Apa itu Manajemen Portofolio Lean? Panduan Cepat

Memiliki banyak proyek untuk dikelola dalam portofolio bisa jadi menakutkan. Anda perlu menyusun strategi dan merencanakan alokasi sumber daya Anda untuk memastikan bahwa setiap proyek memiliki apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan. Ada banyak cara untuk melakukannya dan salah satunya adalah manajemen portofolio ramping.

Pertama-tama, mari kita definisikan manajemen portofolio lean, lalu selidiki cara kerjanya. Ini akan memberi Anda gambaran apakah itu strategi yang tepat untuk menjalankan manajemen portofolio Anda. Kami juga akan menjelaskan kapan menggunakan manajemen portofolio ramping dan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengelola portofolio dengan lebih baik.

Apa itu Manajemen Portofolio Lean?

Manajemen portofolio ramping adalah proses di mana strategi diselaraskan dengan eksekusi menggunakan pendekatan ramping dan operasi dan tata kelola portofolio yang gesit. Manajemen proyek yang ramping adalah bagian dari metodologi tangkas yang bertujuan untuk meningkatkan nilai pelanggan dengan menghilangkan pemborosan proyek.

Tim kepemimpinan senior akan menerapkan prinsip lean untuk mengelola portofolio. Tim manajemen portofolio mempelajari tentang strategi perusahaan dan cara menjalankan strategi tersebut dengan mengalokasikan anggaran. Dengan demikian, portofolio investasi dikelola selama siklus hidup investasinya melalui pengembangan yang gesit dan strategi bisnis.

Manajemen portofolio lean melakukannya dengan menggunakan lima prinsip lean. Prinsip-prinsip ini mendefinisikan nilai, memetakan aliran nilai, menciptakan aliran, membangun tarikan, dan mengejar kesempurnaan. Mereka menetapkan kerangka kerja untuk menciptakan organisasi yang efisien dari semua proyek dalam portofolio. Manajer portofolio dapat menemukan inefisiensi dan menghapusnya untuk meningkatkan nilai dan mengurangi biaya.

Tentu saja, Anda harus menemukan inefisiensi tersebut terlebih dahulu. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen portofolio online yang memberikan data real-time untuk membuat keputusan yang lebih baik saat mengelola portofolio. Kami memiliki alat manajemen portofolio ramping seperti dasbor portofolio langsung yang menangkap enam metrik di seluruh portofolio untuk mendapatkan tampilan kinerja dan kemajuan tingkat tinggi. Tidak diperlukan penyiapan—kami siap saat Anda siap. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa 5 Prinsip Lean itu?

Kami telah menyebutkan lima prinsip lean, tetapi melihat betapa pentingnya prinsip tersebut untuk manajemen portofolio lean, kelima prinsip tersebut perlu sedikit dijelaskan.

1. Nilai

Ini ditentukan oleh kebutuhan pelanggan dari portofolio. Hal-hal yang perlu dipikirkan adalah garis waktu untuk pembuatan dan pengiriman produk, harga dan persyaratan atau harapan yang harus dipenuhi.

2. Memetakan Value Stream

Nilai adalah tujuan akhir, dan sekarang Anda harus memetakan aliran nilai yang mencakup semua langkah dan proses yang menentukan kesuksesan portofolio. Ini berarti semuanya, mulai dari bahan mentah hingga pengiriman produk akhir. Intinya adalah mengidentifikasi apa yang tidak menciptakan nilai dan menghilangkan pemborosan itu.

3. Membuat Aliran

Pertama, Anda menemukan dan membuang pemborosan dalam aliran nilai Anda. Maka Anda harus memastikan bahwa langkah-langkahnya mengalir dengan lancar. Seharusnya tidak ada gangguan, penundaan atau hambatan. Ini mungkin sulit saat berhadapan dengan tim lintas fungsi, tetapi akan meningkatkan produktivitas jika Anda berhasil.

4. Membangun Tarikan

Aliran akan memberikan nilai kepada pelanggan lebih cepat, yang berarti pelanggan dapat menarik produk dalam waktu yang lebih singkat dari yang dibutuhkan. Ini membantu Anda menghindari penimbunan material dan merampingkan inventaris peralatan Anda. Ini menghemat uang untuk produsen dan pelanggan.

5. Mengejar Kesempurnaan

Kesempurnaan adalah tujuan yang tidak mungkin dicapai, tetapi mengejarnya akan mengurangi pemborosan dan menawarkan nilai yang lebih besar kepada pelanggan. Itulah mengapa Anda ingin menjadikan lean thinking sebagai bagian dari budaya perusahaan Anda. Setiap orang yang bekerja untuk Anda harus terlibat dalam jenis manajemen portofolio ramping ini. Begitu Anda mencapai langkah ini, Anda akan kembali ke awal karena lean tidak pernah berhenti.

Kapan Menggunakan Manajemen Portofolio Lean

Manajemen portofolio ramping digunakan sepanjang siklus hidup portofolio Anda. Ini digunakan selama pengelolaan portofolio untuk memastikan semua proyek memenuhi hasil bisnis strategis Anda sambil meningkatkan keputusan investasi.

Yang lebih penting adalah siapa yang menggunakan manajemen portofolio ramping dan alat manajemen portofolio ramping untuk mengelola portofolio. Ini adalah orang-orang tingkat tinggi dalam organisasi. Misalnya, pemimpin eksekutif sangat penting untuk implementasi yang efektif. Mereka menciptakan budaya perusahaan dan membantu lean berkembang dalam iklim tersebut. Plus, mereka memimpin dengan memberi contoh.

Pemain Kunci Manajemen Portofolio Lean

Secara alami, manajer dan supervisor juga terlibat. Mereka akan membawa pengaruh pemikiran lean sehari-hari karena mereka bertanggung jawab untuk menerapkan teknik lean dan menggunakan alat manajemen portofolio lean. Manajer dan penyelia juga melatih tim yang melaksanakan tugas dalam proyek dalam portofolio, yang harus bekerja dengan cara yang ramping.

Jika Anda memiliki ahli materi pelajaran di perusahaan Anda, mereka juga merupakan kunci untuk membuat manajemen portofolio ramping berhasil. Mereka adalah sumber daya berharga yang harus dimanfaatkan oleh tim. Bahkan karyawan lini depan, SDM, pelanggan, pemasok, dan staf pengadaan semuanya harus bergabung dengan manajemen portofolio ramping untuk memaksimalkan pengurangan pemborosan dan meningkatkan nilai bagi pelanggan.

Langkah Manajemen Portofolio Lean

Agar manajemen portofolio ramping menjadi efektif, itu harus diterapkan di seluruh organisasi. Ini dirancang untuk secara holistik meningkatkan setiap departemen di semua tingkat nilai strategis. Untuk mencapai tujuan tersebut, idealnya mengikuti delapan langkah manajemen portofolio lean ini.

Menetapkan Tema Strategis

Mulailah dengan membuat tema yang mencerminkan prioritas strategis Anda dengan menentukan strategi Anda, mengubahnya menjadi investasi, dan menetapkan sasaran untuknya. Ini harus selaras dengan visi portofolio. Pastikan Anda membuat tujuan dan metrik yang jelas untuk mengukur kinerjanya. Menggunakan peta jalan membantu melihat portofolio di seluruh proyek dan bagaimana keterkaitannya satu sama lain. Peta jalan juga bertindak sebagai saluran komunikasi untuk tim dan pemangku kepentingan.

Mendanai, Mengelola, dan Mengalokasikan Value Stream

Aliran nilai adalah aktivitas yang memberlakukan strategi dan tujuan Anda untuk memberikan nilai kepada pelanggan dan bisnis Anda. Dengan kata lain, menyelaraskan investasi dengan pengembalian. Di sini Anda akan merencanakan dari atas ke bawah anggaran Anda, memperkirakan dana yang Anda perlukan dengan perencanaan manajemen biaya. Pastikan untuk memantau biaya yang direncanakan terhadap biaya aktual agar tetap sesuai rencana dan mengalokasikan ulang sesuai kebutuhan.

Kelola Permintaan

Permintaan, baik operasional maupun dari permintaan pelanggan, harus diprioritaskan terhadap prioritas strategis Anda dan dilakukan setelah meninjau perkiraan biaya dan manfaat yang diharapkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memprioritaskan pekerjaan di seluruh aliran nilai Anda dan melakukan penyesuaian untuk bekerja sesuai dengan permintaan.

Gunakan Perencanaan yang Berkelanjutan dan Adaptif dengan Peta Jalan

Rencana tidak dipahat di atas batu. Dalam manajemen portofolio ramping, seseorang harus terus meninjau dan beradaptasi dengan lingkungan yang berubah untuk mempertahankan nilai dan menghilangkan pemborosan. Peta jalan proyek adalah alat yang berharga dalam proses ini karena mereka membantu manajer portofolio dengan memberi mereka gambaran umum di mana mereka dapat mengalokasikan kembali sumber daya secara strategis untuk mempertahankan nilai sambil menghilangkan pemborosan. Coba template peta jalan kami untuk memulai.

Dapatkan gratis Anda

Templat Peta Jalan

Gunakan Template Peta Jalan gratis ini untuk Excel untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik.

Unduh File Excel

Mengoptimalkan Pemanfaatan Sumber Daya

Gunakan kapasitas sumber daya yang ada secara maksimal dan tetap fleksibel sehingga Anda dapat mengalokasikan ulang saat menyesuaikan rencana. Ini membutuhkan perkiraan sumber daya yang akurat. Manajemen sumber daya yang efektif sangat penting dan harus menjadi bagian dari alat manajemen portofolio ramping yang Anda gunakan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya Anda.

Mendukung Pengiriman dan Pelaporan Berkelanjutan

Pengiriman berkelanjutan adalah prinsip pengembangan tangkas yang sering digabungkan dalam manajemen portofolio ramping sebagai bagian dari aliran nilainya. Untuk melakukan ini, manajer portofolio memerlukan data real-time untuk membuat keputusan yang lebih efektif tentang realisasi nilai dan biaya.

Kontrol Hasil Bisnis

Lacak tujuan Anda dengan metrik yang ditentukan dan indikator kinerja utama (KPI) untuk menentukan variasi dalam rencana Anda dan tentukan opsi Anda untuk mengatasi dan melaksanakan penyesuaian guna mengurangi gangguan yang akan memengaruhi aliran nilai Anda. Ini membantu memaksimalkan efisiensi Anda dan mewujudkan tujuan strategis Anda.

Jalankan Tata Kelola Lean

Tata kelola yang ramping mengawasi dan membuat keputusan tentang peramalan dan penganggaran, pengukuran kinerja portofolio, dan mengoordinasikan kepatuhan yang berkelanjutan. Dengan cara ini, langkah-langkah yang Anda ambil untuk menerapkan manajemen portofolio ramping akan selalu ditinjau dan disempurnakan untuk meningkatkan nilai dan menghilangkan pemborosan.

Manajer Proyek dan Manajemen Portofolio Lean

Penggunaan alat manajemen portofolio ramping seperti ProjectManager sangat penting untuk keberhasilan penerapan dan pelaksanaan manajemen portofolio ramping Anda. Perangkat lunak kami berbasis cloud, artinya Anda mendapatkan data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih baik. Kami memiliki beberapa tampilan proyek seperti bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, kalender, dan lainnya sehingga setiap departemen dapat menggunakan alat yang mereka inginkan. Semua tampilan diperbarui secara waktu nyata sehingga hanya ada satu sumber kebenaran.

Menyelaraskan Eksekusi Dengan Sasaran Strategis di Roadmap

Manajemen portofolio ramping bergantung pada kemampuan untuk melihat semua proyek Anda di satu tempat. Anda harus mencatat bagaimana mereka berhubungan satu sama lain, yang membutuhkan kapan. Tampilan peta jalan portofolio kami menunjukkan setiap proyek dalam portofolio Anda dalam garis waktu bagan Gantt. Anda melihat tanggal mulai dan berakhir di seluruh portofolio untuk membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif. Peta jalan dapat disesuaikan dan difilter untuk menunjukkan apa yang perlu Anda lihat untuk memastikan Anda mencapai tujuan.

Jaga Beban Kerja Tim Anda Seimbang

Untuk menghilangkan pemborosan dan mendorong nilai bagi pelanggan, Anda harus memaksimalkan tenaga kerja Anda tanpa mengalokasikan dan menghabiskannya secara berlebihan. Alat pengelolaan sumber daya kami membantu Anda melihat ketersediaan tim, termasuk hari libur global, tetapi juga mengawasi beban kerja mereka di seluruh portofolio Anda. Bagan beban kerja berkode warna memudahkan untuk melihat siapa yang kelebihan alokasi dan siapa yang kurang alokasi, pada liburan atau tugas yang ditugaskan. Anda dapat mengalokasikan ulang langsung dari tampilan bagan untuk menyeimbangkan beban kerja dan membuat tim Anda tetap produktif.

Anda juga dapat menyesuaikan laporan dan mendapatkan status portofolio yang dihasilkan hanya dengan beberapa penekanan tombol. Ada juga laporan lain, seperti lembar waktu, beban kerja, variasi, dan lainnya. Semua laporan dapat difilter untuk melihat hanya data yang Anda inginkan dan kemudian dengan mudah dibagikan dalam berbagai format dengan pemangku kepentingan Anda agar tetap diperbarui.

Konten Terkait

ProjectManager bukan hanya alat manajemen portofolio ramping, itu juga pusat manajemen proyek online terkemuka. Kami menerbitkan beberapa blog setiap minggu dan memiliki video tutorial, panduan, dan template gratis untuk Excel dan Word yang dapat Anda unduh untuk membantu mengelola portofolio Anda. Ini hanya beberapa konten kami yang terkait dengan manajemen portofolio.

• 5 Prinsip Lean: Definisi & Cara Menggunakannya
• Apa Itu Lean Manufacturing?
• Panduan Utama untuk Kantor Manajemen Proyek (PMO)
• Panduan Utama untuk Manajemen Portofolio Proyek
• Perangkat Lunak Manajemen Portofolio Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu menerapkan manajemen portofolio ramping. Perangkat lunak kami yang fleksibel dapat bekerja di lingkungan yang gesit, metodologi yang lebih tradisional, seperti air terjun, atau hibrid untuk tim lintas fungsi. Gunakan fitur manajemen tugas, sumber daya, dan risiko untuk menjaga agar proyek, portofolio, atau program Anda tetap pada jalurnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.