10 Dokumen Paling Penting yang Harus Disiapkan Manajer Produk

Komunikasi tertulis ke teknik lebih unggul karena lebih konsisten di seluruh tim produk, lebih tahan lama, meningkatkan akuntabilitas.” – Ben Horowitz

Seperti yang diringkas dengan tepat oleh Ben Horowitz, komunikasi tertulis seperti sungai yang menenggelamkan setiap orang yang bersentuhan dengannya. Hal yang sama juga berlaku dalam skenario bisnis.

Komunikasi tertulis memang merupakan cara yang lebih terpadu untuk bertukar informasi tentang perangkat lunak yang harus diketahui oleh setiap anggota tim. Inilah alasan mengapa manajer produk menginvestasikan waktu mereka dalam memelihara dokumentasi setiap tugas yang berkaitan dengan perangkat lunak.

Dapat dipahami bahwa membuat beberapa dokumen untuk berbagai proses membantu menjaga seluruh proses pengembangan tetap teratur, menghindari masalah tak terduga yang disebabkan oleh kesalahpahaman.

Untuk menentukan pentingnya dokumentasi bagi manajer produk, mari kita lihat beberapa keuntungan melakukannya.

Mengapa Manajer Produk Harus Fokus pada Dokumentasi?

• Untuk Mengembangkan Visi Produk yang Tepat – Dokumentasi membantu manajer produk untuk mengidentifikasi jawaban atas semua "mengapa" dalam proyek seputar produk utama. Menulis semuanya membantu manajer produk membuat keputusan penting dan mendapatkan jawaban tepat di awal untuk pertanyaan seperti “Untuk siapa produk itu? ” dan “mengapa aplikasi perlu dikembangkan?”. Ini menghilangkan kemungkinan kebingungan dan kesalahan.

• Bantuan Utama dalam Perencanaan – “Anda tidak dapat berasumsi bahwa produk Anda adalah solusi terbaik — Anda perlu merencanakannya.” Sekarang, sebelum segalanya, Perencanaan adalah yang terpenting. Ketika manajer mendokumentasikan visi mereka dengan cara yang jelas dan fasih melalui pembuatan cerita, sprint, dan tujuan, seluruh tim pengembangan dapat membuat perangkat lunak yang selaras dengan kebutuhan pengguna.

• Mendukung Eksekusi Tepat Waktu – Rencana akan sia-sia jika tidak dilaksanakan tepat waktu dan dengan cara yang benar. Untuk mengubah visi aplikasi menjadi aplikasi yang nyata dan berfungsi dengan baik, manajer produk menggunakan dokumentasi dan menjalin komunikasi tertulis dengan desainer, insinyur, dll. untuk mengarahkan mereka ke arah yang benar dan menjalankan rencana yang diartikulasikan dengan baik.

• Menjaga Akuntabilitas Anggota Tim – Dengan menjaga dokumentasi semua tugas yang terkait dengan produk tetap utuh, manajer produk dapat mengakses banyak informasi tentang apa yang dilakukan anggota tim dan membuat mereka bertanggung jawab atas pembagian tugas mereka. Mencatat segala sesuatu membuat semuanya tetap sederhana dan transparan.

• Kebutuhan Pelanggan Terpenuhi – Dengan mendokumentasikan segala sesuatu mulai dari ide aplikasi hingga perencanaan, manajer produk dapat dengan mudah mengakses fitur apa yang harus disertakan dalam aplikasi dan fungsi apa yang harus dilakukan masing-masing. Nantinya, mereka dapat menyampaikan penilaian ini kepada tim dengan cara yang detail dan jelas sehingga produk akhir sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Dokumen yang Paling Banyak Digunakan Oleh Manajer Produk

1. Dokumen Analisis Kompetitif

“Salah satu cara untuk mengetahui keunggulan Anda yang sebenarnya adalah dengan menjalankan analisis kompetitif.”

Analisis kompetitif mencakup studi tentang produk dan layanan pesaing, pangsa pasar, dan kekuatan dan kelemahan mereka. Sebuah dokumen analisis kompetitif disiapkan termasuk semua parameter yang disebutkan di atas untuk dibagikan dengan seluruh pengembangan. Seorang manajer produk, hanya setelah mempelajari pesaing secara ekstensif, menyelesaikan seperti apa aplikasi atau perangkat lunak mereka nantinya.

Tabel pesaing dalam dokumen mungkin terlihat sedikit seperti ini:

• Nama Pesaing
• URL situs web Pesaing
• Jumlah pengguna yang tepat (untuk memperkirakan efektivitas produk dan layanannya)
• Durasi kehadiran pesaing di pasar
• Spesifik dan spesialisasi pesaing
• Biaya layanan/produk
• Catatan lain-lain

Isi dalam dokumen dapat berbeda secara signifikan karena ada beberapa jenis analisis yang dilakukan manajer produk. Beberapa yang menonjol adalah analisis kapabilitas, lanskap Kompetitif, analisis diferensiasi Kompetitif, Tangga Imitabilitas, dan analisis Proposisi Nilai.

2. Strategi Produk dan Dokumen Visi

Visi produk adalah sesuatu yang melukiskan gambaran masa depan produk yang ingin kita ciptakan. Itu bisa dalam bentuk storyboard, narasi atau prototipe yang bertujuan untuk menginspirasi tim, investor, dan mitra terhadap produk.

Strategi produk adalah urutan produk yang dimaksudkan untuk dibuat sampai produk akhir tercapai.

Salah satu keterampilan terbaik dari manajer produk yang kompeten adalah menciptakan visi produk, tetapi tidak hanya itu. Mereka perlu mengembangkan strategi produk yang menarik juga untuk memberikan perspektif yang jelas tentang produk. Visi produk harus menginspirasi, dan strategi produk harus sangat disengaja. Jadi, dokumen dibuat untuk merekam semua data yang terkait dengan eksplorasi produk apa yang akan muncul dan bagaimana mewujudkan visi menjadi kenyataan. Terutama, dokumen-dokumen ini dibagikan kepada para pemangku kepentingan untuk mendapatkan umpan balik.

3. Spesifikasi dan Dokumen Persyaratan Produk (PRD)

Dokumen Persyaratan Produk adalah dokumen all-in-one-place untuk membawa elemen-elemen berbeda dari sebuah aplikasi di satu tempat. Dokumen spesifikasi adalah jenis dokumen paling umum yang berisi deskripsi fitur aplikasi, antara lain.

Setiap PRD mungkin berbeda satu sama lain. Dokumen-dokumen ini menguraikan pernyataan masalah penelitian, metrik keberhasilan, daftar fitur MVP , detail implementasi teknik, dan sebagainya.

PRD menggabungkan setiap langkah dalam gambaran lengkap produk, bersama dengan pilihan apakah akan menyertakan atau mengecualikan fitur tertentu dan mengidentifikasi potensi masalah. Manajer produk memvisualisasikan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengembangan proyek, memahami anggaran yang dibutuhkan untuk proses pengembangan, dan mengembangkan pemahaman yang komprehensif bersama antara klien dan tim pengembangan menggunakan dokumen ini.

4. OKR, KPI, metrik keberhasilan

OKR, akronim dari Objective & Key Result adalah metode yang digunakan oleh manajer produk untuk menetapkan tujuan dan kemudian mengakses hasil dari proses pengembangan produk yang sedang berlangsung. Tujuan memandu tim menuju tujuan dan hasil menunjukkan apakah tujuan tercapai atau tidak. Ini mencakup dua pertanyaan yang dijawab dalam proses – “Ke mana Anda ingin pergi?” dan “Apakah Anda sudah sampai di sana atau belum?”

Sedangkan KPI (Key Performance Indicator) merupakan salah satu jenis pengukuran kinerja dari keberhasilan proses pembangunan yang sedang berlangsung. Beberapa contoh KPI adalah Nilai Seumur Hidup Pelanggan dan Tingkat Konversi Percobaan-ke-Pelanggan dalam penjualan, lalu lintas Web dan Tingkat Konversi dalam Pemasaran, dll. Dokumen masing-masing berisi semua tujuan ini dan hasil yang dicapai selama proses tersebut.

5. Dokumen Peta Jalan

Sumber Gambar: Paket Produk

RoadMaps adalah salah satu dokumen utama dan penting yang diharapkan disimpan oleh manajer produk. Peta jalan adalah cara untuk memberi tahu tim pentingnya produk.

Seorang manajer produk mengembangkan siklus hidup produk yang menjelaskan apa yang perlu dilakukan kapan dan bagaimana seluruh proses akan berlangsung. Peta jalan adalah dokumen yang dikompilasi dari semua proyek yang dikembangkan agar berhasil membuat perangkat lunak atau aplikasi. Ini adalah jalur yang dibuat oleh manajer produk yang diikuti oleh seluruh tim. Ini dapat dibuat sebagai dokumen dan dek Word.

6. Dokumen Desain dan Prototipe

Sulit untuk memaku sesuatu untuk pertama kalinya. Begitu juga dengan desain produk . Ide awal mungkin bukan yang terakhir karena ada ribuan variasi yang terjadi selama proses tersebut. Jadi, manajer produk perlu menyimpan dokumen yang berisi semua perubahan dan perubahan yang dibuat dalam desain produk.

Prototyping produk sangat berbeda untuk manajer produk dibandingkan dengan insinyur atau desainer. Dalam pembuatan prototipe, manajer produk menetapkan harapan dengan benar dan membuka jalan bagi tim untuk melangkah.

Jika Anda bertanya-tanya mengapa manajer produk perlu membuat dokumen prototipe aplikasi, lihat beberapa keuntungan melakukannya –

• Penghapusan risiko salah tafsir
• Iterasi cepat
• Pembenaran konsep di awal proses
• Peningkatan kualitas umpan balik teknis

7. Dokumen Perjalanan dan Cerita Pengguna

Kisah pengguna dan peta perjalanan pelanggan adalah dua alat penting yang berkontribusi pada kelancaran pengembangan aplikasi atau perangkat lunak apa pun. Manajer produk membuat dan mengelola dokumen untuk dua peran ini untuk mencatat setiap detail kecil.

Dalam dokumen cerita pengguna, kemungkinan alasan mengapa pengguna akan menggunakan fitur tertentu dieksplorasi. Manajer produk membuat dokumentasi setiap katalis yang mungkin mengarah ke pengguna menggunakan fitur aplikasi. Kami dapat menganggapnya sebagai perjalanan pengguna pada tingkat mikroskopis.

Sedangkan dalam perjalanan pengguna, seluruh pengalaman pengguna, mulai dari membeli/mengunduh produk hingga menggunakan fitur-fiturnya dipetakan dalam sebuah dokumen. Ini membantu manajer produk menjelaskan lebih lanjut kepada tim mereka dan pihak yang berkepentingan (pemangku kepentingan, dll) dan membangun kepercayaan mereka pada produk.

8. Catatan Rilis dan Cakupan

Sumber Gambar: Paket Produk

Seperti namanya, Catatan Rilis adalah dokumen yang dirilis dengan rilis aplikasi improvisasi. Manajer produk menyusun dokumen ini untuk memberi tahu pengguna tentang spesifikasi baru, bug apa yang telah diperbaiki, dan mengiklankan aplikasi setelah peningkatan. Tidak ada dua dokumen yang sama, karena aplikasinya sangat berbeda satu sama lain.

Lingkup catatan juga dikenal sebagai Lingkup dokumen kerja. Dalam hal ini, manajer memetakan ruang lingkup fitur yang dimiliki aplikasi atau perangkat lunak. Apa fitur-fitur itu akan memfasilitasi dan sebagainya.

9. Panduan Internal dan FAQ

FAQ internal pribadi ini disiapkan untuk para pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui dengan seluruh proses pengembangan produk. Format FAQ ini ditulis sangat sederhana. Ini mungkin memiliki gambar rangka produk yang memiliki komponen UX yang kuat atau tautan untuk membagi dokumen rangka gambar.

Panduan internal ini berisi semua data tentang cara kerja berbagai hal dalam proses pengembangan. Ini memainkan dua fungsi yang penting bagi manajer produk - memastikan bahwa data dicatat dengan cara yang memfasilitasi penyerahan yang mudah di antara anggota dan menjadi referensi untuk peran eksternal untuk membantu pelanggan seperti Penjualan, Pemasaran, dukungan pelanggan, dan apa lagi.

10. Panduan Menghadapi Pelanggan

Panduan Menghadapi Pelanggan adalah dokumen manual pengguna dengan kata-kata sederhana. Adalah tanggung jawab manajer produk untuk membuat dokumen yang berisi instruksi tentang cara menggunakan aplikasi yang dikembangkan itu.

Tanpa ini, pengguna mungkin menemukan diri mereka dalam kekacauan tentang cara mengoperasikan produk, setidaknya pada tahap awal, sampai mereka mengetahui alurnya sendiri. Jadi, cukup jelas mengapa dokumen ini sangat penting sehingga menjadi salah satu dokumen yang paling sering digunakan atau dibuat oleh manajer produk.

Pikiran Akhir

Singkatnya, ini adalah 10 dokumen teratas yang paling banyak digunakan oleh manajer produk yang kompeten untuk menikmati proses manajemen produk yang efektif.

{Lihat 5 diagram terbaik yang digunakan Manajer Produk untuk menjelaskan konsep manajemen}

Dengan memisahkan informasi tugas ke dalam dokumen yang berbeda, mereka menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman dan perbedaan. Itu membuat proses pengembangan yang sangat terorganisir dan lancar yang telah dicatat di setiap langkah kecil.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T. Dokumen Apa yang Harus Disimpan oleh Manajer Proyek?

Sudah diketahui dengan baik bahwa menyimpan dokumen adalah kebutuhan bagi manajer produk yang mahir. Pertanyaannya adalah dokumen mana yang paling penting. Jadi, inilah daftar dokumen penting yang disimpan setiap manajer produk.

• Dokumen Analisis Kompetitif
• Strategi produk dan Dokumen Visi
• Spesifikasi dan Dokumen Persyaratan Produk (PRD)
• OKR, KPI, metrik keberhasilan
• Dokumen Peta Jalan
• Dokumen Desain dan Prototipe
• Dokumen Perjalanan dan Cerita Pengguna
• Catatan Rilis dan Cakupan
• Panduan Internal dan FAQ
• Panduan Menghadapi Pelanggan

T. Berapa Persentase Waktu yang Harus Digunakan untuk Perencanaan?

Persentase rata-rata waktu yang dihabiskan untuk perencanaan adalah 10%

T. Apa Perbedaan antara MRD dan PRD?

Meskipun terkadang kedua istilah ini dapat dipertukarkan, mereka pada dasarnya berbeda sifatnya dan memiliki tujuan yang berbeda.

MRD dikenal sebagai Dokumen Persyaratan Pasar dan digunakan untuk mengartikulasikan definisi terfokus dari target pasar, pengguna dan profil pembeli. Ini adalah dokumen yang membahas kebutuhan dan keinginan pengguna.

Padahal, PRD adalah dokumen all-in-one-place yang membawa semua elemen berbeda dari suatu produk di satu tempat. Dokumen ini mendefinisikan keluasan serta cakupan produk sehingga seluruh tim pengembangan tahu cara mengembangkan produk.

Q. Apa yang Membuat PRD Bagus?

PRD merupakan dokumen penting karena membantu dalam melukiskan gambaran keseluruhan tentang apa dan bagaimana mengembangkan suatu produk.