Cara Mengelola Proyek Ad-Hoc dan Permintaan Ad-Hoc

Proyek jarang berjalan sesuai rencana. Selalu ada potensi untuk mendapatkan data baru, pembaruan proyek atau produk, ulasan, atau sejumlah permintaan menit terakhir. Bagaimana Anda menangani permintaan ad-hoc ini?

Ad-hoc berarti spesifik—sesuatu yang tidak akan terulang. Proyek ad-hoc dan permintaan ad-hoc akan terjadi dalam manajemen proyek dan Anda perlu tahu cara menanganinya.

Apa itu Proyek Ad-Hoc?

Proyek ad-hoc adalah proyek yang terjadi secara tidak terduga, biasanya sebagai tanggapan atas suatu masalah. Proyek hampir selalu dijadwalkan sebelumnya, tetapi proyek ad-hoc muncul di tim tanpa waktu untuk perencanaan sebelumnya.

Itulah salah satu hal yang membedakan proyek ad-hoc dari proyek tradisional dalam manajemen proyek. Lain adalah bahwa proyek ad-hoc biasanya mencakup perputaran cepat. Proyek ad-hoc juga fokus pada satu tujuan (atau sekelompok orang) dan cenderung menggunakan lebih sedikit sumber daya, termasuk anggota tim.

Singkatnya, proyek ad-hoc adalah ketika sesuatu muncul yang membutuhkan tanggapan segera. Seperti proyek apa pun, hanya ada waktu terbatas untuk menyelesaikannya, tetapi kerangka waktunya hampir selalu ketat.

Cara Mengelola Proyek Ad-Hoc: 5 Praktik Terbaik

Karena proyek ad-hoc tampaknya muncul begitu saja, sering kali tidak diperhatikan bahwa proyek yang lebih disengaja akan diterima. Namun, Anda masih perlu melacak dan melaporkan kemajuan untuk memenuhi inisiatif strategis Anda.

Salah satu praktik terbaik untuk mengelola proyek ad-hoc adalah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek Anda secara real time. Pantau sumber daya dan waktu tim Anda dengan dasbor langsung. Tidak diperlukan pengaturan. ProjectManager mengumpulkan dan menghitung data lalu menampilkan waktu, biaya, varians, dan lainnya. Ini seperti laporan status instan untuk proyek ad-hoc Anda. Coba ProjectManager gratis hari ini.

1. Jangan Abaikan Risiko

Sangat mudah untuk mengambil jalan pintas ketika waktu sangat penting. Proyek ad-hoc cenderung memiliki lebih sedikit birokrasi, tetapi itu tidak berarti Anda harus mengabaikan penilaian risiko. Analisis keuangan apa pun akan memberi tahu Anda bahwa risiko dapat merusak proyek. Meskipun Anda tidak akan punya waktu untuk rencana manajemen risiko penuh, Anda harus memprioritaskan risiko yang mungkin dan dapat berdampak negatif pada proyek.

2. Tetap Fleksibel

Terlepas dari metodologi apa yang Anda terapkan pada proyek Anda, Anda tidak akan punya waktu untuk perencanaan lanjutan dari struktur air terjun. Pendekatan proyek tangkas lebih cocok untuk proyek ad-hoc. Mereka lebih berulang, memungkinkan Anda untuk dengan cepat berputar sesuai kebutuhan, dan cenderung bekerja dengan kelompok yang lebih kecil pada sprint skala kecil.

Terkait: Agile vs Waterfall dan Bangkitnya Proyek Hibrida

3. Anda Masih Membutuhkan Rencana

Tidak ada cukup waktu untuk melalui semua uji tuntas, seperti perkiraan biaya, yang akan membuat proyek yang lebih tradisional dimulai. Tetapi bahkan proyek ad-hoc membutuhkan arahan. Tidak memiliki beberapa rencana atau manajemen permintaan untuk mengelola sumber daya Anda, menetapkan tenggat waktu dan memprioritaskan dan menetapkan tugas akan menjadi bumerang dan membuat garis waktu yang lebih lama dari yang Anda mampu.

4. Standarisasi Permintaan Kerja

Ada banyak metode untuk mempercepat alur kerja, seperti email, teks, pesan suara, atau pertukaran cepat secara langsung. Metode-metode ini mungkin terasa seperti mempercepat proses, tetapi pada kenyataannya, mereka menciptakan masalah. Buat alur kerja yang mengikuti pola yang ditetapkan yang dapat dipusatkan, diakses oleh semua, diprioritaskan, dan bahkan dikomentari untuk mendorong kolaborasi.

5. Memfasilitasi Transparansi

Setiap aspek proyek harus terlihat oleh semua orang di tim proyek. Ini berarti pembaruan dan perubahan apa pun. Harus ada sumber kebenaran utama yang memberi tim hibrida, apakah mereka jauh, di departemen yang berbeda atau menggunakan alat yang berbeda, visibilitas yang mereka butuhkan.

Alat untuk Mengelola Proyek Ad-Hoc

Perangkat lunak manajemen proyek memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengontrol proyek dan proyek ad-hoc. Anda dapat menggunakannya untuk membentuk tim dan menugaskan mereka tugas, dengan tenggat waktu, deskripsi, dan prioritas. Ini memungkinkan Anda membuat bola bergulir dengan cepat dan cepat ke dalam tim Anda.

Tim membutuhkan alat kolaboratif untuk memungkinkan mereka berkomunikasi dan bekerja sama dengan lebih baik. Ini dapat menjadi bagian dari perangkat lunak manajemen proyek atau aplikasi obrolan dan perpesanan yang menghubungkan tim di mana pun mereka berada.

Terakhir, Anda memerlukan alat yang menghasilkan laporan, baik untuk mengelola proyek maupun agar pemangku kepentingan tetap mengetahui perkembangannya. Laporan ini harus dapat memfilter data sehingga Anda dapat memberikan detail yang dibutuhkan manajer proyek serta laporan yang lebih umum untuk pemangku kepentingan. Semakin mudah untuk membagikan laporan ini, semakin baik.

Apa itu Permintaan Ad-Hoc?

Permintaan ad-hoc atau tugas ad-hoc adalah permintaan yang belum direncanakan. Proyek ad-hoc adalah usaha yang lebih besar, tetapi definisinya pada dasarnya sama. Mereka berada di luar lingkup proyek.

Cara lain untuk melihat permintaan ad-hoc adalah sebagai pengganggu dan pembunuh produktivitas tim. Mereka menarik Anda keluar dari proyek dan dapat menyebabkan penundaan dan biaya uang. Skenario terburuk: permintaan ad-hoc dapat menggagalkan proyek dan menyebabkan kegagalan.

Permintaan ad-hoc dapat berupa apa saja dari rapat yang diadakan pada menit terakhir, menarik Anda dari pekerjaan tenggat waktu. Ini bisa berupa dokumen, ditugaskan lagi pada menit terakhir, atau tugas yang didelegasikan ulang. Bahkan menjawab email bisa termasuk dalam permintaan ad-hoc. Apa pun yang Anda tidak tahu akan datang yang menjauhkan Anda dari dorongan utama pekerjaan Anda adalah permintaan ad-hoc.

Cara Mengelola Permintaan Ad Hoc: 5 Praktik Terbaik

Sama seperti Anda akan mengelola proyek ad-hoc, permintaan ad-hoc dapat dikontrol dengan perangkat lunak manajemen proyek.

Memiliki alat manajemen kerja akan membantu Anda memprioritaskan, berkolaborasi, memantau, dan melaporkan kemajuan permintaan ad-hoc Anda. Berikut adalah beberapa hal lain yang perlu diingat saat mengelola permintaan ad-hoc.

1. Rencana

Ya, rencana. Meskipun Anda tidak dapat memiliki rencana untuk sesuatu yang Anda tidak tahu akan terjadi, Anda dapat menyiapkan cukup banyak waktu di hari Anda untuk memungkinkan Anda menanggapi permintaan ad-hoc tanpa berdampak negatif pada jadwal Anda. Gunakan struktur rincian kerja untuk memetakan permintaan ad-hoc.

Jika Anda mengizinkan pendekatan manajemen proyek yang gesit untuk pekerjaan Anda, itu memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar sehingga Anda dapat berputar dari satu tugas ke tugas berikutnya dengan mengetahui cara memprioritaskan pekerjaan itu dan menjaga komunikasi kolaboratif dengan anggota tim Anda lainnya. Memiliki tugas ad-hoc yang dikelola dalam sistem ad-hoc adalah salah satu cara untuk tetap pada jalurnya.

2. Filter Permintaan Ad-Hoc

Akan selalu ada permintaan ad-hoc dan beberapa di antaranya harus segera ditangani, yang lain bisa menunggu dan bahkan mungkin ada yang bisa Anda abaikan. Tetapi mereka kadang-kadang datang dengan frekuensi tinggi dan bisa sangat banyak.

Pemimpin tim harus menjadi orang utama untuk semua permintaan ad-hoc agar tim tetap fokus pada tugas mereka. Kemudian pemimpin tim dapat memprioritaskan permintaan ad-hoc dan menugaskan pekerjaan kepada anggota tim yang memiliki kapasitas untuk melakukannya.

3. Memiliki Proses

Anda memerlukan proses untuk pekerjaan yang direncanakan dan Anda juga memerlukannya untuk permintaan ad-hoc. Hanya karena ini merupakan permintaan ad-hoc, bukan berarti permintaan tersebut tidak dapat dimasukkan ke dalam sistem dan dilacak. Pastikan semua permintaan ad-hoc masuk ke alat manajemen kerja apa pun yang Anda gunakan.

Permintaan ini juga harus disampaikan dalam alat, tetapi terkadang tidak demikian. Terlepas dari itu, dari mana pun asalnya, permintaan ad-hoc harus ada di alat agar dapat dikelola.

4. Lacak Kemajuan

Tanpa alat untuk melacak kemajuan Anda, Anda bekerja buta. Anda perlu mengelola permintaan ad-hoc, yang berarti mengetahui beban kerja tim Anda secara real time sehingga Anda dapat menetapkan permintaan ad-hoc, dan kemudian dapat melacak kemajuan mereka dalam pekerjaan.

Oleh karena itu, Anda ingin bekerja dengan alat berbasis cloud yang memberi Anda data langsung sehingga Anda tahu persis di mana tugas dan tim sekarang dan bukan kemarin.

5. Alokasikan Sumber Daya

Mampu mengelola sumber daya ad-hoc memerlukan alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda untuk mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa memengaruhi pekerjaan lain yang sedang berlangsung.

Terkadang itu mungkin berarti meminta anggota tim tambahan untuk menangani permintaan ad-hoc. Memiliki alat manajemen sumber daya yang dapat menunjukkan alokasi tim Anda saat ini akan lebih membantu Anda menjual kasus Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Proyek Ad-Hoc

ProjectManager adalah alat manajemen kerja berbasis cloud yang cukup fleksibel untuk mengelola proyek ad-hoc. Pemberitahuan otomatis melalui email dan dalam alat menstandarisasi proses permintaan ad-hoc dan kemudian tim dapat ditugaskan dan berkolaborasi secara real time dengan manajer transparansi dan pemangku kepentingan yang diperlukan untuk melacak upaya mereka.

Masukan Permintaan Baru di Papan Kanban

Permintaan ad-hoc dapat ditambahkan ke papan kanban sehingga dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja yang lebih besar. Manajer dapat mengatur prioritas, menambahkan deskripsi, dan menetapkan tugas kepada anggota tim. Tim kemudian dapat mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint bersama dengan berkomentar di tingkat tugas. Sementara itu, manajer proyek memiliki transparansi dalam prosesnya dan dapat melihat hambatan apa pun di depan dan mengalokasikan kembali sumber daya untuk menyelesaikannya.

Alokasikan Sumber Daya Secara Efektif

Untuk mengetahui siapa dalam tim yang memiliki kapasitas untuk menerima permintaan ad-hoc, ProjectManager memiliki fitur manajemen sumber daya waktu nyata, seperti bagan beban kerja. Bagan beban kerja diberi kode warna untuk memudahkan melihat siapa yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit tugas yang diberikan kepada mereka. Manajer proyek kemudian dapat menyeimbangkan beban kerja dan membuat tugas yang lebih berwawasan.

Hasilkan Laporan Kemajuan untuk Pemangku Kepentingan

Para pemangku kepentingan yang membuat permintaan ad-hoc akan ingin tahu bagaimana pekerjaan berjalan. Di situlah fitur pelaporan ProjectManager masuk. Hasilkan varians, lembar waktu, dan laporan lainnya dengan satu klik. Semua laporan dapat difilter untuk menampilkan hanya data yang ingin Anda bagikan dengan pemangku kepentingan dan kemudian diteruskan sebagai PDF atau dicetak.

ProjectManager dirancang untuk mengelola segala jenis proyek, termasuk proyek ad-hoc, baik tim Anda berada di bawah satu atap atau didistribusikan. Dengan lembar waktu yang aman, Anda selalu mengetahui status pekerjaan tim Anda dalam tugas mereka, terlepas dari lokasi atau departemen dalam organisasi. Memiliki kontrol dan visibilitas semacam ini membuat permintaan ad-hoc tidak melemahkan produktivitas Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan dan menghubungkan tim hybrid. Ini memiliki fleksibilitas untuk menangani permintaan ad-hoc dan membuat Anda dan tim Anda bekerja secara produktif. Bergabunglah dengan puluhan ribu yang sudah menggunakan perangkat lunak kami di organisasi dari NASA hingga Nestles dan Siemens. Coba ProjectManager hari ini gratis!