Cara Memberi Umpan Balik Karyawan: Contoh & Praktik Terbaik

Mendapatkan yang terbaik dari seorang karyawan membutuhkan lebih dari sekadar memberi perintah kepada orang itu. Mereka membutuhkan arahan, tentu saja, tetapi umpan balik karyawan menciptakan percakapan yang mendidik baik karyawan maupun pemberi kerja. Ini adalah hubungan yang saling menguntungkan berdasarkan kepercayaan, komunikasi, dan peningkatan karier.

Apa Umpan Balik Karyawan?

Umpan balik karyawan adalah pertukaran informasi antara karyawan dan majikan. Ini bisa formal, seperti dalam rapat duduk atau dokumen tertulis, namun bagaimanapun itu dilakukan, penggunaan umpan balik karyawan sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja terbaik yang menguntungkan semua pihak.

Umpan balik karyawan harus dilakukan dengan hormat dan bijaksana. Itu juga dapat mengatur tindakan yang menghasilkan karyawan dan majikan mendapatkan lebih banyak dari hubungan mereka.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memiliki penyimpanan file tak terbatas untuk menangkap umpan balik karyawan dan fitur untuk mengimplementasikan rencana tindakan apa pun yang diputuskan. Berbagai tampilan proyek kami memungkinkan pemberi kerja dan karyawan mengerjakan alat yang mereka sukai.

Mengapa Umpan Balik Karyawan Penting?

Umpan balik karyawan penting karena membantu membuat pekerja merasa didengarkan dan menjadi bagian dari perusahaan, daripada roda penggerak di mesin hanya menguangkan gaji. Ini memberdayakan karyawan untuk bekerja lebih keras dan memberi mereka dukungan untuk pekerjaan itu, yang menyenangkan pemberi kerja karena menghasilkan produktivitas yang lebih besar.

Menunjukkan minat pada pekerjaan dan pendapat karyawan membangun kepercayaan mereka dan membantu retensi karyawan. Dengan memberi karyawan rasa keterampilan dan kekuatan mereka dan mendengarkan saran mereka, yang seringkali sangat membantu karena mereka berada di garis depan perusahaan, Anda memberi mereka rasa nilai dan kebanggaan dalam pekerjaan.

Jenis Umpan Balik Karyawan

Ada banyak jenis umpan balik karyawan, dari informal hingga formal, tetapi mari kita lihat dua jenis umpan balik karyawan dan jelaskan apa itu.

Kritik yang baik

Di sinilah Anda mengenali dan menghargai prestasi seorang karyawan. Seringkali hanya ketika mereka melakukan sesuatu yang salah, pemberi kerja akan terlibat dengan karyawan tersebut. Ini adalah kesalahan. Pujilah karyawan untuk mencapai tonggak sejarah, menyelesaikan pekerjaan sebelum tenggat waktu atau di bawah anggaran. Umpan balik positif sangat kuat dalam memotivasi karyawan.

Umpan balik yang membangun

Tentu saja, ada kalanya seorang karyawan melakukan kesalahan atau muncul masalah yang harus diselesaikan oleh karyawan tersebut. Dalam kasus ini, umpan balik yang konstruktif sangat penting untuk mencatat masalah dan menawarkan solusi tanpa mengasingkan karyawan ke titik di mana moral terkikis dan pekerjaan mereka menderita.

10 Contoh Umpan Balik Karyawan

Berikut adalah 10 contoh umpan balik tim yang dapat Anda gunakan untuk memberikan umpan balik kepada karyawan Anda.

Contoh Umpan Balik Positif

• “Kerja bagus di proyek itu. Itu datang lebih awal dan kualitasnya luar biasa.
• “Saya menghargai Anda selalu di sini tepat waktu dan siap bekerja.”
• “Terima kasih telah tinggal sedikit setelah bekerja untuk mengeluarkan produk itu. Saya menghargai kerja ekstra yang Anda lakukan.
• “Kamu selalu memiliki senyum di wajahmu, yang menular dan membuat semua orang bekerja dengan semangat yang baik.”
• “Terima kasih telah menunjukkan ketidakefisienan itu. Kami telah menerima saran Anda dan meningkatkan produksi karena masukan Anda. Kami menghargai wawasan Anda.”

Contoh Umpan Balik yang Konstruktif

• “Kualitas pekerjaan Anda luar biasa, tetapi Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk detail yang tidak begitu penting. Cobalah fokus pada poin yang lebih besar.”
• “Saya menghargai bahwa hari ini panjang dan kita semua diikat oleh lima dan ingin pulang, tetapi ketika ada pekerjaan pada tenggat waktu yang tidak selesai pada penghujung hari, perlu lembur untuk menyelesaikannya.”
• “Anda melakukan pekerjaan dengan baik, tetapi kami adalah organisasi yang menghadapi pelanggan dan kami membutuhkan Anda untuk menampilkan diri Anda secara profesional. Beri tahu saya jika ada yang bisa saya lakukan untuk membantu mewujudkannya.”
• “Kamu harus sudah bekerja jam sembilan, tapi kamu sudah terlambat. Jika ada sesuatu yang Anda perlu bantuan, beri tahu saya. Saya akan melakukan apa yang saya bisa, tetapi itu tidak adil bagi anggota tim lainnya yang memulai tepat waktu.”
• “Aku memperhatikanmu di jalur produksi. Anda melakukan pekerjaan dengan baik. Izinkan saya menunjukkan kepada Anda beberapa trik untuk mendapatkan widget lebih cepat.”

Video: Cara Memberi Umpan Balik kepada Karyawan

Pelajari seni memberikan umpan balik yang konstruktif saat mengelola tim Anda dalam video singkat ini bersama pelatih manajemen proyek Jennifer Bridges.

Jennifer membahas proses yang seringkali menegangkan dalam memberikan umpan balik, positif atau negatif. Ini adalah salah satu aspek tersulit dalam mengelola orang, dan tentunya merupakan bagian seni dan bagian sains.

Jennifer merekomendasikan untuk memberikan umpan balik setelah debu mengendap. Di tengah krisis pekerjaan, ketika ketegangan memuncak, umpan balik yang diterima biasanya bukan yang terbaik. Sebaliknya, sangat ideal untuk menetapkan waktu untuk satu lawan satu.

Tip Umpan Balik Karyawan

Dia merekomendasikan tips berikut yang harus Anda ikuti bahkan sebelum Anda memutuskan untuk memberikan umpan balik:

• Miliki tujuan yang jelas: Ketahui alasan Anda memberikan umpan balik.Apa hasil yang diinginkan? Apakah ini untuk keuntungan mereka tumbuh dalam pekerjaan mereka? Atau untuk membuat Anda merasa berada di puncak tim Anda? Periksa diri Anda sebelum berbicara untuk menanyakan apakah Anda telah memikirkan alasan untuk memberikan umpan balik secara menyeluruh.
• Beri tahu karyawan Anda sebelumnya: Beri tahu karyawan Anda sebelumnya.Jika umpan balik adalah bagian dari proses peninjauan formal normal Anda, pemberitahuan yang memadai adalah kesopanan umum untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan memberikan umpan balik. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk terbuka mendengarkan umpan balik mereka, jadi memberi mereka waktu untuk bersiap adalah yang terbaik.
• Mulailah dengan yang positif: Mengakui orang untuk semua hal baik yang mereka lakukan itu baik.Pemimpin tim yang selalu menemukan hal-hal negatif hanya akan dihindari, jadi akui hal-hal yang mereka lakukan dengan baik. Mulailah dengan sesuatu yang positif apakah itu hasil atau perilaku: 'Saya perhatikan Anda melakukan bagian ini dengan sangat baik, tetapi sepertinya Anda kesulitan dengan bagian lain,' jadi mulailah dengan yang positif.
• Ajukan pertanyaan: Jika Anda berbicara tentang kiriman, minta mereka memulai dengan, 'Ceritakan tentang kiriman yang sedang Anda kerjakan?''Ceritakan lebih banyak tentang grup tempat Anda bekerja untuk menyelesaikan pengiriman ini.' Minta mereka terbuka, jadi mulailah dengan dialog. Saya telah menemukan bahwa berkali-kali saya masuk ke situasi berpikir bahwa saya memiliki semua informasi saya benar dan akurat, dan mungkin saya telah menerima informasi dari sumber lain selain orang ini. Itu selalu bagus untuk mendapatkan sisi lain dari koin, perspektif mereka, dan mungkin beberapa fakta tambahan sebelum Anda mulai dengan umpan balik yang konstruktif. Anda mungkin membuka dan menemukan beberapa informasi lain yang tidak Anda sadari.
• Terus terang dan spesifik: Berterus terang itu baik;Anda ingin mengatakan yang sebenarnya tentang apa yang Anda tuju dan lebih spesifik. Hindari bersikap umum dengan pernyataan seperti 'Anda benar-benar mengecewakan tim.' Jika mereka meminta contoh spesifik dan Anda tidak dapat memberikannya, sulit untuk tetap kredibel dan dapat dipercaya, jadi beri mereka spesifik. Beri tahu mereka bagaimana hal itu memengaruhi proyek, seseorang dalam tim, tim itu sendiri, atau organisasi tertentu itu. Alamat apakah itu pengiriman yang tidak mereka produksi atau perilaku.
• Tawarkan saran dan dukungan: Memukul kepala seseorang dan membiarkannya begitu saja bukanlah pendekatan terbaik.Beri mereka beberapa saran. Beri tahu mereka, 'Ini juga terjadi pada saya. Saya ingat saya melakukan itu beberapa kali di proyek kami yang lain, dan itu adalah pelajaran yang saya pelajari. Ini adalah beberapa hal yang saya coba yang sangat membantu saya di bidang tersebut.' Beri mereka sesuatu untuk dikerjakan, beri mereka saran atau tawarkan dukungan, 'Beri tahu saya bagaimana saya dapat mendukung Anda. Beri tahu saya jika Anda membutuhkan pelatihan tambahan. Jika orang itu terus mengganggu Anda di tim atau organisasi lain itu, kembalilah dan beri tahu saya. Saya akan berbicara dengan manajer mereka.' Dengan begitu, Anda menangani sesuatu yang tidak harus mereka tangani.
• Tawarkan langkah selanjutnya: Setelah Anda menangani skenario tertentu, dan Anda telah menawarkan beberapa saran atau mungkin beberapa sumber daya lainnya, tindak lanjuti agar Anda tidak membiarkannya menggantung.Perlakukan itu lebih seperti peluang perkembangan. Anda dapat menindaklanjuti dan memberi tahu mereka bahwa Anda peduli dan mendukung. Anda tidak hanya melecehkan mereka tentang sesuatu.
• Akhiri dengan sesuatu yang positif: Sekali lagi, ini adalah orang-orang di tim kami, dan kami ingin membangun dan memelihara hubungan yang baik.Mereka adalah anggota tim yang baik dan membutuhkan dukungan.

Tawarkan solusi nyata atau tawarkan untuk melakukan brainstorming solusi bersama. Memberikan umpan balik tanpa kesimpulan yang jelas tidak akan membantu dan tidak akan memberikan hasil apa pun. Kami harap sesi papan tulis ini bermanfaat bagi Anda. Terima kasih telah menonton!