Cara Melaksanakan Penilaian Kebutuhan

Apa yang dibutuhkan proyek, bisnis, atau organisasi Anda? Ini bukan pertanyaan sederhana. Namun, menjawab pertanyaan ini seharusnya tidak membuat Anda kewalahan. Cukup lakukan penilaian kebutuhan untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek Anda secara akurat.

Apa itu Penilaian Kebutuhan?

Seperti disebutkan di atas, penilaian kebutuhan adalah proses untuk mengetahui kebutuhan organisasi atau proyek. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi keadaan saat ini dan keadaan yang diinginkan, mirip dengan analisis kesenjangan. Proses penilaian kebutuhan adalah proses sistematis yang digunakan di banyak industri dan disiplin ilmu seperti perawatan kesehatan, administrasi bisnis, SDM, dan manajemen proyek.

1. Inisiasi
2. koleksi data dan analisis
3. Produksi akhir

Dalam manajemen proyek, penilaian kebutuhan dapat mengatasi organisasi dan jika proyek selaras dengan kebutuhannya. Ini juga dapat digunakan sebagai proses sistematis dalam proyek yang berusaha menemukan seberapa jauh kondisi proyek saat ini dibandingkan dengan kondisi yang dibutuhkan untuk penyelesaian yang berhasil.

Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik 2022

Proses penilaian kebutuhan dimulai dengan pertanyaan untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek, bisnis, atau organisasi Anda. Kemudian setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda, analisis kesenjangan kemudian menentukan bagaimana menutup kesenjangan antara di mana organisasi saat ini dan di mana perlu di kemudian hari.

Setelah Anda melakukan penilaian kebutuhan, Anda ingin mengubah temuan tersebut menjadi arah untuk proyek Anda. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek membantu merampingkan proses itu. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud dengan beberapa tampilan proyek. Anda dapat membuat daftar pertanyaan penilaian kebutuhan di papan kanban kami dan semua detail ditangkap di Gantt, lembar, daftar tugas, dan tampilan kalender Anda, yang membuatnya lebih mudah untuk mengubah jawaban atas pertanyaan tersebut ke dalam rencana proyek. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Pertanyaan Penilaian Kebutuhan

Anda dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk membantu Anda memulai proses penilaian kebutuhan. Contoh pertanyaan ini berlaku untuk industri apa pun.

• Apakah layanan dan/atau produk Anda dikirimkan ke klien tepat waktu? Jika jawaban untuk pertanyaan ini adalah tidak, maka Anda perlu mencari tahu alasannya. Jika jawabannya ya, Anda akan ingin melihat ke dalam proses untuk melihat apakah ada area di mana Anda dapat lebih merampingkan operasi untuk menghemat lebih banyak waktu.
• Apakah perusahaan menguntungkan atau mencapai tujuan keuangannya setiap tahun? Jika Anda tidak menghasilkan uang atau bahkan mencapai target yang Anda tetapkan untuk diri sendiri, maka Anda perlu menjelajahi area keuangan bisnis Anda untuk mencari tahu alasannya. Jika ya, maka pertanyaan yang harus diajukan adalah bagaimana Anda bisa melakukan lebih baik lagi.
• Apakah prospek dihasilkan secara teratur? Ini adalah pertanyaan yang terkait dengan penjualan bisnis Anda, tetapi juga terkait dengan sisi keuangan. Anda memerlukan petunjuk tertentu untuk melakukan penjualan. Semakin banyak prospek, semakin besar kemungkinan untuk menutup transaksi. Oleh karena itu, menghasilkan prospek sangat penting dan jika Anda tertinggal dalam hal ini, Anda perlu mencari tahu alasannya.
• Apakah ada visi yang jelas untuk perusahaan? Pernyataan visi adalah dokumen panduan untuk bisnis apa pun. Jika pernyataan visi itu tidak jelas, itu akan berdampak negatif pada setiap aspek pekerjaan Anda. Jika sudah jelas, maka Anda mungkin ingin meninjau kembali penilaian kebutuhan secara teratur karena visi dapat diperbarui seiring pertumbuhan dan perubahan perusahaan.
• Apakah kualitas pekerjaan terus dipantau? Keberhasilan bisnis apa pun bergantung pada kualitas pekerjaan yang dilakukannya. Jika Anda tidak memiliki alat yang memantau kualitas itu untuk memastikan Anda selalu memenuhi ekspektasi kualitas, Anda harus mendapatkannya. Jika Anda memilikinya, mungkin perlu ditingkatkan.

Mengapa Penilaian Kebutuhan Penting?

Seperti yang kami ungkapkan sebelumnya, mungkin sulit untuk membedakan kebutuhan sebuah proyek, terutama ketika Anda berada di tengah-tengahnya. Dengan proses sistematis yang dengan hati-hati melalui rencana proyek sepotong demi sepotong, kemungkinan besar masalah apa pun yang tidak terpenuhi akan menjadi jelas. Kemudian kesenjangan antara kebutuhan dan kondisi saat ini dapat ditutup.

Ada berbagai jenis penilaian kebutuhan, yang masing-masing dapat mengungkap berbagai kesenjangan; itu dapat mengatasi kesenjangan dalam pengetahuan, praktik, keterampilan, atau alat. Pengkajian kebutuhan membantu menunjukkan apa yang berhasil dan tidak berfungsi dalam proyek. Kemudian, apa yang tidak berfungsi dapat diperbaiki. Ini membantu organisasi, atau proyek, karena membuatnya lebih efisien.

Penilaian kebutuhan adalah alat perencanaan yang kuat karena tidak hanya menilai kebutuhan dari satu tingkat proyek atau organisasi tetapi semua tingkat. Anda mendapatkan pendekatan holistik yang sama-sama melihat kebutuhan dari tingkat tinggi hingga yang terperinci. Ini membantu untuk menginformasikan rencana Anda dan memberikan tindakan spesifik yang harus diambil untuk melakukan perbaikan.

Jenis Penilaian Kebutuhan

Tidak ada satu jenis penilaian kebutuhan, bahkan ada tujuh. Misalnya, Anda dapat melakukan analisis kesenjangan atau analisis perbedaan untuk membandingkan kinerja dengan apa yang Anda inginkan. Ada juga refleksi atas tindakan dan refleksi dalam tindakan. Yang pertama melihat ke belakang untuk mengidentifikasi apa yang telah dilakukan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Yang terakhir adalah sama, hanya pada tindakan yang sedang terjadi.

Anda juga dapat membuat buku harian, jurnal, buku catatan atau melakukan tinjauan mingguan sebagai bagian dari penilaian diri. Kemudian ada peer review, yaitu profesional lain yang melihat pekerjaan dan melaporkan kembali kepada Anda dengan umpan balik dan saran. Pengamatan juga penting, hanya mengawasi tugas saat mereka menjalani proses bisnis.

Ada juga sesuatu yang disebut tinjauan insiden kritis dan audit peristiwa penting, yang dapat mengidentifikasi kompetensi perusahaan untuk jaminan kualitas. Terakhir, tinjauan praktik adalah tinjauan rutin pekerjaan yang dapat mengidentifikasi kebutuhan dan apa yang perlu ditingkatkan. Ketujuh teknik penilaian kebutuhan ini tidak unik untuk manajemen proyek tetapi dapat diterapkan pada banyak industri.

Bagaimana Melakukan Penilaian Kebutuhan dalam 7 Langkah

Untuk penilaian kebutuhan lengkap yang dapat mengidentifikasi kesenjangan dan melayani kebutuhan proyek Anda dengan baik, kami telah mengidentifikasi tujuh langkah. Langkah-langkah ini relevan di hampir semua disiplin atau teknik yang mungkin Anda sukai.

1. Identifikasi Sponsor Proyek

Sponsor proyek bukan hanya pemangku kepentingan, tetapi sponsor eksekutif, yang merupakan pemimpin senior dalam organisasi. Orang ini akan membantu memandu penilaian kebutuhan dan menjaganya tetap selaras dengan tujuan organisasi yang lebih besar.

Sponsor juga dapat menggalang dukungan untuk penilaian kebutuhan. Mereka berada dalam posisi yang cukup tinggi dalam organisasi untuk membuat pemimpin departemen sejalan dengan proses, yang dapat menghapus rintangan yang dapat menghalangi kemajuan. Sponsor mendapat dukungan dari semua yang terlibat dengan menawarkan arahan dan, yang terpenting, pendanaan untuk proyek tersebut. Mereka memastikan bahwa setiap orang memiliki andil dalam keberhasilan proses.

2. Buat Model ROI

Dengan mendefinisikan laba atas investasi (ROI) dan bagaimana proyek akan menguntungkan organisasi, penilaian kebutuhan membenarkan komitmen keuangan.

Ini juga akan, dalam arti yang lebih luas, menunjukkan bahwa proyek itu sendiri bernilai. Proyek ini sepadan dengan usaha, waktu dan biaya yang dibutuhkan karena akan membawa pengembalian yang signifikan atas investasinya. Bagian dari model ROI ini karena itu harus mencakup jadwal biaya, investasi modal dan persyaratan staf untuk proyek tersebut.

3. Identifikasi Alur Kerja yang Diperlukan

Ini adalah saat setiap departemen dianalisis, termasuk alur kerja dan anggota tim di dalamnya. Harus ada transparansi agar langkah ini berhasil.

Ada juga alur kerja yang berada di luar organisasi, seperti saat proyek bekerja dengan vendor, kontraktor, dan organisasi lainnya. Oleh karena itu, semua silo dalam proyek harus dilepas agar langkah ini berhasil.

4. Wawancarai Pemimpin Aliran Kerja

Setelah Anda mengidentifikasi alur kerja yang terkait dengan proyek, inilah saatnya untuk berbicara dengan pemimpin masing-masing alur kerja ini untuk memahami prosesnya. Anda pasti ingin menemukan titik nyeri yang mereka alami. Juga, lihat bagaimana penilaian kebutuhan ini akan berdampak pada pekerjaan mereka. Data terakhir itu akan membantu ketika Anda mengatasi kesenjangan kebutuhan.

Dengan membuka saluran komunikasi antara semua alur kerja yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar, Anda mendorong komunikasi yang lebih baik selama pelaksanaan proyek. Ini membantu manajer, tetapi juga tim yang mengerjakan proyek.

5. Bertemu dengan Tim

Anda telah bertemu dengan para pemimpin alur kerja, sekarang saatnya untuk mengatur pertemuan dengan tim mereka. Anda ingin berbicara dengan setiap anggota tim, di mana pun di organisasi mereka bekerja. Tim adalah pasukan Anda di garis depan dan memiliki pengalaman dan perspektif yang sering tidak tercermin dalam manajemen.

Tim dapat memberi Anda pandangan dasar proyek, di mana masalah pertama kali muncul. Mereka dapat memberikan informasi yang merupakan kunci untuk menyelesaikan masalah ini.

Terkait: 8 Langkah untuk Manajemen Masalah yang Lebih Baik

Tugas Anda adalah memperjelas tujuan dan sasaran proyek. Berikan waktu bagi anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan libatkan mereka dalam percakapan. Biarkan anggota tim jujur ​​dan mendengar keluhan mereka di tempat yang aman, tanpa penilaian atau hukuman. Mereka akan menunjukkan area dalam proyek yang harus diperbaiki. Bangun kepercayaan mereka, dan resolusi lebih efektif.

6. Buat Tim dan Jadwal

Dengan semua data yang telah Anda kumpulkan, sekarang saatnya untuk membentuk tim untuk menanggapi masalah yang diangkat dan menjadwalkan informasi dengan cara yang mengalokasikan semua bagian yang berbeda dan memberikan akuntabilitas yang didasarkan pada kebutuhan proyek.

Jadwal ini dibagikan, disimpan secara digital sehingga semua dapat mengaksesnya, serta secara fisik diposting di tempat-tempat umum tim berkumpul. Perbaikan harus dikomunikasikan secara efektif di semua departemen dan tim.

7. Laporan Pra-Eksekutif-Keluar

Langkah terakhir ini adalah ketika data dan jadwal mendapat persetujuan eksekutif. Tanpa persetujuan di tingkat eksekutif, celah yang terbuka selama penilaian kebutuhan tidak akan tertutup. Setelah semua orang menyetujui jalan ke depan, dan baru kemudian, hal itu dapat diimplementasikan.

Contoh Penilaian Kebutuhan

Mari kita bayangkan contoh penilaian kebutuhan hipotetis untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang sedang kita bicarakan. Dalam hal ini, kita akan membayangkan sebuah perusahaan manufaktur yang mengalami masalah dalam mengirimkan produknya ke pelanggan tepat waktu. Itu akan menjadi langkah pertama, mengidentifikasi kebutuhan bisnis, yang mereka miliki. Padahal, mereka bisa melalui analisis untuk menyadari bahwa mereka tidak memenuhi tenggat waktu produksi.

Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis kesenjangan untuk mendapatkan gambaran tentang situasi saat ini dan kesenjangan antara itu dan keadaan yang diinginkan. Hal ini dapat menyebabkan masalah dengan metode produksi, kebutuhan pelatihan tim Anda, atau alat yang lebih efisien. Katakanlah, pabrik baru-baru ini meningkatkan alat yang digunakannya untuk memproduksi produknya tetapi tim tersebut tidak memenuhi potensi peralatan baru tersebut.

Terkait: Template Analisis Kesenjangan

Ini mengarah ke langkah berikutnya, yaitu menilai opsi pelatihan untuk mempercepat tim dengan alat baru. Anda harus meneliti program pelatihan, biaya, laba atas investasi, kepatuhan hukum, waktu yang dibutuhkan untuk pelatihan, dan bagaimana tetap kompetitif selama proses pelatihan ini. Pada titik ini, Anda akan membuat laporan yang menjelaskan kebutuhan pelatihan dan merekomendasikan jalur ke depan.

Template Penilaian Kebutuhan

Jika Anda ingin melakukan penilaian kebutuhan, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu, terutama saat Anda menerapkan rencana untuk meningkatkan. Namun, jika Anda belum siap untuk melakukan langkah itu, kami memiliki template manajemen proyek gratis untuk membantu Anda. Situs kami menampilkan lusinan templat manajemen proyek untuk setiap fase proyek Anda. Berikut adalah beberapa yang pergi dengan penilaian kebutuhan.

Template Pengumpulan Persyaratan
Sebuah penilaian kebutuhan berarti menangkap banyak data. Template pengumpulan persyaratan gratis kami untuk Word adalah alat yang hebat untuk mengumpulkan semua dokumen tersebut. Ada halaman sampul untuk mengidentifikasi kebutuhan, bagian untuk rencana proyek tentang bagaimana menerapkan rencana Anda untuk menutup kesenjangan yang Anda temukan, tempat untuk menulis pemikiran pemangku kepentingan tentang tujuan dan sasaran ditambah banyak lagi.

Templat Item Tindakan
Saat Anda menjalani proses penilaian kebutuhan, Anda akan menemukan tugas. Templat item tindakan gratis kami untuk Excel adalah tempat Anda dapat menangkapnya. Sekarang Anda memiliki daftar tugas yang harus Anda tetapkan untuk tim Anda. Anda akan tahu pekerjaan yang harus dilakukan, apa tenggat waktunya dan banyak lagi. Siapa, apa, dan kapan jadwal dimulai.

Template Rencana Proyek
Jadwal yang telah Anda mulai dengan templat item tindakan gratis akan mengarahkan Anda ke rencana proyek untuk melaksanakan apa yang telah Anda pelajari dalam penilaian kebutuhan. Templat rencana proyek gratis kami untuk Word memiliki tempat bagi Anda untuk meletakkan semua yang Anda butuhkan untuk menjalankan rencana proyek Anda, mulai dari sasaran hingga aktivitas dan tugas hingga sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Penilaian Kebutuhan

Setelah Anda memiliki rencana untuk menanggapi kesenjangan yang Anda temukan dalam penilaian kebutuhan Anda, rencana tersebut dapat diatur di ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud. Kami membantu Anda memetakan tugas dan menjadwalkan pekerjaan untuk mencapai apa yang Anda butuhkan dari penilaian kebutuhan Anda.

Atur Tugas di Gantt Charts Interaktif

Selesaikan semua tugas Anda secara berurutan saat merencanakan cara memenuhi kebutuhan Anda dengan bagan Gantt online kami. Anda dapat menautkan tugas yang bergantung untuk menghindari penundaan, menambahkan pencapaian untuk melacak kemajuan, dan bahkan memfilter jalur kritis.

Sekarang Anda dapat melihat seluruh jadwal Anda pada garis waktu untuk mendapatkan gambaran umum. Kemudian tetapkan garis dasar dan Anda akan dapat melacak upaya yang direncanakan terhadap upaya yang sebenarnya secara real time untuk menjaga jadwal itu.

Gunakan Beberapa Tampilan Proyek untuk Bekerja Seperti yang Anda Inginkan

Saat Anda menetapkan tugas tim Anda, mereka mungkin bekerja di lingkungan yang gesit, yang tidak cocok untuk bagan Gantt. Itu sebabnya kami menawarkan beberapa tampilan proyek untuk membuat semua orang senang.

Tim yang gesit dapat menggunakan papan kanban untuk mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint, sementara manajer dapat melihat proses mereka untuk mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan untuk menghindari kemacetan. Anggota tim lain mungkin ingin memiliki daftar tugas atau tampilan kalender. Terserah mereka. Semua tampilan diperbarui bersama sehingga selalu ada sumber sinyal kebenaran.

Lacak Kemajuan dan Performa di Dasbor Waktu Nyata

Meskipun tim Anda mungkin bekerja pada tampilan proyek yang berbeda, bahkan mungkin bekerja dari jarak jauh, Anda tetap dapat memantau pekerjaan mereka dengan dasbor waktu nyata kami. Tidak ada penyiapan seperti pada alat ringan, dan kami secara otomatis mengumpulkan data waktu nyata, menghitungnya, lalu menampilkan hasilnya dalam grafik warna-warni yang melacak enam metrik proyek.

Tentu saja, kami memiliki laporan status dan lebih banyak lagi hanya dengan menekan tombol yang dapat difilter dan dibagikan dengan pemangku kepentingan. Sesuaikan alur kerja untuk menyederhanakan proses Anda dan menambahkan persetujuan tugas untuk mengontrol perubahan status. Plus, kami kolaboratif pada intinya, membantu tim bekerja lebih baik bersama-sama. Anda bahkan dapat menyimpan semua dokumen penilaian kebutuhan Anda untuk penggunaan di masa mendatang karena kami memiliki penyimpanan file tak terbatas.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hibrida di mana pun, kapan, atau bagaimana mereka bekerja. Berbagai tampilan proyek dan platform kolaboratif membantu tim Anda bekerja lebih produktif, sementara Anda memiliki transparansi dalam proses tersebut agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas dengan alat manajemen sumber daya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.