Apa itu Manajemen Proyek Lean?

Semua bisnis harus menghasilkan uang agar tetap dapat bertahan dan bertahan dalam bisnis. Kebutuhan akan profitabilitas jelas—bagaimana Anda mencapainya adalah bagian yang sulit.

Salah satu caranya adalah dengan memberikan nilai lebih kepada pelanggan Anda sekaligus menciptakan lebih sedikit limbah untuk bisnis. Ini biasa disebut manajemen proyek ramping.

Apa itu Manajemen Proyek Lean?

Manajemen proyek ramping berfokus pada memberikan proyek manufaktur dengan nilai lebih dan lebih sedikit limbah. Hal ini dilakukan dengan secara sistematis menghilangkan pemborosan dalam aliran nilai proses lean manufacturing.

Untuk bekerja, manajemen proyek ramping bergantung pada perbaikan terus-menerus. Artinya, setiap proses dalam value stream bisnis secara keseluruhan ditingkatkan dengan menerapkan prinsip nilai yang lebih besar dan pengurangan pemborosan.

Lean manufacturing dikembangkan oleh Toyota, itulah sebabnya ia menggunakan kata-kata Jepang untuk merujuk pada penghapusan pemborosan dalam sistem manufaktur (muda), pemborosan yang diciptakan oleh lapisan penutup (muri) dan pemborosan yang muncul karena beban kerja yang tidak merata (mura).

Metodologi lean manufacturing memiliki lima prinsip lean, nilai, aliran nilai, sistem tarik, aliran kontinu, dan kesempurnaan. Kami akan mempelajarinya di bawah ini.

Apa Manfaat Manajemen Proyek Lean?

Ketika Toyota Production System (TPS) pertama kali diperkenalkan, itu memungkinkan perusahaan mobil untuk meningkatkan nilai bagi pelanggannya. Buktinya ada di puding; produsen mobil kecil (saat itu) telah menjadi salah satu pembuat mobil terbesar di dunia. Sementara istilah lean manufacturing tidak muncul sampai tahun 1990-an, manfaat dari manajemen proyek lean terbukti. Berikut adalah beberapa:

• Visibilitas yang lebih besar ke dalam proses manufaktur
• Lebih banyak kontrol, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan memberdayakan tim
• Meningkatkan produktivitas dan moral
• Menyediakan cara alternatif untuk mendapatkan kiriman keluar dari pintu
• Proyek lebih cepat karena harus menanggapi lebih sedikit masalah
• Meningkatkan keuntungan, karena lebih banyak nilai ditambahkan dan pemborosan berkurang
• Meningkatkan kepuasan pelanggan

Ketika perusahaan menuai keuntungan ini, mereka memiliki lebih banyak dana untuk diinvestasikan pada pekerja, peralatan dan perlengkapan. Ini menciptakan efek bola salju yang menciptakan nilai lebih dan mengurangi lebih banyak limbah dari sistem produksi. Ini adalah situasi win-win dalam arti bisnis terbaik.

Untuk mendapatkan semua manfaat ini, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang menyediakan visibilitas dan koneksi. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang berbagi data di beberapa tampilan proyek. Misalnya, tampilan daftar dapat menandai tugas, menambahkan prioritas, dan menampilkan status tugas saat ini. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Definisi Proyek Lean

Manajemen proyek lean dikembangkan di bidang manufaktur, tetapi prinsip lean telah menyebar ke banyak industri yang berbeda sejak saat itu. Sebuah proyek ramping hanyalah salah satu di mana ada perbaikan terus-menerus.

Itu menjadikannya bagian dari lingkungan manajemen proyek tangkas yang lebih besar, karena fleksibel dan bersedia berubah sesuai kebutuhan. Ini semua tentang memberikan nilai kepada pelanggan dan pemangku kepentingan, yang sama apakah Anda membuat mobil atau aplikasi.

Salah satu aspek proyek lean yang membuatnya unik dari proyek yang dikelola secara tradisional adalah penerapan lima prinsip manajemen proyek lean. Itulah langkah pertama dalam proyek lean; mengidentifikasi lima prinsip lean, kemudian menerapkannya pada proyek Anda.

5 Prinsip Lean

Mari kita definisikan lima prinsip lean. Prinsip-prinsip ini telah ada untuk sementara waktu tetapi dikodifikasikan pada tahun 1997 oleh Lean Enterprises Institute (LEI).

1. Nilai: Nilai ditentukan oleh pelanggan, klien, atau pemangku kepentingan Anda. Nilai dapat berupa kualitas, garis waktu, atau titik harga dari kiriman Anda—meskipun mungkin sedikit dari ketiganya. Ketahui persyaratan apa yang Anda butuhkan, dan harapan apa yang harus dipenuhi.
2. Value Stream: Anda telah menentukan nilai, sekarang saatnya untuk memetakan semua langkah dan proses dalam siklus manufaktur Anda. Urutan langkah tersebut dikenal sebagai aliran nilai dalam manajemen proyek ramping. Identifikasi setiap tindakan yang harus dilakukan dalam proyek, termasuk desain, pengadaan, produksi, SDM, admin, dan lainnya. Sangat membantu untuk menggambar peta aliran nilai ini pada satu halaman untuk mengilustrasikan aliran sumber daya.
3. Aliran Berkelanjutan: Seharusnya tidak ada titik yang akan membuat kemacetan atau mengganggu produksi. Menurut LEI, “Buatlah langkah-langkah aliran nilai terjadi dalam urutan yang ketat sehingga produk atau layanan akan mengalir terus-menerus ke arah pelanggan.” Ini sering membutuhkan tim lintas fungsi tetapi menghasilkan produktivitas yang lebih besar.
4. Sistem Tarik: Ini adalah saat pelanggan, klien, atau pemangku kepentingan "menarik" produk atau layanan dari proyek sesuai kebutuhan. Dengan kata lain, perbaikan dari langkah sebelumnya mengarah ke waktu-ke-pasar yang lebih cepat. Keuntungan dari sistem tarik adalah tidak ada pergudangan atau penimbunan. Itu menghemat uang untuk bisnis yang kemudian dapat diteruskan ke pelanggan mereka.
5. Kesempurnaan: Langkah terakhir adalah menyebarkan filosofi ke seluruh bisnis Anda. Lean adalah tentang perbaikan terus-menerus. Oleh karena itu, setiap orang dalam bisnis harus selalu berusaha untuk memperbaiki diri dan proses yang mereka jalani. Seringkali dibutuhkan beberapa kali proses untuk mendapatkan nilai dan benar-benar mengurangi pemborosan.

Bagaimana Dengan Manajemen Program Lean?

Proyek tidak terjadi dengan rapi, satu demi satu. Kemungkinan besar, manajer proyek bertanggung jawab untuk mengawasi sejumlah proyek. Portofolio adalah banyak proyek, tetapi program adalah banyak proyek terkait. Ini juga bisa mendapat manfaat dari pendekatan lean.

Anda dapat menggunakan lima prinsip lean saat mengelola sebuah program. Dengan melihat semua proyek Anda melalui lensa manajemen program lean, Anda menemukan area di mana ada pemborosan di antara proyek. Kemudian, Anda dapat menentukan nilai dan berbagi sumber daya untuk membantu semua proyek berjalan lebih baik bersama-sama.

Meskipun tidak begitu dikenal sebagai manajemen proyek lean, manajemen program lean hanyalah contoh lain dari prinsip kesempurnaan lean kelima. Jika prinsip lean membantu sebuah proyek, mereka akan membantu sebuah program. Peningkatan berkelanjutan berarti memperluas jangkauan pendekatan lean Anda dan membuatnya menginformasikan semua aspek bisnis Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Manajemen Proyek Lean

Memetakan aliran nilai Anda di atas kertas adalah awal yang baik, tetapi perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda menemukan dan menghilangkan pemborosan. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menghubungkan tim dan memberikan data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Buat Rencana Proyek Mulai-sampai-Selesai

Menemukan nilai dan menghilangkan pemborosan mengharuskan Anda melihat keseluruhan proyek di satu tempat. Lihat semua tugas dan tentukan mana penjaga dan mana yang tidak perlu. Bagan Gantt online ProjectManager memungkinkan Anda memetakan proyek dan mengidentifikasi dependensi tugas yang dapat menyebabkan kemacetan. Ada juga filter untuk memetakan jalur kritis, yang memungkinkan Anda melihat cara paling efisien untuk menjalankan proyek dan menghindari langkah-langkah yang tidak menambah nilai.

Buat Alur Kerja yang Fleksibel di Papan Kanban

Transparansi adalah kunci untuk manajemen proyek yang ramping. Papan kanban dinamis memungkinkan manajer proyek melihat ke dalam siklus produksi tanpa menghalangi tim mereka. Sementara itu, tim dapat mengelola tumpukan tugas mereka dan merencanakan bagaimana melaksanakan pekerjaan mereka. Mereka dapat mengomentari tugas dan mendapatkan pemberitahuan melalui email atau di aplikasi ketika ada tanggapan atau pembaruan untuk pekerjaan tersebut.

Seimbangkan Beban Kerja Tim Anda Saat Dalam Perjalanan

Menyeimbangkan beban kerja juga merupakan landasan bagi manajemen proyek yang ramping. Fitur manajemen sumber daya kami memungkinkan Anda melihat tugas tim Anda dalam bagan berkode warna yang menunjukkan siapa yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit tugas. Kemudian, Anda dapat mengalokasikan ulang langsung dari bagan beban kerja agar tim Anda tetap bekerja sesuai kapasitas.

Pastikan Efisiensi Dipenuhi dengan Dasbor

Tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka dengan beberapa tampilan proyek kami, manajer proyek dapat memperoleh data tentang kemajuan mereka dengan laporan sekali klik dan tampilan tingkat tinggi dari dasbor waktu nyata. Bahkan ada laporan dan alat manajemen program lean, seperti peta jalan, yang menunjukkan semua proyek dalam program Anda di satu tempat. Anda memerlukan alat yang fleksibel seperti ProjectManager untuk menjalankan proyek lean.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek untuk meningkatkan produktivitas dan merampingkan proses Anda. Alat ini dirancang untuk menambah nilai dan mengurangi pemborosan, seperti yang diamanatkan oleh manajemen proyek ramping. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim di berbagai bisnis seperti Bank of America hingga Ralph Lauren yang menggunakan alat kami untuk bekerja sama dengan lebih baik. Coba ProjectManager gratis hari ini.