Mengelola Tugas Berulang dalam Manajemen Proyek

Itu terjadi pada kita semua. Melewatkan rapat atau tugas penting yang muncul setiap minggu atau bulan. Begitu kita tenggelam dalam pekerjaan kita, akan sulit untuk mengingat tugas yang berulang. Dalam manajemen proyek, mengabaikan tugas berulang dapat dengan cepat membuat proyek keluar jalur atau anggota tim dapat melewatkan pembaruan penting.

Memiliki tugas berulang sebagai bagian dari perangkat lunak manajemen proyek sangat penting. Jika Anda tidak percaya itu, mari kita meyakinkan Anda. Pertama, mari kita perjelas apa itu tugas berulang dan sertakan beberapa contoh umum. Kemudian kami membahas bagaimana Anda dapat menjadwalkan tugas berulang di ProjectManager sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan tugas lagi.

Apa itu Tugas Berulang?

Tugas berulang adalah pekerjaan yang terjadi secara teratur. Dalam perangkat lunak manajemen proyek, tugas berulang adalah salah satu yang dapat diatur untuk mengingatkan pengguna bahwa itu jatuh tempo setiap hari, minggu, bulan atau berapa pun frekuensi kemunculannya.

Menggunakan tugas berulang membantu merampingkan proses. Hal ini membebaskan tim dari keharusan menggunakan alat lain seperti kalender online atau daftar tugas fisik agar tugas tersebut selalu diingat. Lebih banyak ruang mental dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan daripada terganggu atau melewatkan tugas-tugas penting yang berulang.

Semakin banyak perangkat lunak manajemen proyek dapat mengotomatiskan proses, semakin sedikit waktu anggota tim ditarik dari pekerjaan mereka. Meskipun kalender online atau smartphone sangat membantu, harus meninggalkan alat Anda berarti menghentikan sementara pekerjaan dan memperlambat Anda.

ProjectManager memberi Anda banyak opsi untuk manajemen tugas seperti alur kerja khusus pada papan kanban dan otomatisasi. Misalnya, fungsionalitas tugas berulang kami memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit serangkaian tugas berulang dan berfungsi di semua tampilan proyek kami. Itu berarti Anda dapat mengerjakan alat yang Anda inginkan dan mendapatkan lansiran otomatis yang memberi tahu Anda tentang tugas berulang yang akan datang. Tidak ada lagi solusi seperti membuat tugas unik untuk mengingatkan Anda sepanjang proyek. Proyek berulang menghemat waktu dan membuat tim tetap produktif. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Contoh Tugas Berulang

Meskipun mungkin tampak kecil, tugas berulang penting dalam manajemen proyek. Mengilustrasikan variasi dan frekuensi tugas yang berulang dapat terbukti membantu dalam memahami betapa pentingnya tugas tersebut bagi manajemen tugas. Mari kita lihat beberapa contoh tugas berulang.

Rapat

Contoh paling jelas dari tugas berulang adalah rapat. Anda mungkin mengadakan rapat standup setiap hari atau setidaknya setiap minggu dengan tim Anda. Lalu ada pertemuan di seluruh perusahaan, pertemuan lintas departemen untuk mendorong kolaborasi, dll.

Tapi pertemuan itu penting. Ya, mereka bisa terasa seperti menyedot waktu, tetapi dengan agenda yang tepat, mereka adalah sarana yang sangat baik untuk menyampaikan informasi proyek yang relevan. Bahkan satu pertemuan yang terlewat dapat berdampak buruk pada proyek. Tetapi jika Anda terlalu sibuk bekerja, rapat mudah terlewatkan. Di sinilah tugas berulang dapat membantu mengingatkan Anda tentang rapat proyek Anda.

Laporan

Tentu saja, rapat tim atau perusahaan hanyalah salah satu jenis tugas yang berulang. Manajer proyek memiliki laporan status yang biasanya mereka lakukan setiap minggu. Ini membuat manajer proyek mengetahui kemajuan dan kinerja tim mereka atau memberi tahu pemangku kepentingan, yang keduanya sangat penting.

Tanpa melacak proyek Anda, kemungkinan akan terlambat dari jadwal atau melebihi anggarannya, yang dapat menyebabkan pengeluaran berlebihan atau lebih buruk. Pemangku kepentingan juga perlu terus diperbarui untuk mengelola harapan mereka dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.

Contoh tugas berulang lainnya dapat berupa jenis rapat lainnya, baik dengan eksekutif atau pelanggan. Ada laporan lain juga, di luar laporan status. Laporan proyek perlu dijadwalkan sebagai tugas berulang untuk memastikan bahwa tidak ada tenggat waktu yang terlewatkan tanpa disadari.

Cara Menjadwalkan Tugas Berulang dengan ProjectManager

ProjectManager memiliki tugas berulang sebagai bagian dari fitur manajemen tugasnya yang lebih besar dan menghemat pengguna dari keharusan membuat setiap tugas satu per satu. Menggunakan fitur tugas berulang kami memungkinkan Anda membuat satu tugas dan mengatur frekuensinya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Saat Anda membuka kartu tugas, Anda dapat menambahkan deskripsi, menyesuaikan tag, tanggal jatuh tempo, prioritas, menambahkan lampiran, dan komentar. Tugas apa pun pada perangkat lunak kami dapat diubah menjadi tugas berulang. Yang harus Anda lakukan adalah memperbarui pengaturan perulangan di kartu tugas yang terletak di antara tanggal jatuh tempo tugas dan prioritas.

Untuk mengatur waktu pengulangan, klik pengulangan untuk membuat jendela popup. Defaultnya diatur ke tidak ada pengulangan, dan menu drop-down memungkinkan Anda untuk memilih apakah itu berulang setiap hari, setiap minggu, setiap bulan atau selama bertahun-tahun. Catatan: Anda dapat mengulang tugas pada hari kerja dan hari kerja.

Selanjutnya, karena ini untuk sebuah proyek, akan ada tanggal berakhirnya. Di bawah "berakhir", Anda dapat mengklik tombol untuk memunculkan ikon kalender dan memilih tanggal yang Anda inginkan untuk mengakhiri tugas berulang. Atau Anda dapat memilih tombol setelah dan menjadwalkan sejumlah tugas atau kejadian tertentu untuk tugas berulang setelah itu berakhir. Setelah Anda menekan simpan, Anda selesai.

Anda dapat mengedit tugas berulang seperti yang Anda lakukan pada tugas apa pun pada alat. Perbarui satu tugas dan perubahan tersebut tercermin di semua tugas berulang. Anda juga dapat menerapkan perubahan pada tugas individual tersebut.

Tugas berulang muncul di seluruh tampilan proyek. Perangkat lunak kami memiliki banyak tampilan proyek karena kami memahami bahwa apa yang mungkin diperlukan manajer proyek untuk merencanakan proyek bukanlah alat yang sama yang digunakan tim proyek untuk melaksanakan rencana tersebut. Di bawah ini adalah fitur di mana ada tugas berulang.

Dewan Kanban

Papan kanban adalah alat yang hebat untuk memvisualisasikan alur kerja suatu proyek. Mereka memiliki kartu yang mewakili tugas yang berpindah dari kolom ke kolom saat tugas tersebut berpindah dari satu tahap produksi ke tahap berikutnya. Alat ini dapat disesuaikan sehingga setiap judul kolom cocok dengan siklus proyek Anda.

Daftar Tugas

Alat lain yang disukai tim proyek adalah daftar tugas. Ini lebih dari sekadar daftar tugas, tetapi kumpulan pekerjaan Anda yang menunjukkan prioritas tugas, tenggat waktunya, siapa yang ditugaskan, statusnya, dan persentase penyelesaiannya.

Kalender Proyek

Tampilan kalender proyek adalah proyek yang dilihat dalam format kalender klasik. Ini menunjukkan bulan, tanggal, beban kerja dan proyek. Anda dapat menampilkan kalender untuk menampilkan tanggal jatuh tempo dan durasi atau tugas dan penerima tugas. Ini adalah ikhtisar yang bagus tentang tanggal-tanggal penting dan pandangan populer bagi para pemangku kepentingan yang tidak tertarik tersesat dalam gulma.

Bagan Gantt

Bagan Gantt adalah salah satu alat manajemen proyek yang lebih populer. Mereka mengatur tugas Anda, menautkan dependensi, dan dapat menunjukkan pencapaian proyek. Mereka adalah alat perencanaan dan penjadwalan yang penting. Apa yang membuat bagan Gantt kami unik adalah Anda dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar. Setelah menetapkan garis dasar, Anda dapat melacak upaya yang direncanakan terhadap upaya aktual secara waktu nyata untuk membantu Anda tetap sesuai jadwal.

Lembar waktu

Lembar waktu adalah dokumen aman yang menambahkan tugas dari beberapa proyek dan diisi otomatis sesuai kebutuhan. Setelah dikirim, mereka dikunci dan dikirim ke individu dengan wewenang untuk menyetujuinya. Karena lembar waktu biasanya dikirimkan setiap minggu, memiliki tugas berulang membantu anggota tim melakukannya tepat waktu dan manajer meninjaunya dengan cepat.

Templat Manajemen Tugas

Tugas berulang adalah pokok manajemen waktu dan fitur yang berguna dalam perangkat lunak kami. Namun jika Anda belum siap untuk beralih ke perangkat lunak manajemen proyek, kami menawarkan lusinan template manajemen proyek gratis. Karena kita telah berbicara tentang manajemen tugas, berikut adalah beberapa template manajemen tugas gratis yang dapat Anda unduh sekarang.

Templat Struktur Perincian Kerja

Sebelum Anda dapat mengelola tugas Anda, Anda perlu tahu apa itu. Work breakdown structure (WBS) adalah diagram pohon hierarkis yang membantu Anda mengidentifikasi hasil proyek dan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Unduh templat struktur perincian kerja gratis kami untuk Excel dan pastikan Anda tidak melewatkan kiriman penting apa pun saat merencanakan tugas Anda.

Templat Bagan Gantt

Sebagaimana dicatat, bagan Gantt adalah alat manajemen tugas yang populer. Mereka mencantumkan semua tugas Anda dan kemudian menampilkannya di garis waktu. Anda dapat melihat keseluruhan proyek di satu tempat, yang membantu Anda mengelola sumber daya dengan lebih baik. Gunakan templat bagan Gantt gratis untuk Excel untuk melacak tugas proyek Anda secara visual.

Templat Pelacak Tugas Proyek

Memiliki tugas berulang itu penting, tetapi begitu juga kemampuan untuk melacak tugas Anda untuk melihat apakah Anda sesuai jadwal. Menggunakan templat trek tugas proyek gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda membuat daftar tugas, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan yang paling penting, status. Dengan begitu Anda bisa melihat sekilas tugas mana yang tepat waktu.

Konten Terkait

Selain memiliki perangkat lunak online dan templat yang dapat diunduh gratis untuk Excel dan Word, ProjectManager adalah hub online untuk semua hal manajemen proyek. Kami menerbitkan blog mingguan dan memiliki video tutorial, panduan, dan whitepaper. Berikut contoh konten gratis kami yang terkait dengan manajemen tugas.

• Panduan Utama untuk Manajemen Tugas
• Panduan Utama untuk Daftar Tugas
• 4 Hal yang Dibutuhkan Setiap Alat Manajemen Tugas

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan Anda. Gunakan tugas berulang, otomatisasi, dan lebih banyak fitur manajemen tugas agar tim Anda tetap produktif dan proyek Anda tepat waktu. Alat manajemen risiko membantu Anda mengelola masalah yang muncul dan manajemen sumber daya menjaga keseimbangan beban kerja tim Anda. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.