8 Langkah untuk Manajemen Masalah yang Lebih Baik

Masalah terjadi. Dan jika Anda ingin proyek Anda sukses, Anda perlu memiliki rencana untuk merespons dengan cepat dan efektif setiap masalah yang muncul. Langkah-langkah ini adalah bagian dari proses manajemen masalah praktik terbaik dan merupakan inti inti dari manajemen proyek yang baik.

Apa itu Manajemen Masalah?

Masalah adalah segala sesuatu yang muncul selama proyek Anda memengaruhi rencana. Masalah mungkin merupakan risiko yang telah ditentukan sebelumnya, atau tidak. Apa yang ingin Anda hindari adalah bentuk amnesia proyek kolektif di mana masalah muncul dan tidak pernah terselesaikan. (Masalah memiliki cara yang lucu untuk muncul kembali ketika tidak diselesaikan.)

Manajemen masalah dalam sebuah proyek dimulai dengan rencana yang mendefinisikan kegiatan dan aturan bisnis untuk mengelola dan mengendalikan masalah yang muncul selama proyek.

Jenis Masalah Proyek

Tentu saja, hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk manajemen masalah adalah mengidentifikasi masalah. Ada banyak masalah, beberapa di antaranya termasuk dalam empat kategori ini.

1. Masalah Utama: masalah yang dapat menghambat kemajuan atau keberhasilan penyelesaian proyek dan membutuhkan perhatian segera.
2. Peluang: tidak semua masalah buruk, beberapa dapat menawarkan peluang yang tidak terduga.
3. Kekhawatiran: bukanlah masalah besar, tetapi sesuatu yang ingin Anda waspadai, karena bisa berkembang menjadi sesuatu yang membutuhkan perhatian.
4. Situasi: adalah masalah lain yang mungkin menjadi perhatian atau masalah besar, tetapi berkembang dari sudut pandang situasional.

Beberapa contoh masalah ini adalah masalah dengan staf pemasok, kegagalan teknis, kekurangan atau keterlambatan material, dan promosi yang sangat sukses. Anda dapat mulai mencatat masalah Anda dengan template pelacakan masalah gratis kami.

Template sangat bagus, tetapi tidak menawarkan kemampuan manajemen masalah dari perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang di tim bekerja sesuai keinginan mereka. Misalnya, ada tampilan daftar tugas yang dapat mengumpulkan tugas anggota tim yang terkait dengan masalah atau beberapa masalah. Lihat prioritas, status, dan lainnya. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini!

8 Langkah untuk Manajemen Masalah yang Konsisten

Ada begitu banyak yang perlu diketahui tentang manajemen masalah. Ini adalah topik besar dan salah satu yang harus dihadapi oleh setiap manajer proyek selama proyek mereka.

Tidak seperti risiko, masalah bukanlah masalah potensial. Sebuah masalah sedang terjadi di sini dan sekarang.

Mengelola masalah tidak berbeda dengan mengelola proyek karena memerlukan proses dan rencana untuk mengimplementasikan strategi. Langkah-langkah ini akan membantu Anda memiliki kerangka kerja untuk mengendalikan masalah yang muncul dalam proyek Anda.

1. Buat Daftar

Satu-satunya cara untuk memulai adalah dengan mengidentifikasi masalah dan mengumpulkannya dalam dokumen sehingga Anda dapat mulai merespons dan melacak kemajuan dalam menyelesaikannya. Idealnya, buat dokumen kolaboratif secara online. Dengan cara yang sama, Anda mungkin mengelola risiko atau perubahan, Anda ingin mengelola masalah dengan melacaknya di log atau register. Tanpa proses atau alat untuk melaporkan masalah, itu akan hilang dalam pengacakan proyek. Anda perlu melaporkan masalah dan memberi tahu orang lain sehingga orang lain dapat mengonfirmasi jika masalah tetap ada.

2. Laporkan Segera

Waktu adalah penting. Jika Anda membiarkan pelaporan menjadi lambat, Anda kehilangan kesempatan untuk menyelesaikan masalah sebelum menjadi terlalu besar untuk diperbaiki atau membutuhkan banyak sumber daya untuk menjadi pemusnah proyek. Komunikasi adalah kunci dan saluran harus terbuka untuk menyampaikan informasi itu kepada orang yang tepat secepat mungkin. Jika Anda segera melaporkan, sebaiknya Anda segera menyelesaikannya. Duduk di masalah yang diketahui adalah meminta masalah.

3. Masalah Log

Pastikan orang tahu siapa yang dapat mencatat masalah dan mereka melakukannya. Jika tidak ada seseorang yang mencatat masalah, maka Anda akan mengalami masalah yang gagal. Itu membuat lebih banyak retakan dalam proyek Anda sampai akhirnya berantakan. Anda ingin menyimpan catatan rinci tentang proses ini. Tidak ada yang terlalu kecil. Ini mungkin tampak tidak penting bagi Anda, tetapi itu bisa menjadi kunci untuk membuka kunci solusi untuk masalah ini. Plus, log menyediakan alat pengarsipan untuk penggunaan di masa mendatang.

4. Tetapkan Tindakan

Letakkan nama di samping tindakan juga, jadi ada tanggung jawab yang jelas. Masalah hanya diselesaikan ketika ada kepemilikan yang jelas, seseorang yang ditugaskan untuk mengidentifikasi, melacak, dan menutup masalah. Anda perlu memiliki orang yang ditunjuk yang bertugas dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah itu dan tidak berpindah dari itu sampai masalah ditutup. Akuntabilitas sangat penting dalam manajemen masalah.

Terkait: Template rencana tindakan gratis

5. Pantau Kemajuan

Apakah orang-orang menindaklanjuti item tindakan mereka? Validasi status secara teratur. Status masalah adalah perbedaan penting. Jika masalah telah diselesaikan tetapi sumber daya masih mengerjakannya secara tidak perlu, maka itu masalah lain. Beri tahu semua orang sesering mungkin. Untuk mencegah pengalokasian sumber daya yang tidak dibutuhkan untuk suatu masalah, Anda ingin memiliki transparansi yang lengkap. Setiap orang harus mengetahui status masalah agar bekerja paling efisien. Dasbor proyek dapat membuat semua orang mengetahui status masalah.

6. Menilai Dampak

Tentukan skala eskalasi dan pastikan tindakan yang diambil sedang diukur. Tapi tingkatkan dengan tepat. Anda tidak ingin membuang semua sumber daya Anda di mana hanya beberapa yang dibutuhkan. Meskipun demikian, Anda juga tidak ingin membuat penghalang jalan yang tidak perlu untuk menghentikan pemulihan yang cepat.

7. Setujui Resolusi

Pastikan bahwa masalah diperiksa ulang setelah ditandai sebagai terselesaikan. Meskipun ada pemilik masalah, harus ada seseorang yang mengelola prosesnya, sehingga mereka dapat memeriksa pekerjaan dan memastikannya selaras dengan keseluruhan proyek dan tujuan strategis organisasi. Hanya setelah semua bebek itu berturut-turut, masalahnya bisa ditutup.

8. Tutup!

Saat itulah kita sampai pada langkah terakhir kita. Menutup masalah. Pindahkan masalah yang diselesaikan dari daftar. Itu terasa enak, bukan?

Template Gratis untuk Membantu Manajemen Masalah

Manajemen masalah sulit dilakukan tanpa perangkat lunak manajemen proyek untuk menghubungkan tim secara real time dan membantu manajer melacak masalah tersebut saat mereka berupaya untuk diselesaikan. Tetapi jika Anda belum siap untuk berinvestasi pada alat tersebut, ada cara lain untuk mengelola proses manajemen masalah. ProjectManager memiliki lusinan template manajemen proyek gratis yang dapat membantu. Berikut adalah beberapa.

Template Pelacakan Masalah

Template pelacakan masalah gratis kami untuk Excel memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menangkap, melacak, dan menyelesaikan masalah saat muncul di proyek Anda. Ada kolom untuk menjelaskan masalah dan kemudian mencatat dampak potensialnya pada proyek. Menu pull-down memungkinkan Anda mengatur prioritas, sehingga Anda tahu mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Pemilik masalah, tanggal dan status juga dikumpulkan pada template.

Templat Dasbor Proyek

Setelah Anda memiliki template pelacakan masalah tersebut, Anda dapat melengkapinya dengan template dasbor proyek gratis kami untuk Excel. Meskipun tidak diperbarui secara real time seperti pada perangkat lunak kami, Anda dapat melihatnya menggunakannya untuk melacak kemajuan dan kinerja tim Anda saat mereka bekerja untuk menyelesaikan masalah proyek.

Templat Laporan Status Proyek

Anda memiliki masalah dalam template yang dapat membantu Anda melacak kemajuan, tetapi Anda juga harus melaporkan kemajuan itu kepada pemangku kepentingan Anda. Di situlah template laporan status proyek gratis kami untuk Excel berguna. Ada ruang untuk data yang Anda butuhkan agar pemangku kepentingan tetap diperbarui di sini, mulai dari sorotan utama proyek hingga item tindakan yang memerlukan perhatian segera.

3 Hal yang Harus Dihindari dalam Proses Manajemen Masalah Anda

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu proses manajemen masalah Anda. Sama pentingnya adalah hal-hal yang perlu Anda hindari. Saat mengerjakan manajemen masalah, pastikan Anda tidak jatuh ke dalam praktik buruk ini.

1. Tidak Menggunakan Log Masalah: Mungkin terasa seolah-olah log masalah hanyalah satu lagi dokumen yang tidak berguna. Ketika masalah muncul, selesaikan saja. Tetapi log masalah adalah tempat di mana tim dapat mengidentifikasi masalah, manajer dapat menganalisis, melacak, dan merekam resolusi mereka untuk referensi di masa mendatang.
2. Tidak Mengidentifikasi Jenis Masalah: Mengetahui jenis masalah yang Anda hadapi membantu Anda melacak dan menetapkan anggota tim yang tepat. Ada perbedaan antara teknis, proses bisnis dan masalah sumber daya dan mereka memerlukan pendekatan yang berbeda.
3. Tidak Memperhatikan Status Masalah: Sekali lagi, ini mungkin terasa seperti buang-buang waktu, tetapi mengetahui status masalah (terbuka, menyelidiki, menerapkan, meningkatkan, atau menyelesaikan) sangat penting saat melacak masalah di seluruh proyek Anda.

Manajer Proyek dan Manajemen Masalah

Masalah tidak dapat dihindari. Mereka adalah bagian dari pengelolaan proyek apa pun. Itulah sebabnya ProjectManager, proyek berbasis cloud dan perangkat lunak manajemen kerja, memiliki alat manajemen masalah sederhana yang melacak masalah secara real time.

Papan Kanban untuk Alur Kerja Manajemen Masalah

Dapatkan transparansi dalam proses tim Anda saat mereka mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah proyek dengan papan kanban. Beberapa tampilan proyek berarti manajer dapat merencanakan dengan bagan Gantt sementara tim bekerja dengan papan kanban yang memungkinkan mereka untuk mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint secara kolaboratif. Manajer dapat menyesuaikan alur kerja untuk mengotomatiskan persetujuan tugas dan mengawasi pekerjaan mereka untuk mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan untuk menghindari kemacetan.

Dasbor Waktu Nyata untuk Pelacakan Masalah

Pengawasan lebih lanjut disediakan dengan dasbor waktu nyata yang tidak memerlukan pengaturan. Dasbor langsung secara otomatis menangkap data proyek, menghitung angka dan menampilkan waktu, biaya, dan lebih banyak metrik pada grafik dan bagan warna-warni.

Laporan untuk Menyesuaikan Proses Manajemen Masalah Anda

Pelaporan sekali klik membuat Anda tetap di atas kemajuan dan memberikan data terperinci untuk menyajikan resolusi masalah kepada pemangku kepentingan. Semua laporan, dari laporan status hingga lembar waktu, dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat. Bagikan dengan pemangku kepentingan sebagai PDF atau cetakan.

Ketika Anda menggabungkan semuanya, ProjectManager adalah perangkat lunak yang ideal untuk mengelola masalah proyek. Mulai gratis hari ini!

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang masalah proyek, tonton video tutorial di bawah ini.

Tonton Video tentang Mengelola Masalah Proyek

Jika Anda lebih menyukai pembelajar visual, ProjectManager telah membantu Anda. Kami memiliki ratusan video pelatihan di situs kami dan bahkan lebih banyak lagi postingan blog yang berfokus pada setiap aspek manajemen proyek. Dalam video tutorial ini, Jennifer Bridges, PMP, memberi Anda dasar-dasar dalam mengelola masalah proyek.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda.

Semoga sukses di proyek Anda!

Kiat Pro: Masalah dapat menjadi risiko yang terjadi dalam proyek Anda, jadi masuk akal untuk mempelajari cara mengelola risiko proyek. Ada proses untuk mengelola risiko yang juga dapat membantu mengelola masalah.