Tips dan Template Agenda Rapat untuk Panggilan Klien Pemasaran Digital Produktif

Pernahkah Anda menemukan diri Anda berebut selama pertemuan klien? Berurusan dengan pertanyaan kinerja yang tidak terduga atau promosi baru yang diajukan klien di menit terakhir tim Anda? Atau mungkin berpartisipasi dalam permainan kuno tentang kecanggungan garis konferensi? Rapat harus terasa produktif dan memajukan tim Anda bersama-sama. Rapat tidak boleh menguras tenaga atau mengganggu dan topik PPC yang tepat harus didiskusikan untuk menjaga hubungan Anda bergerak maju menuju tujuan bersama.

Landasan rapat yang baik adalah agenda yang dibuat dengan baik yang dikirim jauh sebelum panggilan – idealnya, sehari sebelum rapat sehingga semua pihak memiliki waktu untuk meninjau atau menambahkan poin pembicaraan yang disarankan. Di bawah ini adalah beberapa petunjuk untuk menyusun agenda rapat pemasaran digital yang dapat ditindaklanjuti dengan 2 template yang dapat Anda gunakan untuk rapat Anda sendiri di masa mendatang.

Mengapa agenda begitu penting untuk keberhasilan pertemuan?

Ada beberapa alasan mengapa:

1) Agenda menetapkan harapan tentang bagaimana waktu akan dihabiskan, siapa yang akan berpartisipasi, dan topik apa yang akan dibahas.

2) Agenda mengurangi gangguan & menghilangkan cabang, percakapan "jejak kelinci"

3) Agenda yang disusun dengan baik memungkinkan klien Anda untuk merasa didengar

4) Agenda dapat berfungsi sebagai rekam jejak pekerjaan apa yang telah dilakukan di akun

• Jika Anda mengirim agenda Anda melalui perangkat lunak otomatisasi alur kerja seperti Basecamp atau Asana – lebih baik lagi! Anda akan memiliki log berjalan dari semua topik yang dibahas dan keputusan yang dibuat. Mengirim agenda melalui email baik-baik saja, tetapi itu membuat pelacakan percakapan masa lalu menjadi sulit.

5) Agenda memungkinkan semua pihak untuk meninggalkan pertemuan mereka dengan penuh percaya diri dan yakin tentang langkah selanjutnya yang akan diambil dan tindakan apa yang diperlukan.

Dengan itu – apa yang membuat agenda yang baik? Hanapin mengharuskan semua pertemuan klien untuk memiliki beberapa elemen kunci khusus untuk kebutuhan pemasar digital:

1. Singkirkan urusan rumah tangga terlebih dahulu

Barang-barang rumah tangga dapat mencakup:

• Tetapkan durasi rapat tertentu di muka, jika Anda mengalami kesulitan dan perlu membatasi durasi rapat
• Diskusikan ketidakhadiran anggota tim, penambahan, liburan mendatang yang dapat mengganggu alur kerja, dll.
• Jika waktu rapat di masa mendatang perlu disesuaikan, QBR dijadwalkan, atau tim tambahan perlu dilingkari pada jenis rapat tertentu seperti tinjauan materi iklan, audit iklan Facebook, basis sentuh dengan penjualan terkait kontrak, dll. – Lakukan perubahan tersebut dan kirim kalender mengundang saat semua pihak masih menelepon, jika memungkinkan! Mengkoordinasikan undangan rapat sulit dan memakan waktu untuk dilakukan melalui email, jadi manfaatkan percakapan waktu nyata untuk mempersiapkan rapat di masa mendatang.

2. Hindari kejutan: Beri klien "apa yang baru?" titik peluru

• Poin-poin agenda ini dapat sesederhana: “Pembaruan Perusahaan / Industri Klien”
• Tindak lanjuti secara verbal dengan klien untuk melihat apakah ada sesuatu yang menekan pikiran mereka akhir-akhir ini. Apakah mereka memiliki promo baru yang akan datang? Apakah tim konten mereka meluncurkan proyek baru? Apakah video sedang diproduksi? Apakah percakapan anggaran terjadi secara internal? Berikan waktu kepada klien untuk menyajikan tentang apa yang terjadi di industri mereka. Langkah ini penting bagi agensi yang terkadang merasa tidak terhubung dengan industri klien mereka. Sebagai mitra tepercaya, Anda harus tahu persis apa yang terjadi di industri mereka seperti halnya klien. Itu akan selalu mempengaruhi strategi pemasaran Anda!

3. Sertakan proyeksi anggaran bulanan atau triwulanan

• Sentuh dasar tentang bagaimana anggaran diproyeksikan untuk dibelanjakan.
• Ini menghindari percakapan buruk di jalan tentang alokasi anggaran. Ini juga dapat dimasukkan ke dalam percakapan kinerja jika Anda melihat peluang tertentu untuk membelanjakan anggaran dengan lebih baik untuk kampanye atau saluran rockstar KPI.

4. Buat bagian pembaruan kinerja tetap sederhana, dan uraikan melalui percakapan atau laporan / tangkapan layar hyperlink

Strategi, audiens, penargetan, kampanye… pembaruan kinerja bisa menjadi terlalu rumit dengan cepat. Dalam agenda yang padat, pembaruan kinerja dapat dipecah menjadi 3 bagian:

1) Apa yang berkinerja baik:

• Apakah ada tes yang memenuhi atau melampaui KPI tujuan?
• Datanglah ke rapat dengan rekomendasi tentang cara memanfaatkan kemenangan utama, baik dengan mengubah anggaran, memperluas penargetan lebih ke arah pertumbuhan positif, atau memperluas pengujian kecil.

2) Apa yang berkinerja buruk:

• Apa yang menyebabkan kelambatan dalam kinerja?
• Apa yang dapat kita lakukan tentang titik-titik sakit ini dan apa ETA untuk tindakan ini?

3) Langkah selanjutnya:

• Tindakan yang harus diambil dengan perincian tentang siapa yang akan melakukannya
• Setiap tindakan harus selalu dikaitkan dengan tanggal – tenggat waktu di mana klien dapat mengharapkan pekerjaan selesai, atau tanggal di mana tim Anda dapat mengharapkan umpan balik atau aset dari klien. Ingat – ETA bukan hanya untuk Anda! Mereka harus diterapkan pada setiap proyek, terlepas dari siapa yang bertanggung jawab atas momentum ke depan.

5. Beberapa kutipan kebijaksanaan pembentuk agenda untuk pemasar digital:

• Sertakan detail konferensi seperti tautan berbagi layar, nomor telepon, dan pin, sehingga klien tidak perlu menggali undangan kalender untuk informasi ini.
• Tidak ada yang menyukai agenda besar!
  • Alih-alih menempelkan paragraf info tentang audit atau proyek terbaru bersama dengan lampiran besar, referensi email lain tentang proyek atau gunakan hyperlink dalam agenda sehingga semua pihak dapat dengan mudah mengakses utas proyek di Basecamp atau Asana, Google docs, dan sheet, dll. Ini akan membuat agenda tidak berantakan dan langsung ke intinya.
• Pastikan tanggal rapat dicantumkan dalam subjek email atau pesan
  • Ini membuat melihat kembali agenda lama menjadi lebih mudah ketika Anda tertarik pada momen bersejarah tertentu dalam hubungan agensi-klien Anda.
  • Ini juga berlaku untuk laporan atau dokumen audit – tunjukkan kapan laporan selesai dan periode waktu data yang ditarik untuk ditinjau.
• Gunakan bahasa "kami" alih-alih "Saya akan menyampaikan laporan ini kepada Anda pada hari Jumat". Jika Anda memiliki anggota tim lain yang berkomitmen untuk mengerjakan akun, ini mengakui partisipasi mereka dan menanamkan kepercayaan dalam tim. Bagaimanapun, agensi adalah sebuah tim dan hubungan agensi-klien adalah sebuah tim juga! Tidak ada yang melakukan pekerjaan sendirian, di sini. Hal yang sama berlaku untuk memanggil anggota tim tertentu kecuali Anda ingin mempersiapkan klien untuk mendapatkan email dari anggota tim tertentu.

Templat Agenda Rapat:

Contoh 1: Versi Singkat

Selamat Siang, Silakan temukan laporan kinerja mingguan terlampir. [Peta jalan 90 hari & dokumen status terletak di hyperlink ini.]

Kami berharap dapat berbicara dengan Anda besok pukul 15:30 EST.

Agenda pertemuan

• Pembaruan Perusahaan / Industri
• Kecepatan Anggaran
• Pembaruan Kinerja:
  • Performa terbaik / titik masalah Google Ads & langkah selanjutnya
  • Iklan Facebook berkinerja terbaik / titik masalah & langkah selanjutnya
• Barang Aksi:
  • Ekstensi Iklan (Tanggal ETA)
  • Ulasan X (Tanggal ETA)
  • Peluncuran Promo (Tanggal ETA)

Contoh 2: Versi Lengkap

Perihal: X Nama Klien / Agensi Agenda Rapat Pemasaran Digital – 13 November 2019

Selamat Pagi Nama & Tim Klien,

Di bawah ini adalah tautan ke dokumen status dan agenda pertemuan kami besok pukul 11 ​​pagi EST. Beri tahu kami jika Anda ingin menambahkan poin tambahan ke diskusi kami. Kami menantikan panggilan kami besok! Info konferensi: Tautan Google Hangout untuk berbagi layar
Telepon: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [Tautan Dokumen Status]

13 November 2019 Agenda Rapat:

1. Tata graha

• Audit Tampilan Google selesai: Jadwalkan waktu untuk meninjau.
• Catatan: Kami tidak akan mengadakan pertemuan pada minggu Thanksgiving (27 November)

2. Pembaruan Perusahaan/Industri Klien

3. Ikhtisar Kinerja & Kecepatan Anggaran MTD 1-12 November

• Google Penelusuran: $X | Konversi X | CPA: $X – Berjalan sesuai target kecepatan anggaran yang ideal (kami meningkatkan X pembelanjaan kampanye untuk menutup kesenjangan karena kualitas tinggi, CPL rendah.)
  • Pencarian bermerek: $X | Konversi X | BPA: $X
  • Pencarian Non-Merek: $X | Konversi X | BPA: $X
• Tampilan Google: $X | Konversi X | BPA: $X – Menjalankan % melebihi kecepatan anggaran yang ideal
• Iklan Facebook/Instagram: $X | Konversi X | BPA: $X – Menjalankan % di bawah kecepatan anggaran yang ideal

4. Tinjau Kinerja Mingguan

[Tautan ke Laporan Mingguan]

• Performa Terbaik:
  • Catatan singkat tentang kinerja – apa yang berjalan dengan baik, bagaimana memanfaatkan peluang ini.
• Titik Masalah:
  • Apa yang tidak berhasil, dan apa yang dapat kita lakukan untuk meningkatkan. [Hyperlink untuk melaporkan tempat kami menyelidiki kinerja buruk – untuk berbagi layar dan berdiskusi selama rapat.]

5. Langkah Selanjutnya – Item Tindakan & ETA

• Klien:
  • Kami menunggu tinjauan dan persetujuan X sebelum meluncurkan kampanye Y. ETA: 15 November
• Agen:
  • Selesai baru-baru ini: Pemotongan Non-Branded selesai 11-12 November
  • Grup iklan X akan diluncurkan pada hari Senin, 18 November
  • Pembuatan lembar langkah anggaran baru – ETA: 18 November.
  • Penyempurnaan / perluasan Iklan Lokal Google – 25 November
  • Tinjauan kueri penelusuran akan diselesaikan pada 27 November

Anda secara alami akan menemukan dengan mengenal klien Anda jenis agenda apa yang mereka sukai – apakah mereka membutuhkan banyak detail atau hanya garis besar diskusi. Pastikan untuk membuatnya tetap sederhana, dapat ditindaklanjuti, dapat diprediksi. Agenda seharusnya tidak pernah terasa memakan waktu tetapi mereka bekerja dengan baik untuk mengarahkan percakapan dan menetapkan prioritas pekerjaan saat Anda membangun hubungan pemasaran digital dengan klien Anda sebagai agen tepercaya.

Juga – jangan lupa untuk mengirim rapat singkat tindak lanjut dengan langkah selanjutnya setelah rapat Anda! Ini bisa sesederhana memberi tahu klien bahwa Anda telah menambahkan langkah selanjutnya dan ETA ke dokumen status mereka, atau bisa juga dalam bentuk daftar tindakan selanjutnya pada akun. Ini akan membuat semua orang merasa nyaman dan menetapkan harapan dari minggu ke minggu.