Proses Evaluasi Proyek: Definisi, Metode & Langkah

Mengelola proyek dengan banyak bagian yang bergerak dapat menjadi tantangan untuk sedikitnya, tetapi evaluasi proyek dirancang untuk membuat proses menjadi lebih mudah. Setiap proyek dimulai dengan perencanaan yang cermat — ini menetapkan tahap untuk fase pelaksanaan proyek sementara perkiraan, rencana, dan jadwal memandu tim proyek saat mereka menyelesaikan tugas dan hasil.

Tetapi bahkan dengan proses evaluasi proyek, mengelola proyek dengan sukses tidak sesederhana kedengarannya. Manajer proyek perlu melacak biaya, tugas, dan waktu selama seluruh siklus hidup proyek untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Untuk melakukannya, mereka memanfaatkan proses evaluasi proyek dan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu mengelola pekerjaan tim mereka selain merencanakan dan mengevaluasi kinerja proyek.

Apa itu Evaluasi Proyek?

Evaluasi proyek adalah proses mengukur keberhasilan suatu proyek, program atau portofolio. Hal ini dilakukan dengan mengumpulkan data tentang proyek dan menggunakan metode evaluasi yang memungkinkan evaluator untuk menemukan peluang peningkatan kinerja. Evaluasi proyek juga penting untuk menjaga agar para pemangku kepentingan diperbarui tentang status proyek dan setiap perubahan yang mungkin diperlukan untuk anggaran atau jadwal.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang kuat yang memiliki semua fitur pelacakan dan pelaporan yang Anda perlukan untuk proses evaluasi proyek Anda. Dasbor real-time kami memungkinkan Anda melacak biaya, tugas, dan anggaran dan Anda dapat membuat laporan dalam hitungan menit. Mulai gratis hari ini!

Setiap aspek proyek seperti biaya, ruang lingkup, risiko atau pengembalian investasi (ROI) diukur untuk menentukan apakah berjalan sesuai rencana. Jika ada gundukan jalan, data ini dapat menginformasikan bagaimana proyek dapat ditingkatkan. Pada dasarnya, Anda mengajukan serangkaian pertanyaan kepada proyek yang dirancang untuk menemukan apa yang berhasil, apa yang dapat ditingkatkan, dan apakah proyek tersebut berguna. Alat seperti dasbor proyek dan pelacak membantu dalam proses evaluasi dengan membuat data utama tersedia.

Proses evaluasi proyek telah ada selama proyek itu sendiri. Tetapi jika menyangkut ilmu manajemen proyek, evaluasi proyek dapat dipecah menjadi tiga jenis atau metode utama: evaluasi pra-proyek, evaluasi berkelanjutan, dan evaluasi pasca-proyek. Mari kita lihat proses evaluasi proyek, apa yang diperlukan dan bagaimana Anda dapat meningkatkan teknik Anda.

Kriteria Evaluasi Proyek

Rincian spesifik dari kriteria evaluasi proyek bervariasi dari satu proyek atau satu organisasi ke organisasi lainnya. Secara umum, proses evaluasi proyek melewati kendala proyek termasuk waktu, biaya, ruang lingkup, sumber daya, risiko dan kualitas. Selain itu, organisasi dapat menambahkan tujuan bisnis mereka sendiri, tujuan strategis dan metrik lainnya.

Metode Evaluasi Proyek

Ada tiga poin dalam proyek di mana evaluasi paling dibutuhkan. Meskipun Anda dapat mengevaluasi proyek Anda kapan saja, ini adalah titik di mana Anda harus memiliki proses yang dijadwalkan secara resmi.

1. Evaluasi Pra-Proyek

Dalam arti tertentu, Anda melakukan pra-evaluasi proyek Anda ketika Anda menulis piagam proyek Anda untuk disampaikan kepada para pemangku kepentingan. Anda tidak dapat secara efektif merencanakan, mengatur, dan mengendalikan proyek baru jika Anda tidak mengevaluasinya terlebih dahulu. Evaluasi pra-proyek adalah satu-satunya cara pasti Anda dapat menentukan efektivitas proyek sebelum melaksanakannya.

2. Evaluasi Proyek yang Sedang Berlangsung

Untuk memastikan proyek Anda berjalan sesuai rencana dan mencapai semua penjadwalan dan tonggak anggaran yang telah Anda tetapkan, sangat penting bagi Anda untuk terus memantau dan melaporkan pekerjaan Anda secara real-time. Hanya dengan menggunakan metrik proyek Anda dapat mengukur keberhasilan proyek Anda dan apakah Anda memenuhi tujuan dan sasaran proyek atau tidak. Sangat disarankan agar Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk evaluasi proyek secara real-time dan berkelanjutan.

3. Evaluasi Pasca Proyek

Anggap ini sebagai postmortem. Evaluasi pasca-proyek adalah ketika Anda memeriksa dokumen proyek, mewawancarai tim proyek dan prinsip-prinsip dan menganalisis semua data yang relevan sehingga Anda dapat memahami apa yang berhasil dan apa yang salah. Hanya dengan mengembangkan gambaran yang jelas ini Anda dapat menyelesaikan masalah dalam proyek yang akan datang.

Langkah Evaluasi Proyek

Terlepas dari kapan Anda memilih untuk menjalankan evaluasi proyek, prosesnya selalu memiliki empat fase: perencanaan, implementasi, penyelesaian, dan penyebaran laporan.

1. Perencanaan

Tujuan akhir dari langkah ini adalah membuat rencana evaluasi proyek, dokumen yang menjelaskan semua detail proses evaluasi proyek organisasi Anda. Saat merencanakan evaluasi proyek, penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka. Anda harus memastikan bahwa tujuan dan sasaran proyek Anda jelas, dan sangat penting untuk menetapkan kriteria yang akan memberi tahu Anda apakah tujuan dan objek ini terpenuhi.

Jadi, Anda ingin menulis serangkaian pertanyaan untuk diajukan kepada para pemangku kepentingan. Kueri ini harus mencakup subjek seperti kerangka kerja proyek, praktik terbaik, dan metrik yang menentukan keberhasilan.

Dengan menyertakan pemangku kepentingan dalam rencana evaluasi proyek Anda, Anda akan menerima arahan selama proyek berlangsung sekaligus mengembangkan hubungan dengan para pemangku kepentingan. Mereka akan mendapatkan laporan kemajuan dari Anda selama fase proyek, dan dengan membangun hubungan awal ini, Anda mungkin akan mendapatkan keyakinan mereka bahwa Anda dapat mengelola proyek untuk kepuasan mereka.

2. Implementasi

Saat proyek berjalan, Anda harus memantau semua aspek untuk memastikan Anda memenuhi jadwal dan anggaran. Salah satu hal yang harus Anda pantau selama proyek adalah persentase selesai. Ini adalah sesuatu yang harus Anda lakukan saat membuat laporan status dan rapat dengan tim Anda. Untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar, mintalah tanggung jawab tim untuk memberikan tugas tepat waktu dan pertahankan tanggal dasar untuk mengetahui kapan tugas jatuh tempo.

Jangan lupa untuk tetap memperhatikan kualitas. Tidak masalah jika Anda mengirimkan proyek dalam kerangka waktu yang ditentukan jika produknya buruk. Pertahankan ulasan kualitas, dan jangan mendelegasikan tanggung jawab itu. Sebaliknya, ambil sendiri.

Menjaga hubungan dekat dengan anggaran proyek sama pentingnya dengan melacak jadwal dan kualitas. Perhatikan biaya. Mereka akan berfluktuasi sepanjang proyek, jadi jangan panik. Namun, bersikaplah transparan jika Anda melihat adanya kebutuhan untuk lebih banyak dana. Beri tahu komite pengarah Anda sesegera mungkin, sehingga tidak ada kejutan.

3. Penyelesaian

Ketika Anda selesai dengan proyek Anda, Anda masih memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Anda akan ingin mengambil data yang Anda kumpulkan dalam evaluasi dan belajar darinya sehingga Anda dapat memperbaiki masalah yang Anda temukan dalam prosesnya. Cari tahu dampak jangka pendek dan jangka panjang dari apa yang Anda pelajari dalam evaluasi.

4. Pelaporan dan Sosialisasi

Setelah evaluasi selesai, Anda perlu mencatat hasilnya. Untuk melakukannya, Anda akan membuat laporan evaluasi proyek, dokumen yang memberikan pelajaran untuk masa depan. Sampaikan laporan Anda kepada pemangku kepentingan Anda agar mereka tetap mendapat informasi terbaru tentang kemajuan proyek.

Bagaimana Anda akan menyebarkan laporan? Mungkin sudah ada protokol untuk ini di organisasi Anda. Mungkin para pemangku kepentingan lebih memilih pertemuan untuk mendapatkan hasil tatap muka. Atau mungkin mereka lebih suka PDF dengan bagan dan grafik yang mudah dibaca. Pastikan Anda mengenal audiens Anda dan menyesuaikan laporan Anda dengan mereka.

Manfaat Evaluasi Proyek

Evaluasi proyek selalu disarankan dan dapat membawa beragam manfaat bagi organisasi Anda. Seperti disebutkan di atas, ada banyak aspek yang dapat diukur melalui proses evaluasi proyek. Terserah Anda dan pemangku kepentingan Anda untuk memutuskan faktor yang paling penting untuk dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan proses evaluasi proyek.

• Manajemen Proyek yang Lebih Baik: Evaluasi proyek membantu Anda dengan mudah menemukan area peningkatan dalam hal mengelola biaya, tugas, sumber daya, dan waktu Anda.
• Meningkatkan kinerja Tim: Evaluasi proyek memungkinkan Anda untuk melacak kinerja tim Anda dan meningkatkan akuntabilitas.
• Perencanaan Proyek yang Lebih Baik: Membantu Anda membandingkan baseline proyek Anda dengan kinerja proyek yang sebenarnya untuk perencanaan dan estimasi yang lebih baik.
• Membantu Manajemen Pemangku Kepentingan: Memiliki hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan adalah kunci sukses sebagai manajer proyek. Membuat laporan evaluasi proyek sangat penting untuk terus diperbarui.

Bagaimana ProjectManager Meningkatkan Proses Evaluasi Proyek

Untuk membawa evaluasi proyek Anda ke tingkat berikutnya, Anda memerlukan ProjectManager, alat manajemen kerja online dengan dasbor langsung yang memberikan data waktu nyata sehingga Anda dapat memantau apa yang terjadi sekarang dibandingkan dengan apa yang terjadi kemarin.

Dengan dasbor waktu-nyata ProjectManager, evaluasi proyek diukur secara waktu-nyata agar Anda terus diperbarui. Angka-angka tersebut kemudian ditampilkan dalam grafik warna-warni dan grafik. Filter data untuk menampilkan data yang Anda inginkan atau telusuri untuk mendapatkan gambaran yang lebih dalam. Grafik dan bagan ini juga dapat dibagikan dengan penekanan tombol. Anda dapat melacak beban kerja dan tugas, karena tim Anda memperbarui status mereka secara real-time, di mana pun mereka berada dan kapan pun mereka menyelesaikan pekerjaannya.

Evaluasi proyek dengan dasbor waktu nyata ProjectManager memudahkan untuk menjalani proses evaluasi selama evolusi proyek. Ini juga memberikan data berharga sesudahnya. Proses evaluasi proyek bahkan bisa menyenangkan, dengan alat yang tepat. Jangan ragu untuk menggunakan alat pelaporan otomatis kami untuk membuat laporan proyek tradisional dengan cepat, memungkinkan Anda meningkatkan akurasi dan efisiensi proses evaluasi Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki seperangkat alat canggih untuk setiap fase proyek Anda, termasuk dasbor langsung dan alat pelaporan. Perangkat lunak kami mengumpulkan data proyek secara real-time dan terus-menerus diberi informasi oleh tim Anda saat mereka menyelesaikan tugas mereka. Lihat bagaimana pemantauan, evaluasi, dan pelaporan dapat disederhanakan dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari hari ini!