkah-langkah atau tonggak yang membentuk rencana?
• Kegiatan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah?
• Siapa yang perlu dilibatkan dalam rencana tersebut?
• Apa persyaratan pemangku kepentingan?
• Sumber daya apa yang harus dialokasikan?
• Apakah ada tonggak yang perlu kita daftarkan?
• Apa risiko yang terlibat berdasarkan asumsi yang kami catat?
• Apakah ada ketergantungan untuk salah satu tugas?

Setelah semua kegiatan diuraikan, semua sumber daya terdaftar dan semua pemangku kepentingan telah menyetujui (tetapi belum ada tindakan yang diambil), Anda dapat mempertimbangkan rencana implementasi Anda selesai dan siap untuk dieksekusi.

Contoh Rencana Implementasi

Rencana implementasi digunakan oleh perusahaan di seluruh industri setiap hari. Berikut adalah contoh rencana implementasi sederhana yang kami buat menggunakan ProjectManager untuk membantu Anda lebih memahami cara kerja rencana implementasi. Mari kita bayangkan tim pengembangan perangkat lunak membuat aplikasi baru.

1. Sasaran Proyek: Buat aplikasi baru
2. Tujuan: Semua tonggak yang harus dicapai untuk mencapai tujuan akhir itu.
3. Kriteria Sukses: Tim pengembangan perlu berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek dan menyepakati kriteria keberhasilan.
4. Pernyataan Lingkup: Di sinilah tim pengembangan akan mendokumentasikan semua pekerjaan yang diperlukan untuk mengembangkan aplikasi. Pekerjaan itu dipecah menjadi tugas, yang dikenal sebagai cerita pengguna dalam pengembangan produk dan perangkat lunak. Di sini, tim juga harus mencatat semua pengecualian, yang berarti segala sesuatu yang tidak akan dilakukan.
5. Rencana Sumber Daya: Dalam hal ini, sumber daya adalah semua profesional yang terlibat dalam proses pengembangan perangkat lunak, serta peralatan apa pun yang dibutuhkan oleh tim.
6. Analisis Risiko: Dengan menggunakan daftar risiko, manajer produk dapat membuat daftar semua potensi risiko yang mungkin memengaruhi proses pengembangan aplikasi.
7. Timeline, Milestones, dan Metrik: Berikut adalah gambar timeline rencana implementasi yang kami buat menggunakan tampilan bagan Gantt ProjectManager. Simbol berlian mewakili tonggak rencana implementasi.

   

8. Peran & Tanggung Jawab Tim: Demikian pula, kami menggunakan papan kanban untuk menetapkan tugas rencana implementasi kepada anggota tim sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

   

Manfaat Rencana Implementasi

Rencana implementasi memainkan peran besar dalam keberhasilan rencana strategis Anda secara keseluruhan. Tetapi lebih dari itu, mengomunikasikan rencana strategis Anda dan penerapannya di dalamnya kepada anggota tim Anda membantu mereka merasa seolah-olah mereka memiliki rasa memiliki dalam arah jangka panjang perusahaan.

Peningkatan Kerjasama

Rencana implementasi yang dikomunikasikan dengan baik juga membantu meningkatkan kerja sama di semua tim melalui semua langkah proses implementasi. Sangat mudah untuk bekerja dalam silo—Anda tahu persis apa proses harian Anda dan bagaimana menjalankannya. Tetapi menjangkau ke seberang lorong dan memastikan tim Anda selaras dengan tujuan proyek yang juga ingin Anda capai? Itu cerita lain sepenuhnya. Tetapi dengan adanya rencana implementasi, ada baiknya menjembatani kesenjangan sedikit lebih mudah.

Membeli di

Selain itu, dengan rencana implementasi yang diteliti secara menyeluruh dan didefinisikan dengan baik, Anda dapat memastikan dukungan dari pemangku kepentingan dan mitra utama yang terlibat dalam proyek. Dan apa pun pencapaian Anda, Anda dapat terus mendapatkan dukungan itu berkali-kali dengan dokumentasi yang tepat.

Panduan

Pada akhirnya, manfaat terbesar dari rencana implementasi adalah memudahkan perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjangnya. Ketika semua orang di semua tim tahu persis apa yang ingin Anda capai dan bagaimana melakukannya, mudah untuk mewujudkannya.

FAQ Rencana Implementasi

Ada lebih banyak yang perlu diketahui tentang rencana implementasi. Ini adalah topik yang besar dan kami telah mencoba untuk selengkap mungkin, tetapi jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, semoga kami telah menjawabnya di bawah ini.

Apa Perbedaan Antara Rencana Aksi dan Rencana Implementasi?

Perbedaan utama antara rencana aksi dan rencana implementasi adalah bahwa rencana aksi berfokus secara eksklusif pada menggambarkan paket kerja dan tugas, sedangkan rencana implementasi lebih holistik dan membahas variabel lain yang mempengaruhi proses implementasi seperti risiko, sumber daya dan peran tim & tanggung jawab.

Apa itu Rencana Implementasi dalam Bisnis?

Rencana implementasi bisnis adalah serangkaian langkah yang diikuti perusahaan untuk menjalankan rencana strategisnya dan mencapai semua tujuan bisnis yang dijelaskan di sana.

Apa itu Rencana Implementasi dalam Manajemen Proyek?

Rencana implementasi memiliki banyak kegunaan dalam manajemen proyek. Mereka adalah alat perencanaan yang memungkinkan manajer proyek untuk mengontrol proyek yang lebih kecil dalam rencana proyek mereka. Misalnya, mereka mungkin memerlukan rencana implementasi untuk melaksanakan tindakan mitigasi risiko, mengubah permintaan, atau menghasilkan hasil tertentu.

Cara Membuat Rencana Implementasi dengan ProjectManager

Membuat dan mengelola rencana implementasi adalah tanggung jawab besar dan membutuhkan ketekunan, kesabaran, dan keterampilan organisasi yang hebat.

Dalam hal rencana implementasi proyek, ada banyak cara untuk membuatnya yang paling cocok untuk tim Anda. Dengan ProjectManager, Anda mendapatkan akses ke perencanaan tangkas dan waterfall sehingga Anda dapat merencanakan dalam sprint untuk proyek besar atau kecil, melacak masalah, dan berkolaborasi dengan mudah. Coba papan kanban untuk mengelola backlog atau untuk membuat alur kerja di departemen.

Mengganti kegiatan setelah pertemuan penting dengan pemangku kepentingan? Anda dapat dengan mudah memperbarui rencana implementasi Anda dengan fitur perangkat lunak kami. Tambahkan tugas baru, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan lacak seberapa jauh tim Anda dalam aktivitas mereka saat ini.

Rencana implementasi adalah tulang punggung dari keseluruhan rencana strategis organisasi. Dengan ProjectManager, berikan organisasi Anda perangkat lunak manajemen proyek yang mereka butuhkan untuk mendapatkan wawasan tentang semua sumber daya yang dibutuhkan, melihat aktivitas di daftar mereka, dan berkolaborasi dengan mudah. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.