Langkah Perencanaan Rapat: Cara Merencanakan Rapat

Dapat dimengerti mengapa orang sering mengeluh tentang prospek pertemuan. Mereka bisa menjadi penggunaan waktu yang lama dan tidak terlalu efektif. Tapi pertemuan itu penting. Mereka adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan grup dan membuat grup itu bekerja sama dengan lebih baik. Untuk menghilangkan stigma yang melekat pada rapat, pelajari perencanaan rapat.

Apa itu Perencanaan Rapat?

Perencanaan rapat menentukan agenda rapat. Ini termasuk siapa yang akan hadir, kapan dan di mana pertemuan akan berlangsung serta apa yang akan terjadi selama dan setelah pertemuan. Ini menyusun rapat untuk menghindari pemborosan waktu berharga siapa pun dan juga dapat membuat panduan kapan seseorang dapat berbicara, siapa yang akan memimpin rapat, dan siapa yang membuat risalah rapat.

Menggunakan ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan, tidak hanya dapat merekam agenda rapat dan membagikannya di antara peserta, tetapi juga membuat daftar semua item tindakan yang dibuat selama rapat. Tugas-tugas ini dapat ditambahkan ke daftar tugas, papan kanban, atau tampilan kalender, ditugaskan ke individu dengan tanggal jatuh tempo, prioritas, dan catatan. Anda bahkan dapat melampirkan file ke tugas sehingga saat semua orang meninggalkan rapat, mereka dapat langsung bekerja. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Perencanaan Rapat Penting?

Rapat adalah kendaraan yang hebat untuk menyampaikan informasi secara efisien kepada sekelompok orang. Ada cara lain, tentu saja, seperti email atau dokumentasi, namun pertemuan menyediakan ruang untuk pertanyaan dan umpan balik. Ini memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama sebelum rapat berhenti. Rapat juga dapat membantu membangun ikatan dalam tim yang akan menumbuhkan kolaborasi yang lebih besar.

Rapat adalah sarana utama untuk berkomunikasi dalam proyek, tetapi sering membuang waktu, tidak menambah efisiensi. Jennifer Bridges, PMP, menunjukkan cara merencanakan rapat yang produktif.

Ini foto papan tulis untuk referensi Anda!

Langkah-Langkah Perencanaan Rapat

Saat merencanakan rapat yang produktif, Anda harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan siapa, apa, mengapa, di mana, dan bagaimana yang lebih umum dikaitkan dengan jurnalisme. Berikut adalah 6 langkah perencanaan rapat yang efektif:

1. Menentukan Tujuan Rapat

Jangan mengatur pertemuan tanpa terlebih dahulu memahami mengapa harus ada pertemuan. Jika tidak ada alasan yang baik untuk bertemu, jangan bertemu. Namun jika ada, maka tujuan itu harus ditetapkan dengan jelas dan terfokus. Anda tidak ingin menggigit lebih dari yang bisa Anda kunyah dalam rapat.

2. Tetapkan Tujuan untuk Pertemuan Anda

Rapat harus membawa sekelompok orang dari satu titik ke titik lainnya, apakah itu hanya memperjelas topik tertentu atau menugaskan pekerjaan kepada individu. Pastikan Anda memiliki tujuan dalam pikiran sebelum mengatur pertemuan. Dengan begitu Anda dapat memastikan bahwa tujuan telah tercapai sebelum rapat berhenti.

3. Identifikasi Siapa yang Harus Menghadiri Rapat

Tidak semua orang perlu menghadiri setiap pertemuan. Jangan mengundang orang yang tidak tertarik untuk terlibat dalam pertemuan yang akan dibahas. Pertahankan kehadiran untuk mereka yang terlibat dalam beberapa hal dengan topik pertemuan.

4. Beritahu Peserta Terlebih Dahulu

Rapat harus diumumkan dengan waktu yang cukup sehingga setiap orang dapat memastikan bahwa mereka telah menjadwalkan waktu di kalender mereka. Jangan pernah mengadakan pertemuan dengan orang-orang tanpa pemberitahuan. Mereka mungkin tidak dapat hadir dan, bahkan jika mereka bisa, mereka akan kecewa karena tiba-tiba. Ini menunjukkan kurangnya perhatian untuk waktu mereka.

5. Siapkan Konten Pertemuan Anda

Miliki agenda tertulis sebelum rapat. Ini akan memberikan garis besar tentang apa yang akan dibahas selama pertemuan. Jika Anda memerlukan dokumentasi pendukung untuk dibagikan, pastikan untuk mencetaknya sebelum rapat. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah tidak siap. Itu tidak profesional.

6. Tentukan Durasi Rapat Anda

Rapat dapat memiliki kecenderungan untuk terus berlanjut. Untuk menghindari pertemuan yang tidak pernah berakhir, tetapkan batas waktu. Berapa banyak waktu yang secara realistis Anda perlukan untuk melakukan apa yang diminta rapat? Itu durasi pertemuan.

7. Buat Agenda Rapat

Kami telah menyebutkan perlunya agenda. Sekarang Anda bisa menulisnya. Mulailah dengan pemecah suasana untuk membuat semua orang merasa nyaman dan kemudian buat daftar topik, termasuk hal-hal yang dapat diambil atau tindakan yang perlu diselesaikan sebelum pertemuan berikutnya.

8. Tulis Risalah Rapat

Seorang sekretaris harus dipilih untuk membuat risalah rapat, yang merupakan ringkasan singkat dari pokok-pokok utama yang dibuat selama rapat. Ini dapat mencakup apa yang dikatakan oleh pemimpin rapat dan mereka yang hadir serta item tindakan apa pun yang akan dilakukan sebelum rapat berikutnya.

Terakhir, penting untuk membuat risalah rapat untuk memastikan Anda dan anggota tim Anda tidak melupakan poin-poin penting tentang rapat Anda. Templat risalah rapat gratis kami adalah alat yang hebat untuk membantu Anda dalam proses ini.

Lakukan semua hal ini dan anggota tim tidak akan mengeluh setiap kali Anda mengadakan rapat, tetapi sebenarnya, dapatkan perintah berbaris dan merasa bersemangat tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Tantangan Perencanaan Pertemuan

Rapat bisa menjadi kutukan bagi keberadaan anggota tim, kata Jennifer. Bukannya rapat proyek itu tidak penting, hanya saja terkadang lebih banyak masalah, seperti:

• Memiliki orang yang salah di pertemuan yang salah
• Memiliki kurangnya komunikasi tentang pertemuan
• Memiliki ketidakjelasan selama pertemuan
• Memiliki kurangnya perencanaan untuk pertemuan

Item terakhir itu, kata Jennifer, jika direncanakan dengan benar akan menyelesaikan semua masalah lain yang dia kemukakan. Itu akan membuat pertemuan yang produktif dan tim yang bahagia. Memantau kesehatan dan kebahagiaan tim Anda mungkin bukan prioritas, tetapi jika Anda ingin memiliki proyek yang sukses, Anda harus melakukannya.

Templat Perencanaan Rapat Gratis

ProjectManager memiliki banyak template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word yang dapat Anda unduh sekarang. Ada template yang mencakup setiap fase proyek, termasuk ketiganya yang dapat membantu Anda mengadakan rapat yang lebih sukses.

Templat Notulen Rapat

Untuk membuat menit lebih mudah, gunakan templat menit rapat gratis kami untuk Word. Jika memiliki ruang untuk menangkap siapa yang hadir, agenda rapat dan hal-hal yang dapat diambil dari rapat tersebut serta kapan rapat berikutnya akan terjadi.

Templat Rencana Aksi

Sebagian besar rapat diakhiri dengan item tindakan yang ditugaskan kepada mereka yang hadir untuk diselesaikan sebelum rapat berikutnya. Gunakan templat rencana tindakan gratis kami untuk Excel untuk mencantumkan semua tugas ini, siapa yang ditugaskan, jadwal penyelesaiannya, dan banyak lagi.

Templat Pelacak Tugas

Setelah Anda mulai menjalankan tugas pada rencana tindakan Anda, penting untuk menggunakan templat pelacak tugas gratis kami untuk Excel untuk memastikan tugas selesai sesuai jadwal. Anda dapat memantau status pekerjaan Anda dan memastikan Anda tetap pada jalurnya.