Cara Menulis Rencana Tindakan (Contoh Termasuk)

Apa Itu Rencana Aksi?

Dalam manajemen proyek, rencana tindakan adalah dokumen yang mencantumkan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek. Oleh karena itu, rencana tindakan menjelaskan sumber daya apa yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan tersebut, membuat garis waktu untuk tugas atau item tindakan, dan menentukan anggota tim apa yang Anda perlukan untuk melakukan semuanya. Kami akan menentukan tujuan proyek, tujuan proyek, item tindakan, dan langkah tindakan nanti dalam panduan ini.

Rencana tindakan mendokumentasikan pelaksanaan rencana proyek. Artinya, daftar rinci pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tujuan proyek, termasuk langkah-langkah tindakan yang terlibat dalam mendapatkan dari awal proyek sampai selesai. Rencana tindakan mirip dengan rencana pelaksanaan proyek dan sangat membantu selama tahap perencanaan proyek dan pelaksanaan proyek.

Anda tidak hanya mengetahui langkah-langkah tindakan dan garis waktu, tetapi Anda juga akan menentukan siapa yang akan Anda kumpulkan untuk tim proyek Anda untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Terkait: Template Rencana Aksi Gratis

Bagaimana Menulis Rencana Aksi untuk Manajemen Proyek dalam 10 Langkah

Manfaat dari rencana tindakan sederhana: Anda sekarang telah menguraikan langkah-langkah tindakan dan sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek yang Anda nyatakan. Dengan mengumpulkan semua ini dalam satu dokumen manajemen proyek, Anda dapat lebih berhasil merencanakan bagaimana menjalankan rencana proyek Anda.

Orang-orang kewalahan oleh jargon manajemen proyek ketika harus merencanakan sebuah proyek, tetapi kata tindakan dapat dipahami semua orang. Dasar-dasar untuk mendapatkan rencana aksi bersama untuk setiap proyek mengikuti empat langkah dasar perencanaan proyek ini:

1. Tentukan Tujuan Proyek Anda

Ada perbedaan antara tujuan proyek dan tujuan proyek. Tujuan proyek mengacu pada tujuan tingkat tinggi yang akan dicapai proyek. Mereka umumnya selaras dengan perencanaan strategis dan tujuan bisnis organisasi.

2. Tentukan Tujuan Proyek Anda

Tujuan proyek jauh lebih spesifik daripada tujuan proyek. Tujuan proyek mengacu pada hasil dan pencapaian yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek Anda.

3. Tentukan Langkah Tindakan

Langkah-langkah tindakan adalah sekelompok tugas terkait atau item tindakan yang harus dijalankan untuk menghasilkan hasil proyek.

4. Identifikasi dan Prioritaskan Item Tindakan

Item tindakan kecil, tugas individu yang membentuk langkah-langkah tindakan yang diuraikan dalam rencana tindakan Anda. Pertama, Anda perlu mengidentifikasi dependensi tugas di antara mereka, dan kemudian menetapkan item tindakan tersebut ke tingkat prioritas sehingga mereka dieksekusi secara berurutan.

5. Tentukan Peran & Tanggung Jawab

Sekarang setelah Anda membagi pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana tindakan Anda, Anda harus menetapkan item tindakan kepada anggota tim proyek Anda dan menentukan peran dan tanggung jawab mereka.

6. Alokasikan Sumber Daya

Seperti rencana proyek Anda, rencana tindakan Anda memiliki persyaratan sumber daya. Setelah mengidentifikasi langkah tindakan dan item tindakan akan membantu Anda memahami sumber daya apa yang diperlukan untuk setiap tugas dan mengalokasikannya sesuai dengan itu.

7. Tetapkan Tujuan SMART

Rencana tindakan Anda perlu dipantau dan dikendalikan untuk mengukur kinerjanya. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk menetapkan sasaran SMART untuk item tindakan, langkah tindakan, dan tujuan proyek Anda. Sasaran SMART berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu.

8. Tetapkan Garis Waktu untuk Rencana Tindakan Anda

Sebagai manajer proyek, Anda harus melakukan yang terbaik untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan item tindakan dan langkah tindakan Anda. Setelah Anda melakukannya, Anda akan memiliki garis waktu. Anda dapat menggunakan teknik manajemen proyek seperti grafik PERT atau metode jalur kritis untuk memperkirakan durasi rencana tindakan proyek Anda dengan lebih baik.

9. Tulis Template Rencana Tindakan

Buat atau gunakan templat rencana tindakan sederhana untuk mengumpulkan tugas, tenggat waktu, dan tugas. Ini adalah tempat di mana segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas masuk dalam rencana aksi proyek Anda, sehingga Anda memiliki tempat untuk semua informasi penting ini.

Menulis template rencana tindakan adalah ide bagus karena Anda harus menggunakan format itu di seluruh proyek. Itulah mengapa kami membuat template rencana tindakan gratis yang dapat Anda unduh.

10. Gunakan Alat Manajemen Proyek

Gunakan alat manajemen proyek untuk membuat Anda tetap pada tugas. ProjectManager memiliki fitur perencanaan proyek yang membantu Anda memantau dan melaporkan kemajuan dan kinerja proyek. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari rencana tindakan dengan dasbor langsung kami. Tidak seperti alat lain, kami tidak membuat Anda mengatur dasbor.

Ini siap digunakan saat Anda membuka alat perencanaan proyek kami. Lebih dari itu, kami menghitung berbagai metrik, seperti varians proyek, beban kerja, dan lainnya. Mereka ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Bagikan dengan pemangku kepentingan untuk memberi mereka pembaruan tentang langkah-langkah tindakan kapan pun mereka mau. Kedengarannya bagus? Coba alat kami secara gratis dengan mengikuti uji coba 30 hari ini.

Kiat untuk Menulis Rencana Tindakan

Setelah Anda memiliki rencana tindakan, bagaimana Anda bekerja dengannya untuk menjalankan proyek yang sukses? Berikut adalah beberapa tip untuk membantu mengimplementasikan rencana tindakan Anda:

• Fokus pada prioritas dan apa yang harus dilakukan sekarang ketika mengidentifikasi langkah-langkah tindakan dan menetapkan garis waktu rencana tindakan Anda
• Tandai menyelesaikan langkah-langkah tindakan selesai
• Minta anggota tim Anda bekerja di satu platform manajemen proyek
• Siapkan Peringatan
• Diskusikan tugas yang tertunda atau terakhir

Contoh Rencana Aksi

Ikuti bersama dengan contoh ini untuk melihat bagaimana rencana tindakan biasanya ditata menggunakan perangkat lunak perencanaan proyek.

Tugas

ProjectManager dapat membantu Anda membuat rencana tindakan dan kemudian menjalankannya. Kumpulkan semua tugas langkah tindakan Anda pada tampilan daftar kami, yang melakukan lebih dari sekadar aplikasi daftar tugas yang ringan. Tidak seperti mereka, kami dapat memprioritaskan item tindakan, menyesuaikan tag, dan menunjukkan persentase penyelesaian untuk setiap tugas. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami memberi Anda data waktu nyata untuk membantu Anda membuat rencana tindakan dan menaatinya.

Catatan Fase dan Tugas

Penting untuk mencatat semua fase garis waktu proyek untuk mengetahui langkah tindakan dan tugas apa yang akan dilakukan, dan kapan. Anda juga ingin menetapkan peran dan tanggung jawab untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar.

Lacak Kemajuan

Setelah Anda memulai proyek, Anda harus memetakan kemajuan pekerjaan yang sedang dilakukan. Ini membawa kita ke garis waktu, di mana Anda akan memiliki tanggal mulai dan jatuh tempo untuk setiap tugas Anda, serta berapa lama Anda berencana untuk itu, sehingga Anda dapat menggunakan ini sebagai dasar dan memastikan Anda tinggal tepat sasaran. Anda dapat membuat garis waktu proyek Anda pada bagan Gantt.

Catatan Sumber Daya

Terakhir, rencana tindakan Anda akan mencantumkan sumber daya. Siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa, dan materi apa yang terlibat? Apa saja biaya tersebut? Anda juga harus memiliki bagian dalam rencana tindakan untuk catatan yang tidak termasuk dalam kategori lainnya. ProjectManager memiliki fitur manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda mengalokasikan sumber daya untuk setiap langkah tindakan dan tugas dari rencana tindakan Anda.

Kelola Proyek Anda dengan Rencana Tindakan

Menyusun rencana bersama hanyalah bagian pertama dari pengelolaan proyek. Ingat, itu bukan sesuatu untuk ditulis dan disimpan, tetapi dokumen hidup yang harus mengikuti Anda sepanjang siklus hidup proyek. Jennifer Bridges, PMP, menawarkan lebih banyak tip tentang cara menulis rencana aksi dalam video di bawah ini.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda:

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Rencana Tindakan Anda

Jika Anda ingin membuat rencana tindakan dan kemudian mengambil tindakan dengan mengeksekusi, memantau, dan melaporkan suatu proyek, maka Anda memerlukan ProjectManager. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami dapat mengimpor rencana tindakan Anda ke dalam bagan Gantt online. Sekarang Anda dapat mengatur tugas, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian. Lebih dari itu Anda dapat memfilter untuk jalur kritis. Setelah selesai menjadwalkan, atur baseline. Ini memungkinkan Anda untuk selalu melihat kemajuan yang direncanakan versus kemajuan aktual dari proyek Anda untuk membantu Anda tetap pada jalurnya. Coba alat kami secara gratis hari ini.

Dari sana Anda dapat menetapkan tugas dan memberi tim platform kolaboratif untuk berkomentar dan berbagi dokumen yang relevan. Tugas dependen dapat dikaitkan untuk menghindari kemacetan, dan ketika ada perubahan, jadwal dapat dengan mudah diedit hanya dengan menyeret dan melepaskan tanggal mulai dan berakhir.