Manajemen Proyek Hukum: Panduan Singkat dengan Template Gratis

Sebuah proyek sering dianggap sebagai sesuatu yang murni fisik, seperti konstruksi. Sebenarnya, sebuah proyek dapat berupa pekerjaan apa pun yang memiliki awal dan akhir. Untuk itu, industri hukum juga memiliki proyek.

Manajemen proyek hukum sangat akrab bagi para pengacara, bahkan jika mereka tidak selalu menggunakan frasa itu. Hasil akhir dari proyek mereka biasanya berupa kontrak, surat wasiat, atau sejumlah hasil.

Apa itu Manajemen Proyek Hukum?

Manajemen proyek hukum adalah ketika prinsip-prinsip manajemen proyek diterapkan pada pemberian layanan hukum. Ini adalah metode yang digunakan firma hukum untuk menjalankan proyek untuk klien mereka dengan produktivitas yang lebih besar. Ini tidak jauh berbeda dari manajemen proyek tradisional yang berlaku.

Ketika firma hukum menggunakan manajemen proyek hukum, mereka membantu meningkatkan kepuasan klien mereka sambil menjaga firma hukum mereka tetap menguntungkan. Ini adalah situasi win-win untuk semua pihak. Pekerjaan hukum yang berada di bawah manajemen proyek hukum dapat berupa apa saja dari litigasi atau pekerjaan non-perdebatan.

Seorang pengacara biasanya menjadi manajer proyek untuk firma hukum. Mereka berperan dalam tim proyek hukum untuk membantu klien dan memajukan tujuan firma hukum. Karena proyek bersifat sementara, semua masalah hukum (terlepas dari disiplinnya) dapat dianggap sebagai proyek, dan karena itu berada di bawah bimbingan manajemen proyek yang sah.

Perangkat lunak manajemen proyek membantu tim hukum mengatur tugas. ProjectManager memiliki bagan Gantt interaktif yang dapat Anda bagikan dengan tim dan klien Anda. Anda dapat menautkan tugas yang bergantung, menetapkan pencapaian, dan menetapkan garis dasar. Anda akan dapat melacak upaya aktual vs. yang direncanakan secara real time untuk membantu Anda tetap sesuai jadwal. Anda juga dapat mengelola pekerjaan dengan daftar tugas, papan kanban, dasbor, dan lainnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Proses Manajemen Proyek Hukum

Seperti dalam manajemen proyek apa pun, ada proses untuk manajemen proyek legal. Ini dapat dipecah menjadi tiga prinsip inti:

1. Perencanaan
2. Memperbarui pemangku kepentingan
3. Mengukur kemajuan dan kinerja

Tidak ada bedanya dengan apa yang menjadi tanggung jawab manajer proyek mana pun saat mengelola proyek apa pun. Anda akan melihat bahwa proses manajemen proyek legal juga tidak jauh berbeda. Ini mengikuti lima langkah ini.

1. Tentukan Tujuan Proyek dan Ruang Lingkup untuk Proyek Hukum

Langkah ini dimulai dengan mengumpulkan informasi dan kebutuhan klien. Anda perlu mengetahui bisnis klien, kebutuhan dan apa yang mereka harapkan dari Anda. Setelah penelitian Anda selesai, temui klien dan sepakati fase proyek, hasil, dan hasil yang diinginkan. Juga, bicarakan ruang lingkup proyek, berapa lama proyek akan berlangsung dan berapa biayanya. Ketika itu telah diputuskan, setujui pengaturan penagihan. Anda juga ingin mengemukakan risiko dan masalah lain yang mungkin memengaruhi pertunangan.

2. Perencanaan Proyek

Sekarang Anda memiliki informasi yang cukup untuk memecah proyek Anda menjadi fase dan tugas. Anda juga ingin membuat standar kinerja yang dapat digunakan untuk mengukur proyek. Setelah Anda memiliki daftar lengkap tugas Anda, Anda harus mengaturnya ke dalam garis waktu. Anda mengumpulkan tim proyek pada titik ini juga, untuk sisi perusahaan dan klien. Anda juga memperkirakan anggaran proyek saat ini. Terakhir, Anda harus membuat rencana komunikasi dan rencana manajemen risiko.

3. Jalankan Rencana

Ini adalah langkah di mana Anda melakukan pekerjaan hukum. Anda akan menugaskan pengacara yang tepat untuk mengerjakan tugas yang tepat melalui penugasan tugas dan mendefinisikan pendelegasian wewenang. Manajer proyek akan memberikan umpan balik yang tepat waktu, objektif, dan spesifik kepada tim sesuai kebutuhan, serta mengelola kinerja dan moral tim. Ini termasuk memfasilitasi kolaborasi antara tim dan memperbarui klien tentang kemajuan proyek.

4. Memantau dan Mengukur Kemajuan

Saat Anda menjalankan proyek, Anda harus mengukur kemajuan dan kinerjanya untuk memastikannya selaras dengan rencana Anda. Ini berarti melacak kemajuan fase dan tugas, menghindari ruang lingkup merayap, kemacetan, redundansi, memenuhi harapan klien dan inefisiensi lainnya yang dapat menunda atau menggagalkan proyek. Anda juga perlu mengontrol proyek saat muncul masalah yang dapat memengaruhi waktu, biaya, atau ruang lingkup Anda.

5. Tinjauan Pasca Proyek

Proyek ini belum berakhir sampai manajer proyek dan tim telah mengevaluasi hasil dalam hal ruang lingkup proyek. Pada titik ini, Anda perlu mengidentifikasi apa pun yang salah sehingga tidak terulang di proyek mendatang. Anda harus bertemu dengan klien untuk mendiskusikan umpan balik yang terkait dengan proyek untuk mendapatkan pelajaran yang dapat diterapkan pada proyek masa depan. Setiap pelajaran yang dipetik perlu didokumentasikan dan dibagikan dengan perusahaan, sehingga dapat diakses oleh tim masa depan sebagai referensi.

Manajer Proyek Hukum

Bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan jenis proyek Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyewa manajer proyek legal. Manajer proyek hukum adalah seorang profesional yang merencanakan dan mengelola operasi hukum menggunakan kombinasi pekerjaan hukum dan metodologi manajemen proyek. Ini adalah posisi yang relatif baru, yang telah berkembang selama dekade terakhir ke titik di mana sebagian besar firma hukum menengah hingga besar memiliki setidaknya satu.

Para profesional hukum ini dipekerjakan untuk menentukan ruang lingkup proyek. Merekalah yang memimpin pertemuan awal dan tetap berhubungan dengan pengacara dan mengelola hubungan klien dalam proyek. Mereka juga bertanggung jawab untuk melacak kemajuan pekerjaan setelah proyek dijalankan.

Bagian dari pemantauan itu termasuk anggaran dan biaya yang timbul selama proyek berlangsung. Informasi ini membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya tetapi juga membuat laporan status yang disajikan kepada pemangku kepentingan oleh manajer proyek legal agar mereka tetap diperbarui.

Keterampilan Manajer Proyek Hukum

Manajer proyek hukum adalah posisi yang berkembang di bidang hukum yang memberikan teknik manajemen proyek kepada departemen hukum untuk menangani layanan hukum dan proses hukum. Ada keterampilan khusus yang harus dikuasai oleh manajer proyek hukum, termasuk keterampilan manajemen proyek tradisional. Itu termasuk mengelola proyek kompleks di bawah tekanan, memiliki keterampilan kepemimpinan untuk mengelola tim, mampu memecahkan masalah dan memiliki keterampilan berpikir kritis dan strategis.

Tentu saja, seorang manajer proyek hukum juga harus fasih dalam pengetahuan hukum. Itu tidak berarti mereka harus lulus dari sekolah hukum dan lulus Bar. Tetapi memiliki beberapa keakraban dengan proses hukum dan bahasa akan membantu. Seringkali, manajer proyek hukum berasal dari latar belakang paralegal atau asisten hukum.

Sertifikasi Manajemen Proyek Hukum

Memiliki pelatihan manajemen proyek selalu bermanfaat. Ada sertifikasi manajemen proyek, seperti Project Management Professional (PMP) yang ditawarkan oleh Project Management Institute (PMI), yang bisa sangat membantu dalam memahami cara mengelola proyek legal dan membantu Anda mendapatkan pekerjaan sebagai manajer proyek legal.

Anda tidak harus memiliki sertifikasi untuk memenuhi syarat untuk posisi itu, tetapi latar belakang hukum dengan latar belakang manajemen proyek akan membuat Anda menjadi kandidat yang lebih menarik. Ada sebuah organisasi bernama Lembaga Manajemen Proyek Hukum (LPM) yang menawarkan sejumlah kursus dan sertifikasi LPM. Namun, seringkali hanya dengan mengikuti pelatihan sebagai paralegal atau pernah bekerja di proyek hukum sudah cukup untuk membuat Anda sukses.

Gaji Manajer Proyek Hukum

Menurut Glassdoor, karir hukum sebagai manajer proyek hukum memiliki gaji pokok rata-rata $86.565. Itu rata-rata nasional, dengan spektrum low end sekitar $57.000 dan high end mencapai sekitar $132.000.

Alat Manajemen Proyek Hukum

Ada beberapa solusi perangkat lunak yang dirancang khusus untuk manajemen proyek legal, meskipun alat manajemen proyek apa pun yang membantu proses manajemen proyek akan terbukti membantu dalam perencanaan, pemantauan, pelacakan, dan pelaporan proyek Anda. Alat apa pun dengan fitur manajemen tugas juga terbukti bermanfaat.

Memiliki dasbor yang memantau proyek dan memungkinkan Anda memperoleh wawasan tentang kemajuan dan kinerja proyek akan membantu Anda tetap pada jadwal dan sesuai dengan anggaran Anda. Sejalan dengan itu, Anda juga memerlukan alat pelaporan yang menghasilkan berbagai laporan yang lebih detail dan dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan.

Ini juga yang terbaik untuk memiliki alat kolaboratif untuk menghubungkan tim, baik mereka bekerja di kantor Anda atau kantor satelit yang berlokasi di tempat lain. Ada juga berbagai departemen di perusahaan yang bekerja sama, jadi platform kolaboratif yang mudah digunakan untuk semua orang merupakan nilai tambah.

Template Manajemen Proyek Hukum

Jika Anda belum siap untuk mencoba perangkat lunak manajemen proyek legal, ada template yang dapat membantu Anda mengelola proyek legal untuk menjaga kepuasan klien. Template berikut semuanya tersedia untuk diunduh gratis.

Templat Anggaran Proyek

Proyek legal memiliki anggaran dan templat anggaran gratis ini mengumpulkan semua detail keuangan, termasuk perkiraan, sehingga Anda tahu berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk tata letak untuk mengelola proyek Anda.

Templat Bagan Gantt

Templat bagan Gantt gratis untuk excel ini akan membantu Anda mengatur semua tugas untuk tim manajemen proyek Anda di sisi kiri, dengan tanggal mulai dan jatuh tempo, prioritas, dan lainnya, sementara di sisi kanan Anda akan melihat seluruh proyek pada garis waktu dengan tugas dan bar durasi.

Templat Daftar Risiko

Semua proyek berisiko. Mengidentifikasi risiko dan kemudian melacak masalah yang muncul dalam proyek Anda adalah cara Anda melayani klien Anda. Daftar risiko gratis untuk Excel ini memungkinkan Anda menentukan setiap risiko berdasarkan prioritas dan potensi dampaknya terhadap proyek.

Templat Jadwal Kerja

Mengelola tim berarti memiliki gagasan yang jelas tentang siapa yang melakukan apa dan kapan. Templat jadwal kerja gratis ini memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal kerja mingguan tim Anda dan mengelola alur kerja mereka dengan lebih baik agar semua orang tetap bekerja secara produktif.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Proyek Legal

Template bersifat statis dan memerlukan pemeliharaan yang menjauhkan Anda dari tugas yang lebih penting. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengotomatiskan pekerjaan yang sibuk dan menghubungkan tim Anda secara real time dengan email dan pemberitahuan dalam aplikasi untuk membuat semua orang mengetahui pembaruan dan komentar saat berkolaborasi baik di kantor atau di mana pun.

Buat Jadwal Tim dengan Mudah

Penjadwalan tim Anda mudah dilakukan dengan ProjectManager. Setelah Anda membuat rencana di bagan Gantt Anda, mereka dapat mengerjakan mana saja dari beberapa tampilan proyek yang mereka suka, daftar tugas, lembar, kalender, atau papan kanban. Yang terakhir memvisualisasikan alur kerja dan memberi tim otonomi untuk mengelola simpanan mereka dan merencanakan tugas mereka bekerja bersama. Manajer proyek mendapatkan transparansi ke dalam proses dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya jika mereka melihat potensi hambatan untuk menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas.

Melacak Jam Tercatat

Timesheet tidak hanya merampingkan penagihan tetapi juga memberikan visibilitas kepada manajer proyek tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan tim mereka untuk mengerjakan tugas, yang berguna ketika klien ingin mengetahui pekerjaan apa yang akan dilakukan di mana jam yang dapat ditagih. Timesheet dapat mengisi tugas secara otomatis dan dikunci setelah dikirimkan ke manajer proyek sehingga tidak dapat diubah.

Lacak Kemajuan dalam Waktu Nyata

Manajer proyek dapat memperoleh wawasan yang lebih dalam dengan laporan sekali klik untuk lembar waktu, varians proyek, biaya, dan lainnya. Laporan ini dapat difilter untuk menampilkan hanya data yang ingin Anda lihat dan kemudian dibagikan dengan pemangku kepentingan. Dasbor real-time melacak enam metrik proyek untuk ikhtisar kemajuan dan kinerja kapan pun Anda menginginkannya, tanpa penyiapan yang rumit. Mereka siap saat Anda siap.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja pemenang penghargaan untuk tim hibrida dan cukup fleksibel untuk bekerja di bidang hukum, layanan profesional, TI, konstruksi, atau jenis proyek apa pun. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 profesional yang sudah menggunakan alat kami di organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestles. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini!