13 Alat Komunikasi Internal yang Harus Digunakan Setiap Tim

Komunikasi adalah jantung dari sebagian besar organisasi.

Begitulah cara Anda menyampaikan instruksi. Begitulah cara Anda memecahkan masalah. Begitulah cara Anda menyuarakan keprihatinan. Begitulah cara Anda membangun ikatan.

Ini segalanya.

Jadi, jika strategi komunikasi internal Anda tidak berhasil – atau jika tidak berjalan seefektif yang Anda inginkan – ini dapat menyebabkan masalah besar bagi bisnis Anda.

Untungnya, ada banyak alat komunikasi internal yang tersedia untuk membantu Anda memecahkan masalah tersebut.

Alat Komunikasi Internal Terbaik

Jadi apa alat komunikasi internal terbaik?

1. Slack (aplikasi obrolan terbaik).

Terkadang, menyenangkan untuk mengajukan pertanyaan singkat dan mendapatkan jawaban cepat. Atau mulailah diskusi terbuka tentang masalah sepele dengan rekan kerja terdekat Anda. Kapan pun Anda perlu melakukan percakapan informal yang cepat, aplikasi obrolan sangat ideal.

Saat ini, Slack adalah rajanya obrolan bisnis – tidak sempurna untuk semua orang, dan hanya menawarkan beberapa alat komunikasi, tetapi ini adalah cara yang bagus untuk memulai.

2. Gmail (klien email terbaik).

Saya penggemar berat email, karena dapat diandalkan, ia meninggalkan catatan percakapan yang permanen, dan mudah dilacak. Untuk uang saya, Gmail masih merupakan pemain utama di ranah email.

Lihat peringkat klien email terbaik saya.

Dan jika Anda ingin memaksimalkan Gmail, alat analitik seperti EmailAnalytics sangat cocok – ini dapat membantu Anda melacak dan menganalisis semua aktivitas email tim Anda, yang pada akhirnya membantu tim Anda (atau bahkan seluruh organisasi Anda) menjadi lebih produktif.

3. Jostle (alat intranet terbaik).

Intranet berfungsi seperti hub terpusat di mana semua karyawan dapat berkomunikasi dengan cara apa pun yang mereka pilih. Di intranet, Anda dapat berbagi file, seperti foto, dokumen, dan video, Anda dapat mengatur saluran tertentu untuk kelompok orang yang berbeda dalam organisasi Anda, dan Anda dapat merampingkan pengiriman pesan dalam hal pembaruan prosedural dan perubahan tingkat tinggi lainnya. .

Salah satu contoh terbaik dari perangkat lunak intranet adalah Jostle, yang menawarkan fungsionalitas komunikasi bisnis internal yang komprehensif.

4. Google Grup (untuk buletin perusahaan).

Seringkali, Anda harus mengomunikasikan pesan tertentu ke seluruh tim Anda secara bersamaan, melalui buletin karyawan.

Anda tidak memerlukan platform khusus untuk membantu Anda melakukan ini; Anda dapat mengelola buletin perusahaan Anda dengan template dasar dan platform email yang ada.

5. Dropbox (untuk berbagi file).

Anda juga memerlukan beberapa cara untuk berbagi file dengan karyawan Anda (dan juga dengan klien dan mitra eksternal Anda).

Menyimpan file, membuat cadangan, mengundang kolaborator lain ke file, dan bahkan mengirim file ke orang lain seringkali dapat ditangani di lokasi yang sama.

Jika Anda memiliki seperangkat alat yang tersedia untuk Anda, seperti melalui Google Workspace atau Office 365, Anda mungkin akan memiliki beberapa opsi berbagi file; jika tidak, Anda dapat bertujuan untuk mendapatkan platform berbagi file khusus seperti Dropbox.

6. Google Workspace (untuk kolaborasi tugas).

Platform kolaborasi ideal untuk mengerjakan proyek secara bersamaan. Jika Anda memiliki dua karyawan yang perlu mengerjakan spreadsheet yang sama secara bersamaan, atau menyusun presentasi slideshow bersama, mereka memerlukan alat yang dapat membantu mereka menghindari upaya duplikasi dan, sebagai gantinya, mengoordinasikan pekerjaan mereka.

Google Workspace bisa dibilang merupakan pesaing dominan di bidang ini, karena mereka menawarkan alat kolaborasi intuitif untuk dokumen Google, spreadsheet, presentasi, dan banyak lagi.

7. Alat tenun (untuk perekaman layar).

Ingin berbicara langsung dengan karyawan Anda tanpa membuka percakapan atau menulis buletin perusahaan? Anda dapat membuat, menghosting, streaming, dan merekam video untuk menyelesaikan pekerjaan.

Rekam pernyataan kepada perusahaan atau buat video pelatihan; karyawan Anda dapat menonton dan menonton ulang video tersebut dengan nyaman.

Loom adalah pilihan yang bagus di sini.

8. Zoom (untuk obrolan video).

Percakapan email dan obrolan tertulis tidak memiliki bahasa tubuh dan isyarat nada yang ada dalam percakapan biasa – itulah sebabnya obrolan video adalah tambahan yang bagus untuk sebagian besar tim.

Tingkatkan waktu respons email tim Anda sebesar 42,5% Dengan EmailAnalytics

• 35-50% dari penjualan masuk ke vendor yang merespons pertama.
• Menindaklanjuti dalam waktu satu jam meningkatkan peluang Anda untuk sukses sebesar 7x .
• Rata-rata profesional menghabiskan 50% dari hari kerja mereka untuk email.

COBA GRATIS

Selama umpan video Anda tidak terganggu dengan latensi dan masalah teknis, ini adalah cara yang cepat dan bermanfaat untuk berkomunikasi.

Saat ini, Zoom adalah salah satu alat komunikasi internal perusahaan yang paling populer untuk komunikasi berbasis video.

9. Asana (untuk kolaborasi & manajemen proyek).

Sebuah platform manajemen proyek memungkinkan Anda untuk memusatkan komunikasi internal Anda, menetapkan tugas (dan tenggat waktu), berbicara tentang proyek saat mereka terungkap, dan bahkan menyampaikan instruksi.

Ada lusinan alat manajemen tim yang hebat di pasaran, tetapi Asana adalah favorit saya.

10. Joomla (untuk forum).

Forum internal berfungsi seperti forum publik, memberikan kesempatan kepada karyawan untuk bertanya, memulai rangkaian diskusi, dan bekerja sama untuk memecahkan masalah.

Anda mungkin dapat menggunakan platform intranet Anda untuk ini, tetapi Anda juga dapat membuat situs web forum khusus untuk tujuan ini menggunakan alat seperti Joomla!

11. Audacity (alat terbaik untuk membuat podcast).

Podcast adalah alat yang hebat untuk berkomunikasi dengan massa. Tapi itu sering diabaikan sebagai salah satu alat komunikasi internal terbaik untuk karyawan juga.

CEO perusahaan Anda atau pemimpin lainnya dapat secara teratur mengadakan podcast untuk berbicara tentang masa depan perusahaan, keputusan yang berdampak baru-baru ini, atau bahkan mewawancarai berbagai karyawan sehingga budaya internal dapat tumbuh lebih kuat.

Yang terbaik dari semuanya, Anda tidak memerlukan alat yang mewah untuk memulai – hanya beberapa perangkat lunak perekaman dan pengeditan dasar (seperti Audacity).

12. Donat (untuk membawa kembali percakapan watercooler di dunia kerja jarak jauh).

Apakah Anda pernah melewatkan percakapan "pendingin air" dengan rekan kerja acak yang membantu Anda membangun ikatan dan mengenal rekan kerja Anda lebih baik?

Plugin ikatan tim tertentu dan alat komunikasi internal lainnya difokuskan untuk memulihkan kebetulan itu – dan meningkatkan kekuatan budaya perusahaan Anda dalam prosesnya.

Misalnya, Donat dapat digunakan untuk membantu karyawan di perusahaan Anda terhubung satu sama lain dan melakukan percakapan manusiawi yang nyata dalam situasi yang tidak akan terjadi sebaliknya.

13. TinyPulse (untuk survei karyawan).

Survei karyawan memungkinkan Anda mendapatkan umpan balik kritis tentang bisnis, mencari tahu bagaimana perasaan karyawan Anda, dan akhirnya, mendapatkan arahan tentang cara membuat perubahan yang lebih positif bagi organisasi.

Bahkan beberapa pertanyaan sederhana, didistribusikan secara teratur, secara mendasar dapat mengubah bisnis Anda menjadi lebih baik.

Jika Anda memiliki Google Workspace, Formulir adalah alat yang hebat untuk digunakan; jika tidak, Anda dapat menggunakan alat survei khusus seperti TinyPulse.

Manfaat Komunikasi Internal yang Lebih Baik

Sulit untuk melebih-lebihkan betapa berharganya alat komunikasi internal.

Dengan komunikasi internal yang lebih baik, Anda akan melihat:

• Produktifitas. Orang-orang bekerja lebih cepat dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan ketika mereka memiliki alat komunikasi yang baik untuk menghubungkan diri mereka sendiri dan terhubung dengan orang lain.
• Efisiensi. Alat komunikasi yang buruk, atau kurangnya alat komunikasi internal, dapat mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga. Semuanya berjalan lebih lancar ketika Anda memiliki infrastruktur yang tepat.
• Lebih sedikit kesalahan. Berapa kali Anda melewatkan tenggat waktu atau mengacaukan pesanan karena kesalahan komunikasi? Alat komunikasi internal yang lebih baik tidak akan mengurangi tingkat kesalahan Anda menjadi nol, tetapi mereka dapat mengurangi tingkat kesalahan itu secara dramatis.
• Penguatan budaya perusahaan. Komunikasi internal juga tentang membangun dan memperkuat budaya perusahaan Anda, membangun ikatan tim, dan memperkuat nilai-nilai inti organisasi Anda di setiap tingkat.
• Konsistensi. Semakin banyak karyawan Anda berkomunikasi, semakin banyak konsistensi yang akan Anda lihat dalam angkatan kerja – dan dalam hasil akhir Anda.
• Moral karyawan. Alat komunikasi internal yang baik bahkan dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Dengan lebih banyak koneksi dan lebih banyak pilihan komunikasi, karyawan merasa lebih percaya diri dan merasa lebih “cocok” dengan tempat kerja.

Siap membawa komunikasi internal perusahaan Anda ke level selanjutnya?

Luar biasa. Kami siap membantu.

Saya memiliki alat sempurna berikutnya untuk ditambahkan ke gudang senjata Anda: EmailAnalytics.

Dengan EmailAnalytics, Anda dapat meninjau aktivitas email seluruh tim Anda, termasuk jumlah email yang mereka kirim dan terima setiap hari, pengirim dan penerima teratas mereka, dan waktu respons rata-rata mereka.

Ini adalah cara ideal untuk meninjau produktivitas komunikasi Anda dan membuat perubahan positif untuk meningkatkan infrastruktur internal Anda.

Daftar untuk uji coba gratis hari ini untuk melihat cara kerjanya!