Prinsip Kanban & Praktik Terbaik Dijelaskan

Kanban adalah alat alur kerja visual yang, awalnya digunakan sebagai sistem penjadwalan Toyota, sekarang dikaitkan dengan metodologi tangkas, terutama dalam pengembangan perangkat lunak DevOps. Ini juga dapat digunakan dalam metodologi manajemen proyek tradisional.

Seiring popularitasnya yang meningkat, papan kanban telah menemukan kegunaan dalam industri yang mencari cara agar semua orang di tim melihat keadaan pekerjaan mereka. Ini membutuhkan komunikasi waktu nyata dan pemahaman tentang prinsip-prinsip kanban.

4 Prinsip Kanban

Metode kanban diatur oleh seperangkat prinsip. Ini memungkinkan manajemen proses yang lebih baik, yang meningkatkan aliran kerja. Metode kanban terus berubah, dan Anda harus selalu mencari cara untuk meningkatkan prosesnya.

Perbaikan bertahap ini merupakan pilar dasar dari prinsip kanban. Tujuannya adalah untuk selalu meningkatkan proses organisasi. Empat prinsip kanban dikembangkan untuk menggunakan kanban sedemikian rupa sehingga Anda selalu memaksimalkan manfaat untuk proses bisnis Anda.

Perbaikan kanban termasuk aliran yang lebih baik, pengurangan waktu siklus, peningkatan nilai bagi pelanggan dan pengembangan produk yang meningkatkan prediktabilitas. Tentu, ini adalah tujuan penting untuk setiap bisnis yang berharap untuk bertahan dalam bisnis.

Sebelum mendefinisikan empat prinsip kanban, penting untuk dicatat bahwa perangkat lunak manajemen kerja menambah efisiensi yang lebih besar. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mendorong komunikasi real-time, menjaga tim hybrid tetap terhubung, di mana pun atau bagaimana mereka bekerja. Mulailah dengan ProjectManager sekarang secara gratis.

1. Visualisasikan Alur Kerja

Kanban dirancang untuk memvisualisasikan alur kerja. Siapa pun yang ingin menerapkan metode kanban perlu memvisualisasikan alur kerja mereka. Artinya adalah menempatkan alur kerja Anda di papan tulis. Papan itu, seperti yang disebutkan di atas, bisa menjadi papan yang sebenarnya, atau perangkat lunak kanban. Kemudian, Anda perlu merinci langkah-langkah dalam proses atau produksi Anda yang memberikan layanan atau produk.

Ini menghasilkan papan kanban yang di salah satu ujung spektrum sangat sederhana (yang harus dilakukan, dilakukan, dan dilakukan telah kami uraikan sebelumnya) atau bisa sangat kompleks tergantung pada proses Anda. Setelah proses pekerjaan Anda ada di papan tulis, seperti semua item pekerjaan mereka, Anda dapat mulai memvisualisasikan pekerjaan yang dilakukan tim Anda.

Papan juga dapat memiliki apa yang disebut "swimlanes", yaitu garis horizontal yang memecah papan kanban Anda menjadi beberapa bagian untuk memvisualisasikan berbagai jenis pekerjaan dalam alur kerja Anda. Ini memisahkan pekerjaan yang mengikuti proses serupa dari aktivitas lain di papan Anda. Ini juga dapat digunakan untuk mengelola lebih dari satu proyek di satu papan atau untuk mengelola pekerjaan individu.

2. Batasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP)

Work in progress (WIP) adalah istilah yang mengacu pada tugas-tugas yang sedang dikerjakan pada saat itu, baik oleh tim atau anggota tim tunggal. Ini adalah prinsip kanban yang penting, karena dapat membantu mencegah kelebihan beban kerja dan meningkatkan alur kerja.

Juga disebut sebagai sistem tarik, membatasi WIP membuat anggota tim lebih mungkin menyelesaikan apa yang sedang mereka kerjakan daripada melanjutkan ke tugas berikutnya. Dengan kata lain, sebelum kartu kanban baru dapat dipindahkan ke kolom berikutnya, kartu yang sedang Anda kerjakan harus ditandai sebagai selesai.

Apa yang dilakukan adalah menciptakan kapasitas dalam sistem. Pekerjaan baru sekarang dapat ditarik oleh tim. Mungkin perlu beberapa waktu sebelum Anda dapat mengetahui berapa batas WIP, dan bukan hal yang aneh untuk memulai tanpa memiliki batas untuk pekerjaan Anda yang sedang berlangsung.

Tujuan lean kanban adalah memulai tanpa batas dan memantau WIP. Setelah Anda memiliki beberapa pengalaman dan data, Anda akan dapat membuat keputusan yang lebih mendalam tentang berapa banyak untuk membatasi WIP Anda untuk setiap kolom pada papan kanban Anda. Apa pun yang Anda putuskan, menambahkan nomor ke kolom adalah cara yang bagus untuk mengomunikasikan kapasitas terbatas kepada tim dan pemangku kepentingan.

3. Fokus pada Arus

Proses kanban adalah tentang memvisualisasikan alur kerja dan dengan demikian mengelolanya untuk meningkatkan alur itu. Oleh karena itu, berfokus pada alur papan Anda adalah prinsip kanban pemandu. Prinsip-prinsip ini berurutan, oleh karena itu, setelah Anda melakukan dua prinsip kanban di atas, Anda dapat mulai mengatur alirannya.

Ini dilakukan dengan menyoroti berbagai tahapan alur kerja dan status pekerjaan di masing-masing kolom ini. Anda akan melihat kelancaran di depan atau kemacetan dengan pekerjaan yang menumpuk, yang memengaruhi kapasitas Anda. Ini, tentu saja, tergantung pada seberapa baik Anda mendefinisikan alur kerja dan batasan WIP yang telah Anda tetapkan.

Apa yang Anda cari dalam arti yang lebih besar adalah seberapa cepat pekerjaan Anda bergerak dari awal hingga akhir alur kerja Anda. Ini juga bisa disebut aliran nilai Anda. Karena sifat visual dari papan kanban, ada transparansi yang memungkinkan tim untuk menganalisis sistem dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan aliran dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan melihat tahap menunggu menengah atau tahap selesai menengah dan melihat berapa lama tugas tetap dalam tahap penyerahan ini. Dengan mengurangi waktu dalam tahap handoff, Anda dapat mengurangi waktu siklus secara keseluruhan. Meningkatkan aliran membuat tim Anda bekerja lebih lancar dan dapat diprediksi. Peramalan yang lebih baik berarti komitmen yang lebih akurat kepada pelanggan.

4. Peningkatan Berkelanjutan

Karena kanban bersifat evolusioner, yang berarti perubahan, Anda akan selalu meninjau dan memodifikasi proses kanban Anda untuk meningkatkan alurnya. Hal ini dapat dilakukan dengan bereksperimen dengan perubahan kecil dan membuat peningkatan bertahap yang dapat dengan mudah ditangani oleh seluruh tim menggunakan metode manajemen ilmiah.

Manajemen perubahan ini meningkat secara kolaboratif dan berkembang secara eksperimental dengan menggunakan metode ilmiah Anda dapat membentuk hipotesis, mengujinya, dan membuat keputusan berdasarkan metode itu. Pendekatan ilmiah dari perubahan bertahap adalah dasar dari prinsip ramping dan gesit.

Oleh karena itu, pemilik produk harus selalu mengevaluasi proses dengan tujuan untuk mencapai perbaikan alur kerja yang berkelanjutan. Setiap perubahan dipantau dan diukur untuk memastikan itu melakukan apa yang Anda inginkan dan tidak memiliki efek sebaliknya.

Anda dapat mengumpulkan data sistem kanban pada pengiriman layanan tim Anda secara manual pada papan fisik atau secara otomatis saat menggunakan perangkat lunak kanban. Alat digital sering kali memiliki dasbor dan pelaporan yang memantau dan merinci metrik ini untuk membantu saat mengevaluasi kinerja.

Terkait: Perangkat Lunak Kanban Terbaik

Praktik Terbaik Kanban

Jelas bahwa papan kanban adalah alat yang ampuh untuk mendorong kolaborasi, memberikan transparansi, dan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas sambil perlahan meningkatkan alur kerja dan akurasi saat memprediksi pengiriman ke pemangku kepentingan atau pelanggan Anda. Meskipun mengikuti empat prinsip kanban diperlukan, ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari manajemen proyek kanban.

1. Sistem Tarik: Seperti yang disebutkan, sistem tarik adalah ketika tidak ada pekerjaan baru yang dimulai sampai tugas yang sedang dikerjakan selesai. Ini adalah praktik penting dalam lean manufacturing dan melayani kanban dengan baik dengan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas. Ini mengontrol aliran sumber daya dalam sistem sehingga mereka ditarik ke dalam pipa hanya bila diperlukan. Sistem tarik memenuhi tujuan kanban untuk mendukung aliran berkelanjutan dan meningkatkan waktu tunggu Anda.
2. Batas WIP: Memiliki batas pekerjaan dalam proses adalah praktik terbaik yang berasal dari pengembangan tangkas. Seperti yang telah kita bahas dalam prinsip kanban, ini adalah cara untuk membatasi jumlah maksimum tugas yang dapat dikerjakan dalam kolom papan kanban. Dengan membatasi WIP, Anda akan lebih mudah melihat saat ada inefisiensi dalam alur kerja Anda. Karena tata letak papan kanban dan penggunaan batas WIP, manajer produk dapat menangkap kemacetan sebelum berdampak pada tim dan mengalokasikan kembali sumber daya untuk menjaga aliran tetap berjalan tanpa gangguan. Tetapi juga membantu untuk bertemu setiap hari dengan tim untuk mendapatkan umpan balik.
3. Konsep Aliran: Aliran adalah salah satu prinsip pemikiran lean dan berarti cara kerja bergerak melalui suatu sistem. Konsep aliran adalah bahwa Anda menginginkan aliran yang baik atau sistem di mana pekerjaan akan melalui sistem dengan cara yang stabil dan dapat diprediksi. Aliran buruk adalah sistem di mana pekerjaan berhenti dan dimulai lagi dan lagi. Menjaga aliran konstan berarti pengiriman lebih cepat dan lebih dapat diandalkan. Itu nilai lebih bagi pelanggan, tim, dan organisasi Anda.

Gunakan Papan Kanban ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja yang dirancang untuk tim hybrid. Alat kami berbasis cloud yang berarti bahwa pemilik produk mendapatkan data waktu nyata untuk menganalisis alur kerja dan tim dapat berkolaborasi di mana pun mereka bekerja, bagaimana mereka bekerja, atau mengapa mereka bekerja.

Berkolaborasi dengan Tim Anda

ProjectManager bersifat kolaboratif pada intinya, yang berarti bahwa semua orang di tim terhubung dan dapat berbagi dokumen atau mengomentari tugas mereka dengan anggota tim lain secara real time. Tandai siapa pun di tim proyek dan bawa mereka ke dalam percakapan. Pemberitahuan email dan peringatan dalam aplikasi memastikan semua orang selalu up-to-date.

Beberapa Tampilan Proyek

Tetapi tidak semua orang bekerja dengan cara yang sama. Tim gesit Anda akan menyukai papan kanban tetapi departemen lain di organisasi Anda mungkin memiliki cara yang lebih tradisional untuk mengelola pekerjaan mereka. Itu sebabnya kami memiliki beberapa tampilan proyek. Jika tim kepemimpinan Anda mengelola dengan metodologi waterfall, mereka dapat menggunakan bagan Gantt atau tampilan lembar interaktif kami, yang seperti Gantt hanya tanpa garis waktu visual. Ada juga daftar tugas dinamis dan bahkan kalender yang melakukan lebih dari sekadar menyimpan tanggal-tanggal penting.

Lacak Kemajuan dalam Waktu Nyata

Memantau alur kerja Anda adalah cara Anda mendapatkan peningkatan berkelanjutan. Perangkat lunak kami melacak metrik secara real time dengan dasbor langsung kami. Tidak seperti beberapa perangkat lunak yang membuat Anda mengonfigurasi dasbor, dasbor kami siap saat Anda siap dan secara otomatis menghitung data waktu nyata dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca untuk membantu mencapai pengiriman berkelanjutan.

Ada juga laporan sekali klik yang dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat. Kemudian bagikan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui. Fitur perencanaan sumber daya membantu menyeimbangkan alur kerja dan alat manajemen tugas membuat semua orang bekerja secara produktif, baik di papan kanban atau salah satu tampilan proyek kami yang lain. Perangkat lunak kami adalah satu-satunya solusi untuk cara Anda bekerja.

Sumber Daya Metodologi Kanban

Jika Anda ingin mempelajari kanban lebih dalam dan bagaimana perangkat lunak kanban dapat membantu sistem Anda berjalan dengan lancar dan dengan prediktabilitas yang lebih baik, lihat sumber metodologi kanban ini.

• Panduan Metodologi Kanban: Panduan utama kami untuk metodologi kanban mencakup banyak hal yang telah kami diskusikan di atas dan lebih jauh ke dalam lean manufacturing, pengembangan perangkat lunak yang gesit, dan scrum.
• Alat Perangkat Lunak Kanban: Untuk informasi lebih lanjut tentang ProjectManager, khususnya semua yang dapat Anda lakukan dengan papan kanban kami, lihat halaman perangkat lunak papan kanban kami untuk mempelajari cara mengatur, membuat alur kerja, dan berkolaborasi dengan lebih baik.
• Panduan Manajemen Inventaris Kanban: Untuk detail tentang cara menjalankan sistem kanban, lihat posting blog kami tentang manajemen inventaris kanban. Ini mengatasi tantangan, menawarkan pedoman dan manfaat.
• Panduan Singkat untuk Kartu Kanban: Kartu Kanban adalah elemen utama dari metodologi kanban. Mereka menjelaskan tugas, menunjukkan siapa yang ditugaskan, menetapkan prioritas, dan banyak lagi, yang dapat Anda pelajari dalam panduan singkat ini.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan manajemen proyek pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hibrida untuk produktivitas yang lebih besar. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 profesional yang telah memberikan kesuksesan di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestles. Mulai gratis hari ini!