5 Prinsip Lean: Definisi & Cara Menggunakannya

Manajemen ramping berasal dari Jepang di mana ia tumbuh dari Sistem Produksi Toyota. Saat ini, lean manufacturing banyak digunakan dalam industri seperti manajemen proyek, pengembangan perangkat lunak, konstruksi, dan banyak lagi.

Prinsip lean berasal dari Lean Enterprise Institute (LEI), di mana pendiri James P. Womack dan Daniel T. Jones mendeklarasikan lima prinsip utama lean. Mari kita lihat apa itu lima prinsip lean dan template serta alat yang dapat membantu Anda menerapkannya.

Apa itu Lean Manufacturing?

Sebelum kita menjelaskan lima prinsip lean, mari kita letakkan dalam konteksnya. Secara umum, lean adalah seperangkat praktik manajemen yang dirancang untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Lean mendefinisikan pemborosan sebagai segala sesuatu yang tidak menambah nilai bagi pelanggan.

Ada delapan jenis pemborosan lean. Akronim DOWNTIME dapat membantu Anda mengingatnya:

1. Cacat
2. Produksi berlebih
3. Menunggu
4. Bakat yang tidak dimanfaatkan
5. Angkutan
6. Inventaris
7. Gerakan dan pemrosesan ekstra

Ada juga konsep perusahaan ramping, yang memperluas ideologi ke seluruh aliran nilai atau rantai pasokan. Manufaktur ramping dan perusahaan idealnya bekerja sama untuk mencapai ekspresi penuh dari filosofi lean. Setiap pemasok atau subkontraktor yang tidak menerapkan praktik lean akan menghambat penghapusan pemborosan dan meningkatkan produktivitas.

Sebelum kita mengidentifikasi lima prinsip lean, penting untuk dicatat bahwa tanpa perangkat lunak, hampir tidak mungkin untuk menerapkannya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memungkinkan Anda menghilangkan pemborosan dengan merampingkan proses dan mengotomatiskan alur kerja. Perbaikan terus-menerus dicapai dengan persetujuan tugas yang menjaga kualitas kiriman. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu 5 Prinsip Lean?

Lima prinsip lean adalah:

1. Mendefinisikan nilai
2. Pemetaan aliran nilai
3. Menciptakan aliran
4. Menetapkan tarikan
5. Perbaikan terus-menerus

Mengikuti prinsip-prinsip ini terbukti menjadi cara yang efektif untuk mengelola tim di seluruh industri. Mari kita telusuri masing-masing secara detail.

1. Menentukan Nilai

Mengidentifikasi nilai dalam proyek lean selalu ditentukan oleh apa yang dibutuhkan pelanggan untuk produk tersebut. Ini mungkin berarti waktu untuk memasarkan, menetapkan harga, atau harapan lain yang harus dipenuhi. Ini adalah prinsip inti dan harus dibagikan dengan semua orang yang terlibat dalam proyek sehingga mereka selalu bekerja dengan mempertimbangkan kebutuhan pelanggan.

2. Pemetaan Aliran Nilai

Setelah Anda menentukan nilai untuk pengguna akhir Anda, selanjutnya Anda perlu memetakan aliran nilai. Ini berarti mendefinisikan semua langkah dan proses terkait yang membawa produk Anda dari bahan mentah hingga pengiriman akhir. Anda juga dapat mengidentifikasi tindakan untuk menghasilkan produk Anda dalam desain, pengadaan, SDM, administrasi, pengiriman, dan layanan pelanggan. Peta hanya boleh berada di satu halaman dan Anda harus menghapus langkah apa pun yang tidak memberikan nilai kepada pelanggan.

3. Buat Aliran

Setelah Anda membuang pemborosan dari aliran nilai Anda, inilah saatnya untuk memastikan langkah-langkah tersebut mengalir dengan lancar dari satu ke yang lain. Anda tidak ingin ada gangguan, penundaan, atau kemacetan yang dapat memperlambat produksi dan mengancam jadwal dan anggaran Anda. Untuk melakukannya, Anda ingin langkah-langkah aliran nilai berada dalam urutan yang ketat. Ini mengarah pada tim lintas fungsi yang bekerja bersama lintas departemen untuk menciptakan produktivitas yang lebih besar.

4. Tetapkan Tarik

“Tarik” berarti bahwa pelanggan dapat menarik produk dengan siklus produksi yang lebih pendek, sering kali mengubah apa yang seharusnya berbulan-bulan menjadi berminggu-minggu. Ini memungkinkan Anda menghindari keharusan membangun di muka atau menimbun bahan, yang menghemat biaya inventaris yang dapat diteruskan ke pelanggan Anda. Ini semua tergantung pada alur yang Anda buat di langkah sebelumnya.

5. Perbaikan Berkelanjutan (Kaizen)

Jika langkah pertama adalah yang paling penting dari lima prinsip lean, langkah ini adalah yang kedua. Ini berarti mendekati kesempurnaan dalam semua aspek budaya perusahaan Anda. Secara khusus, Anda ingin menggunakan langkah ini untuk mengulang kembali ke langkah pertama. Ya, Anda tidak boleh berhenti mengikuti langkah-langkah ini. Perbaikan terus-menerus ini, juga disebut dengan kata Jepang kaizen, sangat penting untuk manajemen proyek lean.

Terapkan Prinsip Lean dengan Template Ini

Template adalah jalan pintas yang baik untuk mengelola proyek lean. Mereka dapat memberi Anda alat untuk menghasilkan produk Anda, melacak kemajuan, dan banyak lagi:

Template Singkat Proyek

Templat singkat proyek gratis untuk Word ini adalah dokumen yang memulai proyek apa pun dengan mendefinisikan secara luas tujuan, sasaran, kendala, asumsi, ruang lingkup, audiens target, kriteria keberhasilan, anggaran, dan lainnya. Ini adalah tempat yang baik untuk menangkap nilai ketika Anda mendefinisikan kebutuhan pelanggan Anda.

Templat Bagan Gantt

Setelah nilai Anda ditentukan, Anda perlu memetakan aliran nilai Anda. Template Excel Gantt chart gratis ProjectManager membantu Anda memvisualisasikan seluruh proyek pada garis waktu. Anda dapat mengatur bahan mentah, tugas kode warna untuk membuat bagan Gantt lebih mudah dibaca dan membuat pembaruan saat proyek bergerak maju. Ini juga memungkinkan Anda melihat aliran dan menghilangkan pemborosan untuk membuat aliran semulus mungkin.

Templat Dasbor Proyek

Bagian dari perbaikan berkelanjutan adalah memiliki data untuk melihat bagaimana kinerja proyek Anda. Untuk mendapatkan tampilan tingkat tinggi tentang kinerja dan kemajuan proyek Anda, Anda memerlukan templat dasbor proyek gratis ProjectManager untuk Excel. Setelah Anda memasukkan data secara manual, templat dasbor gratis ini membuat grafik dan bagan warna-warni untuk menunjukkan posisi Anda saat menyelesaikan tugas, beban kerja tim, biaya, dan lainnya.

Alat Manajemen Proyek Lean ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang menawarkan lebih dari sekadar templat untuk menghilangkan pemborosan dan membantu Anda bekerja lebih efisien. Tidak seperti template, ProjectManager secara otomatis memperbarui secara real time dan memfasilitasi kolaborasi di seluruh tim. Berikut adalah beberapa fitur yang dapat membantu Anda menjalankan proyek lean.

Papan Kanban

Papan kanban ProjectManager memberi manajer transparansi ke dalam siklus produksi dan membantu memberi tim jumlah pekerjaan yang tepat yang mereka butuhkan untuk memenuhi kapasitas mereka. Karena Anda dapat melihat seluruh siklus produksi, jika ada hambatan di depan, maka akan cepat dan mudah untuk mengalokasikan kembali sumber daya dan membuat semua orang tetap bekerja. Tim dapat mengelola backlog mereka dan berkolaborasi dalam sprint untuk produktivitas yang lebih besar.

Dasbor Waktu Nyata

Untuk visibilitas yang lebih besar terhadap kemajuan dan kinerja proyek Anda, gunakan dasbor waktu nyata kami. Tidak diperlukan penyiapan dan dasbor langsung kami secara otomatis mengumpulkan dan menghitung data waktu nyata, yang kemudian ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca yang menunjukkan enam metrik proyek.

Perangkat Lunak Otomatisasi Tugas

Seperti disebutkan di atas, Anda dapat mengotomatiskan alur kerja untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan produktivitas. Buat pemicu sebanyak yang diperlukan untuk secara otomatis menyiapkan tindakan yang mengubah penerima tugas, tag, dan lainnya pada tugas yang diberikan. Anda bahkan dapat mengontrol status tugas sehingga tidak selesai sampai pemberi persetujuan mengatakannya. Ini memungkinkan Anda untuk menjaga kecepatan dan kualitas proyek tetap tinggi.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hybrid pada kolaborasi kami ke platform inti sehingga mereka semua berbagi satu sumber kebenaran untuk produktivitas yang lebih tinggi. Bergabunglah dengan tim dari NASA, Siemens, dan Nestle yang telah menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis!