Lean Six Sigma untuk Manajer Pemasaran Digital

Jika Anda membaca banyak tentang budaya startup atau manajemen bisnis, Anda pasti menemukan istilah "Lean", "Six Sigma", dan bahkan mungkin "Design Thinking." Ini adalah konsep yang tidak terpisahkan dengan manajemen operasi dan berkaitan dengan pengurangan jumlah variabilitas dan jumlah kesalahan atau pemborosan yang terjadi dalam proses atau rangkaian prosedur tertentu.

Baru-baru ini saya mendapat kesempatan untuk berpartisipasi dalam proyek penelitian yang menerapkan metodologi ini pada pemanfaatan ruang operasi di rumah sakit setempat. Seiring kemajuan proyek, saya merenungkan bagaimana pendekatan serupa dapat bermanfaat bagi manajer atau kontributor mana pun yang ingin mengoptimalkan efisiensi pribadinya atau efisiensi tim, departemen, atau agensi.

Secara khusus, posting ini akan mencakup dua elemen inti lean six sigma dan bagaimana mereka dapat diterapkan oleh manajer PPC dan pemasar atau direktur digital lainnya.

Pemetaan Proses (“Aliran Nilai”)

Langkah pertama jelas memilih titik awal. Anda harus mempertimbangkan setiap proses yang diselesaikan secara teratur dan menentukan mana yang paling berharga untuk dioptimalkan. Memulai dengan proses yang memakan waktu paling lama akan masuk akal hanya jika proses tersebut memberikan kontribusi nilai nyata dan/atau jika menyelesaikannya lebih cepat akan memungkinkan tugas nilai tambah lainnya diselesaikan dalam waktu yang diciptakan melalui efisiensi.

Setelah proyek fokus pertama Anda dipilih, Anda akan mulai dengan membuat peta proses. Ini bisa berupa visual (misalnya di papan tulis, catatan tempel, PowerPoint atau Excel) atau daftar tertulis, tetapi kuncinya di sini adalah menangkap setiap tindakan atau keputusan yang dibuat antara inisiasi dan penyelesaian proses.

Mari kita ambil contoh, proses pembuatan iklan teks diperpanjang baru di Google Ads.

Langkah 1: Keputusan

Ada empat cara utama untuk membuat iklan saya:

1. Buat setiap iklan langsung di antarmuka Google Ads, dalam kampanye dan grup iklan yang saya pilih
2. Buat setiap iklan di Google Ads Editor dan posting perubahannya ke Google Ads
3. Buat konsep iklan di spreadsheet dan salin/tempel ke Google Ads Editor
4. Buat konsep iklan dalam spreadsheet dan unggah massal ke Google Ads

Masing-masing akan memiliki serangkaian langkah berikutnya, dan keputusan kemungkinan akan didasarkan pada berapa banyak iklan yang saya rencanakan untuk dibuat.

Jika saya hanya membuat satu iklan, maka bekerja langsung di antarmuka Google Ads mungkin yang paling efisien. Namun, iklan lebih sering diluncurkan secara berkelompok, sehingga seringkali lebih efisien untuk membuat salinan dalam spreadsheet dan mengunggahnya melalui Google Ads Editor.

Langkah 2: Peta Proses Rinci

Katakanlah saya telah memilih opsi #3 di atas dan akan memetakan proses pembuatan iklan melalui Excel dan Google Ads Editor. Saya perlu mengamati proses dalam tindakan, baik dengan melalui langkah-langkah sendiri atau membuat catatan saat orang lain menyelesaikan tugas. Saya kemudian menguraikan langkah-langkah dasar yang masuk ke dalam proses ini sebagai:

Persiapan

• Buat lembar excel baru dan simpan dengan nama dan tanggal file yang jelas
• Beri label kolom pada baris 1: Akun (jika banyak), Kampanye, Grup Iklan, Label, Judul 1, Judul 2, Judul 3, Deskripsi 1, Deskripsi Baris 2, Jalur 1, Jalur 2, URL Final, URL Final Seluler (jika ada ), dan Kerangka pelacakan (jika ada)
• Ketik atau unduh dan salin/tempel nama Kampanye dan Grup Iklan yang diinginkan ke dalam kolom yang sesuai

Salin Penciptaan

• Ketik Judul 1 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Judul 2 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Judul 3 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Baris Deskripsi 1 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Baris Deskripsi 2 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Jalur 1 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik Jalur 2 dan verifikasi panjangnya menggunakan fungsi =len()
• Ketik atau salin URL Final dan verifikasi pemuatan halaman yang benar
• Ketik atau salin URL Final Seluler dan verifikasi pemuatan halaman yang benar
• Ketik atau salin template pelacakan dan bukti untuk kesalahan atau spasi tambahan
• Ketik label dengan pengenal dan tanggal untuk membedakan variasi iklan

Kualitas asuransi

• Periksa ejaan pada semua salinan iklan
• Bukti untuk kapitalisasi yang sesuai
• Simpan file excel
• Kirim ke klien untuk persetujuan (jika diperlukan)
• Jika tidak disetujui, buat perubahan berdasarkan umpan balik klien
• Periksa ejaan dan bukti untuk kapitalisasi
• Kirim ulang ke klien untuk persetujuan

Mengunggah

• Setelah disetujui, buka kembali file excel dan tinjau bahwa tidak ada data yang hilang
• Buka Editor Iklan Google
• Buka akun iklan yang diinginkan
• Unduh perubahan terbaru
• Navigasikan ke jendela Iklan Teks Diperluas
• Pilih "Buat beberapa perubahan"
• Salin/tempel data dari excel ke Google Ads Editor
• Verifikasi nama kolom yang dipetakan dengan benar
• Memproses dan meninjau perubahan
• Mengatasi kesalahan (jika ada)
• Pilih “Periksa perubahan”
• Mengatasi kesalahan (jika ada)
• Pilih “Posting”

Langkah 3: Buat Keputusan Berbasis Nilai

Setelah langkah-langkah proses dipetakan, saya dapat melihat elemen dari setiap segmen untuk menentukan tindakan mana yang benar-benar menambah nilai dan mana yang tidak. Tujuannya adalah untuk meminimalkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk elemen yang tidak bernilai tambah.

Misalnya, saya mungkin melihat proses pembuatan iklan saya dan memperhatikan bahwa anggota tim secara konsisten menghabiskan waktu yang tidak bernilai tambah pada fase Persiapan, yang diulangi dengan setiap set iklan baru yang dibuat. Saya menyadari bahwa dengan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk Persiapan, saya dapat meningkatkan efisiensi seluruh proses tanpa mengorbankan nilai berapa pun.

Salah satu jawabannya mungkin mempelajari cara membuat template proposal salinan iklan di excel, yang kemudian dapat dibuka dan diganti namanya (“Simpan Sebagai”) oleh setiap anggota tim di awal proses pembuatan iklan. Tiba-tiba, fase Persiapan dikurangi menjadi satu langkah dan beberapa menit yang dihemat dapat disalurkan ke tugas produktif lainnya.

Analisis bottleneck (“DMAIC”)

Terkadang peluang efisiensi akan kurang jelas dibandingkan dengan contoh di atas dan membutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk mengungkapnya. Jika Anda adalah grup mapan yang sudah menggunakan kotak alat yang dikuratori dari templat, otomatisasi (yaitu skrip, peringatan google, aturan penawaran, dll.), dan telah menguasai seni menggunakan excel untuk PPC, maka analisis kemacetan (atau, DMAIC pendekatan) mungkin lebih cocok untuk Anda.

Langkah 1: Tentukan

Anda akan mulai lagi dengan memetakan atau menentukan langkah-langkah yang terjadi dalam proses yang Anda pilih. Demi proses ini, Anda akan ingin mengelompokkan tindakan yang terjadi secara bersamaan atau akan diklasifikasikan sebagai satu "langkah" dalam proses. Namun, memahami tindakan yang berbeda dalam setiap langkah akan diperlukan saat kita masuk lebih dalam ke analisis.

Tujuan akhir dari tindakan ini adalah peta proses seperti yang diuraikan di atas.

Langkah 2: Ukur

Setelah Anda memiliki peta proses yang diuraikan, Anda akan mulai mengumpulkan data nyata tentang pelaksanaan prosedur. Dalam kebanyakan kasus, ini akan berhubungan dengan jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap langkah proses. Namun, Anda juga harus mendokumentasikan jumlah kesalahan atau revisi yang diperlukan, karena hal itu sama dengan pemborosan yang dapat dan harus dihilangkan.

Tujuan akhir dari tindakan ini adalah peta proses dengan kumpulan data objektif yang terkait dengan setiap langkah.

Langkah 3: Analisis

Dengan data di tangan, kini Anda dapat menentukan secara objektif langkah mana yang dapat dioptimalkan untuk mengurangi pemborosan atau variasi. Data Anda harus mengungkapkan jika ada langkah-langkah yang sering diulang (seperti “(re)kirim ke klien untuk persetujuan” atau “menyelesaikan kesalahan (jika ada)” dalam contoh di atas), atau langkah-langkah dengan variasi yang signifikan dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan. Setiap langkah yang menjadi penghambat, baik karena variasi atau pemborosan, merupakan langkah utama untuk optimalisasi atau eliminasi.

Tujuan akhir dari tindakan ini adalah untuk mengidentifikasi satu atau lebih kemacetan, dan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kemacetan itu, yang dapat ditingkatkan untuk efisiensi.

Langkah 4: Tingkatkan

Seperti yang Anda harapkan, setelah Anda mengidentifikasi masalah kemacetan, Anda harus mengambil tindakan untuk menyelesaikannya. Untuk mendemonstrasikan, katakanlah saya ingin meningkatkan proses pembaruan materi iklan Facebook atas nama klien perusahaan kecil. Setelah memetakan langkah-langkah dalam proses, saya menemukan dua aktivitas sebagai hambatan terbesar yang menghambat aliran proses saya: mendapatkan materi iklan dari klien dan menyesuaikan aset untuk penempatan non-umpan.

Untuk mengatasi hambatan pertama, saya menghitung jumlah waktu, rata-rata, yang dibutuhkan untuk mendapatkan citra baru dari klien setelah membuat permintaan. Saya kemudian menentukan berapa banyak penyegaran materi iklan yang idealnya dilakukan selama waktu yang sama. Ini memberi tahu saya berapa banyak set materi iklan yang perlu saya minta untuk menerima citra kira-kira pada saat saya membutuhkannya. Keputusan peningkatan saya adalah meminta 30% lebih banyak citra daripada yang dibutuhkan selama setiap permintaan, yang memberikan perlindungan terhadap potensi kemacetan di masa mendatang.

Untuk hambatan kedua, saya perhatikan bahwa penyesuaian aset di Facebook harus diselesaikan untuk satu iklan, jadi pengeditan massal bukanlah pilihan untuk meningkatkan efisiensi. Namun, saya juga memperhatikan bahwa banyak aspek dari materi iklan yang disesuaikan adalah sama terlepas dari set iklan tempat materi iklan tersebut ditempatkan. Saya memutuskan bahwa alih-alih membuat iklan secara massal dan kemudian menyesuaikannya satu per satu, saya akan membuat dan menyesuaikan satu iklan, lalu menduplikasi di seluruh set iklan tempat materi iklan yang disesuaikan cocok. Hal ini memungkinkan saya untuk mengedit massal elemen standar (yaitu judul, URL laman landas, parameter pelacakan, dll.) tanpa perlu menyelesaikan langkah penyesuaian aset untuk setiap materi iklan individual.

Tujuan akhir dari tindakan ini adalah untuk memiliki rencana tindakan yang jelas yang akan menghilangkan pemborosan atau variasi dalam kemacetan yang Anda amati.

Langkah 5: Kontrol

Langkah terakhir adalah memastikan bahwa peningkatan yang diterapkan memiliki efek yang diinginkan dan, pada kenyataannya, meningkatkan efisiensi dalam proses Anda. Jika Anda mencatat bahwa rencana peningkatan menyebabkan penundaan, pemborosan, atau variasi tambahan, Anda harus kembali ke langkah 1, 2, atau 3 untuk pemahaman yang lebih baik tentang kontributor kemacetan.

Namun, jika Anda telah menyelesaikan semua langkah secara efektif, Anda akan mendapati bahwa proses Anda berjalan lebih lancar dan lebih cepat seiring waktu karena manfaat DMAIC diperoleh.

Pikiran Penutup

Ini adalah ikhtisar yang sangat singkat dan tingkat tinggi tentang praktik lean six sigma dalam lingkup pemasaran PPC yang sempit. Ada banyak informasi tambahan yang tersedia di seluruh web, dan saya mendorong Anda untuk menyelam lebih dalam jika ide-ide di sini menarik bagi Anda.

Saya ingin melihat lebih banyak dari prinsip-prinsip ini dalam tindakan, jadi jika Anda adalah seorang pemasar digital yang memanfaatkan lean six sigma dalam manajemen atau praktik tim Anda sendiri, silakan hubungi saya di Twitter atau LinkedIn untuk membagikan perspektif Anda!