Manajemen Multi-Proyek: 5 Tips Penting

Cukup sulit untuk mengelola satu proyek. Setiap proyek sebenarnya adalah ratusan proyek yang lebih kecil untuk dikendalikan—dibutuhkan begitu banyak waktu dan energi untuk menyelesaikan hanya satu proyek tepat waktu dan sesuai anggaran!

Itu sebabnya manajemen multi-proyek merupakan tantangan yang membutuhkan kantor manajemen proyek (PMO) atau manajer proyek yang berpengalaman untuk mengelola sumber daya dan anggota tim.

Manajemen multi-proyek sama seperti kedengarannya, praktik manajerial di mana manajer proyek memimpin beberapa proyek pada saat yang bersamaan. Ini adalah cara untuk mengoptimalkan perencanaan sumber daya dan manajemen sumber daya dalam suatu organisasi dan menggunakan sumber daya dan anggota tim secara lebih efisien di semua proyek.

Apa itu Manajemen Multi-Proyek?

Manajemen multi-proyek mengacu pada program dan portofolio proyek. Program adalah sekelompok proyek terkait dan portofolio proyek hanyalah semua proyek dan program organisasi. Manajemen proyek telah datang dengan metodologi untuk mengelola ini disebut manajemen program dan manajemen portofolio proyek (PPM).

Manajemen multi-proyek terdengar seperti sesuatu yang Anda perlukan sertifikasi, dan, ya, ada sertifikasi manajemen multi-proyek, seperti yang diberikan oleh lembaga manajemen proyek (PMI). Tetapi kebanyakan dari kita bukanlah manajer proyek, namun ditugaskan untuk mengelola beberapa proyek sekaligus. Manajemen multi-proyek adalah tantangan yang mengharuskan manajer proyek untuk memberikan perhatian khusus pada:

• Pengelolaan sumber daya
• Pelacakan waktu
• Perencanaan kapasitas
• Penjadwalan proyek
• Perencanaan proyek
• Manajemen tim

Apakah ada alat manajemen multi-proyek yang dapat membantu kami melakukan itu?

Ya, berkat perangkat lunak manajemen proyek dan bagan Gantt untuk manajemen portofolio proyek, Anda dapat mengelola multi-proyek tanpa pelatihan dan pengalaman manajemen program atau manajemen portofolio proyek (PPM) yang lama.

Pentingnya Manajemen Multi-Proyek

Manajemen multi-proyek mungkin terdengar seperti manajemen portofolio proyek. Tapi mereka berbeda dalam cara yang kritis. Pentingnya manajemen multi-proyek terletak pada perbedaan-perbedaan itu.

Ketika seorang manajer proyek ditugaskan untuk memimpin banyak proyek, mereka bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan secepat dan sehemat mungkin.

Manajemen multi-proyek dapat membantu mencapai tujuan tersebut dengan berfokus pada perencanaan kapasitas, prioritas tugas, dan alokasi sumber daya. Sangat penting untuk mengetahui apa yang terjadi pada proyek sehingga Anda dapat memindahkan sumber daya Anda dari satu proyek ke proyek berikutnya sesuai kebutuhan.

Perangkat lunak manajemen proyek memberi Anda alat manajemen sumber daya untuk mengelola program dan portofolio proyek secara lebih efektif. ProjectManager memiliki alat perencanaan proyek yang dirancang untuk membuat Anda terus diperbarui dengan data waktu nyata yang memungkinkan Anda mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Dasbor portofolio kami memberi Anda tampilan tingkat tinggi dari semua proyek Anda, secara otomatis menghitung metrik di beberapa proyek. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Tantangan Manajemen Multi-Proyek

Jika Anda pernah mencoba mengelola lebih dari satu proyek, maka Anda memahami betapa menantangnya manajemen multi-proyek. Bekerja dengan beberapa proyek pada saat yang sama (terutama yang berbagi sumber daya) dapat mendorong batas bahkan manajer proyek yang paling terampil dan berpengalaman.

Beberapa dari tantangan manajemen proyek tersebut berpusat di sekitar proyek yang dilaksanakan pada waktu yang sama tetapi di departemen yang berbeda. Departemen-departemen yang berbeda itu perlu mengoordinasikan kegiatan pengelolaan sumber daya mereka sebagai prioritas, dan bahkan strategi, berubah.

Lalu ada anggaran proyek dan jadwal proyek, yang dapat ditarik tipis di beberapa proyek. Beberapa dari proyek tersebut dapat saling bergantung, yang menambah lapisan kompleksitas lainnya. Ada juga lingkungan proyek, yang merupakan konteks di mana semua proyek itu terjadi.

Dari pelaporan yang kompleks hingga pengambilan keputusan cepat yang memiliki dampak jangka panjang pada semua proyek Anda, beberapa manajemen proyek dapat membuat Anda pusing. Itulah mengapa ada alat dan teknik perencanaan sumber daya untuk membantu Anda mengontrolnya dengan lebih baik.

Alat Manajemen Multi-Proyek

Saat Anda mengelola beberapa proyek, Anda memerlukan manajemen program dan alat manajemen portofolio proyek untuk membantu Anda memprioritaskan tugas dan mengalokasikan sumber daya:

Pengumpulan Data Waktu Nyata

Alat berbasis cloud memberikan data manajemen proyek waktu nyata. Itu berarti Anda akan melihat semua proyek Anda saat mereka tampil sekarang melihat di mana untuk berbagi sumber daya. Jika Anda bekerja dengan alat manajemen sumber daya yang menangkap gambar dari kemarin atau bahkan satu jam yang lalu, maka Anda bekerja dengan kerugian.

Tugas dan Manajemen Waktu

Alat lain yang diperlukan untuk manajemen multi-proyek adalah manajemen tugas dan pelacakan waktu. Anda perlu memiliki alat yang membantu Anda mengatur tugas Anda, apakah itu di daftar tugas atau papan kanban.

Pengelolaan sumber daya

Akhirnya, alat manajemen sumber daya adalah suatu keharusan. Apakah mereka orang-orang di tim Anda atau peralatan, bahan, dll., Anda harus memiliki cara untuk merencanakan dan melacak kemajuan sumber daya Anda untuk memastikan mereka memenuhi tonggak pencapaian yang ditetapkan dalam jadwal proyek dan rencana manajemen proyek Anda.

Bagaimana Dengan Gantt Chart untuk Beberapa Proyek?

Bagan Gantt adalah rumah kerja dari setiap rencana manajemen proyek. Mereka mengatur tugas, menetapkan tenggat waktu, pencapaian, dan menunjukkan seluruh jadwal proyek di seluruh garis waktu visual. Manajer proyek menggunakannya untuk membuat jadwal, membuat tugas, memeriksa konflik sumber daya, dan banyak lagi. Mereka adalah alat bantu untuk mengelola jadwal proyek.

Bisakah Gantt chart digunakan dalam manajemen multi-proyek? Ya, tetapi hanya jika bagan Gantt itu dapat menampilkan semua proyek Anda di satu tempat. Itu disebut peta jalan proyek. Ini terlihat seperti bagan Gantt, hanya saja, alih-alih memvisualisasikan garis waktu untuk satu rencana proyek, ini menunjukkan semua proyek Anda dari awal hingga selesai, di satu tempat.

Karena peta jalan menunjukkan semua proyek Anda, lebih mudah untuk melihat di mana Anda dapat berbagi atau memindahkan sumber daya untuk mendapatkan lebih banyak keuntungan. Template roadmap proyek kami sangat ideal untuk manajer proyek yang ditugaskan untuk memimpin banyak proyek.

5 Tips Penting untuk Multi Proyek yang Lebih Baik

Alat manajemen multi-proyek hanya akan membantu Anda sejauh ini dalam mengelola banyak proyek. Alat perangkat lunak manajemen proyek hanya sebaik orang yang menggunakannya. Oleh karena itu, dapatkan alat yang tepat dan kemudian terapkan lima tip ini untuk manajemen multi-proyek yang lebih baik.

1. Rencana, Rencana, Rencana: Kami tidak bisa cukup menekankannya. Perencanaan proyek adalah salah satu kegiatan terpenting yang dapat dilakukan oleh seorang manajer proyek, baik mereka sedang mengerjakan satu atau lusinan proyek. Perencanaan proyek memberi Anda kesempatan untuk mengontrol sebanyak mungkin aktivitas dalam proyek Anda. Itu termasuk manajemen risiko, manajemen sumber daya, pelacakan waktu, perencanaan kapasitas, komunikasi, rencana darurat dan banyak lagi.
2. Memiliki Visibilitas di Semua Proyek: Apa yang Anda inginkan adalah visibilitas di semua proyek, program, atau portofolio proyek Anda di satu tempat. Anda tidak boleh melompat-lompat dari satu aplikasi ke aplikasi lain untuk merencanakan proyek, mengelola sumber daya, dan berkomunikasi dengan anggota tim proyek Anda. Itu resep untuk bencana. Anda pasti melewatkan sesuatu yang penting. Temukan alat manajemen portofolio yang memungkinkan Anda mengelola semua proyek di satu tempat.
3. Prioritaskan: Anda harus tahu apa yang penting dan apa yang tidak. Segalanya mungkin tampak penting dan di dunia yang ideal, memang demikian. Tetapi ketika mengelola banyak proyek, Anda harus mengetahui tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek Anda. Akan ada beberapa yang ingin Anda lakukan dan yang lain mungkin dapat dilewati tanpa berdampak pada jadwal, anggaran, atau kualitas proyek.
4. Pekerjaan Delegasi: Manajer proyek adalah perencana yang hebat, tetapi mereka juga merupakan delegator yang hebat. Mereka tahu bahwa mereka tidak bisa melakukan segalanya. Itu sebabnya mereka membentuk tim manajemen proyek dengan keterampilan dan pengalaman untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini hanya diperparah ketika Anda mengelola banyak proyek. Tugas Anda adalah mengawasi sumber daya dan menemukan efisiensi antar proyek. Pekerjaan yang sibuk dapat pergi ke anggota tim Anda.
5. Ketahui Apa yang Dilakukan Tim Anda: Anda ingin memberi tim kebebasan untuk melakukan yang terbaik tetapi dengan pengawasan. Bagaimana Anda melakukan ini tanpa mengelolanya secara mikro dan berpotensi mengikis kepercayaan dan, dengan demikian, produktivitas mereka? Anda memerlukan alat pelacakan waktu dan manajemen sumber daya untuk mengawasi pekerjaan mereka tanpa menghalangi mereka. Lihat apa yang sedang mereka kerjakan, apa status tugas tersebut, dan apakah beban kerja mereka seimbang agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas.

Bagaimana ProjectManager Membantu Mengelola Banyak Proyek

Tip terbaik yang bisa didapatkan oleh manajer proyek mana pun ketika mengelola multi-proyek adalah mendapatkan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat memfasilitasi semua hal yang perlu mereka lakukan. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang mengatur proyek Anda dan memberi Anda alat manajemen sumber daya yang diperlukan untuk menjaga agar setiap proyek selesai tepat waktu, sesuai anggarannya, dan memenuhi ekspektasi kualitas pemangku kepentingan Anda.

Manajemen Tugas Paling Kuat di Pasar

Mengelola tugas di seluruh proyek menjadi mudah dengan fitur manajemen tugas kami. Anda dapat menetapkan tugas, melacak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas-tugas tersebut dan memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi dan bekerja sama dengan lebih baik. Beberapa tampilan proyek cocok untuk tim hibrida yang bekerja secara berbeda. Mereka dapat menggunakan daftar tugas untuk mengelola pekerjaan mereka sendiri. Manajer dapat melihat status mereka dan melacak tanggal jatuh tempo untuk memastikan mereka memenuhi pencapaian.

Kelola Tim Anda dengan Mudah

Tetap pantau tim Anda tanpa menghalangi kemajuan mereka dengan alat manajemen tim. Sekali lagi, beberapa tampilan proyek memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. Semua pembaruan status dibagikan di seluruh perangkat lunak sehingga semua orang selalu berada di halaman yang sama. Manajer mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari seluruh tim dan apa yang sedang mereka kerjakan, semuanya terdaftar di satu tempat di halaman tim. Mereka dapat melihat tugas apa yang ditugaskan kepada mereka untuk mendapatkan visibilitas yang mereka butuhkan untuk memastikan setiap proyek berjalan sesuai rencana.

Rencanakan dan Lacak Sumber Daya pada Bagan Beban Kerja

Manajemen sumber daya juga penting. Bagan beban kerja memberi manajer pandangan tentang beban kerja tim mereka dalam bagan berkode warna yang membuatnya cepat dan mudah untuk melihat siapa yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit tugas yang diberikan. Kemudian alokasikan kembali tugas-tugas tersebut langsung dari bagan beban kerja dan jaga agar beban kerja tetap seimbang. Anda juga dapat melacak sumber daya nonmanusia di Gantt.

Buat Peta Jalan Portofolio

Fitur manajemen portofolio kami ideal untuk mengelola banyak proyek. Ada peta jalan yang menunjukkan kepada Anda semua proyek dalam satu garis waktu untuk membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif. Dasbor portofolio real-time kami memberi Anda tampilan metrik tingkat tinggi di semua proyek Anda. Ada juga laporan portofolio yang dapat dihasilkan dalam satu klik. Semua laporan kami dapat difilter untuk menampilkan data yang Anda butuhkan saja. Kemudian, bagikan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui dan senang dengan kemajuan Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaporkan banyak proyek. Baik Anda mengelola satu atau lusinan proyek, alat kami memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih baik dan fitur yang Anda butuhkan untuk menjalankannya dengan baik. Coba ProjectManager hari ini gratis!