Struktur Organisasi Matriks – Panduan Singkat

Jika Anda perlu mengelola beberapa proyek, disarankan untuk memiliki struktur organisasi matriks . Proyek memiliki banyak aktivitas, mulai dari perencanaan sumber daya hingga manajemen tugas dan segala sesuatu di antaranya. Oleh karena itu, struktur organisasi tersebut tidak boleh kaku, tetapi fleksibel dan efisien.

Setiap organisasi terstruktur dalam beberapa cara, dan struktur itu ditentukan oleh tujuan bisnis dan tujuan proyeknya. Cara Anda menyusun area fungsional suatu organisasi akan menawarkan standar untuk prosedur operasi dan rutinitas. Ini juga akan menentukan apa yang dilakukan anggota tim Anda, dan alat manajemen proyek apa yang terbaik untuk pekerjaan yang ada.

Struktur organisasi matriks sering digunakan dalam manajemen proyek karena mereka berbicara tentang produk proyek dan fungsi manajemen yang memproduksinya. Mari kita lihat lebih dekat jenis struktur organisasi ini untuk menentukan pro dan kontra dalam manajemen proyek.

Apa itu Struktur Organisasi Matriks?

Struktur organisasi matriks adalah kombinasi dari dua atau lebih jenis struktur organisasi. Organisasi matriks adalah struktur yang menyatukan struktur organisasi lainnya untuk memberikan keseimbangan.

Biasanya, ada dua rantai komando, di mana anggota tim proyek memiliki dua bos atau manajer, seorang manajer fungsional dan seorang manajer proyek. Peran ini bersifat cair dan tidak tetap, karena struktur hierarki antara kedua jenis manajer ini tidak ditentukan secara organisasi.

Matriks dua bos ini akan menggunakan bagan organisasi dan gaya manajemen terbaik untuk memperkuat kekuatan dan menutupi kelemahan. Dengan cara ini, jika sebuah organisasi bekerja untuk menghasilkan dua produk atau layanan pada saat yang sama, mereka dapat mengatur keduanya dan menggunakan dualitas itu untuk keuntungan mereka melalui struktur organisasi matriks.

Mengelola banyak proyek membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang tangguh. ProjectManager memiliki bagian ikhtisar yang mencakup peta jalan portofolio. Tampilan bagan Gantt ini memungkinkan Anda melihat semua proyek dalam portofolio Anda pada satu halaman untuk menyusun strategi perencanaan sumber daya yang lebih baik. Dapatkan pengaturan yang lebih baik hari ini dengan mencoba alat kami secara gratis.

Bagaimana Struktur Organisasi Matriks Bekerja?

Struktur matriks lebih dari sekedar tumpang tindih bagan organisasi di atas yang lain. Menggunakan organisasi matriks memerlukan perencanaan yang cermat dan alat kolaborasi tim.

Struktur matriks bekerja dengan mendorong kolaborasi lintas tim dan perencanaan sumber daya bersama di seluruh proyek. Sederhananya, struktur organisasi matriks mengatur ulang perusahaan untuk memaksimalkan produktivitas mereka dan menggunakan dua rantai komando untuk membuatnya lebih dinamis.

Pro dan Kontra Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks bukanlah solusi satu ukuran untuk semua. Ada kelebihan dan kekurangan yang perlu dipahami untuk mengetahui apakah itu tepat untuk organisasi. Plus, ada tiga jenis struktur matriks yang perlu Anda ketahui sebelum membuat keputusan. Namun sebelum kita mempelajari tipe-tipe tersebut, berikut adalah kelebihan dan kekurangan utama dari penggunaan struktur matriks.

kelebihan

Struktur organisasi matriks dapat menguntungkan perusahaan Anda karena:

• Ini memungkinkan berbagi sumber daya terampil antara unit fungsional dan proyek, yang memfasilitasi perencanaan sumber daya.
• Ini mendorong komunikasi lintas fungsi yang lebih baik, yang meningkatkan kolaborasi tim dan membangun organisasi yang lebih dinamis.
• Ini membantu organisasi mencapai tujuan mereka dengan lebih cepat, berkat penggunaan material dan sumber daya manusia yang lebih tinggi.
• Struktur ini sangat bagus untuk karyawan yang ingin memperluas pengalaman dan keahlian mereka. Ini menempatkan mereka dalam lingkungan yang memfasilitasi pembelajaran dan memberi mereka kesempatan untuk tumbuh secara profesional.

Kontra

Seperti biasa, ada juga beberapa kontra terkait dengan penggunaan struktur organisasi matriks:

• Mungkin ada beberapa kebingungan tentang struktur hierarki organisasi ketika seorang anggota tim tunduk pada dua manajer, dan mungkin sulit untuk mencapai keseimbangan kekuatan di antara mereka. Itu juga bisa menciptakan konflik yang tidak perlu.
• Sumber daya yang terbatas dapat menjadi masalah jika manajer tidak berkomunikasi selama proses perencanaan sumber daya.
• Ada banyak manajer dalam bagan organisasi matriks, yang tidak disukai semua orang. Dan memiliki lebih banyak orang di posisi manajerial mempengaruhi biaya perusahaan.
• Anggota tim dapat merasakan ketegangan bekerja dalam struktur organisasi matriks, karena beban kerja mereka bisa berat.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda bekerja sama lebih baik dengan memberikan transparansi pada struktur organisasi matriks Anda. ProjectManager memiliki papan kanban, kalender manajemen proyek, dan bagan Gantt yang menunjukkan kepada manajer alur kerja tim mereka tanpa menghalangi mereka. Mereka dapat melihat di mana akan ada blok potensial dalam produksi dan dengan demikian mengalokasikan sumber daya untuk menjaga saluran tetap terbuka. Fitur manajemen sumber daya lainnya, seperti bagan beban kerja, menjaga tugas tim tetap seimbang.

Jenis Struktur Organisasi Matriks

Perbedaan utama antara jenis struktur matriks ini adalah keseimbangan kekuasaan antara manajer fungsional dan manajer proyek. Mari kita lihat bagaimana mereka berbeda.

Organisasi Matriks Lemah

Dalam organisasi matriks yang lemah, manajer fungsional mengawasi semua area manajemen proyek dan merupakan otoritas tertinggi dalam proses pengambilan keputusan di seluruh proyek. Manajer proyek di sisi lain memiliki otoritas yang jauh lebih rendah dan harus bertanggung jawab kepada manajer fungsional.

Organisasi Matriks Seimbang

Dalam jenis struktur matriks ini, manajer proyek memiliki otoritas lebih dari pada organisasi matriks yang lemah. Manajer fungsional masih bertindak sebagai otoritas manajerial utama dalam proses pengambilan keputusan.

Organisasi Matriks yang Kuat

Dalam organisasi matriks yang kuat, manajer proyek memiliki kekuatan yang sama atau lebih besar daripada manajer fungsional. Manajer proyek memiliki kendali atas perencanaan sumber daya dan manajemen tugas.

ProjectManager Dapat Membantu Anda Menjalankan Struktur Organisasi Matriks

Mengingat kompleksitas struktur organisasi matriks, sangat penting untuk memiliki alat manajemen proyek yang tepat untuk memastikan anggota tim menerima tugas mereka dengan cara yang jelas dan teratur. Dua bos dapat membuat kekacauan, jadi memiliki semua komunikasi proyek yang ditempatkan dalam satu perangkat lunak sangat penting.

ProjectManager memiliki bagian "Pekerjaan Saya" yang memungkinkan anggota tim untuk melihat semua tugas mereka di satu tempat, terlepas dari apakah proyek atau manajer fungsional menugaskannya kepada mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengelola alur kerja mereka secara lebih efisien, menandai kemajuan mereka dan menambahkan komentar di sepanjang jalan untuk manajer. Mereka juga dapat mengerjakan tugas demi proyek juga jika mereka ingin tetap dalam satu pola pikir sebelum pindah ke proyek lain.

Untuk manajer proyek dan fungsional, alat pelaporan di ProjectManager sangat penting. Dengan dasbor proyek waktu nyata dan fitur pelaporan lanjutan, manajemen selalu dapat mengikuti apa yang terjadi. Dengan ProjectManager, Anda dapat membuat laporan proyek hanya dengan satu klik. Laporan kami mencakup laporan status, laporan tugas, laporan varians, laporan ketersediaan, dan lainnya. Ini adalah perangkat lunak manajemen proyek yang mencakup semua yang cocok untuk semua orang di organisasi.

Ketika berhadapan dengan banyak proyek, struktur organisasi matriks dapat memberi Anda keuntungan, tetapi hanya jika Anda dan tim Anda dilengkapi dengan alat yang kuat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang dibangun untuk mengelola proyek dari semua ukuran dan tingkat kerumitan. Data real-time-nya membuat manajer diperbarui dan memberi tim proyek platform kolaboratif. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.