Apa itu Manajemen Inventaris? Manfaat, Tantangan dan Tips

Manajemen persediaan adalah bagian penting dari setiap operasi bisnis. Ini membantu memperluas kapasitas bisnis untuk pertumbuhan dan profitabilitas, serta menyediakan cara untuk melacak aset dan sumber daya. Mengetahui apa yang tersedia pada waktu tertentu dapat membantu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan.

Manajemen inventaris melibatkan pengumpulan data, menganalisisnya, dan kemudian membuat keputusan yang cerdas. Tujuannya adalah untuk menjaga persediaan atau sumber daya dalam jumlah yang tepat setiap saat untuk memenuhi permintaan pelanggan sekaligus menjaga agar biaya overhead tetap rendah. Untuk melakukan ini, bisnis harus memantau tingkat inventaris mereka dan memiliki sistem untuk merencanakan kebutuhan masa depan. Ini dapat mencakup peramalan, pemesanan, dan pelacakan tingkat stok.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen inventaris adalah proses melacak stok bisnis, seperti bahan mentah, barang jadi, dan komponen. Ini juga melibatkan pengelolaan rantai pasokan, mulai dari pemesanan hingga penyimpanan dan pengiriman. Selain itu, sistem manajemen inventaris membantu bisnis lebih memahami kebutuhan pelanggan mereka dan merencanakan permintaan di masa depan.

Sistem manajemen inventaris yang paling efektif menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris yang dirancang khusus untuk kebutuhan individu bisnis. Ini dapat mencakup pelacakan tingkat stok secara real-time, memberikan prakiraan yang akurat, mengoptimalkan manajemen rantai pasokan, dan mengotomatiskan proses pemesanan.

Kontrol inventaris yang tepat sangat penting untuk bisnis apa pun yang ingin memaksimalkan efisiensi dan keuntungan. Dengan melacak tingkat stok dan manajemen rantai pasokan, bisnis dapat memastikan bahwa mereka memiliki apa yang dibutuhkan pelanggan saat mereka membutuhkannya – sambil menjaga biaya overhead tetap rendah. Ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga membantu bisnis tetap kompetitif di pasar.

Manfaat Sistem Manajemen Inventaris

Sistem manajemen inventaris yang efisien sangat penting untuk bisnis dari semua ukuran, mulai dari startup kecil hingga perusahaan besar. Dengan memantau tingkat stok dan memesan hanya apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan, bisnis dapat mengurangi biaya overhead mereka dengan menghilangkan kelebihan persediaan serta overstocking.

Manajemen inventaris juga membantu bisnis lebih memahami kebutuhan pelanggan mereka. Dengan melacak tren pembelian dan menggunakan peramalan permintaan, bisnis dapat merencanakan tingkat stok di masa mendatang dengan lebih akurat dan memenuhi permintaan pelanggan. Ini mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih baik, yang pada gilirannya mengarah pada peningkatan keuntungan.

Sistem manajemen inventaris membantu mengurangi biaya tenaga kerja dengan mengotomatiskan proses pemesanan, melacak tingkat stok secara real-time, dan memberikan peramalan yang akurat. Ini dapat membantu bisnis merampingkan operasi mereka sambil tetap memenuhi kebutuhan pelanggan.

Ini adalah bagian penting dari menjalankan bisnis yang sukses. Ini membantu bisnis lebih memahami kebutuhan pelanggan mereka, mengurangi biaya, dan memaksimalkan efisiensi. Dengan menggunakan perangkat lunak dan proses manajemen inventaris yang tepat, bisnis dapat memastikan bahwa mereka memiliki apa yang dibutuhkan pelanggan saat mereka membutuhkannya – sambil menjaga biaya overhead tetap rendah.

Teknik manajemen inventaris yang tepat tergantung pada industrinya. Misalnya, menyimpan minyak bisa menjadi mahal dan berisiko karena kejadian tak terduga seperti kebakaran pada tahun 2005 yang mengakibatkan kerusakan dan denda senilai jutaan pound; namun, ini juga menambah tingkat keamanan tertentu karena minyak dalam jumlah besar dapat disimpan untuk waktu yang lebih lama tanpa harus khawatir akan rusak atau menjadi usang.

Untuk perusahaan yang menangani produk dengan tanggal kedaluwarsa yang cepat atau item yang memerlukan perhatian segera—pikirkan kalender 2021 atau barang mode cepat—menyimpan inventaris tidak memungkinkan dan salah menghitung waktu atau kuantitas pesanan dapat mengakibatkan konsekuensi yang merugikan.

Mengetahui keseimbangan yang tepat antara menghindari kelebihan persediaan dan kekurangan bisa menjadi tugas yang sulit bagi perusahaan dengan rantai pasokan yang rumit dan prosedur produksi yang canggih. Untuk mencapai keseimbangan ini, perusahaan telah menerapkan berbagai metode sistem manajemen gudang seperti just-in-time (JIT) dan perencanaan kebutuhan material (MRP).

Metode Manajemen Persediaan

Untuk memastikan inventaris mereka dikelola secara efisien, perusahaan akan menggunakan berbagai metode berbeda tergantung pada jenis bisnis atau produk yang mereka nilai.

Dalam hal mengelola inventaris, empat metode paling populer yang digunakan adalah manufaktur just-in-time (JIT), perencanaan kebutuhan bahan (MRP), kuantitas pesanan ekonomis (EOQ), dan penjualan inventaris harian (DSI). Namun, ada beberapa pendekatan manajemen lain di luar sana yang juga dapat dimanfaatkan.

Mari kita lihat lebih dalam masing-masing dari empat jenis metode manajemen inventaris.

1. Manajemen Tepat Waktu (JIT)

Just-in-time (JIT) adalah sistem di mana inventaris dipesan dan dikirim tepat pada saat yang tepat, tepat pada waktunya untuk digunakan. Ini membantu mengurangi biaya inventaris karena bisnis tidak terlalu banyak menimbun barang yang mungkin sudah usang atau tidak dapat digunakan.

Model manufaktur yang kita kenal sekarang berasal dari Jepang pada tahun 1960-an dan 1970-an, dengan Toyota Motor yang secara khusus memelopori desainnya. Perusahaan Jepang merancang sistem yang melibatkan vendor yang bekerja sama dengan pabrik dan mengirimkan suku cadang tepat saat dibutuhkan di jalur produksi.

Proses ini pada akhirnya mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan inventaris dan memungkinkan peningkatan layanan pelanggan.

2. Perencanaan Kebutuhan Bahan (MRP)

Perencanaan kebutuhan material (MRP) adalah sistem yang digunakan untuk merencanakan, mengelola, dan melacak material dalam proses produksi. Ini membantu bisnis menentukan bahan baku mana yang dibutuhkan, kapan harus dipesan, dan berapa banyak dari setiap item yang diperlukan untuk produksi.

Sistem MRP menggunakan data penjualan masa lalu yang digabungkan dengan tingkat persediaan saat ini untuk memproyeksikan permintaan di masa depan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan informasi mengenai kapan harus memesan lebih banyak bahan dan berapa banyak yang dibutuhkan.

3. Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ)

Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) adalah model manajemen inventaris yang digunakan untuk menentukan jumlah optimal stok yang harus dipesan secara teratur. Ini membantu bisnis mengurangi biaya penyimpanan mereka dengan membatasi jumlah stok yang mereka simpan dalam inventaris.

Model EOQ didasarkan pada asumsi bahwa dibutuhkan sejumlah uang untuk melakukan pemesanan, dan kemudian ada juga biaya yang terkait dengan penyimpanan barang. Tujuan model ini adalah menemukan keseimbangan optimal antara kedua biaya ini dengan menemukan kuantitas pesanan yang ideal.

4. Hari Penjualan Persediaan (DSI)

Days sales of inventory (DSI) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah stoknya menjadi penjualan. Ini dihitung dengan membagi nilai total persediaan perusahaan dengan harga pokok penjualannya.

Metrik DSI dapat berguna untuk menentukan seberapa efisien persediaan dikelola. DSI yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan membutuhkan waktu terlalu lama untuk mengubah inventarisnya menjadi penjualan, sementara DSI yang rendah dapat berarti bahwa perusahaan mungkin perlu menyimpan lebih banyak barang untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Tantangan Manajemen Inventaris

• Mendapatkan Detail Stok Yang Akurat

Salah satu tantangan terbesar manajemen inventaris adalah mendapatkan informasi yang akurat tentang tingkat stok. Data yang tidak akurat dapat mempersulit pengelolaan inventaris secara efektif karena bisnis mungkin tidak dapat mengantisipasi permintaan pelanggan atau merencanakan pesanan secara akurat. Hal ini dapat menyebabkan kerugian yang berpotensi mahal jika stok yang dipesan terlalu banyak atau terlalu sedikit.

• Mengubah Permintaan Pelanggan

Tantangan lain dari manajemen persediaan adalah menghadapi perubahan permintaan pelanggan. Bisnis harus dapat dengan cepat menanggapi perubahan dalam apa yang diinginkan atau dibutuhkan pelanggan dan menyesuaikan proses pemesanan mereka. Ini bisa sulit karena sebagian besar sistem manajemen inventaris beroperasi pada jadwal yang ditetapkan, yang berarti perlu waktu untuk menempatkan dan mengirimkan pesanan baru.

• Ruang Penyimpanan Terbatas

Tantangan umum lainnya yang dihadapi oleh bisnis adalah ruang penyimpanan yang terbatas. Hal ini dapat mempersulit penyimpanan stok dalam jumlah besar, yang mungkin diperlukan jika permintaan pelanggan tiba-tiba berubah atau pesanan tertunda. Bisnis perlu menemukan cara untuk mengelola inventaris mereka secara efektif dan memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia untuk memastikan mereka memiliki cukup stok untuk memenuhi permintaan pelanggan.

• Memantau Tingkat Inventaris

Bisnis juga harus dapat memantau tingkat persediaan secara real-time untuk memastikan stok selalu tersedia dan pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu. Ini membutuhkan sistem manajemen inventaris yang efektif yang dapat melacak penjualan dan memperbarui tingkat inventaris secara otomatis. Manajemen inventaris bisa jadi sulit, tetapi dengan alat dan proses yang tepat, dimungkinkan untuk berhasil mengelola tingkat inventaris dan memenuhi permintaan pelanggan. Dengan mengoptimalkan proses pemesanan mereka dan menggunakan wawasan berbasis data, bisnis dapat memastikan mereka memiliki jumlah stok yang tepat setiap saat.

• Proses yang Buruk

Selain tantangan yang disebutkan di atas, bisnis juga dapat menghadapi masalah karena proses yang buruk. Ini bisa termasuk tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana pesanan harus dilakukan atau gagal melacak tingkat inventaris dengan benar. Tanpa proses yang efektif, mungkin sulit bagi bisnis untuk mengelola inventaris secara efektif dan memastikan stok selalu tersedia saat pelanggan membutuhkannya.

Tips Mengelola Inventaris

Untuk proses manajemen inventaris yang efektif, tip yang diberikan di bawah ini akan sangat berguna-

1. Mengaudit inventaris Anda

Mengaudit solusi manajemen inventaris Anda secara teratur penting untuk memastikan bahwa item dilacak dengan benar, tingkat stok akurat, dan tidak ada item yang hilang atau dicuri.

2. Memprioritaskan inventaris Anda

Memprioritaskan sistem manajemen inventaris terbaik Anda dapat membantu Anda memastikan item paling populer atau produk dengan umur simpan lebih pendek selalu tersedia. Ini dapat membantu meningkatkan penjualan dan membuat pelanggan senang.

3. Mempraktikkan aturan inventaris 80/20

Aturan 80/20 adalah alat yang berguna untuk manajemen inventaris. Idenya adalah bahwa 80% penjualan Anda berasal dari 20% produk Anda, jadi penting untuk fokus pada item tersebut untuk memastikan stok selalu tersedia dan memenuhi permintaan pelanggan.

4. Melacak semua informasi produk

Penting untuk melacak semua informasi produk seperti SKU, deskripsi, dimensi, harga biaya, dan harga eceran. Hal ini dapat membantu Anda memastikan manajemen inventaris berkelanjutan dan mengantisipasi permintaan di masa mendatang.

5. Memesan restock sendiri

Jika memungkinkan, bisnis harus memesan stok mereka alih-alih hanya mengandalkan pemasok. Dengan cara ini Anda memiliki kontrol lebih besar atas barang apa yang dipesan dan kapan barang itu tiba.

6. Menganalisis kinerja pemasok

Penting untuk secara teratur menganalisis kinerja pemasok Anda sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah apa pun dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

7. Menggunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik

Teknologi adalah bagian penting dari manajemen inventaris, jadi penting untuk menemukan sistem yang terintegrasi dengan alat dan proses lain. Ini akan membantu Anda melacak tingkat stok dan penjualan dengan lebih mudah.

8. Berinvestasi dalam teknologi manajemen inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris bisa sangat membantu dalam mengelola tingkat stok dan mengantisipasi permintaan pelanggan. Berinvestasi dalam sistem seperti itu dapat membantu bisnis mengelola inventaris mereka dengan lebih baik dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

9. Melacak penjualan

Bisnis juga harus melacak data penjualan mereka untuk memahami tren pelanggan dan mengantisipasi permintaan di masa depan. Dengan cara ini mereka dapat yakin bahwa mereka memiliki stok produk yang tepat saat pelanggan membutuhkannya.

10. Konsisten dalam cara menerima stok

Memiliki sistem penerimaan stok yang konsisten juga penting untuk memastikan barang dilacak dengan benar dan tidak ada duplikasi pesanan atau barang yang hilang. Ini akan membantu menjaga tingkat inventaris Anda tetap akurat dan terkini.

Kesimpulan!

Memiliki sistem inventaris yang efektif membantu bisnis mengurangi pemborosan, meningkatkan akurasi, dan mengoptimalkan tingkat stok mereka.

Dengan mengembangkan rencana manajemen inventaris yang tepat, memanfaatkan wawasan berbasis data, dan berinvestasi dalam teknologi yang tepat, bisnis dapat mencapai visibilitas yang lebih baik terhadap inventaris mereka dan memastikan bahwa mereka selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Suka postingan ini? Lihat seri lengkap tentang Distribusi