12 Cara Menghitung dan Meningkatkan Lead Response Time

Anda punya petunjuk. Itu keren.

Tetapi apa yang terjadi selanjutnya akan mengatur nada untuk seluruh interaksi penjualan Anda – dan memainkan peran besar dalam menentukan apakah Anda akhirnya menutup penjualan.

Ada banyak hal yang bergantung pada satu variabel kunci – waktu respons prospek Anda.

Jadi, apa itu lead response time dan mengapa begitu penting untuk strategi penjualan Anda?

Senang Anda bertanya!

Apa itu Waktu Respons Prospek?

Prospek adalah seseorang yang telah menyatakan minatnya pada produk atau layanan Anda.

Dengan kata lain, ini adalah seseorang yang telah menunjukkan diri sebagai target penjualan yang layak. Ini berbeda dari prospek, yang sesuai dengan cetakan pelanggan target Anda tetapi belum menyatakan minatnya.

Waktu respons prospek, kemudian, adalah jumlah waktu yang dibutuhkan tenaga penjualan Anda untuk merespons prospek.

Biasanya, ini mengacu pada pesan awal; jika prospek menjangkau bisnis Anda, berapa lama mereka harus menunggu sebelum mendapat kabar dari seseorang?

Atau, berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang tenaga penjualan untuk menjangkau orang yang telah menyatakan minatnya pada produk Anda dan karena itu menjadi pemimpin?

Seberapa Penting Manajemen Tanggapan Prospek?

Anda mungkin sudah tahu bahwa lead response time dan lead response management itu penting. Dan semakin pendek waktu respons, semakin baik.

Tapi seberapa pentingkah mereka?

Jika Anda dapat mempersingkat waktu respons prospek rata-rata, Anda akan melihat tingkat penutupan yang lebih tinggi. Satu studi menemukan bahwa 35-50% dari semua penjualan pergi ke vendor yang merespons terlebih dahulu. Yang lain menemukan bahwa tingkat penutupan prospek Anda naik 700% jika Anda merespons dalam waktu kurang dari satu jam.

Jika prospek menjangkau beberapa bisnis yang bersaing dan salah satu dari mereka merespons dengan cepat sementara yang lain tertinggal, responden awal mungkin akan memenangkan bisnis.

Ada banyak alasan untuk ini, termasuk fakta bahwa sebagian besar pelanggan menghargai layanan tersebut. Ketepatan dan kedekatan Anda dihargai.

Demikian pula, kualifikasi prospek Anda akan turun 10 kali lipat jika Anda menunggu lebih dari 5 menit untuk merespons. Dan 90 persen pelanggan Anda menginginkan tanggapan "segera" dari Anda (didefinisikan sebagai 10 menit atau kurang).

Itu banyak tekanan pada Anda dan tim penjualan Anda.

Tapi jangan khawatir. Kami bersama-sama dalam hal ini.

Bagaimana Menghitung Lead Time

Ada beberapa cara berbeda untuk menghitung waktu respons rata-rata.

Secara umum, Anda sebaiknya mengandalkan alat eksternal untuk membantu Anda menghitung angka ini.

Misalnya, di Microsoft Outlook, Anda dapat menggunakan MyAnalytics – aplikasi produktivitas karyawan yang merupakan bagian dari Office 365. Atau, gunakan salah satu alat analisis email Outlook peringkat teratas kami.

Gmail, penyedia email paling populer di dunia, tidak memiliki cara bawaan untuk menghitung waktu respons prospek.

Itu sebabnya kami membuat EmailAnalytics.

EmailAnalytics adalah alat analisis untuk akun Gmail Anda. Anda dapat menghubungkannya ke sejumlah akun (sehingga Anda dapat mengamati seluruh tim penjualan Anda sekaligus) dan mengukur lusinan metrik yang berbeda – termasuk waktu respons rata-rata.

Lebih baik lagi, Anda akan mendapatkan akses ke visual data dinamis, sehingga Anda dapat secara intuitif membuat kesimpulan tentang data – dan menemukan cara baru untuk meningkatkan pendekatan Anda terhadap email.

12 Cara Menghitung dan Meningkatkan Waktu Respons Prospek

Oke, saya telah memberi Anda cara terbaik untuk menghitung lead time response.

Jadi apa yang terjadi jika Anda tidak puas dengan hasil yang Anda temukan?

Bagaimana jika Anda ingin mempersingkat lead time response tersebut?

Di bawah ini, saya memberi Anda 12 strategi terbaik kami untuk manajemen respons prospek – dan pada akhirnya mengurangi waktu yang dibutuhkan tenaga penjualan Anda untuk merespons prospek yang masuk.

1. Mengadopsi pola pikir ilmiah.

Cara terbaik untuk mendekati manajemen respons timbal adalah dengan mengadopsi pola pikir ilmiah.

Lakukan eksperimen untuk menguji berbagai variabel, pelajari data, buat kesimpulan, perbarui asumsi Anda, dan ulangi.

Di bidang manajemen respons prospek, ini berarti mengubah variabel seperti bagaimana prospek dikelola, bagaimana tenaga penjualan Anda dilatih, dan saluran komunikasi mana yang Anda gunakan (dan bagaimana Anda menggunakannya).

Pengamatan berulang dan perbaikan pada akhirnya akan menghasilkan terobosan.

2. Menetapkan tolok ukur.

Selanjutnya, kenali tolok ukur Anda. Dengan kata lain, apa yang dimaksud dengan lead time respon yang “baik” dan apa yang seharusnya menjadi tujuan Anda?

Sekitar 41 persen pelanggan berharap untuk melihat tanggapan email dalam waktu 6 jam setelah pengiriman, dan banyak merek berusaha untuk menanggapi email dalam waktu 10 menit.

Lihat panduan komprehensif kami untuk waktu respons email, yang mencakup beberapa studi penting lainnya tentang waktu respons email yang "dapat diterima".

Anda harus memotret untuk waktu respons tercepat, apa pun yang terjadi, tetapi Anda juga harus menetapkan ekspektasi yang realistis.

3. Otomatiskan semua yang Anda bisa.

Kerjakan sebanyak mungkin otomatisasi ke dalam sistem manajemen prospek Anda. Misalnya, ketika pelanggan mengunduh whitepaper atau memilih untuk menerima buletin email, Anda dapat secara otomatis meneruskan informasi mereka ke anggota tim penjualan Anda.

Tingkatkan waktu respons email tim Anda sebesar 42,5% Dengan EmailAnalytics

• 35-50% dari penjualan masuk ke vendor yang merespons pertama.
• Menindaklanjuti dalam waktu satu jam meningkatkan peluang Anda untuk sukses sebesar 7x .
• Rata-rata profesional menghabiskan 50% dari hari kerja mereka untuk email.

COBA GRATIS

Otomatisasi menghindarkan Anda dari upaya manual, seringkali menghemat waktu dan uang Anda. Tetapi yang lebih penting, ini mempercepat proses dan membuatnya lebih konsisten, sehingga Anda memiliki lebih sedikit prospek yang hilang dalam shuffle dan hasil yang lebih dapat diprediksi.

4. Tetapkan prospek dengan bijak.

Anda mungkin memiliki semacam sistem yang bekerja untuk "quarterback" mengarah ke anggota tim penjualan Anda yang berbeda.

Misalnya, perangkat lunak manajemen prospek Anda mungkin secara otomatis meneruskan detail berbagai prospek ke setiap anggota tim Anda secara berurutan, mendistribusikan prospek secara merata. Jika ada inefisiensi atau inkonsistensi dalam sistem ini, itu akan benar-benar mengganggu waktu respons rata-rata Anda – jadi selesaikan masalah ini dan sederhanakan ini semampu Anda.

Hindari mempekerjakan tenaga penjualan Anda secara berlebihan dan bertujuan untuk pemerataan.

5. Gunakan beberapa saluran komunikasi.

Untuk sebagian besar artikel ini, kami telah berfokus pada email. Email adalah platform komunikasi paling efisien (dan paling universal) yang tersedia untuk bisnis.

Tetapi saluran komunikasi lain juga memiliki kelebihan. Jika Anda ingin mempercepat waktu respons, pastikan Anda menggunakan beberapa saluran potensial.

Misalnya, Anda dapat memudahkan prospek untuk menghubungi Anda melalui telepon atau media sosial.

6. Prioritaskan prospek.

Apakah Anda mencetak lead Anda? Anda harus tahu bahwa beberapa prospek jelas lebih berharga daripada yang lain.

Prospek yang sangat cocok dengan audiens Anda, berasal dari bisnis yang menggiurkan, dan yang tampaknya ingin membeli akan jauh lebih berharga bagi merek Anda daripada prospek yang mungkin hanya menendang ban.

Idealnya, Anda akan memberikan waktu respons yang cepat kepada setiap prospek yang menjangkau bisnis Anda, tetapi jika terpaksa memilih, Anda harus memprioritaskan prospek terbaik dan dengan skor tertinggi.

Selalu miringkan strategi manajemen respons prospek Anda untuk mendukung peluang berharga ini.

7. Berdayakan tenaga penjualan Anda.

Kami fokus pada peningkatan waktu respons, jadi tentu saja, kami harus fokus pada responden kami – tim perwakilan penjualan yang bertanggung jawab untuk menutup transaksi. Kita harus memberdayakan mereka!

Oke, jadi bagaimana kita melakukannya?

Kami dapat memberi tenaga penjual lebih banyak alat (dan alat yang lebih baik) untuk menanggapi prospek baru. Kami dapat mengosongkan jadwal tenaga penjualan kami sehingga mereka tidak terlalu terbebani dengan pekerjaan yang sibuk sehingga tanggapan cepat menjadi tidak mungkin.

Kami juga dapat membantu tenaga penjualan memahami bahwa pekerjaan lain adalah prioritas kedua – dan mereka dapat keluar dari rapat administratif jika itu berarti melayani pelanggan baru yang potensial.

8. Ciptakan lingkungan kolaboratif.

Sejalan dengan ini, akan sangat membantu untuk merancang dan mengembangkan budaya perusahaan yang mendukung kolaborasi.

Pastikan semua anggota tim penjualan Anda tahu bahwa bekerja sama sangat penting untuk organisasi Anda – dan orang-orang tidak malu untuk meminta atau memberikan bantuan.

Ini akan memudahkan perwakilan penjualan Anda untuk saling menutupi.

Jika ada prospek yang membutuhkan tanggapan dan perwakilan yang ditugaskan kepadanya sibuk sepanjang hari, perwakilan tersebut dapat meneruskannya ke perwakilan lain yang jadwalnya lebih terbuka.

9. Tetapkan tujuan tim dan individu.

Sasaran penting untuk memotivasi orang, menetapkan arah, dan mendorong kinerja terbaik orang. Jadi ya – tetapkan tujuan!

Saat menetapkan tujuan, cobalah untuk menetapkan tujuan tingkat individu dan tujuan yang berpusat pada tim. Tujuan tim akan mendorong orang untuk bekerja sama lebih erat dan berkolaborasi untuk mencapai sesuatu yang lebih baik bagi organisasi.

Sasaran individu akan memberi Anda kesempatan untuk memperbesar kekuatan dan kelemahan individu karyawan – dan menyeimbangkannya untuk mencapai kinerja individu yang lebih tinggi.

Anda akan membutuhkan keduanya jika Anda ingin berhasil.

10. Tawarkan hadiah.

Saya umumnya memotivasi diri sendiri. Saya suka melakukan yang terbaik dalam segala hal, tidak peduli apa yang dipertaruhkan. Tetapi banyak orang tidak seperti ini – mereka membutuhkan sesuatu yang sedikit lebih nyata jika mereka ingin melakukan yang terbaik.

Itulah mengapa Anda mungkin tertarik untuk menawarkan hadiah dan insentif untuk waktu respons prospek yang lebih cepat. Jika seorang perwakilan dapat secara konsisten mempertahankan waktu respons rata-rata 5 menit, pertimbangkan untuk memberi mereka bonus uang atau tempat parkir khusus.

Bahkan hadiah kecil bisa sangat membantu untuk mendorong kinerja yang lebih baik.

11. Kumpulkan umpan balik.

Luangkan waktu untuk mengumpulkan umpan balik, baik dari pelanggan maupun dari perwakilan penjualan Anda. Apakah pelanggan Anda senang dengan waktu respons yang Anda berikan (dan dengan komunikasi Anda secara keseluruhan)?

Apakah perwakilan penjualan Anda memiliki ide tentang bagaimana mereka dapat merespons lebih cepat? Apakah ada sesuatu di organisasi Anda yang menghentikan mereka untuk merespons lebih cepat?

Ini adalah pendekatan "langsung dari mulut kuda", dan ini sangat berharga. Tanggapi komentar dan saran ini dengan serius, dan pertimbangkan untuk membuat perubahan aktif pada strategi penjualan Anda untuk mengakomodasinya.

12. Pelajari datanya dan temukan cara untuk meningkatkannya.

Saya menunjukkan kepada Anda cara menghitung waktu respons rata-rata, jadi manfaatkan pengetahuan itu dengan baik. Saat Anda melakukannya, pelajari metrik lain yang terkait dengan aktivitas email Anda, termasuk jumlah email yang dikirim dan diterima, dan panjang utas rata-rata.

Idenya di sini adalah untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan terbesar yang terkait dengan kebiasaan komunikasi email Anda dan menemukan cara untuk memperbaikinya.

Selama Anda terus menemukan ide-ide baru, bereksperimen, dan meningkatkan, pada akhirnya Anda akan membuat kemajuan.

Jika Anda ingin menghitung waktu respons prospek dan menemukan cara yang lebih baik untuk meningkatkan, Anda memerlukan alat seperti EmailAnalytics.

Ini terintegrasi langsung dengan Gmail untuk mengajari Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang kebiasaan perwakilan penjualan Anda.

Anda akan mempelajari tidak hanya waktu respons rata-rata mereka, tetapi juga email mereka yang dikirim dan diterima per hari, waktu dan hari tersibuk mereka, dan lusinan metrik lainnya.

Lihat sendiri! Cukup daftar untuk uji coba gratis hari ini dan dapatkan tangan Anda di atasnya. Tidak ada kartu kredit, tidak ada perangkat lunak untuk diinstal.