8 Tips untuk Menjalankan Acara Tatap Muka yang Sangat Sukses

Begitu saya masuk ke dalam ruangan, saya bisa merasakan energi penonton. Ada desas-desus antisipasi dan kegembiraan yang terlihat jelas di udara.

Kami semua menunggu Seth Godin untuk menyampaikan keynote pembuka di acara langsung pertama Copyblogger Media, Authority Intensive.

Semua orang sangat senang dengan Seth, tetapi sebagai anggota komunitas Copyblogger, kami juga sangat senang bisa bersama, secara pribadi, semua dalam satu ruangan.

Rasanya seperti kami berada di tengah-tengah reuni keluarga besar orang-orang yang benar-benar ingin kami ajak bergaul. Orang yang kami sukai .

Acara langsung. Tidak ada yang seperti mereka.

Menyatukan orang secara langsung bisa menjadi pengalaman yang luar biasa - terutama saat ini, ketika begitu banyak percakapan kita terjadi secara online.

Acara langsung menyatukan komunitas dengan cara yang tidak dapat dilakukan di dunia virtual.

Jadi, jika Anda ingin menambahkan acara langsung secara langsung ke repertoar bisnis Anda, bagaimana Anda bisa melakukannya dengan cara yang menyenangkan, menguntungkan, dan benar-benar berguna bagi audiens Anda?

Berikut delapan tip praktis untuk membantu Anda menjalankan acara tatap muka Anda sendiri - kecil atau besar.

Langkah # 1: Gabungkan acara langsung ke dalam model bisnis Anda

Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, pastikan Anda tahu bagaimana pengalaman langsung dapat disesuaikan dengan model bisnis Anda saat ini.

Anda perlu memutuskan bagaimana siaran langsung dapat melengkapi pekerjaan Anda saat ini.

Akankah konferensi membantu jaringan audiens Anda dan terhubung satu sama lain? Apakah Anda ingin menghasilkan uang dari acara tersebut dengan menagih tiket atau menjual dari panggung?

Penting untuk menetapkan tujuan yang jelas untuk acara Anda selama tahap pertama proses perencanaan Anda, karena itu membuat pengambilan keputusan Anda selanjutnya jauh lebih mudah. Sasaran acara Anda akan memengaruhi ukuran acara Anda, waktu tunggu untuk perencanaan, dan pilihan pembicara Anda.

Langkah # 2: Tentukan ukuran acara Anda

Selanjutnya, putuskan seberapa besar acara yang Anda inginkan.

Saat membayangkan acara Anda, apakah Anda membayangkan acara besar dengan banyak pembicara? Atau apakah Anda melihat lokakarya yang akrab, dengan sekelompok kecil orang melakukan latihan interaktif dan langsung?

Percaya instingmu. Anda mengenal audiens Anda lebih baik daripada siapa pun, dan Anda akan mengetahui dengan baik apa yang akan berhasil bagi mereka.

Katie dari Wellness Mama dan Wellness Media mengadakan acara diskusi meja bundar kecil untuk anggota komunitasnya. Dia membatasi pendaftaran untuk setiap acara kurang dari 50 orang.

Dia juga jelas tentang tujuan acaranya. Dia membantu hadirin memecahkan masalah blogging mereka yang paling mendesak dan mengembangkan bisnis mereka sepuluh kali lipat dalam setahun.

Megan Cain, yang menjalankan bisnis bernama The Creative Vegetable Gardener, juga mengkhususkan diri dalam menyelenggarakan kelas-kelas kecil dan lokakarya. Sarannya untuk menjalankan acara langsung adalah:

Mulailah dari yang kecil! Langkah pertama Anda bisa menjadi kelas, lokakarya, atau pertemuan untuk pembaca blog. Saya suka bermitra dengan organisasi lain yang akan membantu mempromosikan kelas saya dan menangani pendaftaran untuk saya. Saya mengajar di koperasi makanan dan kebun raya lokal saya, dan mereka berdua memiliki buletin yang dikirim ke ribuan orang.

Langkah # 3: Mulailah merencanakan sedini mungkin

Tempat dan katering memesan dengan cepat, jadi mulailah merencanakan lebih awal - terutama untuk acara yang lebih besar.

Jessica Commins, Wakil Presiden Eksekutif Operasi untuk Copyblogger Media (dan salah satu perencana acara utama untuk Copyblogger's Authority Intensive 2014 dan Authority Rainmaker 2015) mengatakan:

Mulailah lebih awal dan tetap fleksibel. Untuk acara yang lebih kecil, Anda kemungkinan bisa lolos dengan waktu tunggu beberapa bulan. Tetapi jika Anda memesan lebih dari beberapa pembicara dan berencana untuk menawarkan lebih dari 50 tiket, saya sangat menyarankan untuk memilih tanggal yang setidaknya enam bulan dari hari pertama perencanaan Anda.

Anda juga perlu memberi banyak perhatian kepada audiens. Untuk acara besar, Anda mungkin ingin mengirim pengumuman "simpan tanggalnya" hingga satu tahun sebelumnya.

Langkah # 4: Pilih speaker Anda dengan cermat

Memilih pembicara Anda adalah bagian besar dalam menjalankan acara yang sukses, dan Anda memiliki banyak pilihan potensial.

Apakah Anda perlu mengadakan pembicara utama dengan nama besar? Atau apakah audiens Anda mengharapkan Anda menyampaikan sebagian besar konten secara pribadi?

Jika Anda akan memesan pembicara dari luar, pikirkan tentang tujuan acara dan harapan audiens Anda, lalu kembangkan kriteria Anda untuk pemilihan pembicara.

Brian Clark, pendiri dan CEO Copyblogger Media, yang memilih pembicara untuk konferensi Otoritas, memiliki dua persyaratan. Semua pembicara perlu:

1. Ketahui apa yang mereka bicarakan, karena mereka telah menunjukkan pengetahuan dan keahlian mereka di depan umum.
2. Mampu mengajar orang lain secara efektif apa yang mereka ketahui dan lakukan.

Brian mengatakan:

Dengan kriteria tersebut, kami dapat memilih otoritas terbaik di luar sana. Beberapa terkenal, dan beberapa adalah permata tersembunyi yang kita ikuti secara pribadi karena kita tahu mereka menjalankan apa yang mereka katakan.

Setelah Anda mendapatkan kriteria untuk pembicara, Anda siap untuk memulai pencarian Anda. Pertimbangkan sumber pembicara berikut:

• Penulis buku atau blog favorit Anda
• Asosiasi pembicara
• Pembicara di acara lain
• Selebriti atau pakar di industri Anda

Langkah # 5: Buat rencana untuk menarik peserta

Anda perlu mengembangkan rencana untuk mempromosikan acara Anda, terutama jika Anda menjalankan konferensi besar.

Pelatih bisnis Tommi Wolfe, yang menjalankan beberapa konferensi menengah hingga besar setiap tahun, mengatakan:

Jangan meremehkan pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengisi acara Anda. Ada keterampilan dan pengetahuan yang terlibat, dan ini sangat kompetitif.

Mulailah mempromosikan acara Anda sedini mungkin, dan buat rencana yang mencakup pemasaran email, blog tamu, kampanye jejaring sosial, dan bahkan mungkin iklan berbayar.

Pastikan untuk menetapkan ekspektasi yang realistis juga. Jika audiens Anda sedikit, mungkin sulit untuk mengisi ruangan yang besar. Anda mungkin ingin memulai dengan acara yang lebih kecil, dan berkembang dari sana.

Langkah # 6: Delegasikan tugas kepada orang lain

Saat Anda menjalankan acara langsung - terutama yang besar - akan ada tugas yang perlu dilakukan yang tidak dapat (atau tidak ingin) lakukan.

Jika Anda mampu membelinya, pekerjakan beberapa bantuan. Ada banyak sekali profesional yang membantu menjalankan acara langsung - perencana acara, staf sementara untuk membantu pendaftaran, atau bahkan negosiator kontrak acara.

Rencanakan untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan sehingga Anda dapat menjaga kewarasan Anda dan menjaga semuanya berjalan lancar selama acara Anda.

Langkah # 7: Pertimbangkan menjual selama atau setelah acara

Ketika Anda menetapkan tujuan acara, apakah Anda memutuskan ingin menghasilkan uang dari acara Anda? Jika ya, buat tawaran untuk peserta acara Anda.

Anda bisa:

• Tawarkan penjualan lebih kepada peserta, seperti program dalang atau pelatihan kelompok.
• Jual kelas online kecil yang merupakan “langkah selanjutnya” yang logis bagi peserta.
• Jual tiket untuk acara langsung Anda berikutnya.

Jika Anda berencana mengadakan konferensi tahunan, Anda dapat melakukan pra-penjualan tiket untuk acara tahun depan pada hari terakhir Anda. Jika Anda telah melakukan pekerjaan Anda dengan baik dan orang-orang menyukai konferensi Anda, peserta Anda akan dengan senang hati membayar untuk mendapatkan tiket untuk tahun depan.

Langkah # 8: Belajar dari kesalahan Anda

Dapatkan umpan balik dari peserta Anda di akhir acara Anda. Anda dapat membagikan formulir evaluasi sederhana kepada semua peserta Anda atau menggunakan alat survei online seperti SurveyMonkey.

Anda akan mendapatkan informasi berharga dari umpan balik peserta Anda - apa yang berhasil, apa yang tidak, pembicara mana yang mengguncang, dan mana yang gagal.

Anda juga harus memeriksa tujuan acara asli Anda dan melihat apakah Anda memenuhi tujuan tersebut. Kemudian putuskan apakah Anda ingin merencanakan lokakarya, rapat, atau konferensi secara langsung.

Mulailah merencanakan acara Anda sendiri hari ini

Sebagai pemasar konten cerdas, Anda tahu cara mengembangkan komunitas Anda secara online dan mendengarkan apa yang mereka butuhkan. Jadi, jika Anda pernah mendengar bahwa audiens Anda ingin menghadiri acara secara langsung (dan menurut Anda mengadakan acara berpotensi menguntungkan bisnis Anda), mulailah merencanakan dan bertukar ide.

Ada banyak cara untuk menyesuaikan acara dengan tujuan bisnis Anda dan memberikan inspirasi luar biasa, peluang membangun kemitraan, dan layanan lainnya kepada peserta Anda. Ini mungkin hal terbaik yang pernah Anda lakukan untuk komunitas dan bisnis Anda.

Mulailah hari ini. Tepuk tangan berdiri Anda menunggu.

Bagaimana Anda akan memasukkan acara langsung secara langsung ke dalam model bisnis Anda?

Bagikan pengalaman Anda menghadiri atau mengadakan acara melalui LinkedIn…

Dan kami berharap bertemu Anda tahun ini di Authority Rainmaker di Denver, Colorado, 13–15 Mei 2015!